El reconocimiento de ingresos de las licencias perpetuas es el proceso de determinar cuándo y cómo una empresa debe registrar los ingresos derivados de la venta de software bajo una licencia perpetua, un acuerdo de concesión de licencias que le permite al comprador usar un programa informático de forma indefinida, generalmente a cambio de una comisión por única vez. A diferencia de los modelos de suscripción, en los que el derecho a utilizar el software está vinculado a pagos regulares, una licencia perpetua suele implicar una comisión por única vez. Por lo general, esta licencia no cubre futuras mejoras ni soporte, a menos que se incluyan como acuerdos separados. Las licencias perpetuas son comunes en industrias como la ingeniería especializada y el software creativo, donde las empresas prefieren el control a largo plazo sobre sus activos de software sin costos recurrentes adicionales.

Debido a que la entrega del software y la transferencia de control al comprador suelen ocurrir en el punto de venta, las empresas a menudo reconocen ingresos de la licencia en ese momento de acuerdo con la Codificación de Normas Contables (ASC) 606 y la Norma Internacional de Información Financiera (IFRS) 15, los dos principales marcos que regulan el reconocimiento de ingresos. Esto significa que reflejan los ingresos inmediatos de estas ventas en sus estados financieros. Un reconocimiento de ingresos adecuado es importante para garantizar que los informes financieros representen con precisión las ganancias y la salud financiera de una empresa, lo que ayuda a los inversionistas, a las partes interesadas y a la gerencia a tomar decisiones fundamentadas.

Sin embargo, no siempre es fácil aplicar estas normas: las empresas deben evaluar con atención el momento del reconocimiento de ingresos y la manera de manejar los contratos que combinan una licencia perpetua con otras obligaciones de desempeño, como soporte, actualizaciones o servicios profesionales.

A continuación, explicaremos lo que las empresas deben saber sobre el reconocimiento de ingresos de las licencias perpetuas y cómo aplicar la ASC 606 y la IFRS 15 a las licencias perpetuas, además de cómo manejar los contratos combinados.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una licencia perpetua y quién la usa?
  
• Licencias perpetuas en comparación con licencias basadas en suscripción
  
• ¿Cuándo se reconocen los ingresos de las licencias perpetuas?
  
• Cómo aplicar la ASC 606 y la IFRS 15 a las licencias perpetuas
  
• Desafíos en el reconocimiento de ingresos para licencias perpetuas
  
• Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition
  

¿Qué es una licencia perpetua y quién la utiliza?

Una licencia perpetua es un tipo de contrato de licencia de software que permite al comprador utilizar el software de forma indefinida tras un pago único. Los usuarios que valoran la estabilidad y la previsibilidad a largo plazo en los costos de software prefieren las licencias perpetuas, especialmente cuando el software es de gran importancia para sus operaciones o proyectos.

Estos son los tipos de entidades que suelen utilizar licencias perpetuas:

• Grandes empresas: Estas empresas a menudo prefieren una licencia perpetua de software porque les permite controlar los costos a largo plazo. Una vez que las empresas compran la licencia, pueden usar el software sin tarifas recurrentes, lo que hace que el presupuesto sea más predecible.

• Agencias gubernamentales: Las agencias gubernamentales utilizan con frecuencia licencias perpetuas para facilitar la elaboración de presupuestos y la planificación a largo plazo. Las licencias perpetuas garantizan que puedan seguir utilizando un software importante sin el riesgo de que caduquen las suscripciones y afecten a sus operaciones.

• Instituciones educativas: Las escuelas, colegios y universidades a menudo prefieren las licencias perpetuas para su software educativo y administrativo. Esto evita tarifas recurrentes y otorga acceso continuo a los estudiantes y al personal.

• Pequeñas y medianas empresas (pymes): Algunas pymes eligen licencias perpetuas para herramientas de software importantes para evitar las complicaciones y la posibilidad de que aumenten los costos de los productos de suscripción.

• Personas en campos especializados: Los profesionales como arquitectos, ingenieros y diseñadores gráficos que dependen en gran medida de herramientas específicas para su trabajo podrían comprar licencias perpetuas para tener acceso a largo plazo sin obligaciones de pago futuras.

