Nel 2024, le attività B2C in Germania hanno registrato 88,8 miliardi di euro di ricavi e-commerce. Gli acquisti online sono sempre più integrati della vita quotidiana delle persone, tanto quanto gli acquisti in negozio. Tuttavia, gli acquirenti online non si aspettano solo una gamma interessante di prodotti. Vogliono anche che i loro ordini siano elaborati in modo corretto e trasparente, e questo include una corretta fatturazione.

Questo articolo spiega perché sono necessarie fatture accurate per i negozi online e delinea i requisiti che devono soddisfare in Germania.

Contenuto dell'articolo

• Perché le fatture corrette sono importanti per i negozi online?
  
• Quali requisiti deve soddisfare una fattura in Germania?
  
• In che modo Stripe Payments può essere d'aiuto
  

Perché le fatture corrette sono importanti per i negozi online?

In generale, l'emissione di fatture errate o incomplete crea tre problemi per i negozi online: rischio di problemi con le autorità fiscali, perdita della fiducia dei clienti e spreco di tempo per sistemare la contabilità.

Problemi con le normative

La legge tedesca, in particolare il § 14 della legge tedesca sull'IVA (UStG), impone ai negozi online di inviare le fatture. Una fattura che non contiene le informazioni obbligatorie, o che contiene dati errati o errori di formattazione, potrebbe essere rifiutata dall'Agenzia delle entrate. Le conseguenze vanno dall'addebito di sanzioni pecuniarie o interessi di mora, al verificarsi di ritardi, a maggiori controlli da parte delle autorità fiscali. Per le attività del Paese, questo va oltre le potenziali perdite monetarie e può anche influire sull'immagine, danneggiando i profitti a lungo termine.

Perdita della fiducia

Il successo di un'attività di vendita al dettaglio online non dipende solo dai prodotti interessanti e dagli ordini elaborati senza intoppi. La fatturazione è anch'essa una parte integrante di un buon rapporto commerciale. L'emissione accurata è fondamentale per i venditori al dettaglio online che vogliono mantenere un aspetto professionale. Questo indica che il negozio online è un soggetto serio, rafforzando la fedeltà dei clienti.

Una fattura e-commerce con errori o dettagli mancanti appare poco professionale e può danneggiare in modo permanente la fiducia degli acquirenti. Gli acquirenti si aspettano che gli esercizi siano affidabili e conformi alla legge. La riemissione delle fatture già inviate, o l'invio dopo molti solleciti, dà l'impressione di scarsa diligenza. Nello scenario peggiore, i clienti l'abbandoneranno per passare a un concorrente.

L'accuratezza delle fatture è fondamentale anche nel settore B2B. I partner commerciali si basano su fatture prive di errori per adempiere ai propri obblighi fiscali e contabili. Incoerenze o correzioni ripetute ritardano i pagamenti e complicano la riconciliazione. A lungo termine, questo può minare le basi di una partnership basata sulla fiducia.

Difficoltà per il team finanziario

Fatture e-commerce errate possono anche causare gravi problemi interni. Le immissioni incomplete o imprecise complicano il lavoro del team finanziario, aumentando il tempo dedicato alla riconciliazione dei conti e ritardando i rendiconti annuali. Inoltre, la registrazione errata degli importi può generare dati finanziari falsi, rischiando di prendere decisioni importanti sull'attività basandosi su dati inaffidabili.

Per ridurre al minimo le percentuali di errore, valuta la possibilità di passare all'automazione. L'automazione crea, elabora, invia, riceve e archivia i documenti delle fatture senza che una persona fisica debba inserire manualmente i dati. Le moderne soluzioni software si integrano facilmente con i servizi di pagamento e i fornitori di servizi di pagamento. Inoltre, generano fatture elettroniche in linea con gli standard internazionali ed elaborano fatture ricorrenti o lettere di sollecito in modo indipendente.

Quali requisiti deve soddisfare una fattura in Germania?

