In de context van software en intellectueel eigendom is een permanente licentie een soort licentieovereenkomst waarmee de koper een stuk software voor onbepaalde tijd kan gebruiken. Anders dan bij abonnementsmodellen, waarbij het recht om de software te gebruiken is gekoppeld aan regelmatige betalingen, brengt een permanente licentie doorgaans een eenmalige betaling met zich mee. Deze licentie dekt meestal geen toekomstige upgrades of ondersteuning, tenzij deze als afzonderlijke overeenkomsten zijn opgenomen. Permanente licenties zijn gebruikelijk in sectoren zoals gespecialiseerde engineering en creatieve software, waar ondernemingen de voorkeur geven aan langdurige controle over hun softwaremiddelen zonder terugkerende extra kosten.

Er zijn specifieke regels voor het verantwoorden van inkomsten uit permanente licenties. Omdat de levering van software en de overdracht van zeggenschap aan de koper plaatsvinden op het verkooppunt, verantwoorden ondernemingen op dat moment vaak de inkomsten van de licentie. Dit betekent dat ze de directe inkomsten uit deze verkopen weergeven in hun jaarrekening. Een goede omzetverantwoording is belangrijk om ervoor te zorgen dat financiële verslagen een nauwkeurig beeld geven van de winst en financiële gezondheid van een onderneming, zodat investeerders, belanghebbenden en het management weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Hieronder leggen we uit wat ondernemingen moeten weten over omzetverantwoording voor permanente licenties en hoe je Accounting Standards Codification (ASC) 606 en IFRS 15 kunt toepassen op deze licenties.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een permanente licentie en wie gebruikt deze?
  
• Permanente licenties vs. licenties op basis van abonnementen
  
• Wanneer wordt de omzet verantwoord voor permanente licenties?
  
• ASC 606 en IFRS 15 toepassen op permanente licenties
  
• Uitdagingen bij het verantwoorden van inkomsten voor permanente licenties
  

Wat is een permanente licentie en wie gebruikt deze?

Een permanente licentie is een soort softwarelicentieovereenkomst waarmee de koper de software voor onbepaalde tijd kan gebruiken na een eenmalige betaling. Gebruikers die waarde hechten aan stabiliteit op lange termijn en voorspelbaarheid in softwarekosten, geven de voorkeur aan permanente licenties, vooral wanneer de software zeer belangrijk is voor hun activiteiten of projecten.

Dit zijn de typen entiteiten die doorgaans gebruikmaken van permanente licenties:

• Grote ondernemingen: Deze ondernemingen geven vaak de voorkeur aan een permanente licentie voor software omdat dit hen in staat stelt de kosten op de lange termijn te beheersen. Zodra ondernemingen de licentie hebben gekocht, kunnen ze de software gebruiken zonder terugkerende kosten, wat budgettering voorspelbaarder maakt.

• Overheidsinstanties: Overheidsinstanties gebruiken vaak permanente licenties om budgettering en langetermijnplanning te vergemakkelijken. Permanente licenties garanderen dat ze belangrijke software kunnen blijven gebruiken zonder het risico te lopen dat abonnementen verlopen en hun activiteiten worden beïnvloed.

• Onderwijsinstellingen: Scholen, hogescholen en universiteiten geven vaak de voorkeur aan permanente licenties voor hun educatieve en administratieve software. Dit voorkomt terugkerende kosten en biedt continue toegang voor studenten en medewerkers.

• Kleine en middelgrote ondernemingen (mkb): Sommige mkb'ers kiezen voor permanente licenties voor belangrijke softwaretools om de complicaties en mogelijke stijging van de kosten van abonnementsproducten te voorkomen.

• Personen binnen gespecialiseerde gebieden: Professionals zoals architecten, ingenieurs en grafisch ontwerpers die voor hun werk sterk afhankelijk zijn van specifieke tools, kunnen permanente licenties kopen voor langdurige toegang zonder toekomstige betalingsverplichtingen.

Permanente licenties vs. licenties op basis van abonnementen

Permanente licenties en licenties op basis van abonnementen zijn twee veelgebruikte modellen voor het aanschaffen en gebruiken van software, die elk specifieke kenmerken en voordelen hebben die aansluiten bij verschillende behoeften en voorkeuren. Hier volgt een kort overzicht van elk type licentie.

