Nel contesto dei software e della proprietà intellettuale, una licenza perpetua è un tipo di accordo di licenza che consente all'acquirente di utilizzare un software a tempo indeterminato. A differenza dei modelli in abbonamento, in cui il diritto di utilizzare il software è vincolato a pagamenti regolari, una licenza perpetua comporta in genere un canone una tantum. Questa licenza di solito non copre futuri aggiornamenti o assistenza, a meno che questi non siano inclusi come accordi separati. Le licenze perpetue sono comuni in settori come l'ingegneria specializzata e i software creativi, in cui le attività preferiscono il controllo a lungo termine sulle proprie risorse software senza costi aggiuntivi ricorrenti.

Esistono regole specifiche per il riconoscimento dei ricavi da licenza perpetua. Poiché la distribuzione del software e il trasferimento del controllo all'acquirente avvengono al momento dell'acquisto, le attività spesso riconoscono i ricavi derivanti dalla licenza in quel momento. Ciò significa che riportano il reddito immediato derivante da queste vendite nei loro bilanci. Un adeguato riconoscimento dei ricavi è importante per garantire che i report finanziari rappresentino in modo accurato gli utili e la salute finanziaria di un'azienda, aiutando gli investitori, gli stakeholder e la dirigenza a prendere decisioni informate.

Di seguito viene illustrato tutto quello che le attività devono sapere sul riconoscimento dei ricavi da licenza perpetua e come applicare l'Accounting Standards Codification (ASC) 606 e l'International Financial Reporting Standard (IFRS) 15 alle licenze perpetue.

Di cosa tratta questo articolo?

• Cos'è una licenza perpetua e chi la utilizza?
  
• Licenze perpetue e licenze basate su abbonamento a confronto
  
• Quando vengono riconosciuti i ricavi per le licenze perpetue?
  
• Come applicare ASC 606 e IFRS 15 alle licenze perpetue
  
• Difficoltà nel riconoscimento dei ricavi da licenza perpetua
  

Cos'è una licenza perpetua e chi la utilizza?

Una licenza perpetua è un tipo di contratto di licenza software che consente all'acquirente di utilizzare il software a tempo indeterminato a fronte di un pagamento una tantum. Gli utenti che apprezzano la stabilità e la prevedibilità a lungo termine dei costi per i software preferiscono le licenze perpetue, soprattutto quando il software è molto importante per le loro operazioni o progetti.

Di seguito sono riportati i tipi di entità che in genere utilizzano le licenze perpetue:

• Grandi aziende: Queste attività spesso preferiscono una licenza perpetua per i software perché consente loro di controllare i costi a lungo termine. Una volta acquistata la licenza, possono utilizzare il software senza costi ricorrenti, il che rende la pianificazione del budget più prevedibile.

• Agenzie governative: Le agenzie governative utilizzano spesso le licenze perpetue per facilitare la definizione del budget e la pianificazione a lungo termine. Grazie alle licenze perpetue sono sicure di poter continuare a utilizzare software importanti senza il rischio che gli abbonamenti scadano con ripercussioni sulle loro operazioni.

• Istituti educativi: Le scuole, i college e le università spesso preferiscono le licenze perpetue per i loro software didattici e amministrativi. In questo modo si evitano spese ricorrenti e si garantisce un accesso continuo a studenti e personale.

• Piccole e medie imprese (PMI): Alcune PMI scelgono la licenza perpetua per importanti strumenti software per evitare le complicazioni e il potenziale aumento dei costi dei prodotti in abbonamento.

• Persone fisiche che operano in settori specialistici: Professionisti come architetti, ingegneri e grafici che fanno molto affidamento su strumenti specifici per il loro lavoro potrebbero acquistare licenze perpetue per assicurarsi l'accesso a lungo termine senza futuri obblighi di pagamento.

