Intäktsredovisning av eviga licenser är en process för att fastställa när och hur ett företag ska bokföra inkomst från att sälja programvara under en evig licens – ett licensavtal som gör det möjligt för en köpare att använda en programvara på obestämd tid, vanligtvis i utbyte mot en engångsavgift. Till skillnad från abonnemangsmodeller, där rätten att använda programvaran är knuten till regelbundna betalningar, innebär en evig licens vanligtvis en engångsavgift. Denna licens täcker vanligtvis inte framtida uppgraderingar eller support, såvida inte dessa ingår som separata avtal. Eviga licenser är vanliga i branscher som specialiserad teknik- och kreativ programvara, där företag föredrar långsiktig kontroll över sina programvarutillgångar utan återkommande ytterligare kostnader.

Eftersom programvaruleverans och en överföring av kontroll till en köpare normalt sker vid försäljningstillfället redovisar företag ofta intäkter från licensen vid den tidpunkten i enlighet med Accounting Standards Codification (ASC) 606 och International Financial Reporting Standard (IFRS) 15 – de två primära ramverken som styr intäktsredovisning. Detta innebär att de återspeglar omedelbar inkomst från denna försäljning i sina finansiella rapporter. Korrekt intäktsredovisning är viktigt för att säkerställa att finansiella rapporter korrekt representerar ett företags intäkter och ekonomiska hälsa, vilket hjälper investerare, intressenter och ledning att fatta välgrundade beslut.

Att tillämpa dessa standarder är dock inte alltid rakt på sak – företag måste noggrant utvärdera tidpunkten för intäktsredovisning och hur man hanterar avtal som paketerar en evig licens med andra fullgörandevillkor, som support, uppdateringar eller professionella tjänster.

Nedan förklarar vi vad företag bör veta om intäktsredovisning för eviga licenser och hur man tillämpar ASC 606 och IFRS 15 för eviga licenser, inklusive hur man hanterar paketerade avtal.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en evig licens och vem använder den?
  
• Eviga licenser jämfört med abonnemangsbaserade licenser
  
• När redovisas intäkter för eviga licenser?
  
• Så gör man för att tillämpa ASC 606 och IFRS 15 för eviga licenser
  
• Utmaningar med att redovisa intäkter för eviga licenser
  
• Hur Stripe Revenue Recognition kan hjälpa till
  

Vad är en tillsvidarelicens och vem använder den?

En tillsvidarelicens är en typ av programvarulicensavtal som gör det möjligt för köparen att använda programvaran på obestämd tid efter en engångsbetalning. Användare som värdesätter långsiktig stabilitet och förutsägbarhet i programvarukostnader föredrar tillsvidarelicenser, särskilt när programvaran är mycket viktig för deras verksamhet eller projekt.

Här är de typer av enheter som vanligtvis använder tillsvidarelicenser:

• Stora företag: Dessa företag föredrar ofta en evighetslicens för programvara eftersom de kan kontrollera kostnaderna på lång sikt. När företag köper licensen kan de använda programvaran utan återkommande avgifter, vilket gör budgeteringen mer förutsägbar.

• Statliga myndigheter: Statliga myndigheter använder ofta evighetslicenser för att underlätta budgetering och långsiktig planering. Evighetslicenser säkerställer att de kan fortsätta använda viktig programvara utan risk för att abonnemang löper ut och påverkar deras verksamhet.

• Utbildningsinstitutioner: Skolor, högskolor och universitet föredrar ofta evighetslicenser för sin pedagogiska och administrativa programvara. Detta undviker återkommande avgifter och ger kontinuerlig tillgång för studenter och personal.

• Små och medelstora företag: Vissa små och medelstora företag väljer evighetslicenser för viktiga programvaruverktyg för att undvika komplikationer och risker för ökande kostnader för abonnemangsprodukter.

• Enskilda personer inom specialiserade områden: Yrkesverksamma som arkitekter, ingenjörer och grafiska formgivare som är starkt beroende av specifika verktyg för sitt arbete kan köpa evighetslicenser för långsiktig åtkomst utan framtida betalningsskyldigheter.