Permanente licenties

Een permanente licentie stelt de gebruiker in staat om een eenmalige betaling uit te voeren om de software voor onbepaalde tijd te gebruiken. Na de eerste aankoop zijn er geen extra kosten vereist om de software te blijven gebruiken. Dit kan in de loop van de tijd voordeliger zijn, vooral voor software die niet vaak updates vereist, en maakt stabiliteit mogelijk door toegang te behouden tot de versie die de koper heeft gekocht, ongeacht leverancierswijzigingen of stopgezette productaanbiedingen.

Ondanks deze voordelen kunnen de hogere initiële kosten van permanente licenties voor sommige gebruikers of ondernemingen onbetaalbaar zijn. Er is ook het risico dat, zonder regelmatige updates (die vaak gepaard gaan met een betaling), de gekochte software verouderd kan raken. Deze licenties zijn ook relatief inflexibel: het wijzigen of opschalen van softwaregebruik kan moeilijker en duurder zijn dan dit met een abonnementsmodel.

Permanente licenties zijn het meest geschikt voor gebruikers die stabiele softwareoplossingen voor de lange termijn nodig hebben zonder zich zorgen te hoeven maken over terugkerende kosten. Ze zijn ideaal voor ondernemingen met voorspelbare softwarebehoeften en het kapitaal om vooraf te investeren.

Licenties op abonnementsbasis

Bij licenties op abonnementsbasis moet je een terugkerende betaling doen (bijvoorbeeld maandelijks, jaarlijks) voor het gebruik van de software. Dit licentietype brengt lagere initiële kosten met zich mee, waardoor het voor sommige kopers toegankelijker wordt, en omvat meestal automatische updates en verbeteringen, waardoor de software up-to-date blijft zonder extra kosten. Met licenties op abonnementsbasis is het eenvoudiger om het aantal licenties aan te passen aan de huidige behoeften, wat gunstig is voor fluctuerende bedrijfsomstandigheden.

Hoewel de initiële kosten lager zijn, kunnen de doorlopende betalingen oplopen en uiteindelijk de kosten van een permanente licentie overtreffen. Abonnementskosten kunnen stijgen, afhankelijk van de voorwaarden die door de provider zijn vastgesteld, en de terugkerende betalingen van ondernemingen kunnen hoger worden dan verwacht. Licenties op basis van abonnementen creëren ook een afhankelijkheid van de leverancier, waarbij voortdurende toegang afhankelijk is van de stabiliteit en het beleid van de leverancier.

Licenties op abonnementsbasis zijn het meest geschikt voor ondernemingen die op zoek zijn naar flexibiliteit, een minimale initiële investering en toegang tot de nieuwste software-updates. Ze zijn ideaal voor start-ups, ondernemingen in dynamische industrieën en mensen met veranderende softwarebehoeften.

Wanneer wordt de omzet verantwoord voor permanente licenties?

Ondernemingen moeten aan verschillende criteria voldoen om inkomsten uit permanente licenties te verantwoorden. Deze criteria zijn vastgelegd in de IFRS, de Amerikaanse algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen (GAAP) en andere standaarden voor jaarrekeningen.

Dit is wat de timing bepaalt van omzetverantwoording voor permanente softwarelicenties:

• Levering van software: Ondernemingen verantwoorden inkomsten uit permanente licenties wanneer de klant de software ontvangt. Levering vindt plaats wanneer de klant de mogelijkheid heeft om de software en de licentiecode te downloaden of fysiek ontvangt. Dit markeert de overdracht van de controle.

• Resultaatsverbintenissen: Volgens de nieuwere standaarden voor omzetverantwoording (zoals ASC 606 en IFRS 15) verantwoorden ondernemingen omzet wanneer ze voldoen aan de prestatieverplichtingen van het contract. In het geval van een permanente licentie is de primaire verplichting meestal het verlenen van een licentie om de software te gebruiken. Dat betekent dat de omzet kan worden verantwoord op het moment van levering. Maar als de verkoper activiteiten moet uitvoeren na de levering van de software (zoals het leveren van maatwerk of aanvullende softwareconfiguratie), wordt er pas omzet verantwoord als deze diensten zijn uitgevoerd.

