En el contexto de software y propiedad intelectual, una licencia perpetua es un tipo de contrato de licencia que permite al comprador utilizar un software de forma indefinida. A diferencia de los modelos de suscripción, en los que el derecho a utilizar el software está vinculado a los pagos periódicos, una licencia perpetua suele implicar una tarifa única. Por lo general, esta licencia no incluye actualizaciones futuras ni soporte, a menos que se estipulen en acuerdos separados. Las licencias perpetuas son comunes en industrias como la ingeniería especializada y el software creativo, donde las empresas prefieren mantener un control a largo plazo sobre sus activos de software sin costos adicionales recurrentes.

Existen reglas específicas para reconocer ingresos provenientes de licencias perpetuas. Debido a que la entrega del software y la transferencia del control al comprador ocurren en el punto de venta, las empresas suelen reconocer los ingresos de la licencia en ese momento. Esto significa que reflejan los ingresos inmediatos de estas ventas en sus estados financieros. Un reconocimiento de ingresos adecuado es importante para garantizar que los informes financieros representen con precisión las ganancias y la salud financiera de una empresa, lo que ayuda a los inversores, a las partes interesadas y a la gerencia a tomar decisiones informadas.

A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas y cómo aplicar la Codificación de Normas de Contabilidad (Accounting Standards Codification, ASC) 606 y la Norma Internacional de información financiera (NIIF) 15 a las licencias perpetuas.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es una licencia perpetua y quién la utiliza?
  
• Licencias perpetuas frente a licencias por suscripción
  
• ¿Cuándo se reconocen los ingresos por licencias perpetuas?
  
• Cómo aplicar ASC 606 y NIIF 15 a licencias perpetuas
  
• Desafíos en el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas
  

¿Qué es una licencia perpetua y quién la utiliza?

Una licencia perpetua es un tipo de contrato de licencia de software que permite al comprador utilizar el software de forma indefinida tras un pago único. Los usuarios que valoran la estabilidad y la previsibilidad a largo plazo en los costos de software prefieren las licencias perpetuas, especialmente cuando el software es de gran importancia para sus operaciones o proyectos.

Estos son los tipos de entidades que suelen utilizar licencias perpetuas:

• Grandes corporaciones: Estas empresas suelen optar por una licencia perpetua de software, ya que les permite controlar los costos a largo plazo. Una vez que las empresas adquieren la licencia, pueden usar el software sin tarifas recurrentes, lo que hace que el presupuesto sea más predecible.

• Agencias gubernamentales: Las agencias gubernamentales suelen utilizar licencias perpetuas para facilitar la elaboración de presupuestos y la planificación a largo plazo. Las licencias perpetuas garantizan que puedan seguir usando un software importante sin el riesgo de que las suscripciones venzan y afecten sus operaciones.

• Instituciones educativas: Las escuelas, colegios y universidades suelen preferir licencias perpetuas para su software educativo y administrativo. Esto evita tarifas recurrentes y otorga acceso continuo a estudiantes y personal.

• Pequeñas y medianas empresas (pymes): Algunas pymes eligen licencias perpetuas para herramientas de software importantes y así evitar las complicaciones y el posible aumento de costos de los productos por suscripción.

• Particulares en campos especializados: Los profesionales como arquitectos, ingenieros y diseñadores gráficos que dependen en gran medida de herramientas específicas para su trabajo pueden adquirir licencias perpetuas para acceso a largo plazo sin obligaciones de pago futuras.

Licencias perpetuas frente a licencias por suscripción

Las licencias perpetuas y las licencias por suscripción son dos modelos comunes para adquirir y utilizar software, cada uno con características y beneficios distintos que se ajustan a diferentes necesidades y preferencias. A continuación, te mostramos un resumen rápido de cada tipo de licencia.

Licencias perpetuas

Una licencia perpetua permite al usuario pagar una tarifa única para utilizar el software de forma indefinida. Después de la compra inicial, no se requieren tarifas adicionales para seguir utilizando el software. Esto puede ser más económico a lo largo del tiempo, especialmente para un software que no requiere actualizaciones frecuentes, y otorga estabilidad al mantener el acceso a la versión adquirida por el comprador, independientemente de los cambios del proveedor o de los productos que estén fuera de circulación.

A pesar de estos beneficios, los costos iniciales más elevados de las licencias perpetuas pueden excluir a algunos usuarios o empresas. También existe el riesgo de que, sin actualizaciones periódicas (que a menudo tienen un costo), el software adquirido pueda volverse obsoleto. Estas licencias también son relativamente poco flexibles, y cambiar o ajustar el consumo del software puede resultar más difícil y costoso que hacerlo con un modelo de suscripción.

Las licencias perpetuas son las más adecuadas para los usuarios que necesitan soluciones de software estables y a largo plazo, sin preocuparse por los costos recurrentes. Son ideales para empresas con necesidades de software predecibles y con capital disponible para invertir por adelantado.