Licenze perpetue e licenze basate su abbonamento a confronto

Le licenze perpetue e le licenze basate su abbonamento sono due modelli comuni per l'acquisizione e l'utilizzo di software, ognuno dei quali ha caratteristiche e vantaggi distinti che soddisfano esigenze e preferenze diverse. Ecco una rapida panoramica di ogni tipo di licenza.

Licenze perpetue

Una licenza perpetua consente all'utente di pagare un canone una tantum per utilizzare il software a tempo indeterminato. Dopo l'acquisto iniziale, non sono richiesti pagamenti aggiuntivi per continuare a utilizzare il software. Questa soluzione può essere più economica nel tempo, soprattutto per software che non richiedono aggiornamenti frequenti, e consente la stabilità mantenendo l'accesso alla versione acquistata dall'acquirente, indipendentemente dai cambi di fornitore o dall'interruzione dell'offerta di prodotti.

Nonostante questi vantaggi, i costi iniziali più elevati delle licenze perpetue possono essere proibitivi per alcuni utenti o attività. C'è anche il rischio che, senza aggiornamenti regolari (che spesso sono a pagamento), il software acquistato possa diventare obsoleto. Queste licenze sono anche relativamente poco flessibili e la possibilità di modificare o scalare l'utilizzo del software può essere più difficile e costosa rispetto a un modello in abbonamento.

Le licenze perpetue sono più adatte per utenti che necessitano di soluzioni software stabili e a lungo termine senza la preoccupazione di costi ricorrenti. Sono ideali per le attività con esigenze software prevedibili e che dispongono del capitale da investire in anticipo.

Licenze in abbonamento

Le licenze basate su abbonamento prevedono il pagamento di una tariffa ricorrente (ad esempio, mensile, annuale) per l'utilizzo del software. Questa tipologia di licenza ha costi iniziali inferiori, il che la rende più accessibile per alcuni acquirenti, e di solito include aggiornamenti e miglioramenti automatici, che mantengono il software aggiornato senza costi aggiuntivi. Con le licenze basate su abbonamento, è più facile regolare il numero di licenze in base alle esigenze del momento, il che è vantaggioso per condizioni aziendali fluttuanti.

Sebbene i costi iniziali siano inferiori, i pagamenti continui possono sommarsi fino a superare il costo di una licenza perpetua. I costi degli abbonamenti possono aumentare, in base ai termini stabiliti dal fornitore, e i pagamenti ricorrenti delle aziende possono diventare più alti del previsto. Le licenze basate su abbonamento creano anche una dipendenza dal fornitore, con l'accesso continuo subordinato alla stabilità e alle politiche del fornitore.

Le licenze basate su abbonamento sono più adatte per le attività che desiderano flessibilità, un investimento iniziale minimo e l'accesso agli aggiornamenti più recenti del software. Sono ideali per le start-up, le attività che operano in settori dinamici e quelle con esigenze software in continua evoluzione.

Quando vengono riconosciuti i ricavi per le licenze perpetue?

Le aziende devono soddisfare diversi criteri per riconoscere i ricavi derivanti da licenze perpetue. Lo standard IFRS, i principi contabili generalmente accettati (GAAP) statunitensi e altri principi contabili stabiliscono tali criteri.

Ecco cosa determina i tempi del riconoscimento dei ricavi per le licenze software perpetue:

• Distribuzione del software: Le attività riconoscono i ricavi derivanti dalle licenze perpetue quando il cliente riceve il software. La consegna avviene quando il cliente ha la possibilità di scaricare o ricevere fisicamente il software e la chiave di licenza. Questo momento segna il trasferimento del controllo.

• Obblighi di prestazione: In base agli standard di riconoscimento dei ricavi più recenti (come ASC 606 e IFRS 15), le aziende riconoscono i ricavi quando soddisfano gli obblighi di prestazione previsti dal contratto. Nel caso di una licenza perpetua, l'obbligo principale è in genere la concessione di una licenza d'uso del software. Ciò significa che i ricavi possono essere riconosciuti al momento della consegna. Ma se il venditore deve svolgere delle attività dopo la consegna del software (come fornire personalizzazioni o configurazioni aggiuntive del software), non riconosce i ricavi fino a quando tali servizi non vengono eseguiti.

