El reconocimiento de los ingresos de una licencia perpetua es el proceso mediante el cual se determina cuándo y cómo una empresa debe registrar los ingresos derivados de la venta de software bajo este tipo de licencias (es decir, un acuerdo que permite al comprador usar un software por un periodo de tiempo indefinido, normalmente a cambio del pago de una comisión única). A diferencia de los modelos de suscripción, en los que el derecho de uso del software está ligado al abono de pagos regulares, en una licencia perpetua suele estar implícito el cobro de una comisión única. Por lo general, este tipo de licencia no cubre actualizaciones ni soporte futuros a menos que se incluyan en acuerdos independientes. Las licencias perpetuas son muy comunes en sectores tales como el software creativo y de ingeniería especializada, ya que las empresas prefieren tener el control a largo plazo sobre sus activos de software sin incurrir en costes adicionales recurrentes.

Puesto que la entrega del software y la transferencia del control al comprador suelen producirse en el punto de venta, las empresas a menudo reconocen los ingresos de la licencia en ese momento de acuerdo con la Codificación de Normas de Contabilidad (ASC) 606 y la Norma Internacional de Información Financiera (IFRS) 15 (los dos marcos principales que rigen el reconocimiento de ingresos). Esto significa que reflejan los ingresos inmediatos de estas ventas en sus estados financieros. Para garantizar que los informes financieros representen con precisión las ganancias y la salud financiera de una empresa (lo que ayuda a los inversores, partes interesadas y miembros de dirección a tomar decisiones de forma fundamentada), es fundamental reconocer los ingresos correctamente.

Sin embargo, aplicar estas normas no siempre es sencillo: las empresas deben evaluar cuidadosamente el momento en que se reconocen los ingresos y cómo gestionar los contratos en los que se combina una licencia perpetua con otras obligaciones de desempeño (por ejemplo, soporte, actualizaciones o servicios para profesionales).

A continuación te explicaremos lo que deben saber las empresas sobre el reconocimiento de ingresos de licencias perpetuas y cómo aplicar las normas ASC 606 e IFRS 15 a este tipo de licencias, por ejemplo, en lo que respecta a la gestión de contratos combinados.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es una licencia perpetua y quién la utiliza?
  
• Licencias perpetuas frente a licencias por suscripción
  
• ¿Cuándo se reconocen los ingresos de las licencias perpetuas?
  
• Cómo aplicar las normas ASC 606 e IFRS 15 a las licencias perpetuas
  
• Dificultades a la hora de reconocer los ingresos de licencias perpetuas
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  

¿Qué es una licencia perpetua y quién la usa?

Una licencia perpetua es un tipo de acuerdo de licencia de software que permite al comprador utilizar el software indefinidamente después de un pago único. Los usuarios que valoran la estabilidad a largo plazo y la previsibilidad de los costes de software favorecen las licencias perpetuas, especialmente cuando el software es muy importante para sus operaciones o proyectos.

Estos son los tipos de entidades que suelen utilizar licencias perpetuas:

• Grandes corporaciones: Estas empresas suelen preferir una licencia perpetua para el software porque les permite controlar los costes a largo plazo. Una vez que las empresas compran la licencia, pueden usar el software sin comisiones recurrentes, lo que hace que la elaboración de presupuestos sea más predecible.

• Organismos gubernamentales: Los organismos gubernamentales usan con frecuencia licencias perpetuas para facilitar la elaboración de presupuestos y la planificación a largo plazo. Las licencias perpetuas garantizan que puedan seguir usando software importante sin el riesgo de que las suscripciones caduquen y afecten a sus operaciones.

• Instituciones educativas: Las escuelas, las universidades y otras instituciones educativas suelen preferir licencias perpetuas para su software educativo y administrativo. De este modo, se evitan las comisiones recurrentes y se concede un acceso continuo a estudiantes y personal.

• Pequeñas y medianas empresas (pymes): Algunas pymes eligen licencias perpetuas para herramientas de software importantes para evitar las complicaciones y la posibilidad de que aumenten los costes de los productos de suscripción.

• Particulares en campos especializados: Los profesionales, como los arquitectos, los ingenieros y los diseñadores gráficos, que dependen en gran medida de herramientas específicas para su trabajo pueden comprar licencias perpetuas para tener un acceso a largo plazo sin obligaciones de pago futuras.

