En el contexto del software y la propiedad intelectual, una licencia perpetua es un tipo de acuerdo de licencia que permite al comprador utilizar un software de forma indefinida. A diferencia de los modelos de suscripción, en los que el derecho de uso del software está vinculado a pagos regulares, una licencia perpetua generalmente implica una tarifa única. Por lo general, esta licencia no cubre futuras actualizaciones o soporte a menos que se incluyan como acuerdos independientes. Las licencias perpetuas son comunes en industrias como la ingeniería especializada y el software creativo, donde las empresas prefieren el control a largo plazo sobre sus activos de software sin costes adicionales recurrentes.

Existen reglas específicas para reconocer los ingresos provenientes de licencias perpetuas. Debido a que la entrega del software y la transferencia del control al comprador se producen en el punto de venta, las empresas suelen reconocer los ingresos de la licencia en ese momento. Esto significa que reflejan los ingresos inmediatos de estas ventas en sus estados financieros. Un adecuado reconocimiento de ingresos es importante para garantizar que los informes financieros representen con precisión las ganancias y la salud financiera de una empresa, lo que ayuda a los inversores, las partes interesadas y la gerencia a tomar decisiones informadas.

A continuación, explicamos lo que las empresas deben saber sobre el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas y cómo aplicar la Codificación de las Normas de Contabilidad (ASC) 606 y la Norma Internacional de Información Financiera (IFRS) 15 a las licencias perpetuas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una licencia perpetua y quién la usa?
  
• Licencias perpetuas vs. licencias por suscripción
  
• ¿Cuándo se reconocen los ingresos de las licencias perpetuas?
  
• Cómo aplicar la ASC 606 y la IFRS 15 a las licencias perpetuas
  
• Desafíos en el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas
  

¿Qué es una licencia perpetua y quién la usa?

Una licencia perpetua es un tipo de acuerdo de licencia de software que permite al comprador utilizar el software indefinidamente después de un pago único. Los usuarios que valoran la estabilidad a largo plazo y la previsibilidad de los costes de software favorecen las licencias perpetuas, especialmente cuando el software es muy importante para sus operaciones o proyectos.

Estos son los tipos de entidades que suelen utilizar licencias perpetuas:

• Grandes corporaciones: Estas empresas a menudo prefieren una licencia perpetua para el software porque les permite controlar los costes a largo plazo. Una vez que las empresas compran la licencia, pueden usar el software sin tarifas recurrentes, lo que hace que el presupuesto sea más predecible.

• Organismos gubernamentales: Con frecuencia, las agencias gubernamentales utilizan licencias perpetuas para facilitar la elaboración de presupuestos y la planificación a largo plazo. Las licencias perpetuas garantizan que puedan seguir utilizando software importante sin el riesgo de que las suscripciones caduquen y afecten a sus operaciones.

• Instituciones educativas: Las escuelas, colegios y universidades suelen preferir las licencias perpetuas para su software educativo y administrativo. Esto evita las tarifas recurrentes y otorga acceso continuo para los estudiantes y el personal.

• Pequeñas y medianas empresas (PYMES): Algunas PYMES optan por licencias perpetuas para importantes herramientas informáticas a fin de evitar las complicaciones y el posible aumento de los costes de los productos de suscripción.

• Personas físicas en campos especializados: Los profesionales como arquitectos, ingenieros y diseñadores gráficos que dependen en gran medida de herramientas específicas para su trabajo pueden comprar licencias perpetuas para el acceso a largo plazo sin obligaciones de pago futuras.

Licencias perpetuas vs. licencias por suscripción

Las licencias perpetuas y las licencias basadas en suscripciones son dos modelos comunes para adquirir y usar software, cada uno de los cuales tiene características y beneficios distintos que se ajustan a diferentes necesidades y preferencias. A continuación, presentamos un resumen rápido de cada tipo de licencia.

Licencias perpetuas

Una licencia perpetua permite al usuario pagar una tarifa única para usar el software indefinidamente. Después de la compra inicial, no se requieren tarifas adicionales para continuar usando el software. Esto puede ser más económico con el tiempo, especialmente para el software que no requiere actualizaciones frecuentes y permite la estabilidad al mantener el acceso a la versión que compró el comprador, independientemente de los cambios de proveedor o de las ofertas de productos descatalogados.

A pesar de estos beneficios, los costes iniciales más altos de las licencias perpetuas pueden ser prohibitivos para algunos usuarios o empresas. También existe el riesgo de que, sin actualizaciones periódicas (que a menudo conllevan una tarifa), el software comprado pueda quedar obsoleto. Estas licencias también son relativamente inflexibles y cambiar o escalar el uso del software puede ser más difícil y costoso que hacerlo con un modelo de suscripción.