• Termini di pagamento: Anche i termini di pagamento determinano i tempi del riconoscimento dei ricavi. Se il pagamento è subordinato al soddisfacimento di determinate condizioni, il venditore non deve riconoscere i ricavi finché non vengono soddisfatte.

• Probabilità di riscossione: I ricavi devono essere riconosciuti solo se è altamente probabile che il venditore riscuota il pagamento. In caso di dubbi sulla riscuotibilità del pagamento, il venditore potrebbe posticipare il riconoscimento dei ricavi.

Come applicare ASC 606 e IFRS 15 alle licenze perpetue

ASC 606 e IFRS 15 sono standard di riconoscimento dei ricavi concepiti per fornire un quadro contabile coerente in tutti i settori, compresi quelli che offrono licenze perpetue. ASC 606 e IFRS 15 seguono un modello di riconoscimento dei ricavi in cinque fasi. Ecco come applicare questo modello al riconoscimento dei ricavi da licenza perpetua.

Passaggio 1: Identificare il contratto con un cliente

Identifica un contratto con il cliente che crea diritti e obblighi applicabili. Per le aziende che si occupano di software, di solito si tratta di un accordo di licenza nell'ambito del quale le parti accettano i termini e le condizioni d'uso. I contratti devono soddisfare i seguenti criteri:

• Le parti hanno approvato il contratto (in forma scritta, orale o in conformità con altre pratiche commerciali).

• I diritti di ciascuna parte in merito ai beni o ai servizi da trasferire sono identificabili.

• Nel contratto sono indicati i termini di pagamento.

• Il contratto ha sostanza commerciale.

• La riscossione del pagamento è probabile.

Passaggio 2: Identificare gli obblighi di prestazione nel contratto

Successivamente, identifica gli obblighi di prestazione del contratto. Un obbligo di prestazione è una promessa di trasferire un bene o servizio distinto al cliente. Nel caso delle licenze perpetue, gli obblighi di prestazione potrebbero includere la consegna di una licenza software (il prodotto principale venduto) o l'assistenza clienti post-contratto (PCS) e gli aggiornamenti.

Passaggio 3: Determinare il prezzo della transazione

Stabilisci a cosa l'azienda sembra avere diritto in cambio del trasferimento dei beni o servizi promessi a un cliente. Stima eventuali pagamenti variabili e rettifica in base agli effetti del tempo sul valore della transazione.

Passaggio 4: Allocare il prezzo della transazione agli obblighi di prestazione

Se il contratto contiene più obblighi di prestazione, attribuisci il prezzo della transazione a ciascuno di essi in proporzione al suo prezzo di vendita stand-alone. Ad esempio, una società incaricata di fornire sia una licenza software che servizi di assistenza deve stimare i prezzi di vendita stand-alone sia della licenza che dei servizi, se venduti separatamente.

Passaggio 5: Riconoscere i ricavi quando (o nel momento in cui) ogni obbligo di prestazione è soddisfatto

Riconosci i ricavi quando un obbligo di prestazione viene adempiuto trasferendo il controllo di un bene o servizio promesso a un cliente. Questo potrebbe verificarsi nel tempo o in un determinato momento. Per quanto riguarda le licenze perpetue, le attività in genere riconoscono i ricavi quando il software viene messo a disposizione del cliente. Se i servizi di assistenza sono inclusi nel contratto e considerati un obbligo di prestazione separato, le attività potrebbero riconoscere nel tempo i ricavi corrispondenti al periodo durante il quale viene fornito il supporto.

Esempio

Una società di software vende una licenza perpetua per 1.000 $ e include un anno di assistenza del valore di 200 $, per un prezzo totale del contratto di 1.200 $. Supponendo che non vengano applicati sconti e che questi prezzi riflettano i prezzi di vendita stand-alone, ecco come l'azienda gestirebbe il riconoscimento dei ricavi per questo contratto:

• Alloca 1.000 $ alla licenza software, riconoscendo questi ricavi al momento della consegna.

