Bij franchising verwijst omzetverantwoording naar hoe en wanneer een franchisegever inkomsten uit franchisegerelateerde activiteiten boekt. Traditioneel was dit afhankelijk van de initiële franchisekosten, maar moderne boekhoudnormen vereisen een meer genuanceerde benadering waarbij inkomsten worden verantwoord naarmate aan de prestatieverplichtingen wordt voldaan. Franchisegevers moeten afzonderlijke goederen of diensten binnen de franchiseovereenkomst identificeren (bijv. de licentie om het merk te gebruiken, training, doorlopende ondersteuning) en inkomsten erkennen wanneer deze aan de franchisenemer worden geleverd. Dit betekent vaak dat inkomsten in de loop van de tijd moet worden verantwoord in plaats van vooraf.

Hieronder leggen we uit wat de verschillende soorten franchisevergoedingen zijn, hoe je de inkomsten van hiervan verantwoordt, hoe je het vijfstappenmodel voor omzetverantwoording toepast op franchises en hoe je best practices voor omzetverantwoording voor franchises toepast.

Wat staat er in dit artikel?

• Soorten franchisekosten en hoe deze zijn te herkennen
  
• ASC 606 toepassen op franchise-inkomsten
  
• Uitdagingen op het gebied van omzetverantwoording voor franchises
  
• Best practices voor nauwkeurige omzetverantwoording
  

Soorten franchisekosten en hoe deze zijn te herkennen

Franchisekosten kunnen bestaan uit doorlopende royalty's, advertentiekosten en de verkoop van goederen of diensten. Volgens standaarden voor jaarrekeningen, zoals Accounting Standards Codification (ASC) 606, zijn voor al deze soorten kosten verschillende criteria en tijdstippen voor omzetverantwoording van toepassing. Dit zijn de verschillende soorten franchisekosten en hoe je deze herkent:

• Initiële franchisekosten: Franchisenemers betalen de initiële franchisekosten vooraf. Deze kosten dekken over het algemeen het recht om onder het merk en systeem van de franchisegever te opereren. De franchisegever verantwoordt de inkomsten uit deze vergoedingen in de loop van de tijd naarmate ze voldoen aan verplichtingen zoals training, ondersteuning of territoriale exclusiviteit.

• Doorlopende royalty's: Een franchisenemer betaalt doorgaans royalty's op basis van een percentage van de omzet en de franchisegever verantwoordt de royalty's als inkomsten wanneer de verkoop plaatsvindt. Deze worden beschouwd als afzonderlijke, op prestaties gebaseerde verplichtingen. De timing van de omzetverantwoording komt overeen met de verkooprapportageperioden van de franchisenemer.

• Advertentiekosten: Franchisegevers innen vaak advertentiekosten van franchisenemers om marketing- en promotieactiviteiten te financieren. Ze verantwoorden deze betalingen als inkomsten wanneer de advertentiediensten worden geleverd of gemaakt. Als de franchisegever deze middelen gezamenlijk beheert ten behoeve van het franchisenetwerk en de betalingen niet bedoeld zijn voor een afzonderlijke dienst, verantwoordt de franchisegever de middelen als onderdeel van de initiële franchisevergoeding.

• Verkoop van goederen of diensten: Wanneer franchisegevers producten, apparatuur of diensten aan franchisenemers verkopen, vindt omzetverantwoording plaats wanneer de controle over deze goederen of diensten wordt overgedragen aan de franchisenemer. Dit gebeurt meestal op het moment van levering of wanneer aan de contractuele voorwaarden is voldaan, afhankelijk van de overeenkomst.

ASC 606 toepassen op franchise-inkomsten

ASC 606 biedt franchisegevers een kader om ervoor te zorgen dat hun financiële rapportage de werkelijke economische activiteit en waarde-uitwisseling tussen hen en hun franchisenemers weerspiegelt. Hier lees je hoe je deze standaard kunt toepassen op franchise-inkomsten.

