Omzetverantwoording voor eeuwigdurende licenties is het proces waarbij wordt bepaald wanneer en hoe een bedrijf inkomsten uit de verkoop van software onder een eeuwigdurende licentie (een licentieovereenkomst die de koper in staat stelt een stuk software voor onbepaalde tijd te gebruiken, doorgaans in ruil voor een eenmalige vergoeding) moet boeken. In tegenstelling tot abonnementsmodellen, waarbij het recht om de software te gebruiken is gekoppeld aan regelmatige betalingen, gaat het bij een eeuwigdurende licentie meestal om een eenmalige vergoeding. Deze licentie dekt doorgaans geen toekomstige upgrades of ondersteuning, tenzij deze zijn opgenomen in afzonderlijke overeenkomsten. Eeuwigdurende licenties komen veel voor in sectoren zoals gespecialiseerde technische en creatieve software, waar ondernemingen de voorkeur geven aan langetermijncontrole over hun softwareactiva zonder extra terugkerende kosten.

Omdat softwarelevering en de overdracht van controle aan de koper doorgaans plaatsvinden op het moment van verkoop, verantwoorden ondernemingen op dat moment vaak inkomsten uit de licentie onder de Accounting Standards Codification (ASC) 606 en de International Financial Reporting Standard (IFRS) 15 (de twee belangrijkste frameworks die de omzetverantwoording regelen). Dit betekent dat ze de directe inkomsten uit deze verkopen weergeven op hun financiële overzichten. Een correcte omzetverantwoording is belangrijk om ervoor te zorgen dat financiële rapportages een nauwkeurig beeld geven van de inkomsten en financiële gezondheid van een bedrijf. Dit helpt investeerders, belanghebbenden en de directie om weloverwogen beslissingen te nemen.

Het toepassen van deze standaarden is echter niet altijd eenvoudig: ondernemingen moeten de timing van de omzetverantwoording zorgvuldig evalueren en bepalen hoe ze moeten omgaan met contracten die een eeuwigdurende licentie bundelen met andere prestatieverplichtingen, zoals ondersteuning, updates of professionele diensten.

Hieronder leggen we uit wat ondernemingen moeten weten over de omzetverantwoording van eeuwigdurende licenties en hoe ze ASC 606 en IFRS 15 kunnen toepassen op eeuwigdurende licenties, inclusief hoe ze met gebundelde contracten moeten omgaan.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een eeuwigdurende licentie en wie gebruikt deze?
  
• Eeuwigdurende licenties vs. licenties op basis van abonnementen
  
• Wanneer worden inkomsten uit eeuwigdurende licenties verantwoord?
  
• Hoe je ASC 606 en IFRS 15 toepast op eeuwigdurende licenties
  
• Uitdagingen bij het verantwoorden van inkomsten voor eeuwigdurende licenties
  
• Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen
  

Wat is een permanente licentie en wie gebruikt deze?

Een permanente licentie is een soort softwarelicentieovereenkomst waarmee de koper de software voor onbepaalde tijd kan gebruiken na een eenmalige betaling. Gebruikers die waarde hechten aan stabiliteit op lange termijn en voorspelbaarheid in softwarekosten, geven de voorkeur aan permanente licenties, vooral wanneer de software zeer belangrijk is voor hun activiteiten of projecten.

Dit zijn de typen entiteiten die doorgaans gebruikmaken van permanente licenties:

• Grote bedrijven: Deze ondernemingen geven vaak de voorkeur aan een levenslange licentie voor software, omdat ze hiermee de kosten op de lange termijn kunnen beheersen. Zodra ondernemingen de licentie hebben aangeschaft, kunnen ze de software gebruiken zonder terugkerende kosten, wat het budgetteren voorspelbaarder maakt.

• Overheidsinstanties: Overheidsinstanties maken vaak gebruik van levenslange licenties om budgettering en langetermijnplanning te vergemakkelijken. Levenslange licenties zorgen ervoor dat ze belangrijke software kunnen blijven gebruiken zonder het risico dat abonnementen verlopen en hun activiteiten beïnvloeden.