Licencias por suscripción

Las licencias por suscripción consisten en pagar una tarifa recurrente (por ejemplo, mensual o anual) para utilizar el software. Este tipo de licencia tiene costos iniciales más bajos, lo que la hace más accesible para algunos compradores, e incluye generalmente actualizaciones automáticas y mejoras, que mantienen el software actualizado sin cargos adicionales. Con las licencias por suscripción, es más fácil ajustar el número de licencias según las necesidades actuales, lo que resulta beneficioso para las condiciones comerciales fluctuantes.

Si bien los costos iniciales son más bajos, los pagos continuos pueden acumularse y eventualmente superar el costo de una licencia perpetua. Las cuotas de suscripción pueden aumentar, de acuerdo con los términos establecidos por el proveedor, y los pagos recurrentes de las empresas pueden resultar más altos de lo esperado. Las licencias por suscripción también generan una dependencia del proveedor, ya que el acceso continuo depende de la estabilidad y las políticas del proveedor.

Las licencias por suscripción son más adecuadas para las empresas que buscan flexibilidad, una inversión inicial mínima y acceso a las últimas actualizaciones de software. Son ideales para startups, empresas de sectores dinámicos y aquellas con necesidades de software cambiantes.

¿Cuándo se reconocen los ingresos por licencias perpetuas?

Las empresas deben cumplir con varios criterios para reconocer ingresos por licencias perpetuas. La NIIF, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) de los EE. UU. y otras normas contables establecen estos criterios.

Esto es lo que determina el momento del reconocimiento de ingresos por licencias de software perpetuas:

• Entrega del software: Las empresas reconocen los ingresos de licencias perpetuas cuando el cliente recibe el software. La entrega se produce cuando el cliente tiene la capacidad de descargar o recibe físicamente el software y la clave de licencia. Esto marca la transferencia del control.

• Obligaciones de cumplimiento: De acuerdo con las normas de reconocimiento de ingresos más recientes (como ASC 606 y NIIF 15), las empresas reconocen los ingresos cuando cumplen con las obligaciones de cumplimiento del contrato. En el caso de una licencia perpetua, la obligación principal consiste típicamente en otorgar una licencia para utilizar el software. Esto significa que los ingresos se pueden reconocer en el punto de entrega. Sin embargo, si el vendedor está obligado a realizar actividades después de la entrega del software (como proporcionar personalización o configuración adicional del software), no reconoce ingresos hasta que se realicen estos servicios.

• Condiciones de pago: Las condiciones de pago también determinan el momento del reconocimiento de ingresos. Si el pago está condicionado al cumplimiento de ciertas condiciones, el vendedor no debe reconocer ingresos hasta que se cumplan.

• Cobro: Los ingresos se deben reconocer solo si es altamente probable que el vendedor reciba el pago. Si hay dudas sobre el cobro de la tarifa, el vendedor podría posponer el reconocimiento de ingresos.

Cómo aplicar ASC 606 y NIIF 15 a licencias perpetuas

ASC 606 y NIIF 15 son normas de reconocimiento de ingresos diseñadas para establecer un marco contable constante en diversas industrias, incluidas aquellas que ofrecen licencias perpetuas. ASC 606 y NIIF 15 siguen un modelo de cinco pasos de reconocimiento de ingresos. A continuación, te explicamos cómo aplicar este modelo al reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas.

Paso 1: Identificar el contrato con un cliente

Identifique un contrato con un cliente que establezca derechos y obligaciones exigibles. Para las empresas de software, este suele ser un contrato de licencia en el que ambas partes acuerdan los términos y condiciones de uso. Los contratos deben cumplir con los siguientes criterios:

• Las partes han aprobado el contrato (por escrito, de forma oral o de acuerdo con otras prácticas comerciales).

• Los derechos de cada parte con respecto a los bienes o servicios a transferir están claramente determinados.

• El contrato establece las condiciones de pago.

• El contrato tiene sustancia comercial.

• Es probable que se cobre el pago.

Paso 2: Identificar las obligaciones de cumplimiento en el contrato

A continuación, identifica las obligaciones de cumplimiento del contrato. Una obligación de cumplimiento es una promesa de transferir un bien o servicio distintivo al cliente. En el caso de las licencias perpetuas, las obligaciones de cumplimiento pueden incluir la entrega de una licencia de software (el producto principal que se vende) o la asistencia al cliente posterior al contrato (post-contract customer support, PCS) y las actualizaciones.

Paso 3: Determinar el precio de la transacción

Determina lo que la empresa espera recibir a cambio de la transferencia de los bienes o servicios prometidos al cliente. Estima cualquier pago variable y ajusta el valor de la transacción en función del impacto del tiempo.