Licencias perpetuas vs. licencias por suscripción

Las licencias perpetuas y las licencias por suscripción son dos modelos habituales de adquisición y uso de software. La siguiente tabla compara las diferencias en cuanto a los costes iniciales, las comisiones periódicas, el tratamiento del reconocimiento de ingresos y los casos de uso típicos.

¿Cuándo se reconocen los ingresos de las licencias perpetuas?

Las empresas deben cumplir varios criterios para poder reconocer los ingresos de las licencias perpetuas. Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF, o IFRS por sus siglas en inglés), los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP) de EE. UU. y otras normas contables establecen estos criterios.

Esto es lo que determina el momento del reconocimiento de ingresos para las licencias de software perpetuas:

• Entrega de software: Las empresas reconocen los ingresos de las licencias perpetuas cuando el cliente recibe el software. La entrega se produce cuando el cliente tiene la posibilidad de descargarlo o recibirlo físicamente, junto con la clave de licencia. Así se transfiere el control. Por este motivo, el software on-premise y el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas van de la mano: dado que el software se instala directamente en la propia infraestructura del cliente, el momento de la entrega (y, por lo tanto, de la transferencia del control) es fácil de determinar.

• Obligaciones de desempeño: Con arreglo a las normas de reconocimiento de ingresos más recientes (como la ASC 606 y la IFRS 15), las empresas reconocen los ingresos cuando cumplen las obligaciones de desempeño estipuladas en el contrato. En el caso de una licencia perpetua, la obligación principal suele consistir en conceder una licencia de uso de software. Esto significa que los ingresos pueden reconocerse en el momento de la entrega. No obstante, si el vendedor debe realizar otras actividades tras la entrega del software (como proporcionar personalización o configuración adicional), los ingresos no se reconocen hasta que se presten estos servicios.

• Licencias funcionales frente a licencias simbólicas: Las normas ASC 606 e IFRS 15 también distinguen entre propiedad intelectual (PI) «funcional» y «simbólica», que determina si los ingresos se reconocen en un momento dado o a lo largo del tiempo. Las licencias funcionales conceden acceso a PI que tiene valor por sí sola, lo que significa que no se espera que la PI cambie significativamente durante el periodo de validez de la licencia (las licencias de software perpetuas suelen pertenecer a esta categoría), de modo que los ingresos se reconocen en el momento de la entrega. Una licencia simbólica otorga derechos de acceso a la PI cuyo valor depende del soporte continuo del vendedor (como una marca o logotipo), por lo que los ingresos se reconocen durante el periodo de validez de la licencia.

• Términos de pago: Las condiciones de pago también dictan el momento en el que se reconocen los ingresos. Si el pago depende del cumplimiento de determinadas condiciones, el vendedor no debe reconocer los ingresos hasta que se cumplan.

• Capacidad de cobro: Los ingresos solo deben reconocerse si existe una alta probabilidad de que el vendedor efectúe el cobro. Si existen dudas sobre la capacidad de cobro de la comisión, el vendedor podría posponer el reconocimiento de los ingresos.

Cómo contabiliza una startup su primera venta de licencias perpetuas

Estos principios son muy sencillos para una startup que realiza su primera venta de licencia perpetua. Supongamos que una startup vende a un cliente una licencia perpetua para su software por valor de 50.000 $ sin necesidad de personalización ni configuración adicional. Una vez que se entrega el software y que el cliente puede acceder a él y utilizarlo, la startup ha cumplido su obligación de desempeño principal y, llegados a este punto, puede reconocer el importe íntegro (50.000 $) como ingresos, siempre que el pago no dependa de condiciones que no se hayan cumplido y que el cobro esté razonablemente garantizado.

No obstante, si ese mismo contrato incluye un año de soporte técnico o de actualizaciones prometidas, la startup tendría que asignar una parte de los 50.000 $ a la licencia (que se reconoce por adelantado) y otra al soporte o las actualizaciones (que se reconoce de forma prorrateada durante el año siguiente), puesto que suponen obligaciones de desempeño distintas. Para una empresa en fase inicial, acertar con esta asignación desde la primera venta es un factor clave: sienta el precedente de cómo se estructurarán y notificarán los contratos futuros. Cometer un error aquí podría complicar los estados financieros en el futuro, sobre todo para las startups que se preparan para afrontar auditorías, recaudar fondos u organizar su adquisición.