Licencias perpetuas frente a licencias por suscripción

Las licencias perpetuas y las licencias basadas en suscripción son dos modelos comunes para adquirir y utilizar software. En la tabla a continuación, se comparan las diferencias que tienen en cuanto a costos iniciales, comisiones continuas, tratamiento del reconocimiento de ingresos y casos de uso típicos.

¿Cuándo se reconocen los ingresos por licencias perpetuas?

Las empresas deben cumplir varios criterios para reconocer los ingresos a partir de las licencias perpetuas. Estos criterios los establecen las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) de los EE. UU. y otras normas contables.

Esto es lo que determina el momento del reconocimiento de ingresos por licencias de software perpetuas:

• Entrega de software: las empresas reconocen ingresos a partir de las licencias perpetuas cuando el cliente recibe el software. La entrega ocurre cuando el cliente tiene la capacidad de descargar o recibir físicamente el software y la clave de licencia. Esto marca la transferencia de control. Esta es la razón por la que el reconocimiento de ingresos de las licencias perpetuas y el software local van de la mano: dado que el software se instala directamente en la propia infraestructura del cliente, el punto de entrega y, por lo tanto, la transferencia de control son fáciles de identificar.

• Obligaciones de desempeño: en virtud de las nuevas normas de reconocimiento de ingresos (como ASC 606 e IFRS 15), las empresas reconocen ingresos cuando cumplen las obligaciones de desempeño del contrato. En el caso de una licencia perpetua, la obligación principal suele ser otorgar una licencia para usar el software. Eso significa que los ingresos pueden reconocerse en el punto de entrega. Pero si se le exige al vendedor que realice actividades después de la entrega del software (como proporcionar personalización o configuración adicional del software), no reconoce los ingresos hasta que no preste estos servicios.

• Licencia funcional frente a licencia simbólica: la ASC 606 y la IFRS 15 también distinguen entre propiedad intelectual (PI) «funcional» y «simbólica», lo que determina si los ingresos se reconocen en un momento determinado o a lo largo del tiempo. Una licencia funcional otorga acceso a la PI con valor independiente que no se espera que cambie significativamente durante el período de la licencia (las licencias de software perpetuas a menudo entran en esta categoría, por lo que los ingresos se reconocen en el punto de entrega). Una licencia simbólica otorga derechos a la PI cuyo valor depende del soporte continuo del vendedor (como una marca o logotipo), por lo que, en su lugar, los ingresos se reconocen durante el plazo de la licencia.

• Condiciones de pago: las condiciones de pago también determinan el momento del reconocimiento de ingresos. Si el pago está sujeto al cumplimiento de ciertas condiciones, el vendedor no debe reconocer los ingresos hasta que se cumplan.

• Posibilidad de cobro: los ingresos deben reconocerse solo si es muy probable que el vendedor reciba el pago. Si hay dudas sobre la posibilidad de cobro de la comisión, el vendedor podría posponer el reconocimiento de ingresos.

Cómo contabiliza una Startup su primera venta de licencia perpetua

Estos principios son simples para una Startup que realiza su primera venta de licencia perpetua. Supongamos que una Startup le vende a un cliente una licencia perpetua por única vez de su software por USD 50,000, sin necesidad de personalización o configuración adicional. Una vez que se entrega el software y el cliente puede acceder a él y usarlo, la Startup ha satisfecho su obligación de desempeño principal y puede reconocer los USD 50,000 en su totalidad como ingresos en ese punto, siempre que el pago no esté sujeto al cumplimiento de ciertas condiciones y que se garantice razonablemente el cobro.

Sin embargo, si ese mismo contrato incluye un año de soporte técnico o actualizaciones prometidas, la Startup tendría que asignar parte de los USD 50,000 a la licencia (reconocidos de manera anticipada) y parte al soporte o las actualizaciones (reconocidos de manera prorrateable durante el año siguiente), dado que representan obligaciones de desempeño separadas. Para una empresa en fase inicial, es importante hacer bien esta asignación desde la primera venta: sienta el precedente de cómo se estructurarán y reportarán los contratos futuros. Los errores aquí pueden complicar los estados financieros en el futuro, especialmente para las Startups que se preparan para auditorías, recaudación de fondos o adquisiciones.

