När det gäller programvara och immateriella rättigheter är en tillsvidarelicens en typ av licensavtal som gör det möjligt för köparen att använda en programvara utan tidsbegränsning. Till skillnad från abonnemangsmodeller, där rätten att använda programvaran är knuten till regelbundna betalningar, innebär en tillsvidarelicens vanligtvis en engångsavgift. En sådan licens täcker vanligtvis inte framtida uppgraderingar eller support om inte dessa ingår som separata avtal. Tillsvidarelicenser är vanliga inom exempelvis specialteknik och kreativa branscher, det vill säga industrier där företag föredrar långsiktig kontroll över programvaruresurser utan återkommande extra kostnader.

Det finns särskilda regler för redovisning av intäkter från tillsvidarelicenser. Eftersom programvaruleverans och överföring av kontroll till köparen sker vid försäljningspunkten redovisas ofta intäkterna från licensen vid den tidpunkten. Detta innebär att redovisningen speglar omedelbara intäkter från dessa försäljningar i de finansiella rapporterna. Korrekt intäktsredovisning är viktigt för att se till att finansiella rapporter korrekt representerar ett företags resultat och finansiella hälsa, vilket hjälper investerare, intressenter och ledning att fatta välgrundade beslut.

Nedan förklarar vi vad företag bör veta om intäktsredovisning för tillsvidarelicenser och hur man tillämpar Accounting Standards Codification (ASC) 606 och International Financial Reporting Standard (IFRS) 15 i redovisningen av dem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en tillsvidarelicens och vem använder den?
  
• Tillsvidarelicenser jämfört med abonnemangsbaserade licenser
  
• När redovisas intäkter för tillsvidarelicenser?
  
• Hur ASC 606 och IFRS 15 tillämpas för tillsvidarelicenser
  
• Svårigheter vid redovisning av intäkter för tillsvidarelicenser
  

Vad är en tillsvidarelicens och vem använder den?

En tillsvidarelicens är en typ av programvarulicensavtal som gör det möjligt för köparen att använda programvaran på obestämd tid efter en engångsbetalning. Användare som värdesätter långsiktig stabilitet och förutsägbarhet i programvarukostnader föredrar tillsvidarelicenser, särskilt när programvaran är mycket viktig för deras verksamhet eller projekt.

Här är de typer av enheter som vanligtvis använder tillsvidarelicenser:

• Storföretag: Dessa företag föredrar ofta tillsvidarelicenser för programvara eftersom de gör det möjligt för dem att kontrollera kostnaderna på lång sikt. När företag väl har köpt licensen kan de använda programvaran utan återkommande avgifter, vilket gör budgeteringen mer förutsägbar.

• Statliga myndigheter: Statliga myndigheter använder ofta tillsvidarelicenser för att underlätta budgetering och långsiktig planering. Med tillsvidarelicenser kan de fortsätta använda viktig programvara utan risk för att abonnemang löper ut och påverkar verksamheten.

• Utbildningsinstitutioner: Skolor, högskolor och universitet föredrar ofta tillsvidarelicenser för programvara för utbildning och administration. På så sätt undviker de återkommande avgifter samtidigt som studenter och personal har kontinuerligt tillgång.

• Små och medelstora företag: Vissa små och medelstora företag väljer tillsvidarelicenser för viktiga programvaruverktyg för att undvika komplikationer och potentiella stigande kostnader för abonnemangsprodukter.

• Individer inom specialområden: Yrkespersoner som arkitekter, ingenjörer och grafiska formgivare som är starkt beroende av specifika verktyg för sitt arbete kan köpa tillsvidarelicenser för långsiktig åtkomst utan framtida betalningsskyldigheter.

Tillsvidarelicenser kontra abonnemangsbaserade licenser

Tillsvidarelicenser och abonnemangsbaserade licenser är två vanliga modeller för anskaffning och användning av programvara med sina specifika karakteristika och fördelar som passar olika behov och preferenser. Här är en snabb översikt över dessa två licenstyper.

Tillsvidarelicenser

Med en tillsvidarelicens betalar användaren en engångsavgift och får sedan använda programvaran på obestämd tid. Efter det första köpet krävs inga extra avgifter för att fortsätta använda programvaran. Detta kan vara mer ekonomiskt över tid, i synnerhet för programvara som inte kräver frekventa uppgraderingar, vilket ger stabilitet genom att köparen fortsätter ha tillgång till den version hen köpte, oavsett leverantörsändringar eller produkter som utgår ur sortimentet.

Trots dessa fördelar kan dock den högre initial kostnaden för tillsvidarelicenser vara oöverkomliga för vissa användare eller företag. Utan regelbundna uppgraderingar (för vilka det ofta tas ut en avgift) finns det också en risk för att den anskaffade programvaran blir föråldrad. Dessa licenser är också relativt inflexibla, och det kan vara svårare och dyrare att ändra eller skala upp programvaruanvändningen än med en abonnemangsmodell.