Stap 1: Identificeer het contract met een klant

Identificeer eerst het contract tussen de franchisegever en de franchisenemer. Bij franchising betekent dit meestal de franchiseovereenkomst, waarin de voorwaarden, verplichtingen en rechten van beide partijen worden beschreven. Het contract moet duidelijke voorwaarden hebben, door beide partijen worden goedgekeurd en aangeven hoe waarschijnlijk het is dat betalingen worden geïnd in ruil voor de geleverde goederen of diensten.

Stap 2: Identificeer de prestatieverplichtingen in het contract

Vervolgens moet de franchisegever de afzonderlijke prestatieverplichtingen in de overeenkomst definiëren. Dit zijn specifieke, afzonderlijke beloften om goederen of diensten te leveren. Veelvoorkomende verplichtingen zijn onder meer het verlenen van het recht om het merk te gebruiken, initiële training, gebiedsbescherming en doorlopende ondersteunende diensten. De franchisegever moet elke verplichting beoordelen om na te gaan of deze afzonderlijk is en afzonderlijk moet worden behandeld in termen van omzetverantwoording.

Stap 3: Bepaal de transactieprijs

De transactieprijs is het totale bedrag dat de franchisegever verwacht te ontvangen. Het gaat hierbij om vaste bedragen (zoals up-front franchisekosten) en variabele bedragen (zoals royalty's op basis van inkomsten). De franchisegever moet variabele overwegingen zorgvuldig inschatten en hierbij gebruikmaken van de methode van 'verwachte waarde' (rekening houdend met een reeks mogelijke uitkomsten) of de methode van het 'meest waarschijnlijke bedrag' (rekening houdend met de meest waarschijnlijke uitkomst). De franchisegever mag de omzet alleen verantwoorden voor zover het waarschijnlijk is dat er in de toekomst geen substantiële terugboeking zal plaatsvinden.

Stap 4: Wijs de transactieprijs toe aan de prestatieverplichtingen

Zodra de prestatieverplichtingen zijn vastgesteld, moet de franchisegever de transactieprijs over hen verdelen op basis van hun stand-alone verkoopprijzen. Deze toewijzing bepaalt hoeveel inkomsten er aan elke verplichting worden gekoppeld en zorgt ervoor dat de inkomsten worden verantwoord op een manier die de levering van goederen of diensten aan de franchisenemer weerspiegelt.

Stap 5: Verantwoord de omzet wanneer (of als) aan de prestatieverplichtingen is voldaan

Omzetverantwoording vindt plaats wanneer (of als) de franchisegever voldoet aan een prestatieverplichting. Voor verplichtingen waaraan in de loop van de tijd wordt voldaan, zoals doorlopende ondersteuning en training, verantwoordt de franchisegever inkomsten over diezelfde periode. Voor verplichtingen waaraan op een bepaald moment wordt voldaan, zoals de verkoop van producten en eenmalige diensten, verantwoordt de franchisegever de inkomsten wanneer de zeggenschap wordt overgedragen aan de franchisenemer.

Uitdagingen op het gebied van omzetverantwoording voor franchises

Omzetverantwoording bij franchising kan complex zijn vanwege de structuur van franchiseovereenkomsten en de verscheidenheid aan inkomstenstromen die ermee gemoeid zijn. Hier zijn enkele uitdagingen waarmee franchisegevers vaak worden geconfronteerd bij omzetverantwoording.

Gebundelde diensten

Franchisegevers bundelen vaak meerdere diensten (bijv. initiële training, locatieselectie, marketingondersteuning) in de franchisekosten. Het kan een uitdaging zijn om te bepalen hoe je deze diensten scheidt voor omzetverantwoording. Franchisegevers moeten mogelijk elke dienst een op zichzelf staande verkoopprijs geven en moeten inkomsten verantwoorden naarmate elke dienst wordt uitgevoerd. Dit vereist een zorgvuldige tracking en schatting.

• Voorbeeld: Een fastfoodfranchise verantwoordde ten onrechte de volledige franchisebetaling wanneer een nieuwe locatie werd geopend. Een deel van de kosten dekte doorlopende opleiding en ondersteuning, die had moeten worden erkend gedurende de periode dat de diensten werden verleend. Dit leidde tot een substantiële aanpassing van eerder gerapporteerde winsten.
  

