En Allemagne, les entreprises B2C ont enregistré 88,8 milliards d'euros de revenus en e-commerce en 2024. Actuellement, les achats en ligne font, de plus en plus, partie intégrante du quotidien des gens, tout comme les achats en magasin. Cependant, les acheteurs en ligne s’attendent à bénéficier de bien plus qu'une simple gamme de produits attrayants. Ils souhaitent aussi que leur commande soit traitée correctement et de manière transparente, et cela inclut une facturation adéquate.

Cet article explique les raisons pour lesquelles une facturation précise est nécessaire pour les magasins en ligne et décrit les exigences relatives aux factures en Allemagne.

Sommaire de cet article

• Pourquoi une facturation correcte est importante pour les magasins en ligne ?
  
• Quelles sont les éléments obligatoires d’une facture en Allemagne ?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Pourquoi une facturation correcte est importante pour les magasins en ligne ?

En règle générale, l’émission de factures incorrectes ou incomplètes regroupe trois problèmes en un pour les magasins en ligne : ils risquent d’avoir des ennuis avec les autorités fiscales, ils perdent la confiance des clients, et ils doivent passer du temps supplémentaire à mettre de l’ordre dans leurs comptes.

Questions réglementaires

La loi allemande, en particulier l’article 14 de la Loi allemande relative à la mise en œuvre de la TVA (UStG), exige des magasins en ligne qu’ils envoient leurs factures. Une facture à laquelle il manque des informations obligatoires, ou qui contient des chiffres erronés ou des erreurs de formatage, peut être rejetée par l’administration fiscale. Les conséquences de telles erreurs vont du paiement de pénalités financières ou d’intérêts de retard, au risque de se retrouver en retard de paiement, ou au contrôle fiscal renforcé. Pour les entreprises du pays, ceci va au-delà des pertes financières potentielles, car il peut aussi avoir une influence négative sur leur image, ce qui peut nuire aux bénéfices à long terme.

Perte de confiance

Le succès des activités d’un magasin en ligne ne repose pas uniquement sur ses produits attrayants et un processus de commande fluide. Ceci est vrai, car la facturation est également une composante intégrante d’une bonne relation de travail. L’exactitude du contenu de la facture est essentielle pour les marchands en ligne qui veulent entretenir une image professionnelle. Elle témoigne du sérieux du magasin en ligne et ceci aide à renforcer la fidélité de ses clients.

Une facture de commerce en ligne contenant des erreurs ou des détails manquants est perçue comme non professionnelle et peut nuire définitivement à la confiance des clients. Les acheteurs s’attendent à ce que les établissements soient fiables et conformes à la loi. La réémission de factures déjà envoyées ou leur émission après plusieurs rappels donne l’impression d’une mauvaise diligence. Dans le pire des scénarios, les clients se retourneront vers un concurrent.

L’exactitude du contenu d’une facture est également de la plus haute importance dans le secteur B2B. Les partenaires d’affaires s’appuient sur des reçus exempts d’erreurs pour s’acquitter de leurs obligations fiscales et comptables. De ce fait, les incohérences ou les corrections répétées retardent les paiements et compliquent le rapprochement. À long terme, ceci peut saper les bases d’un partenariat fondé sur la confiance.

Défis pour l’équipe financière

Les factures d’e-commerce erronées peuvent aussi causer de sérieux problèmes en interne. Les reçus incomplets ou inexacts compliquent la tâche de votre équipe financière, ce qui augmente le temps consacré au rapprochement des comptes et retarde la publication des états annuels. En plus de cela, une mauvaise comptabilisation des montants peut fausser les chiffres financiers, ce qui fait courir le risque de la prise de décisions commerciales importantes sur la base de données non fiables.

Pour minimiser les taux d’erreur, envisagez de vous tourner vers l’automatisation. En effet, l’automatisation aide à créer, traiter, envoyer, recevoir et archiver les documents de facturation, le tout sans aucune saisie manuelle des données. Les solutions logicielles modernes s’intègrent facilement aux services de paiement ainsi qu’aux fournisseurs de ces services. Elles génèrent également des factures électroniques conformes aux normes internationales, et traitent indépendamment les factures récurrentes ou les lettres de relance.