Una fattura emessa da un negozio online serve come richiesta di regolamento dei pagamenti da parte di un cliente, oltre a essere un documento legale per la contabilità e la dichiarazione dell'Imposta sul valore aggiunto (IVA) del negozio online. Per questo motivo, la Germania regolamenta pesantemente i requisiti che deve soddisfare una fattura. La base giuridica per questi criteri comprende il § 14 e § 14a dell'UStG, oltre al Codice fiscale tedesco (AO) e al Codice commerciale tedesco (HGB).

Dati obbligatori in fattura

Affinché una fattura sia conforme alla legge tedesca, deve includere alcune informazioni. In generale, questi requisiti si applicano a tutte le attività soggette a IVA:

• Nome completo e indirizzo dell'acquirente e del venditore
  
• Numero di fattura sequenziale e univoco
  
• Data di emissione della fattura
  
• Data di consegna o altro servizio
  
• Identificativo fiscale assegnato al venditore dall'ufficio tributario o identificativo IVA emesso dall'Ufficio tributario federale centrale
  
• Quantità e tipo di prodotti forniti oppure ambito e tipo di lavoro svolto
  
• Importo lordo e netto
  
• Aliquota fiscale applicabile e importo corrispondente o, in caso di esenzione fiscale, un riferimento all'esenzione
  

Se manca uno di questi dettagli, il beneficiario della fattura potrebbe non essere in grado di detrarre l'imposta a monte. La società emittente può correggere le fatture incomplete o errate. Tuttavia, se le omissioni rimangono inosservate fino a un controllo sull'azienda, l'entità rischia sanzioni o interessi di mora.

Formati delle fatture

In Germania, le fatture possono essere emesse in formato cartaceo o elettronico ma, per essere conformi alla legge, quelle in formato digitale devono contenere comunque tutti i dati richiesti. Sebbene le fatture cartacee classiche rimangano standard per molte organizzazioni, la fatturazione elettronica sta diventando sempre più fondamentale per le attività.

La fatturazione elettronica obbligatoria è entrata in vigore nel gennaio 2025: le attività tedesche devono ora essere in grado di ricevere ed elaborare fatture B2B in formato elettronico. I formati strutturati includono XRechnung o ZUGFeRD. Le normative transitorie in vigore fino alla fine del 2026 consentono alle aziende tedesche di continuare a inviare fatture cartacee, anziché file PDF standardizzati, a condizione che entrambe le parti contraenti vi acconsentano. La fatturazione elettronica strutturata diventerà obbligatoria, prevedibilmente, a partire dal 2027.

Opzioni di fatturazione semplificata

Alcune attività del Paese sono esentate dall'obbligo di fornire tutte le informazioni previste dal § 14 dell'UStG sui documenti delle fatture.

Le fatture di piccolo importo, con un importo lordo non superiore a 250 € sono soggette a requisiti legali meno rigorosi. Il § 33 della legge tedesca sull'implementazione dell'IVA (UStDV) esenta le fatture di piccolo importo dall'elencare i seguenti dettagli:

• Partita IVA e codice fiscale del venditore
  
• Nome e indirizzo dell'acquirente
  
• Numero di fattura sequenziale
  
• Data di consegna o altro servizio
  

Coloro che utilizzano il regime di piccola impresa previsto dal § 19 dell'UStG non sono tenuti a dichiarare l'IVA nelle loro fatture. Tuttavia sono tenuti ad aggiungere una nota scritta per indicare che hanno applicato il regime di piccola impresa. Questa esenzione non influisce sulle altre informazioni obbligatorie.

Il § 4 dell'UStG definisce anche le attività e i settori esenti da IVA, che comprendono le attività mediche, sociali e non profit, oltre a una serie di attività legate all'istruzione. Alcune transazioni transfrontaliere sono esenti da IVA, e questo influisce sulla fatturazione dei negozi online tedeschi, e non solo.

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