• Onderwijsinstellingen: Scholen, hogescholen en universiteiten geven vaak de voorkeur aan levenslange licenties voor hun educatieve en administratieve software. Dit voorkomt terugkerende kosten en biedt studenten en medewerkers continu toegang.

• Midden- en kleinbedrijf (mkb): Sommige mkb-ondernemingen kiezen voor levenslange licenties voor belangrijke softwaretools om de complicaties en mogelijke stijgende kosten van abonnementsproducten te vermijden.

• Individuen in gespecialiseerde vakgebieden: Professionals zoals architecten, ingenieurs en grafisch ontwerpers die voor hun werk sterk afhankelijk zijn van specifieke tools, kunnen levenslange licenties aanschaffen voor langdurige toegang zonder toekomstige betalingsverplichtingen.

Permanente licenties vs. licenties op basis van abonnementen

Eeuwigdurende licenties en op abonnementen gebaseerde licenties zijn twee veelvoorkomende modellen voor de aanschaf en het gebruik van software. De onderstaande tabel vergelijkt de verschillen op het gebied van kosten vooraf, doorlopende kosten, de behandeling van omzetverantwoording en typische gebruikssituaties.

Wanneer wordt de omzet verantwoord voor permanente licenties?

Bedrijven moeten aan verschillende criteria voldoen om inkomsten uit eeuwigdurende licenties te verantwoorden. De IFRS, de Amerikaanse Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) en andere boekhoudstandaarden bepalen deze criteria.

Dit is wat de timing bepaalt van omzetverantwoording voor permanente softwarelicenties:

• Softwarelevering: Ondernemingen verantwoorden de inkomsten uit eeuwigdurende licenties wanneer de klant de software ontvangt. Levering vindt plaats wanneer de klant de mogelijkheid heeft om de software en de licentiesleutel te downloaden of fysiek te ontvangen. Dit markeert de overdracht van controle. Daarom gaan on-premises software en omzetverantwoording voor eeuwigdurende licenties hand in hand: omdat de software direct op de eigen infrastructuur van de klant wordt geïnstalleerd, is het moment van levering (en dus de overdracht van controle) eenvoudig aan te wijzen.

• Prestatieverplichtingen: Onder de nieuwere standaarden voor omzetverantwoording (zoals ASC 606 en IFRS 15) verantwoorden bedrijven inkomsten wanneer zij aan de prestatieverplichtingen van het contract voldoen. In het geval van een eeuwigdurende licentie is de primaire verplichting doorgaans het verlenen van een licentie voor het gebruik van de software. Dat betekent dat de inkomsten kunnen worden verantwoord op het moment van levering. Maar als de verkoper verplicht is na de levering van de software activiteiten uit te voeren (zoals het bieden van maatwerk of aanvullende softwareconfiguratie), worden de inkomsten niet verantwoord voordat deze diensten zijn uitgevoerd.

• Functionele versus symbolische licentie: ASC 606 en IFRS 15 maken ook onderscheid tussen 'functioneel' en 'symbolisch' intellectueel eigendom (IE), wat bepaalt of inkomsten op één moment of gedurende een periode worden verantwoord. Een functionele licentie verleent toegang tot IE met een zelfstandige waarde die naar verwachting niet aanzienlijk zal veranderen tijdens de licentieperiode (eeuwigdurende softwarelicenties vallen vaak in deze categorie, waardoor de inkomsten op het moment van levering worden verantwoord). Een symbolische licentie verleent rechten op IE waarvan de waarde afhangt van de doorlopende ondersteuning van de verkoper (zoals een merk of logo), waardoor de inkomsten in plaats daarvan gedurende de licentietermijn worden verantwoord.