Tillsvidarelicenser kontra abonnemangsbaserade licenser

Eviga licenser och abonnemangsbaserade licenser är två vanliga modeller för att förvärva och använda programvara. Tabellen nedan jämför hur de skiljer sig åt vad gäller initiala kostnader, löpande avgifter, behandling av intäktsredovisning och vanliga användningsfall.

När redovisas intäkter för tillsvidarelicenser?

Företag måste uppfylla flera kriterier för att redovisa intäkter från eviga licenser. IFRS, USA:s Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) och andra redovisningsstandarder fastställer dessa kriterier.

Här är vad som avgör tidpunkten för redovisning av intäkter från tillsvidarelicenser för programvara:

• Programvaruleverans: Företag redovisar intäkter från eviga licenser när kunden tar emot programvaran. Leverans sker när kunden har möjlighet att ladda ner eller fysiskt ta emot programvaran och licensnyckeln. Detta markerar en överföring av kontroll. Det är därför lokal programvara och intäktsredovisning för eviga licenser går hand i hand: eftersom programvaran installeras direkt i kundens egen infrastruktur är leveranspunkten – och därmed en överföring av kontroll – enkel att fastställa.

• Fullgörandevillkor: Enligt de nyare standarderna för intäktsredovisning (som ASC 606 och IFRS 15) redovisar företag intäkter när de uppfyller avtalets fullgörandevillkor. När det gäller en evig licens är den primära skyldigheten vanligtvis att bevilja en licens för att använda programvaran. Det innebär att intäkter kan redovisas vid leveranspunkten. Men om en säljare är skyldig att utföra aktiviteter efter programvaruleveransen (som att tillhandahålla anpassning eller ytterligare programvarukonfiguration) redovisas inga intäkter förrän dessa tjänster är utförda.

• Funktionell jämfört med symbolisk licens: ASC 606 och IFRS 15 skiljer också mellan "funktionell" och "symbolisk" immateriell egendom (IP), vilket avgör om intäkter redovisas vid en viss tidpunkt eller över tid. En funktionell licens ger tillgång till immateriell egendom med fristående värde som inte förväntas förändras avsevärt under licensperioden – eviga programvarulicenser faller ofta inom denna kategori, så intäkter redovisas vid leveranspunkten. En symbolisk licens ger rättigheter till immateriell egendom vars värde beror på säljarens löpande support (som ett varumärke eller en logotyp), så intäkter redovisas i stället över licensperioden.

• Betalningsvillkor: Betalningsvillkor dikterar också tidpunkten för intäktsredovisning. Om betalningen är beroende av att vissa villkor uppfylls, bör säljaren inte redovisa intäkter förrän de är uppfyllda.

• Indrivningsbarhet: Intäkter bör endast redovisas om det är högst troligt att säljaren kommer att driva in betalningen. Om det finns tvivel om avgiftens indrivningsbarhet kan en säljare skjuta upp sin intäktsredovisning.

Hur en startup bokför sin första försäljning av en evig licens

Dessa principer är rakt på sak för en startup som gör sin första försäljning av en evig licens. Säg att en startup säljer en engångslicens för sin programvara till en kund för 50 000 USD, utan krav på ytterligare anpassning eller konfiguration. När programvaran har levererats och en kund kan komma åt och använda den, har denna startup uppfyllt sitt primära fullgörandevillkor och kan redovisa hela summan på 50 000 USD som intäkter vid den tidpunkten, förutsatt att betalningen inte är beroende av ouppfyllda villkor och indrivning är rimligt säkerställd.

Om samma avtal paketerar ett års teknisk support eller utlovade uppdateringar skulle denna startup dock behöva fördela en del av 50 000 USD till licensen (som redovisas initialt) och en del till support eller uppdateringar (som redovisas proportionellt under det följande året), eftersom dessa utgör separata fullgörandevillkor. För ett företag i ett tidigt skede är det viktigt att få denna fördelning rätt från den första försäljningen: det sätter prejudikat för hur framtida avtal struktureras och rapporteras. Misstag här kan komplicera finansiella rapporter längre fram, särskilt för startups som förbereder sig för revisioner, kapitalanskaffning eller förvärv.

