Im Zusammenhang mit Software und geistigem Eigentum ist eine unbefristete Lizenz eine Art Lizenzvereinbarung, die es Käuferinnen und Käufern ermöglicht, eine Software auf unbestimmte Zeit zu nutzen. Anders als bei Abonnementmodellen, bei denen das Recht zur Nutzung der Software an regelmäßige Zahlungen geknüpft ist, fällt bei einer unbefristeten Lizenz in der Regel eine einmalige Gebühr an. Diese Lizenz deckt in der Regel keine zukünftigen Upgrades oder Support ab, es sei denn, diese sind als separate Vereinbarungen enthalten. Unbefristete Lizenzen sind in Branchen wie Spezialtechnik- und Kreativ-Software üblich, in denen Unternehmen eine langfristige Kontrolle über ihre Software-Ressourcen ohne wiederkehrende Zusatzkosten bevorzugen.

Es gibt spezifische Regeln für die Realisierung von Umsatz aus unbefristeten Lizenzen. Da die Software-Bereitstellung und die Übertragung der Kontrolle an die Käufer/innen am Point of Sale erfolgen, realisieren Unternehmen die Einnahmen aus der Lizenz häufig zu diesem Zeitpunkt. Das bedeutet, dass sie die unmittelbaren Einnahmen aus diesen Verkäufen in ihren Jahresabschlüssen ausweisen. Eine ordnungsgemäße Umsatzrealisierung ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Finanzberichte die Einnahmen und die finanzielle Lage eines Unternehmens genau wiedergeben. Dies hilft Investorinnen und Investoren, Beteiligten und dem Management, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Im Folgenden erklären wir, was Unternehmen über die Umsatzrealisierung für unbefristete Lizenzen wissen sollten und wie die Accounting Standards Codification (ASC) 606 und der International Financial Reporting Standard (IFRS) 15 auf unbefristete Lizenzen angewendet werden.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine unbefristete Lizenz und wer nutzt sie?
  
• Unbefristete Lizenzen vs. abonnementbasierte Lizenzen
  
• Wann wird der Umsatz für unbefristete Lizenzen realisiert?
  
• Wie man ASC 606 und IFRS 15 auf unbefristete Lizenzen anwendet
  
• Herausforderungen bei der Umsatzrealisierung für unbefristete Lizenzen
  

Was ist eine unbefristete Lizenz und wer nutzt sie?

Eine unbefristete Lizenz ist eine Art Software-Lizenzvertrag, der es Käuferinnen und Käufern ermöglicht, die Software nach einer einmaligen Zahlung auf unbestimmte Zeit zu nutzen. Nutzer/innen, die Wert auf langfristige Stabilität und Vorhersehbarkeit der Software-Kosten legen, bevorzugen unbefristete Lizenzen, insbesondere, wenn die Software für ihren Betrieb oder ihre Projekte von großer Bedeutung ist.

Hier sind die Arten von Unternehmen, die in der Regel unbefristete Lizenzen verwenden:

• Großkonzerne: Diese Unternehmen bevorzugen oft eine unbefristete Lizenz für Software, da sie damit die Kosten langfristig kontrollieren können. Sobald Unternehmen die Lizenz erworben haben, können sie die Software ohne wiederkehrende Gebühren verwenden, was die Budgetierung vorhersehbarer macht.

• Behörden: Behörden verwenden häufig unbefristete Lizenzen, um die Budgetierung und langfristige Planung zu erleichtern. Unbefristete Lizenzen stellen sicher, dass sie wichtige Software weiterhin nutzen können, ohne das Risiko einzugehen, dass Abonnements ablaufen und ihren Betrieb beeinträchtigen.

• Bildungseinrichtungen: Schulen, Hochschulen und Universitäten bevorzugen häufig unbefristete Lizenzen für ihre Bildungs- und Verwaltungs-Software. Dadurch werden wiederkehrende Gebühren vermieden und ein kontinuierlicher Zugriff für Studierende und Mitarbeitende gewährt.

• Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU): Einige kleine und mittelständische Unternehmen entscheiden sich für unbefristete Lizenzen für wichtige Software-Tools, um Komplikationen und potenzielle Kostensteigerungen bei Abonnementprodukten zu vermeiden.

• Personen in spezialisierten Bereichen: Fachleute in den Bereichen Architektur, Ingenieurswesen und Grafikdesign, die bei ihrer Arbeit stark auf bestimmte Tools angewiesen sind, erwerben möglicherweise unbefristete Lizenzen für den langfristigen Zugriff ohne zukünftige Zahlungsverpflichtungen.

Unbefristete Lizenzen vs. abonnementbasierte Lizenzen

Unbefristete Lizenzen und abonnementbasierte Lizenzen sind zwei gängige Modelle für den Erwerb und die Nutzung von Software, von denen jedes unterschiedliche Merkmale und Vorteile aufweist, die verschiedenen Bedürfnissen und Vorlieben entsprechen. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die einzelnen Lizenztypen.

Unbefristete Lizenzen

Eine unbefristete Lizenz ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, eine einmalige Gebühr für die Software zu zahlen und sie auf unbestimmte Zeit zu nutzen. Nach dem Erstkauf fallen keine zusätzlichen Gebühren an, um die Software weiter nutzen zu können. Dies kann im Laufe der Zeit wirtschaftlicher sein, insbesondere bei Software, die keine häufigen Updates erfordert, und ermöglicht Stabilität, indem der Zugriff auf die erworbene Version unabhängig von Anbieterwechseln oder eingestellten Produktangeboten beibehalten wird.

Trotz dieser Vorteile können die höheren Anschaffungskosten unbefristeter Lizenzen für einige Nutzer/innen oder Unternehmen unerschwinglich sein. Es besteht auch die Gefahr, dass die gekaufte Software ohne regelmäßige Updates (die oft mit einer Gebühr verbunden sind) veraltet sein kann. Diese Lizenzen sind auch relativ unflexibel und die Änderung oder Skalierung der Software-Nutzung kann schwieriger und kostspieliger sein als bei einem Abonnementmodell.

Unbefristete Lizenzen eignen sich am besten für Nutzer/innen, die stabile, langfristige Software-Lösungen benötigen, ohne sich um wiederkehrende Kosten sorgen zu müssen. Sie sind ideal für Unternehmen mit vorhersehbarem Software-Bedarf und ausreichendem Kapital für Vorabinvestitionen.

Abonnementbasierte Lizenzen

Bei der abonnementbasierten Lizenzierung ist die Zahlung einer wiederkehrenden Gebühr (z. B. monatlich, jährlich) für die Nutzung der Software erforderlich. Dieser Lizenztyp ist mit geringeren Anschaffungskosten verbunden, was ihn für einige Käufer/innen zugänglicher macht, und beinhaltet in der Regel automatische Updates und Verbesserungen, die die Software ohne zusätzliche Kosten auf dem neuesten Stand halten. Bei abonnementbasierten Lizenzen ist es einfacher, die Anzahl der Lizenzen an den aktuellen Bedarf anzupassen, was bei schwankenden Geschäftsbedingungen von Vorteil ist.

Während die anfänglichen Kosten niedriger sind, können sich die laufenden Zahlungen summieren und schließlich die Kosten einer unbefristeten Lizenz übertreffen. Die Abonnementgebühren können je nach den vom Anbieter festgelegten Bedingungen steigen und die wiederkehrenden Zahlungen der Unternehmen können höher ausfallen als erwartet. Abonnementbasierte Lizenzen schaffen auch eine Abhängigkeit vom Anbieter, da der fortgesetzte Zugriff von der Stabilität und den Richtlinien des Anbieters abhängt.