• Betalingsvoorwaarden: Ook bepalen betalingsvoorwaarden het moment van omzetverantwoording. Als de betaling afhankelijk is van het voldoen aan bepaalde voorwaarden, mag de verkoper pas inkomsten verantwoorden nadat aan deze voorwaarden is voldaan.

• Inbaarheid: Inkomsten mogen alleen worden verantwoord als het zeer waarschijnlijk is dat de verkoper de betaling zal innen. Bij twijfel over de inbaarheid van de kosten kan de verkoper de omzetverantwoording uitstellen.

Hoe een start-up zijn eerste verkoop van een eeuwigdurende licentie verantwoordt

Deze principes zijn eenvoudig voor een start-up die zijn eerste eeuwigdurende licentie verkoopt. Stel dat een start-up een klant een eenmalige, eeuwigdurende licentie voor zijn software verkoopt voor $ 50.000,00, zonder dat er aanvullend maatwerk of configuratie vereist is. Zodra de software is geleverd en de klant deze kan inzien en gebruiken, heeft de start-up aan zijn primaire prestatieverplichting voldaan en kan de start-up op dat moment het volledige bedrag van $ 50.000,00 als omzet verantwoorden, op voorwaarde dat de betaling niet afhankelijk is van onvervulde voorwaarden en de inning redelijk zeker is.

Als in hetzelfde contract echter een jaar technische ondersteuning of beloofde updates zijn inbegrepen, moet de start-up een deel van de $ 50.000,00 toewijzen aan de licentie (vooraf verantwoord) en een deel aan de ondersteuning of updates (naar rato verantwoord in de loop van het volgende jaar), aangezien dit afzonderlijke prestatieverplichtingen zijn. Voor een start-up is het belangrijk om deze toewijzing vanaf de eerste verkoop goed te doen: het vormt een precedent voor de manier waarop toekomstige contracten worden gestructureerd en gerapporteerd. Fouten hierbij kunnen financiële overzichten in de toekomst compliceren, vooral voor start-ups die zich voorbereiden op audits, fondsenwerving of overnames.

ASC 606 en IFRS 15 toepassen op permanente licenties

ASC 606 en IFRS 15 zijn standaarden voor omzetverantwoording, die zijn ontwikkeld om een consistent boekhoudkader te bieden voor diverse sectoren, waaronder sectoren die levenslange licenties aanbieden. De twee standaarden zijn gezamenlijk ontwikkeld en komen grotendeels overeen, maar er zijn enkele belangrijke verschillen die van invloed zijn op de manier waarop ze worden toegepast op levenslange licenties:

Model in vijf stappen voor omzetverantwoording

ASC 606 en IFRS 15 volgen allebei een model in vijf stappen voor omzetverantwoording. Zo pas je het toe op de omzetverantwoording voor levenslange licenties:

1. Identificeer het contract met een klant

Identificeer een klantcontract dat afdwingbare rechten en plichten creëert. Voor softwarebedrijven is dit meestal een licentieovereenkomst waarbij beide partijen akkoord gaan met de gebruiksvoorwaarden. Contracten moeten aan de volgende criteria voldoen:

• De partijen hebben het contract goedgekeurd (schriftelijk, mondeling of in overeenstemming met andere zakelijke praktijken).

• De rechten van elke partij met betrekking tot de te leveren goederen of diensten kunnen worden geïdentificeerd.

• Het contract identificeert de betalingsvoorwaarden.

• Het contract is van commerciële aard.

• Inning van betaling is waarschijnlijk.

2. Identificeer de prestatieverplichtingen in het contract

Identificeer vervolgens de prestatieverplichtingen van het contract. Een prestatieverplichting is een belofte om bepaalde goederen of diensten over te dragen aan de klant. In het geval van permanente licenties kunnen de prestatieverplichtingen bestaan uit het leveren van een softwarelicentie (het kernproduct dat wordt verkocht) of klantenondersteuning na het contract (PCS) en updates.