Så här tillämpar du ASC 606 och IFRS 15 på tillsvidarelicenser

ASC 606 och IFRS 15 är standarder för intäktsredovisning som utformats för att erbjuda ett konsekvent ramverk för redovisning över olika branscher, inklusive de som erbjuder evighetslicenser. De två standarderna har utvecklats gemensamt och i stor utsträckning konvergerat, men några viktiga skillnader påverkar hur var och en tillämpas på evighetslicenser:

Femsstegsmodell för intäktsredovisning

Både ASC 606 och IFRS 15 följer en femsstegsmodell för intäktsredovisning. Så här gör man för att tillämpa den på intäktsredovisning för evighetslicenser:

1. Identifiera avtalet med en kund

Kundavtalet ska skapa hävdbara rättigheter och skyldigheter. För programvaruföretag är detta vanligtvis ett licensavtal där båda parter godkänner användarvillkoren. Avtal måste uppfylla följande kriterier:

• Parterna har godkänt avtalet (skriftligt, muntligt eller i enlighet med annan affärspraxis).

• Varje parts rättigheter gällande de varor eller tjänster som ska överföras kan identifieras.

• Avtalet identifierar betalningsvillkoren.

• Avtalet har kommersiell substans.

• Inkassering av betalning är trolig.

2. Identifiera prestationsåtagandena i avtalet

Identifiera sedan prestationsåtagandena i avtalet. Ett prestationsåtagande är ett löfte om att överföra specifika varor eller tjänster till kunden. När det gäller tillsvidarelicenser kan prestationsåtagandena omfatta leverans av en programvarulicens (kärnprodukten som säljs) eller kundsupport (PCS) och uppgraderingar efter att avtalet ingåtts.

PCS avser teknisk support, buggfixar och uppdateringar som en säljare tillhandahåller efter att licensen har levererats. Eftersom PCS levereras över tid snarare än allt på en gång, behandlas det vanligtvis som ett separat prestationsåtagande, där dess del av transaktionspriset redovisas proportionellt över supportperioden i stället för i förskott.

3. Fastställ transaktionspriset

Bestäm vad företaget förväntar sig att ha rätt till i utbyte mot att man överför de utlovade varorna eller tjänsterna till kunden. Försök uppskatta eventuella variabla betalningar och ta hänsyn till hur tid påverkar transaktionsvärdet.

4. Fördela transaktionspriset till prestationsåtagandena

Om avtalet innehåller flera prestationsåtaganden, koppla transaktionspriset till var och en av dem i proportion till det fristående försäljningspriset. Till exempel måste ett företag som anlitas för att leverera både programvarulicens och supporttjänster uppskatta det fristående försäljningspriset för såväl licens som tjänster, om de såldes separat.

5. Redovisa intäkter när (eller i takt med att) varje prestationsåtagande uppfylls

Redovisa intäkter när ett prestationsåtagande uppfylls genom att överföra kontrollen över en utlovad vara eller tjänst till en kund. Detta kan inträffa över tid eller vid en viss tidpunkt. För tillsvidarelicenser redovisar företag vanligtvis intäkter när programvaran görs tillgänglig för kunden. Om supporttjänster ingår i avtalet och betraktas som ett separat prestationsåtagande kan företag redovisa intäkter över tid för att matcha den period under vilken supporten tillhandahålls.

Exempel

Ett programvaruföretag säljer en tillsvidarelicens för 1 000 USD och inkluderar ett års support till ett värde av 200 USD, vilket gör det totala avtalspriset 1 200 USD. Förutsatt att inga rabatter tillämpas och att dessa priser återspeglar de fristående försäljningspriserna skulle företaget hantera intäktsredovisningen för det här avtalet på följande sätt:

• Det allokerar 1 000 USD till mjukvarulicensen och intäktsredovisas vid leveranstillfället.

• Det allokerar 200 USD till support och intäktsredovisas över året när tjänsterna tillhandahålls.

Svårigheter vid redovisning av intäkter för tillsvidarelicenser

Redovisning av intäkter för tillsvidarelicenser innebär flera redovisningsutmaningar. Här är en närmare titt på några svårigheter som företag kan stöta på.