Abonnementbasierte Lizenzen eignen sich am besten für Unternehmen, die Flexibilität, eine minimale Anfangsinvestition und Zugriff auf die neuesten Software-Updates wünschen. Sie eignen sich ideal für Start-ups, Unternehmen in dynamischen Branchen und solche mit sich ändernden Software-Anforderungen.

Wann wird der Umsatz für unbefristete Lizenzen realisiert?

Unternehmen müssen mehrere Kriterien erfüllen, um Umsatz aus unbefristeten Lizenzen zu realisieren. Diese Kriterien sind in den IFRS, den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) und anderen Rechnungslegungsstandards festgelegt.

So wird der Zeitpunkt der Umsatzrealisierung für unbefristete Software-Lizenzen bestimmt:

• Software-Bereitstellung: Unternehmen realisieren Umsatz aus unbefristeten Lizenzen, wenn die Kundinnen und Kunden die Software erhalten. Die Lieferung erfolgt, wenn Kundinnen und Kunden die Software und den Lizenzschlüssel herunterladen können oder physisch erhalten. Dies kennzeichnet die Übergabe der Kontrolle.

• Leistungspflichten: Nach den neueren Standards zur Umsatzrealisierung (wie ASC 606 und IFRS 15) realisieren Unternehmen Umsatzerlöse, wenn sie die Leistungsverpflichtungen des Vertrags erfüllen. Im Falle einer unbefristeten Lizenz besteht die Hauptverpflichtung in der Regel darin, eine Lizenz zur Nutzung der Software zu erteilen. Das bedeutet, dass der Umsatz zum Zeitpunkt der Bereitstellung realisiert werden kann. Wenn das Verkaufsunternehmen jedoch nach der Software-Bereitstellung Aktivitäten ausführen muss (z. B. Anpassung oder zusätzliche Software-Konfiguration), realisiert es Umsatz erst dann, wenn diese Dienstleistungen erbracht wurden.

• Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen bestimmen ebenfalls den Zeitpunkt der Umsatzrealisierung. Wenn die Zahlung von der Erfüllung bestimmter Bedingungen abhängig gemacht wird, sollte das Verkaufsunternehmen erst dann Umsatz realisieren, wenn diese erfüllt sind.

• Einziehbarkeit: Umsatz sollte nur dann realisiert werden, wenn es sehr wahrscheinlich ist, dass das Verkaufsunternehmen die Zahlung einzieht. Wenn Zweifel an der Einziehbarkeit der Gebühr bestehen, kann das Verkaufsunternehmen die Umsatzrealisierung verschieben.

Wie man ASC 606 und IFRS 15 auf unbefristete Lizenzen anwendet

ASC 606 und IFRS 15 sind Standards zur Umsatzrealisierung, die entwickelt wurden, um einen einheitlichen Rechnungslegungsrahmen für alle Branchen zu schaffen, einschließlich solcher, die unbefristete Lizenzen anbieten. ASC 606 und IFRS 15 folgen einem fünfstufigen Modell der Umsatzrealisierung. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie dieses Modell auf die Umsatzrealisierung für unbefristete Lizenzen anwenden.

Schritt 1: Vertrag mit einer Kundin/einem Kunden identifizieren

Identifizieren Sie einen Kundenvertrag, der durchsetzbare Rechte und Pflichten aufstellt. Bei Software-Unternehmen handelt es sich dabei in der Regel um einen Lizenzvertrag, bei dem beide Parteien den Nutzungsbedingungen zustimmen. Verträge müssen folgende Kriterien erfüllen:

• Die Parteien haben dem Vertrag zugestimmt (schriftlich, mündlich oder in Übereinstimmung mit anderen Geschäftspraktiken).

• Die Rechte jeder Partei in Bezug auf die zu übertragenden Waren oder Dienstleistungen sind erkennbar.

• Im Vertrag sind Zahlungsbedingungen festgelegt.