• Betaaltermijnen: Betaalvoorwaarden bepalen ook de timing van omzetverantwoording. Als de betaling afhankelijk is van het voldoen aan bepaalde voorwaarden, moet de verkoper de omzet pas verantwoorden als aan deze voorwaarden is voldaan.

• Inbaarheid: Omzet mag alleen worden verantwoord als het zeer waarschijnlijk is dat de verkoper de betaling zal innen. Als er twijfels bestaan over de inbaarheid van de vergoeding, kan de verkoper de omzetverantwoording uitstellen.

ASC 606 en IFRS 15 toepassen op permanente licenties

ASC 606 en IFRS 15 zijn standaarden voor omzetverantwoording die zijn ontworpen om een consistent boekhoudkundig kader te bieden voor alle sectoren, waaronder die waarin permanente licenties worden verleend. ASC 606 en IFRS 15 volgen een vijfstappenmodel voor omzetverantwoording. Ga als volgt te werk om dit model toe te passen op omzetverantwoording met permanente licenties.

Stap 1: Het contract met een klant identificeren

Identificeer een klantcontract dat afdwingbare rechten en plichten creëert. Voor softwarebedrijven is dit meestal een licentieovereenkomst waarbij beide partijen akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden. Contracten moeten aan de volgende criteria voldoen:

• De partijen hebben het contract goedgekeurd (schriftelijk, mondeling of in overeenstemming met andere zakelijke gebruiken).

• De rechten van elke partij met betrekking tot de over te dragen goederen of diensten zijn identificeerbaar.

• In het contract worden de betaalvoorwaarden vastgelegd.

• De overeenkomst is van commerciële aard.

• Het innen van de betaling is waarschijnlijk.

Stap 2: Identificeer de prestatieverplichtingen in het contract

Identificeer vervolgens de prestatieverplichtingen van het contract. Een prestatieverplichting is een belofte om bepaalde goederen of diensten over te dragen aan de klant. In het geval van permanente licenties kunnen de prestatieverplichtingen bestaan uit het leveren van een softwarelicentie (het kernproduct dat wordt verkocht) of klantenondersteuning na het contract (PCS) en updates.

Stap 3: Bepaal de transactieprijs

Bepaal waar de onderneming naar verwachting recht op heeft in ruil voor het overdragen van de beloofde goederen of diensten aan een klant. Maak een schatting van variabele betalingen en corrigeer voor de tijdseffecten op de transactiewaarde.

Stap 4: Wijs de transactieprijs toe aan de prestatieverplichtingen

Als het contract meerdere prestatieverplichtingen bevat, moet aan elke verbintenis de transactieprijs worden toegerekend in verhouding tot de op zichzelf staande verkoopprijs. Een onderneming die bijvoorbeeld is gecontracteerd om zowel een softwarelicentie als een ondersteuningsdienst te leveren, moet een schatting maken van de op zichzelf staande verkoopprijzen van zowel de licentie als de diensten, indien deze afzonderlijk worden verkocht.

Stap 5: Verantwoord de omzet wanneer (of als) aan elke prestatieverplichting is voldaan

Verantwoord omzet wanneer aan een prestatieverplichting is voldaan door de overdracht van het beheer van de beloofde goederen of diensten aan een klant. Dit kan in de loop van de tijd of op een bepaald moment gebeuren. Voor permanente licenties verantwoorden ondernemingen doorgaans inkomsten wanneer de software beschikbaar wordt gesteld aan de klant. Als ondersteunende diensten in het contract zijn opgenomen en als een afzonderlijke prestatieverplichting worden beschouwd, kunnen ondernemingen inkomsten in de loop van de tijd verantwoorden die overeenkomen met de periode waarin ondersteuning wordt verleend.

Voorbeeld

Een softwarebedrijf verkoopt een permanente licentie voor € 1,000 en biedt een jaar ondersteuning ter waarde van € 200, waardoor de totale contractprijs € 1200 wordt. Ervan uitgaande dat er geen kortingen worden toegepast en deze prijzen de op zichzelf staande verkoopprijzen weerspiegelen, zou de onderneming de omzetverantwoording voor dit contract als volgt aanpakken:

• De onderneming wijst € 1000 toe aan de softwarelicentie en verantwoordt deze inkomsten op het moment van levering.