Paso 4: Asignar el precio de la transacción a las obligaciones de cumplimiento

Si el contrato contiene múltiples obligaciones de cumplimiento, asigna el precio de la transacción a cada una en proporción a su precio de venta por separado. Por ejemplo, una empresa contratada para entregar tanto una licencia de software como servicios de soporte debe determinar los precios de venta por separado de cada uno, en caso de que se vendan de manera independiente.

Paso 5: Reconocer los ingresos cuando (o a medida que) se cumpla cada obligación de cumplimiento

Reconocer los ingresos cuando se satisfaga una obligación de cumplimiento mediante la transferencia del control de un bien o servicio prometido al cliente. Esto puede ocurrir a lo largo del tiempo o en un momento específico. En el caso de las licencias perpetuas, las empresas suelen reconocer los ingresos en el momento en que el software se pone a disposición del cliente. Si el contrato incluye servicios de soporte considerados como una obligación de cumplimiento independiente, las empresas podrían reconocer los ingresos a lo largo del tiempo, de manera que se alineen con el período durante el cual se proporciona dicho soporte

Ejemplo

Una empresa de software vende una licencia perpetua por $1,000 e incluye un año de soporte valorado en $200, lo que hace que el precio total del contrato sea de $1,200. Asumiendo que no se aplican descuentos y que estos precios reflejan los precios de venta por separado, a continuación se detalla cómo la empresa manejaría el reconocimiento de ingresos para este contrato:

• Se asignan $1,000 a la licencia de software, y el ingreso se reconoce en el momento de la entrega.

• Se asignan $200 al soporte, y el ingreso se reconoce a lo largo del año a medida que se prestan los servicios.

Desafíos en el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas

El reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas presenta varios desafíos contables. A continuación, analizamos más de cerca algunas dificultades que las empresas podrían encontrar.

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos puede ser complicado cuando los ingresos de una venta particular no se reconocen de una sola vez La empresa debe gestionar cuidadosamente esta transición para reflejar con precisión su desempeño financiero.

Así es como funciona:

• Ingresos diferidos: Cuando una empresa vende una licencia perpetua, a menudo recibe el pago por adelantado. Sin embargo, no puede reconocer los ingresos de una sola vez si hay servicios u obligaciones futuras. La empresa registra la parte del pago relacionada con los servicios o compromisos futuros (por ejemplo, actualizaciones de software, soporte y mantenimiento) como ingresos diferidos en el balance hasta que se preste el servicio o se cumpla la obligación.

• Ingresos reconocidos: Los ingresos reconocidos son la parte de los ingresos diferidos que se transfieren al estado de resultados a medida que la empresa cumple con sus obligaciones. En el caso de las licencias perpetuas, la empresa puede reconocer la licencia en el momento de la venta, mientras que los servicios relacionados se reconocen a lo largo del período en que se proporcionan.

Gestión de grupos de contratos

Los grupos de contratos suelen combinar diferentes componentes, como licencias de software, soporte y paquetes de mantenimiento. Cada componente puede tener un cronograma distinto para el reconocimiento de ingresos, lo que puede dificultar a las empresas la asignación de ingresos entre múltiples obligaciones de cumplimiento, especialmente cuando los precios de venta independientes no se encuentran disponibles fácilmente.

De acuerdo con ASC 606, las empresas deben hacer lo siguiente:

• Identificar obligaciones de cumplimiento independientes: En el caso de los grupos de contratos, tratar cada componente (por ejemplo, software, soporte) como una obligación de cumplimiento independiente si proporciona un valor distinto al cliente.

• Asignar el precio de la transacción: Asignar el precio total del contrato entre las obligaciones de cumplimiento en función de sus precios de venta independientes relativos. Por ejemplo, la empresa puede reconocer la tarifa de la licencia de inmediato si esta es independiente, mientras que las tarifas por soporte y mantenimiento se reconocen a lo largo de la duración del contrato.

Gestión de actualizaciones o servicios adicionales

Las licencias perpetuas a menudo incluyen el derecho a actualizaciones o la posibilidad de adquirir servicios adicionales. Evaluar si las actualizaciones y los servicios adicionales son distintos, si constituyen derechos materiales y cómo afectan el reconocimiento de ingresos requiere un análisis cuidadoso del contrato y un juicio profesional.

A continuación, analizamos en más detalle estos escenarios:

• Actualizaciones futuras: Si una empresa promete actualizaciones futuras sin cargo adicional, esta promesa podría considerarse una obligación de cumplimiento independiente. Esto significa que la empresa podría necesitar diferir una parte de la tarifa de la licencia y reconocerla cuando se entreguen las actualizaciones.

• Servicios opcionales: Si los clientes tienen la opción de adquirir servicios adicionales (por ejemplo, consultoría, soporte adicional) a un precio con descuento, esta opción podría representar un derecho material y una obligación de cumplimiento independiente. Esto afecta cómo se reconocen los ingresos iniciales de la licencia.