Cómo aplicar ASC 606 y NIIF 15 a licencias perpetuas

ASC 606 y IFRS 15 son estándares de reconocimiento de ingresos diseñados para proporcionar un marco contable coherente en todas las industrias, incluidas las que ofrecen licencias perpetuas. Los dos estándares se desarrollaron en conjunto y convergen sustancialmente, pero algunas diferencias clave afectan la forma en que se aplica cada uno a las licencias perpetuas:

Modelo de reconocimiento de ingresos de cinco pasos

Tanto la norma ASC 606 como la IFRS 15 siguen un modelo de cinco pasos para el reconocimiento de ingresos. A continuación te explicamos cómo aplicarlo al reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas:

1. Identificar el contrato con un cliente

Identifique un contrato con un cliente que establezca derechos y obligaciones exigibles. Para las empresas de software, este suele ser un contrato de licencia en el que ambas partes acuerdan los términos y condiciones de uso. Los contratos deben cumplir con los siguientes criterios:

• Las partes aprobaron el contrato (por escrito, oralmente o de acuerdo con otras prácticas comerciales).

• Los derechos de cada parte con respecto a los bienes o servicios que se transferirán son identificables.

• El contrato identifica las condiciones de pago.

• El contrato tiene contenido comercial.

• Es probable que se cobre el pago.

2. Identificar las obligaciones de desempeño en el contrato

A continuación, identifica las obligaciones de cumplimiento del contrato. Una obligación de cumplimiento es una promesa de transferir un bien o servicio distintivo al cliente. En el caso de las licencias perpetuas, las obligaciones de cumplimiento pueden incluir la entrega de una licencia de software (el producto principal que se vende) o la asistencia al cliente posterior al contrato (post-contract customer support, PCS) y las actualizaciones.

PCS se refiere al soporte técnico, las correcciones de errores y las actualizaciones que proporciona un proveedor después de entregar la licencia. Dado que el PCS se entrega a lo largo del tiempo y no de una vez, generalmente se trata como una obligación de desempeño separada, y su parte del precio de la transacción se reconoce de forma prorrateada durante el período de soporte en lugar de por adelantado.

3. Determinar el precio de la transacción

Determina lo que la empresa espera recibir a cambio de la transferencia de los bienes o servicios prometidos al cliente. Estima cualquier pago variable y ajusta el valor de la transacción en función del impacto del tiempo.

4. Asignar el precio de la transacción a las obligaciones de desempeño

Si el contrato contiene múltiples obligaciones de cumplimiento, asigna el precio de la transacción a cada una en proporción a su precio de venta por separado. Por ejemplo, una empresa contratada para entregar tanto una licencia de software como servicios de soporte debe determinar los precios de venta por separado de cada uno, en caso de que se vendan de manera independiente.

5. Reconocer los ingresos cuando (o a medida que) se satisfaga cada obligación de desempeño

Reconocer los ingresos cuando se satisfaga una obligación de cumplimiento mediante la transferencia del control de un bien o servicio prometido al cliente. Esto puede ocurrir a lo largo del tiempo o en un momento específico. En el caso de las licencias perpetuas, las empresas suelen reconocer los ingresos en el momento en que el software se pone a disposición del cliente. Si el contrato incluye servicios de soporte considerados como una obligación de cumplimiento independiente, las empresas podrían reconocer los ingresos a lo largo del tiempo, de manera que se alineen con el período durante el cual se proporciona dicho soporte

Ejemplo

Una empresa de software vende una licencia perpetua por $1,000 e incluye un año de soporte valorado en $200, lo que hace que el precio total del contrato sea de $1,200. Asumiendo que no se aplican descuentos y que estos precios reflejan los precios de venta por separado, a continuación se detalla cómo la empresa manejaría el reconocimiento de ingresos para este contrato:

• Asigna USD 1000 a la licencia de software y reconoce estos ingresos en el momento de la entrega.

• Asigna USD 200 al soporte y reconoce estos ingresos durante el año a medida que se proporcionan los servicios.

Desafíos en el reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas

El reconocimiento de ingresos por licencias perpetuas presenta varios desafíos contables. A continuación, analizamos más de cerca algunas dificultades que las empresas podrían encontrar.