PCS verwijst naar de technische ondersteuning, bugfixes en updates die een leverancier biedt na het leveren van de licentie. Aangezien PCS over verloop van tijd wordt geleverd in plaats van in één keer, wordt dit meestal behandeld als een afzonderlijke prestatieverplichting, waarvan het gedeelte van de transactieprijs naar rato wordt verantwoord over de ondersteuningsperiode, in plaats van vooraf.

3. Bepaal de transactieprijs

Bepaal waar de onderneming naar verwachting recht op heeft in ruil voor het overdragen van de beloofde goederen of diensten aan een klant. Maak een schatting van variabele betalingen en corrigeer voor de tijdseffecten op de transactiewaarde.

4. Wijs de transactieprijs toe aan de prestatieverplichtingen

Als het contract meerdere prestatieverplichtingen bevat, moet aan elke verbintenis de transactieprijs worden toegerekend in verhouding tot de op zichzelf staande verkoopprijs. Een onderneming die bijvoorbeeld is gecontracteerd om zowel een softwarelicentie als een ondersteuningsdienst te leveren, moet een schatting maken van de op zichzelf staande verkoopprijzen van zowel de licentie als de diensten, indien deze afzonderlijk worden verkocht.

5. Verantwoord de omzet wanneer (of naarmate) aan elke prestatieverplichting wordt voldaan

Verantwoord omzet wanneer aan een prestatieverplichting is voldaan door de overdracht van het beheer van de beloofde goederen of diensten aan een klant. Dit kan in de loop van de tijd of op een bepaald moment gebeuren. Voor permanente licenties verantwoorden ondernemingen doorgaans inkomsten wanneer de software beschikbaar wordt gesteld aan de klant. Als ondersteunende diensten in het contract zijn opgenomen en als een afzonderlijke prestatieverplichting worden beschouwd, kunnen ondernemingen inkomsten in de loop van de tijd verantwoorden die overeenkomen met de periode waarin ondersteuning wordt verleend.

Voorbeeld

Een softwarebedrijf verkoopt een permanente licentie voor € 1,000 en biedt een jaar ondersteuning ter waarde van € 200, waardoor de totale contractprijs € 1200 wordt. Ervan uitgaande dat er geen kortingen worden toegepast en deze prijzen de op zichzelf staande verkoopprijzen weerspiegelen, zou de onderneming de omzetverantwoording voor dit contract als volgt aanpakken:

• Er wordt $ 1000,– toegewezen aan de softwarelicentie en deze omzet wordt verantwoord op het moment van levering.

• Er wordt $ 200,– toegewezen aan ondersteuning en deze omzet wordt over het jaar verantwoord naarmate de diensten worden geleverd.

Uitdagingen bij het verantwoorden van inkomsten voor permanente licenties

Omzetverantwoording met permanente licenties brengt verschillende boekhoudkundige uitdagingen met zich mee. Hier volgt een nadere blik op enkele problemen die ondernemingen kunnen ondervinden.

Een onderscheid maken wanneer uitgestelde omzet wordt omgezet in verantwoorde omzet

Het kan lastig zijn om onderscheid te maken wanneer uitgestelde omzet wordt verantwoord als de inkomsten uit een bepaalde verkoop niet in één keer worden opgenomen. De onderneming moet deze overgang zorgvuldig beheren om haar financiële prestaties nauwkeurig weer te geven.

Dit werkt als volgt:

• Uitgestelde omzet: Wanneer een onderneming een permanente licentie verkoopt, ontvangt deze de betaling vaak vooraf. Maar het kan de inkomsten niet in één keer verantwoorden als er toekomstige diensten of verplichtingen zijn. De onderneming registreert het deel van de betaling dat betrekking heeft op diensten of toekomstige verplichtingen (bijv. software-updates, ondersteuning, onderhoud) als uitgestelde omzet op de balans totdat de dienst is geleverd of de verplichting is nagekomen.