Cómo aplicar la ASC 606 y la IFRS 15 a las licencias perpetuas

La norma ASC 606 y la IFRS 15 son estándares de reconocimiento de ingresos diseñados para proporcionar un marco contable coherente en todos los sectores, incluidos aquellos que ofrecen licencias perpetuas. Los dos estándares se desarrollaron conjuntamente y convergen en gran medida, pero algunas diferencias clave afectan a cómo se aplica cada uno a las licencias perpetuas:

Modelo de reconocimiento de ingresos de cinco pasos

Tanto la norma ASC 606 como la IFRS 15 siguen un modelo de reconocimiento de ingresos de cinco pasos. A continuación te explicamos cómo aplicarlo al reconocimiento de ingresos de las licencias perpetuas:

1. Identificar el contrato con un cliente

Identificar un contrato de cliente que cree derechos y obligaciones exigibles. En el caso de las empresas de software, suele tratarse de un acuerdo de licencia en el que ambas partes aceptan los términos y condiciones de uso. Los contratos deben cumplir los siguientes criterios:

• Las partes han aprobado el contrato (por escrito, verbalmente o de acuerdo con otras prácticas comerciales).

• Los derechos de cada parte con respecto a los bienes o servicios que se van a transferir son identificables.

• El contrato identifica las condiciones de pago.

• El contrato tiene fundamento comercial.

• El cobro del pago es probable.

2. Identificar las obligaciones de desempeño en el contrato

A continuación, identificar las obligaciones de ejecución del contrato. Una obligación de desempeño es una promesa de transferir un bien o servicio distinto al cliente. En el caso de las licencias perpetuas, las obligaciones de desempeño pueden incluir la entrega de una licencia de software (el producto principal que se vende) o soporte al cliente (PCS) y actualizaciones posteriores al contrato.

El soporte al cliente tras la compra (PCS, por sus siglas en inglés) hace referencia al soporte técnico, las correcciones de errores y las actualizaciones que un proveedor proporciona después de entregar la licencia. Dado que el PCS se entrega a lo largo del tiempo en lugar de todo a la vez, por lo general se trata como una obligación de desempeño independiente, en la que su parte del precio de la transacción se reconoce de forma prorrateada a lo largo del período de soporte en lugar de por adelantado.

3. Determinar el precio de la transacción

Determinar a qué espera tener derecho la empresa a cambio de transferir los bienes o servicios prometidos a un cliente. Estimar los pagos variables y ajustar los efectos del tiempo sobre el valor de la transacción.

4. Asignar el precio de la transacción a las obligaciones de desempeño

Si el contrato contiene varias obligaciones de desempeño, asignar el precio de transacción a cada una de ellas en proporción a su precio de venta independiente. Por ejemplo, una empresa contratada para entregar tanto una licencia de software como servicios de soporte debe estimar los precios de venta independientes tanto de la licencia como de los servicios, si se venden por separado.

5. Reconocer los ingresos cuando (o a medida que) se satisface cada obligación de desempeño

Reconocer los ingresos cuando se satisface una obligación de desempeño transfiriendo el control de un bien o servicio prometido a un cliente. Esto puede ocurrir con el tiempo o en un momento dado. En el caso de las licencias perpetuas, las empresas suelen reconocer los ingresos cuando el software se pone a disposición del cliente. Si los servicios de soporte técnico se incluyen en el contrato y se consideran una obligación de desempeño independiente, las empresas podrían reconocer ingresos a lo largo del tiempo para que coincidan con el período durante el que se proporciona el soporte técnico.

Ejemplo

Una empresa de software vende una licencia perpetua por 1.000 $ e incluye un año de soporte valorado en 200 $, lo que hace que el precio total del contrato sea de 1.200 $. Suponiendo que no se apliquen descuentos y que estos precios reflejen los precios de venta independientes, esta es la forma en que la empresa gestionaría el reconocimiento de ingresos para este contrato:

• Asigna 1000 $ a la licencia de software y reconoce estos ingresos en el momento de la entrega.