Variabele vergoeding

Royalty's op basis van een percentage van de inkomsten van de franchisenemer zijn een vorm van variabele vergoeding die kan fluctueren. Het voorspellen van deze fluctuaties voor omzetverantwoording kan financiële prognoses bemoeilijken. Franchisegevers moeten ook beslissen of ze inkomsten opnemen op basis van verwachte inkomsten, wat kan leiden tot aanpassingen in toekomstige perioden als de werkelijke verkoop afwijkt van de schattingen.

• Voorbeeld: Een fitnessfranchise kreeg te maken met een juridisch geschil over hoe royalty's werden berekend en verantwoord. De franchisegever verantwoordde royalty's op basis van de verwachte jaarlijkse verkoop van nieuwe franchise-eenheden, maar de werkelijke verkoop was veel lager. Dit resulteerde in rechtszaken met franchisenemers die zich misleid voelden over de levensvatbaarheid en winstgevendheid van hun franchises.
  

Kortingen en stimulansen

Sommige franchisegevers bieden franchisenemers kortingen of incentives zoals lagere royalty's in de eerste maanden van hun onderneming. Om rekening te houden met deze beloningen, moet de transactieprijs worden aangepast. Dit kan van invloed zijn op de timing van omzetverantwoording, vooral als de beloningen afhankelijk zijn van toekomstige gebeurtenissen.

• Voorbeeld: Een retailfranchise bood initiële voorraadkortingen aan franchisenemers, maar categoriseerde deze kortingen niet goed als inkomstenverminderingen. Deze onoplettendheid leidde tot een te hoge opgave van opbrengsten in de jaarrekening, die tijdens een controle werd aangetroffen en waarvoor corrigerende maatregelen op grond van ASC 606 nodig waren.
  

Best practices voor nauwkeurige omzetverantwoording

Omzetverantwoording kan een uitdaging zijn om onder de knie te krijgen, maar er zijn enkele aanbevolen werkwijzen die het proces soepeler kunnen laten verlopen. Hier is een overzicht.

Maak een franchisespecifiek plan voor omzetverantwoording

Ontwikkel een speciaal draaiboek waarin wordt uitgelegd hoe ASC 606 van toepassing is op jouw specifieke franchisemodel. Geef concrete voorbeelden voor verschillende soorten franchisevergoedingen, royalty's, bijdragen aan marketingfondsen en productverkoop. Pas het plan aan om te laten zien hoe unieke aspecten van je onderneming, zoals regionale verschillen in overeenkomsten en speciale incentives, van invloed zijn op wanneer en hoe omzet wordt verantwoord.

Segmeteer de inkomsten op de looptijd van franchisenemers

Houd er rekening mee dat nieuwe franchisenemers mogelijk andere niveaus van ondersteuning nodig hebben en andere verdienpatronen hebben dan die van gevestigde franchisenemers. Omzetverantwoording kan verschuiven op basis van de bedrijfsfase van de franchisenemer (d.w.z. of het hun eerste jaar of hun 10e in het bedrijf is). Franchisegevers kunnen bijvoorbeeld initiële kosten voor nieuwe franchisenemers over een langere periode verantwoorden vanwege de behoefte aan intensievere ondersteuning en training, terwijl meer ervaren franchisenemers kunnen overstappen op andere structuren die van invloed kunnen zijn op de lopende vergoedingsverantwoording. Maak gesegmenteerde rapportagecategorieën die deze verschillen weerspiegelen en pas de omzetverantwoording op basis daarvan aan.

Een afdeling-overstijgende taskforce voor inkomsten opzetten

In plaats van de omzetverantwoording alleen aan de boekhoudafdeling over te laten, kun je een multifunctioneel team vormen dat franchiseontwikkeling, operations en juridische zaken omvat. Deze taskforce kan regelmatig evalueren en verfijnen hoe inkomsten worden verantwoord, vooral wanneer er nieuwe soorten diensten of producten worden geïntroduceerd. Door verschillende perspectieven toe te lichten, kun je potentiële afwijkingen vroegtijdig opsporen en voorkomen dat nieuwe initiatieven de omzetverantwoording onbedoeld bemoeilijken.