• De onderneming wijst € 200 toe voor de ondersteuning, waarbij deze inkomsten over het jaar worden verantwoord naarmate de diensten worden geleverd.

Uitdagingen bij het verantwoorden van inkomsten voor permanente licenties

Omzetverantwoording met permanente licenties brengt verschillende boekhoudkundige uitdagingen met zich mee. Hier volgt een nadere blik op enkele problemen die ondernemingen kunnen ondervinden.

Een onderscheid maken wanneer uitgestelde omzet wordt omgezet in verantwoorde omzet

Het kan lastig zijn om onderscheid te maken wanneer uitgestelde omzet wordt verantwoord als de inkomsten uit een bepaalde verkoop niet in één keer worden opgenomen. De onderneming moet deze overgang zorgvuldig beheren om haar financiële prestaties nauwkeurig weer te geven.

Dit werkt als volgt:

• Uitgestelde omzet: Wanneer een onderneming een permanente licentie verkoopt, ontvangt deze de betaling vaak vooraf. Maar het kan de inkomsten niet in één keer verantwoorden als er toekomstige diensten of verplichtingen zijn. De onderneming registreert het deel van de betaling dat betrekking heeft op diensten of toekomstige verplichtingen (bijv. software-updates, ondersteuning, onderhoud) als uitgestelde omzet op de balans totdat de dienst is geleverd of de verplichting is nagekomen.

• Verantwoorde omzet: Verantwoorde omzet is het deel van de uitgestelde omzet dat wordt overgeboekt naar de winst- en verliesrekening wanneer de onderneming aan haar verplichtingen voldoet. Voor permanente licenties kan de onderneming de licentie zelf verantwoorden op het moment van verkoop, terwijl ze de gerelateerde services verantwoordt gedurende de periode dat ze worden geleverd.

Gebundelde contracten verwerken

Gebundelde contracten combineren vaak verschillende componenten, zoals softwarelicenties, ondersteuning en onderhoudspakketten. Elk onderdeel kan een andere tijdlijn hebben voor omzetverantwoording. Ondernemingen kunnen moeite hebben om inkomsten toe te rekenen aan meerdere prestatieverplichtingen, vooral wanneer afzonderlijke verkoopprijzen niet direct beschikbaar zijn.

Volgens ASC 606 moeten ondernemingen het volgende doen:

• Identificeer afzonderlijke prestatieverplichtingen: Voor gebundelde contracten moet je elk onderdeel (bijv. software of ondersteuning) als een afzonderlijke prestatieverplichting behandelen als het een afzonderlijke waarde voor de klant oplevert.

• Wijs de transactieprijs toe: Verdeel de totale contractprijs over de prestatieverplichtingen op basis van hun relatieve, op zichzelf staande verkoopprijzen. De onderneming kan bijvoorbeeld de licentiekosten vooraf verantwoorden als deze afzonderlijk zijn, terwijl deze de ondersteunings- en onderhoudskosten over de duur van het contract verantwoordt.

Upgrades of aanvullende services beheren

Permanente licenties gaan vaak gepaard met het recht op upgrades of de mogelijkheid om aanvullende services aan te schaffen. Om te beoordelen of upgrades en aanvullende services van elkaar verschillen, of ze materiële rechten vertegenwoordigen en hoe ze van invloed zijn op de omzetverantwoording, is een zorgvuldige contractanalyse en een professionele beoordeling vereist.

We gaan deze scenario's onder de loep nemen:

• Toekomstige upgrades: Als een onderneming toekomstige upgrades belooft zonder extra kosten, kan deze belofte worden beschouwd als een afzonderlijke prestatieverplichting. Dit betekent dat de onderneming mogelijk een deel van de licentiekosten moet uitstellen en deze moet erkennen wanneer de upgrades worden geleverd.

• Optionele diensten: Als klanten de mogelijkheid hebben om aanvullende diensten (bijv. advies, aanvullende ondersteuning) met korting af te nemen, kan deze optie een materieel recht en een afzonderlijke prestatieverplichting inhouden. Dit is van invloed op de manier waarop de initiële licentie-inkomsten worden erkend.