• Der Vertrag hat wirtschaftlichen Gehalt.

• Der Zahlungseinzug ist wahrscheinlich.

Schritt 2: Die Leistungsverpflichtungen im Vertrag ermitteln

Ermitteln Sie als Nächstes die Leistungsverpflichtungen des Vertrags. Eine Leistungsverpflichtung ist ein Versprechen, eine bestimmte Ware oder Dienstleistung an Kundschaft zu übertragen. Im Falle von unbefristeten Lizenzen können die Leistungsverpflichtungen die Bereitstellung einer Software-Lizenz (das Kernprodukt, das verkauft wird) oder nachvertraglichen Kundensupport und Updates umfassen.

Schritt 3: Transaktionspreis bestimmen

Bestimmen Sie, worauf das Unternehmen im Gegenzug für die Übertragung der versprochenen Waren oder Dienstleistungen Anspruch erhält. Schätzen Sie alle variablen Zahlungen und berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Zeit auf den Transaktionswert.

Schritt 4: Transaktionspreis den Leistungsverpflichtungen zuordnen

Enthält der Vertrag mehrere Leistungsverpflichtungen, ordnen Sie den Transaktionspreis jeder einzelnen Verpflichtung im Verhältnis zu ihrem eigenständigen Verkaufspreis zu. Beispielsweise muss ein Unternehmen, das sowohl mit der Bereitstellung einer Software-Lizenz als auch mit Supportleistungen beauftragt ist, die eigenständigen Verkaufspreise sowohl für die Lizenz als auch für die Dienste schätzen, wenn diese separat verkauft werden.

Schritt 5: Umsatz zum Zeitpunkt der Erfüllung der jeweiligen Leistungspflicht realisieren

Realisieren Sie Umsatz, wenn eine Leistungsverpflichtung erfüllt wird, indem die Kontrolle über eine versprochene Ware oder Dienstleistung an eine Kundin/einen Kunden übertragen wird. Dies kann im Laufe der Zeit oder zu einem bestimmten Zeitpunkt geschehen. Bei unbefristeten Lizenzen realisieren Unternehmen in der Regel den Umsatz, wenn die Software den Kundinnen und Kunden zur Verfügung gestellt wird. Wenn Supportleistungen im Vertrag enthalten sind und als separate Leistungsverpflichtung betrachtet werden, können Unternehmen Umsatz im Zeitverlauf realisieren, entsprechend den Zeitraum, in dem der Support erbracht wird.

Beispiel

Ein Software-Unternehmen verkauft eine unbefristete Lizenz für 1.000 USD mit einem Jahr Support im Wert von 200 USD, was einen Gesamtvertragspreis von 1.200 USD ergibt. Unter der Annahme, dass keine Rabatte angewendet werden und diese Preise die eigenständigen Verkaufspreise widerspiegeln, würde das Unternehmen die Umsatzrealisierung für diesen Vertrag wie folgt handhaben:

• Der Software-Lizenz werden 1.000 USD zugewiesen, wobei dieser Umsatz zum Zeitpunkt der Lieferung realisiert wird.

• 200 USD werden dem Support zugewiesen und über das Jahr, in dem die Dienstleistungen erbracht werden, realisiert.

Herausforderungen bei der Umsatzrealisierung für unbefristete Lizenzen

Die Umsatzrealisierung für unbefristete Lizenzen bringt einige buchhalterische Herausforderungen mit sich. Im Folgenden werden einige Schwierigkeiten, auf die Unternehmen stoßen können, im Einzelnen erläutert.

Unterscheidung, wann aus abgegrenztem Umsatz realisierter Umsatz wird

Die Unterscheidung, wann aus abgegrenztem Umsatz realisierter Umsatz wird, kann schwierig sein, wenn der Umsatz aus einem bestimmten Verkauf nicht auf einmal realisiert wird. Das Unternehmen muss diesen Übergang sorgfältig verwalten, um seine finanzielle Leistung genau widerzuspiegeln.