Mogelijke scenario's voor omzetverantwoording ontwikkelen

Franchiseovereenkomsten zijn niet statisch. Ze evolueren met vernieuwingen, add-ons en aanpassingen. Bouw mogelijke scenariomodellen op om te begrijpen hoe wijzigingen in overeenkomsten (bijv. het toevoegen van nieuwe diensten, het verlengen van voorwaarden) van invloed zijn op de omzetverantwoording. Zo kun je je voorbereiden op verschillende situaties en flexibele werkwijzen voor omzetverantwoording handhaven. Bedenk bijvoorbeeld hoe het toevoegen van een nieuwe digitale marketingservice die anders wordt gefactureerd, kan veranderen wanneer en hoe je de bijbehorende kosten verantwoordt.

Lokale methoden voor omzetverantwoording aanpassen

Franchiseactiviteiten kunnen per regio of land verschillen, die verschillende verwachtingen, juridische omgevingen en marktomstandigheden met zich mee kunnen brengen. Ontwerp je procedures voor omzetverantwoording zo dat deze verschillen waar nodig worden weerspiegeld. Als franchisenemers in het ene land bijvoorbeeld meer ondersteunende diensten ontvangen als gevolg van lokale regelgeving of tactieken om de markt te betreden, zorg er dan voor dat je praktijken voor omzetverantwoording deze extra servicelaag weerspiegelen in plaats van een one-size-fits-all-model toe te passen.

De feedback van franchisenemers gebruiken voor een betere inschatting van de variabele vergoeding

Ga actief in gesprek met franchisenemers om inzicht te krijgen in hun prognoses, uitdagingen en groeiplannen. Met hun feedback krijg je in real time een nauwkeuriger inzicht in wat je kunt verwachten, kun je je modellen verfijnen en realistisch blijven over de variabiliteit van de omzet. Regelmatige check-ins of enquêtes kunnen dienen als een feedbacklus om je omzetprognoses dienovereenkomstig aan te passen.

De kleine lettertjes voor marketingbudgetten verduidelijken

Marketingkosten die van franchisenemers worden geïnd, kunnen een grijs gebied zijn. Als in je franchiseovereenkomst is vastgelegd dat deze vergoedingen moeten worden gebundeld en gebruikt voor systeembrede marketing, moet je het gebruik duidelijk definiëren en bijhouden. Of deze kosten als inkomsten of verplichtingen gelden, hangt af van de manier waarop het geld wordt beheerd en uitgegeven. Als de vergoedingen inkomsten zijn, verantwoord ze dan terwijl de marketingactiviteiten worden uitgevoerd. Beheer ze anders als een apart fonds om verwarring of verkeerde rapportage te voorkomen.

Beknopte handleidingen maken voor teams in het veld

Teams in het veld spelen vaak een belangrijke rol in de dagelijkse relaties met franchisenemers en kunnen overeenkomsten of wijzigingen vormgeven die van invloed zijn op de omzetverantwoording. Geef deze teams korte handleidingen over hoe wijzigingen in franchiseovereenkomsten of -voorwaarden van invloed kunnen zijn op de financiële rapportage. Dit zal hen helpen de stroomafwaartse effecten van hun beslissingen op de boekhouding te begrijpen.

Interne beloningen afstemmen op nauwkeurige omzetrapportage

Als interne stimulansen (zoals bonussen voor franchiseverkoopteams of regionale managers) gekoppeld zijn aan inkomsten, zorg er dan voor dat deze stimulansen niet onbedoeld praktijken aanmoedigen die kunnen leiden tot agressieve of voortijdige omzetverantwoording. Stem beloningen af op duurzame groei en nauwkeurige rapportage, niet alleen op kortetermijnwinsten. Een evenwichtige aanpak stimuleert verantwoordelijk gedrag dat langdurige franchiserelaties en compliance ondersteunt.