Las licencias perpetuas son las más adecuadas para los usuarios que necesitan soluciones de software estables y a largo plazo sin preocuparse por los costes recurrentes. Son ideales para empresas con necesidades de software predecibles y capital para invertir por adelantado.

Licencias por suscripción

Las licencias basadas en suscripción implican pagar una tarifa recurrente (p. ej., mensual, anual) para usar el software. Este tipo de licencia tiene un coste inicial menor, lo que la hace más accesible para algunos compradores, y suele incluir actualizaciones y mejoras automáticas, que mantienen el software al día sin gastos adicionales. Este tipo de licencia tiene un coste inicial menor, lo que la hace más accesible para algunos compradores, y suele incluir actualizaciones y mejoras automáticas, que mantienen el software al día sin costes adicionales.

Si bien los costes iniciales son más bajos, los pagos continuos pueden sumarse y, finalmente, superar el coste de una licencia perpetua. Las tarifas de suscripción pueden aumentar, según las condiciones establecidas por el proveedor, y los pagos recurrentes de las empresas pueden hacerse más elevados de lo esperado. Las licencias basadas en suscripción también crean una dependencia del proveedor, ya que el acceso continuo depende de la estabilidad y las políticas del proveedor.

Las licencias basadas en suscripción son las más adecuadas para las empresas que desean flexibilidad, una inversión inicial mínima y acceso a las últimas actualizaciones de software. Son ideales para startups, empresas de sectores dinámicos y aquellas con necesidades cambiantes de software.

¿Cuándo se reconocen los ingresos de las licencias perpetuas?

Las empresas deben cumplir varios criterios para reconocer los ingresos procedentes de licencias perpetuas. La IFRS, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP) de EE. UU. y otras normas contables establecen estos criterios.

Esto es lo que determina el momento del reconocimiento de ingresos para las licencias de software perpetuas:

• Entrega de software: Las empresas reconocen los ingresos de las licencias perpetuas cuando el cliente recibe el software. La entrega se produce cuando el cliente tiene la capacidad de descargar o recibe físicamente el software y la clave de licencia. Esto marca la transferencia de control.

• Obligaciones de desempeño: De acuerdo con las normas de reconocimiento de ingresos más recientes (como ASC 606 e IFRS 15), las empresas reconocen los ingresos cuando cumplen con las obligaciones de desempeño del contrato. En el caso de una licencia perpetua, la obligación principal suele ser la concesión de una licencia para utilizar el software. Esto significa que los ingresos pueden reconocerse en el punto de entrega. Sin embargo, si el vendedor debe realizar actividades después de la entrega del software (como proporcionar personalización o configuración de software adicional), no reconocerá ingresos hasta que se presten esos servicios.

• Condiciones de pago: Las condiciones de pago también determinan el momento del reconocimiento de ingresos. Si el pago está supeditado al cumplimiento de ciertas condiciones, el vendedor no debe reconocer los ingresos hasta que se hayan cumplido.

• Cobrabilidad: Los ingresos deben reconocerse solo si es muy probable que el vendedor cobre el pago. Si existen dudas sobre la cobrabilidad de la tarifa, el vendedor podría posponer el reconocimiento de ingresos.

Cómo aplicar la ASC 606 y la IFRS 15 a las licencias perpetuas

La ASC 606 y la IFRS 15 son normas de reconocimiento de ingresos diseñadas para proporcionar un marco contable coherente en todos los sectores, incluidos los que ofrecen licencias perpetuas. La ASC 606 y la IFRS 15 siguen un modelo de cinco pasos para el reconocimiento de ingresos. A continuación, se explica cómo aplicar este modelo al reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas.

Paso 1: Identificar el contrato con un cliente

Identificar un contrato de cliente que cree derechos y obligaciones exigibles. En el caso de las empresas de software, suele tratarse de un acuerdo de licencia en el que ambas partes aceptan los términos y condiciones de uso. Los contratos deben cumplir los siguientes criterios:

• Las partes han aprobado el contrato (por escrito, verbalmente o de acuerdo con otras prácticas comerciales)

• Los derechos de cada una de las partes respecto de los bienes o servicios a transferir son identificables

• El contrato establece las condiciones de pago

• El contrato tiene contenido comercial

• Es probable que se realice el cobro

Paso 2: Identificar las obligaciones de desempeño en el contrato

A continuación, identificar las obligaciones de ejecución del contrato. Una obligación de desempeño es una promesa de transferir un bien o servicio distinto al cliente. En el caso de las licencias perpetuas, las obligaciones de desempeño pueden incluir la entrega de una licencia de software (el producto principal que se vende) o soporte al cliente (PCS) y actualizaciones posteriores al contrato.

Paso 3: Determinar el precio de la transacción

Determinar a qué espera tener derecho la empresa a cambio de transferir los bienes o servicios prometidos a un cliente. Estimar los pagos variables y ajustar los efectos del tiempo sobre el valor de la transacción.