Tillsvidarelicenser lämpar sig bäst för användare som behöver stabila, långsiktiga progravarulösningar utan att behöva oroa sig för återkommande kostnader. De är idealiska för företag med förutsägbara programvarubehov och tillgång till kapital som de kan använda för direktinvesteringar.

Abonnemangsbaserade licenser

Abonnemangsbaserad licensiering innebär att man betalar en återkommande avgift (t.ex. månadsvis eller årligen) för att använda programvaran. Denna licenstyp har lägre initialkostnad, vilket gör den mer lättillgänglig för vissa köpare, och inkluderar vanligtvis automatiska uppgraderingar och förbättringar, som håller programvaran aktuell utan extra avgifter. Med abonnemangsbaserade licenser är det enklare att justera antalet licenser baserat på aktuella behov, vilket är fördelaktigt när affärssituationen fluktuerar.

Även om de initiala kostnaderna är lägre kan löpande betalningar stiga och så småningom överstiga kostnaden för en tillsvidarelicens. Abonnemangsavgifterna kan stiga, beroende på de villkor som fastställts av leverantören, och företagens återkommande betalningar kan bli högre än väntat. Abonnemangsbaserade licenser skapar också ett beroendeförhållande till leverantören genom att den fortsatta åtkomsten är avhängig stabiliteten hos leverantören och dess policyer.

Abonnemangsbaserade licenser passar bäst för företag som vill ha flexibilitet, en minimal initial investering och tillgång till de senaste programuppgraderingarna. De är idealiska för nystartade företag, företag i dynamiska branscher och de med föränderliga programvarubehov.

När redovisas intäkter för tillsvidarelicenser?

Företag måste uppfylla flera kriterier vid redovisning av intäkter från tillsvidarelicenser. Dessa kriterier fastställs i IFRS, amerikanska Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) och andra redovisningsstandarder.

Här är vad som avgör tidpunkten för redovisning av intäkter från tillsvidarelicenser för programvara:

• Leverans av programvara: Företag redovisar intäkter från tillsvidarelicenser när kunden får programvaran. Leverans sker när kunden har möjlighet att ladda ned eller fysiskt ta emot programvaran och licensnyckeln. Detta signalerar överföringen av kontrollen.

• Prestationsåtaganden: Enligt de nyare standarderna för intäktsredovisning (såsom ASC 606 och IFRS 15) ska företag redovisa intäkter när de uppfyller prestationsåtagandena i avtalet. När det gäller tillsvidarelicenser är det primära åtagandet vanligtvis att bevilja en licens för användningen av programvaran. Det innebär att intäkten kan redovisas vid leveranstillfället. Men om säljaren måste utföra aktiviteter efter programvaruleveransen (t.ex. tillhandahålla anpassning eller ytterligare programvarukonfiguration) redovisas inte intäkten förrän dessa tjänster har utförts.

• Betalningsvillkor: Betalningsvillkoren avgör också tidpunkten för redovisningen av intäkten. Om betalningen är beroende av att vissa villkor uppfylls ska säljaren inte redovisa intäkter förrän de är uppfyllda.

• Inkassering: Intäkt ska endast redovisas om det är mycket sannolikt att säljaren kommer att dra betalningen. Om det råder tvivel om huruvida avgiften kan inkasseas kan säljaren skjuta upp intäktsredovisningen.

Så här tillämpar du ASC 606 och IFRS 15 på tillsvidarelicenser

ASC 606 och IFRS 15 är standarder för intäktsredovisning som är avsedda att tillhandahålla ett enhetligt redovisningsramverk i alla branscher, inklusive de som erbjuder tillsvidarelicenser. ASC 606 och IFRS 15 följer en femstegsmodell för intäktsredovisning. Så här tillämpar du denna modell på redovisningen av intäkter från tillsvidarelicenser.

Steg 1: Identifiera avtalet med kunden

Kundavtalet ska skapa hävdbara rättigheter och skyldigheter. För programvaruföretag är detta vanligtvis ett licensavtal där båda parter godkänner användarvillkoren. Avtal måste uppfylla följande kriterier:

• Parterna har godkänt avtalet (skriftligt, muntligt eller i enlighet med annan affärspraxis).

• Respektive parts rättigheter till de varor eller tjänster som ska överföras är identifierbara.

• Betalningsvillkoren anges i avtalet.

• Avtalet har kommersiell innebörd.

• Det är sannolikt att betalningen kommer att kunna inkasseras.

Steg 2: Identifiera prestationsåtagandena i avtalet

Identifiera sedan prestationsåtagandena i avtalet. Ett prestationsåtagande är ett löfte om att överföra specifika varor eller tjänster till kunden. När det gäller tillsvidarelicenser kan prestationsåtagandena omfatta leverans av en programvarulicens (kärnprodukten som säljs) eller kundsupport (PCS) och uppgraderingar efter att avtalet ingåtts.

Steg 3: Fastställ transaktionspriset

Bestäm vad företaget förväntar sig att ha rätt till i utbyte mot att man överför de utlovade varorna eller tjänsterna till kunden. Försök uppskatta eventuella variabla betalningar och ta hänsyn till hur tid påverkar transaktionsvärdet.