• Asigna 200 $ al soporte y reconoce estos ingresos a lo largo del año a medida que se prestan los servicios.

Desafíos en el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas

El reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas presenta varios desafíos contables. A continuación, se analizan más en detalle algunas de las dificultades que pueden encontrar las empresas.

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos puede ser complicado cuando los ingresos de una venta en particular no se reconocen todos a la vez. La empresa debe gestionar cuidadosamente esta transición para reflejar con precisión su rendimiento financiero.

Así es como funciona:

• Ingresos diferidos: Cuando una empresa vende una licencia perpetua, a menudo recibe el pago por adelantado. Pero no puede reconocer los ingresos de una sola vez si hay servicios u obligaciones futuros. La empresa registra la parte del pago relacionada con los servicios o compromisos futuros (por ejemplo, actualizaciones de software, soporte, mantenimiento) como ingresos diferidos en el balance general hasta que se entregue el servicio o se cumpla la obligación.

• Ingresos reconocidos: Los ingresos reconocidos son la porción de los ingresos diferidos que se transfiere al estado de resultados a medida que la empresa cumple con sus obligaciones. En el caso de las licencias perpetuas, la empresa puede reconocer la licencia en sí misma en el momento de la venta, mientras que reconoce los servicios relacionados durante el período en que se proporcionan.

Cómo gestionar contratos combinados

Los contratos combinados a menudo combinan diferentes componentes, como licencias de software, soporte y paquetes de mantenimiento. Cada componente puede tener un cronograma diferente para el reconocimiento de ingresos y las empresas pueden tener dificultades para asignar los ingresos a múltiples obligaciones de desempeño, especialmente cuando los precios de venta independientes no están fácilmente disponibles.

De acuerdo con la ASC 606, las empresas deben hacer lo siguiente:

• Identificar las obligaciones de desempeño independientes: En el caso de los contratos combinados, tratar cada componente (p. ej., software, soporte) como una obligación de desempeño independiente si aporta un valor distinto al cliente.

• Asignar el precio de la transacción: Distribuir el precio total del contrato entre las obligaciones de desempeño en función de sus precios de venta independientes relativos. Por ejemplo, la empresa puede reconocer la tarifa de licencia por adelantado si es distinta, mientras que reconoce las tarifas de soporte y mantenimiento durante la duración del contrato.

Gestión de actualizaciones o servicios adicionales

Las licencias perpetuas a menudo vienen con el derecho a actualizaciones o la capacidad de comprar servicios adicionales. Evaluar si las actualizaciones y los servicios adicionales son distintos, si representan derechos materiales y cómo afectan el reconocimiento de ingresos requiere un análisis cuidadoso de los contratos y un juicio profesional.

A continuación, se muestran más de cerca estos escenarios:

• Actualizaciones futuras: Si una empresa promete actualizaciones futuras sin cargo adicional, esta promesa podría considerarse una obligación de desempeño independiente. Esto significa que es posible que la empresa deba aplazar una parte de la tarifa de licencia y reconocerla cuando se entreguen las actualizaciones.

• Servicios opcionales: Si los clientes tienen la opción de comprar servicios adicionales (por ejemplo, consultoría, soporte adicional) con un descuento, esta opción podría representar un derecho material y una obligación de desempeño independiente. Esto afecta a la forma en que se reconocen los ingresos por licencias iniciales.

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio —con herramientas para auditorías, cierres mensuales, informes y mucho más— para que puedas cerrar tu contabilidad de forma más precisa y eficiente. Además, automatiza y configura informes de ingresos para facilitar el cumplimiento de las normas ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition puede ayudarte a:

• Obtener una visión más completa de tus ingresos: En el panel de Stripe, consulta todas sus transacciones y términos de Stripe, e importa datos que no sean de Stripe.

• Automatiza los informes de ingresos: Genera informes contables listos para usar, sin hacer uso de recursos de ingeniería.

• Personaliza para tu empresa: Crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, en línea con las prácticas contables de tu empresa.

• Auditoría en tiempo real: Prepárate para las auditorías rastreando todos los ingresos hasta los clientes y transacciones subyacentes.

Conoce todos los detalles sobre cómo Revenue Recognition puede ayudarte a facilitar el cumplimiento de las normativas a nivel internacional o crea una cuenta gratuita para empezar.