Paso 4: Asignar el precio de transacción a las obligaciones de desempeño

Si el contrato contiene varias obligaciones de desempeño, asignar el precio de transacción a cada una de ellas en proporción a su precio de venta independiente. Por ejemplo, una empresa contratada para entregar tanto una licencia de software como servicios de soporte debe estimar los precios de venta independientes tanto de la licencia como de los servicios, si se venden por separado.

Paso 5: Reconocer los ingresos cuando (o a medida que) se satisface cada obligación de desempeño

Reconocer los ingresos cuando se satisface una obligación de desempeño transfiriendo el control de un bien o servicio prometido a un cliente. Esto puede ocurrir con el tiempo o en un momento dado. En el caso de las licencias perpetuas, las empresas suelen reconocer los ingresos cuando el software se pone a disposición del cliente. Si los servicios de soporte técnico se incluyen en el contrato y se consideran una obligación de desempeño independiente, las empresas podrían reconocer ingresos a lo largo del tiempo para que coincidan con el período durante el que se proporciona el soporte técnico.

Ejemplo

Una empresa de software vende una licencia perpetua por 1.000 $ e incluye un año de soporte valorado en 200 $, lo que hace que el precio total del contrato sea de 1.200 $. Suponiendo que no se apliquen descuentos y que estos precios reflejen los precios de venta independientes, esta es la forma en que la empresa gestionaría el reconocimiento de ingresos para este contrato:

• Asigna 1000 $ a la licencia de software, reconociendo estos ingresos en el punto de entrega.

• Asigna 200 $ para soporte, reconociendo estos ingresos a lo largo del año a medida que se prestan los servicios.

Desafíos en el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas

El reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas presenta varios desafíos contables. A continuación, se analizan más en detalle algunas de las dificultades que pueden encontrar las empresas.

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos puede ser complicado cuando los ingresos de una venta en particular no se reconocen todos a la vez. La empresa debe gestionar cuidadosamente esta transición para reflejar con precisión su rendimiento financiero.

Así es como funciona:

• Ingresos diferidos: Cuando una empresa vende una licencia perpetua, a menudo recibe el pago por adelantado. Pero no puede reconocer los ingresos de una sola vez si hay servicios u obligaciones futuros. La empresa registra la parte del pago relacionada con los servicios o compromisos futuros (por ejemplo, actualizaciones de software, soporte, mantenimiento) como ingresos diferidos en el balance general hasta que se entregue el servicio o se cumpla la obligación.

• Ingresos reconocidos: Los ingresos reconocidos son la porción de los ingresos diferidos que se transfiere al estado de resultados a medida que la empresa cumple con sus obligaciones. En el caso de las licencias perpetuas, la empresa puede reconocer la licencia en sí misma en el momento de la venta, mientras que reconoce los servicios relacionados durante el período en que se proporcionan.

Cómo gestionar contratos combinados

Los contratos combinados a menudo combinan diferentes componentes, como licencias de software, soporte y paquetes de mantenimiento. Cada componente puede tener un cronograma diferente para el reconocimiento de ingresos y las empresas pueden tener dificultades para asignar los ingresos a múltiples obligaciones de desempeño, especialmente cuando los precios de venta independientes no están fácilmente disponibles.

De acuerdo con la ASC 606, las empresas deben hacer lo siguiente:

• Identificar las obligaciones de desempeño independientes: En el caso de los contratos combinados, tratar cada componente (p. ej., software, soporte) como una obligación de desempeño independiente si aporta un valor distinto al cliente.

• Asignar el precio de la transacción: Distribuir el precio total del contrato entre las obligaciones de desempeño en función de sus precios de venta independientes relativos. Por ejemplo, la empresa puede reconocer la tarifa de licencia por adelantado si es distinta, mientras que reconoce las tarifas de soporte y mantenimiento durante la duración del contrato.

Gestión de actualizaciones o servicios adicionales

Las licencias perpetuas a menudo vienen con el derecho a actualizaciones o la capacidad de comprar servicios adicionales. Evaluar si las actualizaciones y los servicios adicionales son distintos, si representan derechos materiales y cómo afectan el reconocimiento de ingresos requiere un análisis cuidadoso de los contratos y un juicio profesional.

A continuación, se muestran más de cerca estos escenarios:

• Actualizaciones futuras: Si una empresa promete actualizaciones futuras sin cargo adicional, esta promesa podría considerarse una obligación de desempeño independiente. Esto significa que es posible que la empresa deba aplazar una parte de la tarifa de licencia y reconocerla cuando se entreguen las actualizaciones.

• Servicios opcionales: Si los clientes tienen la opción de comprar servicios adicionales (por ejemplo, consultoría, soporte adicional) con un descuento, esta opción podría representar un derecho material y una obligación de desempeño independiente. Esto afecta a la forma en que se reconocen los ingresos por licencias iniciales.