Steg 4: Koppla transaktionspriset till prestationsåtagandena

Om avtalet innehåller flera prestationsåtaganden, koppla transaktionspriset till var och en av dem i proportion till det fristående försäljningspriset. Till exempel måste ett företag som anlitas för att leverera både programvarulicens och supporttjänster uppskatta det fristående försäljningspriset för såväl licens som tjänster, om de såldes separat.

Steg 5: Redovisa intäkter när (eller efter hand som) varje prestationsåtagande uppfylls

Redovisa intäkter när ett prestationsåtagande uppfylls genom att överföra kontrollen över en utlovad vara eller tjänst till en kund. Detta kan inträffa över tid eller vid en viss tidpunkt. För tillsvidarelicenser redovisar företag vanligtvis intäkter när programvaran görs tillgänglig för kunden. Om supporttjänster ingår i avtalet och betraktas som ett separat prestationsåtagande kan företag redovisa intäkter över tid för att matcha den period under vilken supporten tillhandahålls.

Exempel

Ett programvaruföretag säljer en tillsvidarelicens för 1 000 USD och inkluderar ett års support till ett värde av 200 USD, vilket gör det totala avtalspriset 1 200 USD. Förutsatt att inga rabatter tillämpas och att dessa priser återspeglar de fristående försäljningspriserna skulle företaget hantera intäktsredovisningen för det här avtalet på följande sätt:

• De 1 000 USD hänför sig till programvarulicensen. Denna intäkt redovisas vid leveranstillfället.

• De 200 USD som hänför sig till support ska redovisas som intäkter under året efter hand som denna tjänst tillhandahålls.

Svårigheter vid redovisning av intäkter för tillsvidarelicenser

Redovisning av intäkter för tillsvidarelicenser innebär flera redovisningsutmaningar. Här är en närmare titt på några svårigheter som företag kan stöta på.

Hur man avgör när förutbetalda intäkter blir redovisade intäkter

Det kan vara svårt att avgöra när förutbetalda intäkter ska redovisas som faktiska intäkter när inte hela intäkten från en viss försäljning redovisas vid ett och samma tillfälle. Företaget måste hantera denna övergång noggrant för att spegla det ekonomiska resultatet korrekt.

Så här går det till:

• Förutbetalda intäkter: När företag säljer tillsvidarelicenser får de ofta betalningen i förskott. Men den kan inte redovisas som intäkt allt på en gång om det finns framtida tjänster eller åtåganden. Företaget redovisar den del av betalningen som är relaterad till tjänster eller framtida åtaganden (t.ex. uppgraderingar av programvara, support, underhåll) som förutbetald intäkt på balansräkningen tills dess att tjänsten levereras eller åtagandet fullgörs.

• Redovisade intäkter: Redovisade intäkter är den del av de förutebetalda intäkterna som överförs till resultaträkningen när företaget fullgör sina åtaganden. För tillsvidarelicenser kan företaget redovisa själva licensen vid tidpunkten för försäljningen, medan tillhörande tjänster redovisas under den period då de tillhandahålls.

Hantera avtalspaket

Avtalspaket kombinerar ofta olika komponenter, t.ex. programvarulicenser, support och underhåll. Varje komponent kan ha olika tidsramar för intäktsredovisning och det kan vara svårt för företag att fördela intäkterna på flera prestationsåtaganden, i synnerhet om fristående försäljningspriser inte är lättillgängliga.

Enligt ASC 606 måste företag göra följande:

• Identifiera separata prestationsåtaganden: För avtalspaket ska varje komponent (t.ex. programvara, support) behandlas som ett separat prestationsåtagande om det ger kunden ett tydligt värde.

• Fördela transaktionspris: Fördela det totala avtalspriset över prestationsåtagandena baserat på deras relativa fristående försäljningspriser. Till exempel kan företaget redovisa licensavgiften direkt om den är separat, medan support- och underhållsavgifter redovisas under avtalets gång.

Hantera uppgraderingar och tilläggstjänster

I tillsvidarelicenser ingår ofta rätt till uppgraderingar eller möjlighet att köpa ytterligare tjänster. Att avgöra om uppgraderingar och tilläggstjänster är separata, om de representerar materiella rättigheter och hur de påverkar intäktsredovisningen kräver noggrann analys av avtalet och yrkesmässigt omdöme.

Här är en närmare titt på dessa scenarier:

• Framtida uppgraderingar: Om ett företag utlovar framtida uppgraderingar utan extra kostnad kan detta löfte betraktas som ett separat prestationsåtagande. Detta innebär att företaget kan behöva skjuta upp redovisningen av en del av licensavgiften och ta upp först den när uppgraderingarna levereras.

• Valfria tjänster: Om kunderna har möjlighet att köpa ytterligare tjänster (t.ex. rådgivning, ytterligare support) till ett rabatterat pris kan detta alternativ utgöra en materiell rättighet och ett separat prestationsåtagande. Detta påverkar hur den initiala licensintäkten redovisas.