Quels sont les éléments obligatoires d’une facture en Allemagne ?

La facture d’un magasin en ligne sert de demande de règlement de la part d’un client et est considérée aussi comme document juridique pour la comptabilité de ce magasin et ses déclarations de la Taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Pour cette raison, l’Allemagne réglemente d’une manière stricte les exigences auxquelles une facture doit répondre. La base juridique de ces critères est définie dans les articles 14 et 14a de l’UStG, et dans le Code fiscal allemand (AO) et le Code de commerce allemand (HGB).

Détails obligatoires dans une facture

Pour qu’une facture soit conforme à la législation allemande, elle doit contenir un certain nombre d’informations. De manière générale, ces exigences s’appliquent à toutes les entreprises assujetties à la TVA :

• Nom complet et adresse du client et du marchand
  
• Numéro unique et séquentiel de la facture
  
• Date d’émission de la facture
  
• Date de livraison ou autre prestation
  
• Numéro d’identification fiscale attribué au marchand par l’administration fiscale ou numéro de TVA délivré par l’Administration fiscale centrale fédérale
  
• Quantité et type de produits fournis ou étendue et type des prestations rendues
  
• Montant brut et montant net
  
• Taux d’imposition applicable et montant correspondant ou, dans le cas d’une exonération fiscale, une référence à l’exonération
  

Si l’un de ces détails est manquant, le destinataire de la facture risque de ne pas pouvoir récupérer la TVA. L’émetteur peut corriger les factures incomplètes ou incorrectes. Cependant, si des omissions restent non détectées jusqu’au moment d’un audit d’entreprise, l’entité peut être exposée à des amendes ou des arriérés.

Formats des factures

En Allemagne, les factures peuvent être émises à la fois sur papier et par voie électronique. Cependant, celles au format numérique doivent quand même contenir tous les détails requis pour être conformes à la loi. Bien que la facturation sur papier classique reste la norme pour de nombreuses organisations, la facturation électronique est en train de devenir progressivement un élément clé de la gestion des affaires.

La facturation électronique obligatoire est entrée en vigueur en janvier 2025 : les entreprises allemandes doivent désormais être en mesure de recevoir et de traiter les factures B2B sous forme électronique. Les formats structurés incluent XRechnung ou ZUGFeRD. Des dispositions transitoires, en vigueur jusqu’à fin 2026, permettent aux entreprises allemandes de continuer à envoyer des factures papier, au lieu de fichiers PDF normalisés, à condition que les deux parties contractantes y consentent. La facturation électronique structurée deviendra probablement obligatoire à partir de 2027.

Options de facturation simplifiées

Certaines entreprises du pays sont exemptées de fournir des factures comprenant toutes les informations stipulées dans l’article 14 de l’UStG.

Les factures de faible valeur, dont le montant brut ne dépasse pas 250 €, sont soumises à des exigences juridiques moins strictes. L’article 33 de la Loi allemande relative à la mise en œuvre de la TVA (UStDV) exempte les factures de faible valeur de l’obligation d’inclure les détails suivants :

• Numéro d’identification fiscale et de TVA du marchand
  
• Nom et adresse du client
  
• Numéro séquentiel de la facture
  
• Date de livraison ou autre prestation
  

Les personnes qui bénéficient du Régime du petit entrepreneur prévu dans l’article 19 de l’UStG ne sont pas tenues d’indiquer la TVA sur leurs factures. Elles doivent cependant y ajouter une mention écrite attestant leur conformité à la réglementation relative aux petites entreprises. Cette exemption ne concerne pas les autres informations obligatoires.

L’article 4 de l’UStG définit également les activités et les secteurs exonérés de TVA. Ceux-ci englobent les activités médicales, sociales et celles à but non lucratif, ainsi qu’un éventail de travaux liés à l’éducation. Certaines transactions transfrontalières sont exonérées de TVA, ce qui a une influence sur la facturation des magasins en ligne allemands et au-delà.

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