So funktioniert das:

• Abgegrenzter Umsatz: Wenn ein Unternehmen eine unbefristete Lizenz verkauft, erhält es die Zahlung oft im Voraus. Es kann jedoch nicht alle Einnahmen auf einmal realisieren, wenn es zukünftige Dienstleistungen oder Verpflichtungen gibt. Das Unternehmen erfasst den Teil der Zahlung, der sich auf Dienstleistungen oder zukünftige Verpflichtungen bezieht (z. B. Software-Updates, Support, Wartung), als Umsatzabgrenzungsposten in der Bilanz, bis die Dienstleistung erbracht oder die Verpflichtung erfüllt ist.

• Realisierter Umsatz: Der realisierte Umsatz ist der Teil des abgegrenzten Umsatzes, der in die Gewinn- und Verlustrechnung übertragen wird, wenn das Unternehmen seinen Verpflichtungen nachkommt. Bei unbefristeten Lizenzen realisiert das Unternehmen die Lizenz selbst möglicherweise zum Zeitpunkt des Verkaufs, während es zugehörige Dienstleistungen über den Zeitraum realisiert, in dem sie bereitgestellt werden.

Umgang mit gebündelten Verträgen

Gebündelte Verträge kombinieren oft verschiedene Komponenten wie Software-Lizenzen, Support und Wartungspakete. Jede Komponente könnte einem anderen Zeitplan für die Umsatzrealisierung folgen und Unternehmen können Schwierigkeiten haben, Umsatz auf mehrere Leistungsverpflichtungen aufzuteilen, insbesondere, wenn eigenständige Verkaufspreise nicht ohne Weiteres verfügbar sind.

Gemäß ASC 606 müssen Unternehmen folgende Anforderungen erfüllen:

• Separate Leistungsverpflichtungen identifizieren: Behandeln Sie bei gebündelten Verträgen jede Komponente (z. B. Software, Support) als separate Leistungsverpflichtung, wenn sie der Kundschaft einen eigenen Mehrwert bietet.

• Transaktionspreis zuweisen: Verteilen Sie den Gesamtvertragspreis auf die Leistungsverpflichtungen auf der Grundlage ihrer relativen Einzelverkaufspreise. Zum Beispiel kann das Unternehmen die Lizenzgebühr im Voraus realisieren, wenn sie einen eigenen Preis aufweist, während es Support- und Wartungsgebühren über die Vertragslaufzeit realisiert.

Upgrades und Zusatzleistungen verwalten

Unbefristete Lizenzen sind oft mit dem Recht auf Upgrades oder der Möglichkeit, Zusatzleistungen zu erwerben, verbunden. Die Beurteilung, ob Upgrades und Zusatzleistungen eigenständig sind, ob sie materielle Rechte darstellen und wie sie sich auf die Umsatzrealisierung auswirken, erfordert eine sorgfältige Vertragsanalyse und professionelles Urteilsvermögen.

Im Folgenden finden Sie eine genauere Betrachtung dieser Szenarien:

• Zukünftige Upgrades: Wenn ein Unternehmen zukünftige Upgrades ohne zusätzliche Kosten verspricht, kann dieses Versprechen als separate Leistungsverpflichtung betrachtet werden. Dies bedeutet, dass das Unternehmen möglicherweise einen Teil der Lizenzgebühr abgrenzen und bei Lieferung der Upgrades realisieren muss.

• Optionale Leistungen: Wenn die Kundschaft die Möglichkeit hat, zusätzliche Dienstleistungen (z. B. Beratung, zusätzlicher Support) mit einem Rabatt zu erwerben, kann diese Option ein materielles Recht und eine gesonderte Leistungsverpflichtung darstellen. Dies wirkt sich darauf aus, wie der anfängliche Lizenzumsatz realisiert wird.