• Alloca 200 $ all'assistenza, riconoscendo questi ricavi nel corso dell'anno man mano che i servizi vengono forniti.

Difficoltà nel riconoscimento dei ricavi da licenza perpetua

Il riconoscimento dei ricavi da licenza perpetua presenta diverse sfide in termini contabili. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcune difficoltà che le attività potrebbero incontrare.

Distinguere quando i ricavi differiti diventano ricavi riconosciuti

Distinguere quando i ricavi differiti diventano ricavi riconosciuti può essere complicato quando i ricavi derivanti da una particolare vendita non vengono riconosciuti tutti in una volta. L'azienda deve gestire con attenzione questa transizione per riflettere accuratamente le sue prestazioni finanziarie.

Ecco come funziona:

• Ricavi differiti: Quando un'azienda vende una licenza perpetua, spesso riceve il pagamento in anticipo. Ma non può riconoscere i ricavi tutti in una volta se sono previsti obblighi o servizi futuri. L'azienda registra la parte del pagamento relativa ai servizi o agli impegni futuri (ad esempio, aggiornamenti software, assistenza, manutenzione) come ricavi differiti nello stato patrimoniale fino a quando il servizio non viene fornito o l'obbligazione non viene adempiuta.

• Ricavi riconosciuti: I ricavi riconosciuti sono la parte dei ricavi differiti che viene trasferita a conto economico man mano che la società adempie ai propri obblighi. Per quanto riguarda le licenze perpetue, l'azienda potrebbe riconoscere la licenza stessa al momento della vendita, mentre riconosce i servizi correlati nel periodo in cui vengono forniti.

Gestione dei contratti in bundle

I contratti in bundle spesso combinano componenti diversi, ad esempio licenze software, assistenza e pacchetti di manutenzione. Ogni componente potrebbe avere tempistiche diverse per il riconoscimento dei ricavi e le aziende possono avere difficoltà ad allocare i ricavi tra più obblighi di prestazione, soprattutto quando i prezzi di vendita stand-alone non sono prontamente disponibili.

Secondo ASC 606, le aziende devono fare quanto segue:

• Identificare gli obblighi di prestazione separati: Per i contratti in bundle, considera ogni componente (ad esempio, software, assistenza) come un obbligo di prestazione separato se fornisce un valore distinto al cliente.

• Allocare il prezzo della transazione: Attribuisci il prezzo totale del contratto agli obblighi di prestazione in base ai relativi prezzi di vendita stand-alone. Ad esempio, l'azienda potrebbe riconoscere il canone di licenza in anticipo se è distinto, mentre riconosce i costi di assistenza e manutenzione per tutta la durata del contratto.

Gestione di upgrade o servizi aggiuntivi

Le licenze perpetue spesso comportano il diritto agli aggiornamenti o la possibilità di acquistare servizi aggiuntivi. Valutare se gli aggiornamenti e i servizi aggiuntivi sono distinti, se rappresentano diritti materiali e in che modo influiscono sul riconoscimento dei ricavi richiede un'attenta analisi del contratto e un parere professionale.

Diamo un'occhiata più da vicino a questi scenari:

• Aggiornamenti futuri: Se un'azienda promette aggiornamenti futuri senza costi aggiuntivi, questa promessa potrebbe essere considerata un obbligo di prestazione separato. Ciò significa che l'azienda potrebbe dover differire una parte del canone di licenza e riconoscerlo al momento della distribuzione degli aggiornamenti.

• Servizi opzionali: Se i clienti hanno la possibilità di acquistare servizi aggiuntivi (ad es. consulenza, assistenza aggiuntiva) con uno sconto, questa opzione potrebbe rappresentare un diritto materiale e un obbligo di prestazione separato. Ciò influisce sul modo in cui vengono riconosciuti i ricavi iniziali derivanti dalle licenze.