• Verantwoorde omzet: Verantwoorde omzet is het deel van de uitgestelde omzet dat wordt overgeboekt naar de winst- en verliesrekening wanneer de onderneming aan haar verplichtingen voldoet. Voor permanente licenties kan de onderneming de licentie zelf verantwoorden op het moment van verkoop, terwijl ze de gerelateerde services verantwoordt gedurende de periode dat ze worden geleverd.

Gebundelde contracten verwerken

Gebundelde contracten combineren vaak verschillende componenten, zoals softwarelicenties, ondersteuning en onderhoudspakketten. Elk onderdeel kan een andere tijdlijn hebben voor omzetverantwoording. Ondernemingen kunnen moeite hebben om inkomsten toe te rekenen aan meerdere prestatieverplichtingen, vooral wanneer afzonderlijke verkoopprijzen niet direct beschikbaar zijn.

Volgens ASC 606 moeten ondernemingen het volgende doen:

• Identificeer afzonderlijke prestatieverplichtingen: Voor gebundelde contracten moet je elk onderdeel (bijv. software of ondersteuning) als een afzonderlijke prestatieverplichting behandelen als het een afzonderlijke waarde voor de klant oplevert.

• Wijs de transactieprijs toe: Verdeel de totale contractprijs over de prestatieverplichtingen op basis van hun relatieve, op zichzelf staande verkoopprijzen. De onderneming kan bijvoorbeeld de licentiekosten vooraf verantwoorden als deze afzonderlijk zijn, terwijl deze de ondersteunings- en onderhoudskosten over de duur van het contract verantwoordt.

Upgrades of aanvullende services beheren

Permanente licenties gaan vaak gepaard met het recht op upgrades of de mogelijkheid om aanvullende services aan te schaffen. Om te beoordelen of upgrades en aanvullende services van elkaar verschillen, of ze materiële rechten vertegenwoordigen en hoe ze van invloed zijn op de omzetverantwoording, is een zorgvuldige contractanalyse en een professionele beoordeling vereist.

We gaan deze scenario's onder de loep nemen:

• Toekomstige upgrades: Als een onderneming toekomstige upgrades belooft zonder extra kosten, kan deze belofte worden beschouwd als een afzonderlijke prestatieverplichting. Dit betekent dat de onderneming mogelijk een deel van de licentiekosten moet uitstellen en deze moet erkennen wanneer de upgrades worden geleverd.

• Optionele diensten: Als klanten de mogelijkheid hebben om aanvullende diensten (bijv. advies, aanvullende ondersteuning) met korting af te nemen, kan deze optie een materieel recht en een afzonderlijke prestatieverplichting inhouden. Dit is van invloed op de manier waarop de initiële licentie-inkomsten worden erkend.

Hoe Stripe Revenue Recognition kan helpen

Stripe Revenue Recognition helpt je bij het stroomlijnen van de boekhouding op transactiebasis – inclusief audits, maandafsluiting, rapportage en meer – zodat je je boekhouding efficiënter en nauwkeuriger kunt afsluiten. Het automatiseert en configureert omzetrapportages om je te helpen voldoen aan ASC 606 en IFRS 15.

Omzetverantwoording kan je helpen met het volgende:

• Een completer beeld van je omzet krijgen: bekijk in het Stripe-dashboard al je Stripe-transacties en -voorwaarden, en importeer gegevens van buiten Stripe.

• Omzetrapporten automatiseren: genereer kant-en-klare boekhoudrapporten – zonder technische middelen.

• Aanpassen aan je bedrijf: maak en automatiseer aangepaste regels om omzet te verwerken, in lijn met de boekhoudpraktijken van je bedrijf.

• Controleer in realtime: bereid je voor op controles door elk omzetbedrag te traceren naar de onderliggende klanten en transacties.

Meer informatie over hoe Revenue Recognition je kan helpen te voldoen aan de wereldwijde boekhoudprincipes, of vandaag nog aan de slag.