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos

Distinguir cuándo los ingresos diferidos se convierten en ingresos reconocidos puede ser complicado cuando los ingresos de una venta particular no se reconocen de una sola vez La empresa debe gestionar cuidadosamente esta transición para reflejar con precisión su desempeño financiero.

Así es como funcionan:

• Ingresos diferidos: Cuando una empresa vende una licencia perpetua, a menudo recibe el pago por adelantado. Sin embargo, no puede reconocer los ingresos de una sola vez si hay servicios u obligaciones futuras. La empresa registra la parte del pago relacionada con los servicios o compromisos futuros (por ejemplo, actualizaciones de software, soporte y mantenimiento) como ingresos diferidos en el balance hasta que se preste el servicio o se cumpla la obligación.

• Ingresos reconocidos: Los ingresos reconocidos son la parte de los ingresos diferidos que se transfieren al estado de resultados a medida que la empresa cumple con sus obligaciones. En el caso de las licencias perpetuas, la empresa puede reconocer la licencia en el momento de la venta, mientras que los servicios relacionados se reconocen a lo largo del período en que se proporcionan.

Gestión de grupos de contratos

Los grupos de contratos suelen combinar diferentes componentes, como licencias de software, soporte y paquetes de mantenimiento. Cada componente puede tener un cronograma distinto para el reconocimiento de ingresos, lo que puede dificultar a las empresas la asignación de ingresos entre múltiples obligaciones de cumplimiento, especialmente cuando los precios de venta independientes no se encuentran disponibles fácilmente.

De acuerdo con ASC 606, las empresas deben hacer lo siguiente:

• Identificar obligaciones de cumplimiento independientes: En el caso de los grupos de contratos, tratar cada componente (por ejemplo, software, soporte) como una obligación de cumplimiento independiente si proporciona un valor distinto al cliente.

• Asignar el precio de la transacción: Asignar el precio total del contrato entre las obligaciones de cumplimiento en función de sus precios de venta independientes relativos. Por ejemplo, la empresa puede reconocer la tarifa de la licencia de inmediato si esta es independiente, mientras que las tarifas por soporte y mantenimiento se reconocen a lo largo de la duración del contrato.

Gestión de actualizaciones o servicios adicionales

Las licencias perpetuas a menudo incluyen el derecho a actualizaciones o la posibilidad de adquirir servicios adicionales. Evaluar si las actualizaciones y los servicios adicionales son distintos, si constituyen derechos materiales y cómo afectan el reconocimiento de ingresos requiere un análisis cuidadoso del contrato y un juicio profesional.

A continuación, analizamos en más detalle estos escenarios:

• Actualizaciones futuras: Si una empresa promete actualizaciones futuras sin cargo adicional, esta promesa podría considerarse una obligación de cumplimiento independiente. Esto significa que la empresa podría necesitar diferir una parte de la tarifa de la licencia y reconocerla cuando se entreguen las actualizaciones.

• Servicios opcionales: Si los clientes tienen la opción de adquirir servicios adicionales (por ejemplo, consultoría, soporte adicional) a un precio con descuento, esta opción podría representar un derecho material y una obligación de cumplimiento independiente. Esto afecta cómo se reconocen los ingresos iniciales de la licencia.

Cómo puede ayudar Stripe Revenue Recognition

Stripe Revenue Recognition te ayuda a agilizar la contabilidad de ejercicio (incluidas auditorías, el cierre a final de mes, la elaboración de informes y más) para que puedas cerrar tus libros con mayor eficacia y precisión. Automatiza y configura los informes de ingresos a fin de dar soporte al cumplimiento de la normativa ASC 606 e IFRS 15.

Revenue Recognition puede ayudarte a hacer lo siguiente:

• Obtener una visión más completa de tus ingresos: en el Dashboard de Stripe, verás todas tus transacciones y condiciones de Stripe, y podrás importar datos que no sean de Stripe.

• Automatizar los informes de ingresos: genera informes contables listos para usar, sin recursos de ingeniería.

• Personalizar el reconocimiento para tu empresa: crea y automatiza reglas personalizadas para reconocer los ingresos, que se ajusten a las prácticas contables de tu empresa.

• Realizar auditorías en tiempo real: prepárate para las auditorías y haz un seguimiento de cada monto de ingresos hasta los clientes y las transacciones subyacentes.

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