Hur man avgör när förutbetalda intäkter blir redovisade intäkter

Det kan vara svårt att avgöra när förutbetalda intäkter ska redovisas som faktiska intäkter när inte hela intäkten från en viss försäljning redovisas vid ett och samma tillfälle. Företaget måste hantera denna övergång noggrant för att spegla det ekonomiska resultatet korrekt.

Så här fungerar det:

• Förutbetalda intäkter: När företag säljer tillsvidarelicenser får de ofta betalningen i förskott. Men den kan inte redovisas som intäkt allt på en gång om det finns framtida tjänster eller åtåganden. Företaget redovisar den del av betalningen som är relaterad till tjänster eller framtida åtaganden (t.ex. uppgraderingar av programvara, support, underhåll) som förutbetald intäkt på balansräkningen tills dess att tjänsten levereras eller åtagandet fullgörs.

• Redovisade intäkter: Redovisade intäkter är den del av de förutebetalda intäkterna som överförs till resultaträkningen när företaget fullgör sina åtaganden. För tillsvidarelicenser kan företaget redovisa själva licensen vid tidpunkten för försäljningen, medan tillhörande tjänster redovisas under den period då de tillhandahålls.

Hantera avtalspaket

Avtalspaket kombinerar ofta olika komponenter, t.ex. programvarulicenser, support och underhåll. Varje komponent kan ha olika tidsramar för intäktsredovisning och det kan vara svårt för företag att fördela intäkterna på flera prestationsåtaganden, i synnerhet om fristående försäljningspriser inte är lättillgängliga.

Enligt ASC 606 måste företag göra följande:

• Identifiera separata prestationsåtaganden: För avtalspaket ska varje komponent (t.ex. programvara, support) behandlas som ett separat prestationsåtagande om det ger kunden ett tydligt värde.

• Fördela transaktionspris: Fördela det totala avtalspriset över prestationsåtagandena baserat på deras relativa fristående försäljningspriser. Till exempel kan företaget redovisa licensavgiften direkt om den är separat, medan support- och underhållsavgifter redovisas under avtalets gång.

Hantera uppgraderingar och tilläggstjänster

I tillsvidarelicenser ingår ofta rätt till uppgraderingar eller möjlighet att köpa ytterligare tjänster. Att avgöra om uppgraderingar och tilläggstjänster är separata, om de representerar materiella rättigheter och hur de påverkar intäktsredovisningen kräver noggrann analys av avtalet och yrkesmässigt omdöme.

Här är en närmare titt på dessa scenarier:

• Framtida uppgraderingar: Om ett företag utlovar framtida uppgraderingar utan extra kostnad kan detta löfte betraktas som ett separat prestationsåtagande. Detta innebär att företaget kan behöva skjuta upp redovisningen av en del av licensavgiften och ta upp först den när uppgraderingarna levereras.

• Valfria tjänster: Om kunderna har möjlighet att köpa ytterligare tjänster (t.ex. rådgivning, ytterligare support) till ett rabatterat pris kan detta alternativ utgöra en materiell rättighet och ett separat prestationsåtagande. Detta påverkar hur den initiala licensintäkten redovisas.

Hur Stripe Revenue Recognition kan hjälpa till

Stripe Revenue Recognition hjälper till att effektivisera periodiserad redovisning – inklusive revisioner, månadsavslut, rapportering och mer – så att du kan göra bokslut med större effektivitet och noggrannhet. Det automatiserar och konfigurerar intäktsrapporter för att underlätta efterlevnaden av ASC 606 och IFRS 15.

Revenue Recognition kan hjälpa dig att:

• Få en mer komplett bild av dina intäkter: I Stripe Dashboard kan du se alla dina Stripe-transaktioner och villkor och importera data som inte kommer från Stripe.

• Automatisera intäktsrapporter: Generera redovisningsrapporter som är klara att användas – utan tekniska resurser.

• Anpassning för din verksamhet: Skapa och automatisera anpassade regler för att redovisa intäkter, i linje med ditt företags redovisningsrutiner.

• Revision i realtid: Förbered dig för revisioner genom att spåra alla intäkter tillbaka till de underliggande kunderna och transaktionerna.

Läs mer om hur Revenue Recognition kan hjälpa dig att efterleva globala redovisningsprinciper, eller börja idag.