Varje transaktion har en juridisk ägare. En seller of record (SoR) är den enhet som säljer varorna eller tjänsterna och som anges på en transaktion. Det är den part som enligt skattemyndigheter, kortbetalningsnätverk och kunder genomförde försäljningen. Beteckningen avgör vem som är skyldig att betala skatten och vem som bär ansvaret när något går fel.

Bara i USA finns det fler än 13 000 skattejurisdiktioner, med egna skattesatser, undantag och inlämningsfrister. Lägg därtill EU:s system för mervärdesskatt (moms), så blir det tydligt varför efterlevnaden blir mer komplicerad ju mer man växer.

Nedan beskriver vi hur en SoR skiljer sig från en merchant of record (MoR), vad seller of record ansvarar för och hur man bedömer om det lönar sig att lägga ut det på entreprenad.

Viktiga punkter

• En seller of record är den juridiska enhet som anges vid en försäljning. De ansvarar för skatteinbetalningar och åtaganden gentemot kunder.

• Termerna ”seller of record” och ”merchant of record” används ofta synonymt. De är desamma i många sammanhang, men inte i alla.

• Företag som säljer digitala produkter internationellt lägger ofta ut SoR-rollen på entreprenad för att slippa registrera sig för omsättningsskatt, moms och GST i dussintals olika jurisdiktioner.

Vad är en ansvarig säljare?

En seller of record är den juridiska enhet som anges vid en försäljning. Enligt skattemyndigheterna, kortbetalningsnätverken och kunderna är det de som har genomfört transaktionen. Beteckningen avgör vem som ska betala skatten, vem som hanterar återbetalningen och vem som bär ansvaret när något går fel.

Vad är skillnaden mellan en ”seller of record” och en ”merchant of record”?

Termerna ”seller of record” och ”merchant of record” används ofta synonymt. Även om det i många sammanhang rör sig om en och samma enhet, är det inte alltid så.

Seller of record är den juridiska enhet som står angiven vid försäljningen och som bär ansvaret för transaktionen i kundens, skattemyndighetens och domstolarnas ögon. Ett företag kan välja att anlita en extern leverantör som agerar som merchant of record och övertar dessa ansvarsområden. Företaget förblir seller of record, men ansvarar enbart för att leverera produkten eller tjänsten. Ansvaret för transaktionen och efterlevnaden flyttas till merchant of record. Man kan se en merchant of record som en utomstående seller of record.

När ett småföretag säljer direkt till kunder via sin egen webbplats agerar företaget normalt som både SoR och MoR. När större företag säljer varor eller tjänster i utlandet, eller på e-handelsplattformar eller marknadsplatser, agerar de ofta som SoR, men har en separat MoR som sköter skatteregistrering och beräkning över internationella marknader. På marknadsplatser och plattformar kan plattformen agera som merchant of record (behandlar betalningar, inkasserar skatt och hanterar bedrägerier), samtidigt som säljaren förblir den seller of record som står angiven på fakturan.

Vad ansvarar en seller of record för?

SoR:ens åtaganden ryms inom tre områden. Alla är lika viktiga.

Följande måste en seller of record hantera:

• Beräkning, inkassering och inbetalning av skatt: SoR:en beräknar den korrekta skatten för varje transaktion, inkasserar den från kunden i kassan och betalar in den till relevant myndighet i rätt tid.

• Hantering av tvister, chargeback och återbetalning: När en kund bestrider en debitering tar SoR:en hand om det. De svarar på kortbetalningsnätverkets process för chargeback, tillhandahåller bevis, absorberar den ekonomiska förlusten om företaget förlorar tvisten och betalar avgiften för chargeback ovanpå detta. Återbetalningar är också SoR:ens ansvar. Om din returpolicy säger 30 dagar är det du som ansvarar för att upprätthålla det.

• Efterlevnad och åtaganden gentemot kunder: SoR:en ansvarar för att utfärda giltiga kvitton och fakturor, upprätthålla transaktionsregister för skatterevisioner och uppfylla konsumentskyddskrav i varje marknad där de är verksamma.

När är det en bra idé för ditt företag att anlita en utomstående seller of record?

En merchant of record är i grunden en utomstående seller of record. Företag som lägger ut denna roll på entreprenad gör det oftast av tre anledningar: skattekomplexitet, snabbare marknadsexpansion eller resursbrist.

Här följer några anledningar till att man kan vilja anlita en merchant of record och lägga ut sina SoR-åtaganden på entreprenad:

• Skattekomplexitet: Om du säljer digitala produkter internationellt hanterar du sannolikt moms, GST och skatt på digitala tjänster i flera jurisdiktioner, som var och en har egna registreringsgränser, deklarationskrav och skattesatser. Att hantera detta internt innebär att man måste anställa skattejurister, registrera sig i varje relevant jurisdiktion, lämna in deklarationer enligt olika scheman och hålla sig uppdaterad om nya regler. En MoR tar hand om alltihop.

• Inträde på nya marknader: Det tar ofta tid att registrera sig som en skattskyldig enhet i ett nytt land. En MoR har redan dessa registreringar på plats, vilket innebär att du kan börja sälja till kunder på en ny marknad utan att behöva vänta i månader på att ordna med lokal efterlevnad.

• Affärsfokus: Nystartade och små företag har ofta en SoR-arbetsbörda som inkräktar på det dagliga arbetet. Entreprenad gör det möjligt för dig att rikta in era begränsade tekniska och juridiska resurser på de områden där de har störst effekt.

• Plattformskrav: Ibland är en MoR inget man väljer själv. Vissa appbutiker och digitala marknadsplatser agerar som MoR som standard för köp som görs via deras plattformar. Om du säljer via sådana kanaler avgör plattformens villkor vem som äger rollen.

Hur vet man om en utomstående seller of record är rätt för ens företag?

Det finns inget allmänt svar på om det är klokt att anlita en utomstående seller of record eller merchant of record. Det beror på dina specifika företagsbehov.

Fundera på följande frågor:

• Var befinner sig dina kunder? Om du i första hand bedriver verksamhet i ett enda land där du redan är registrerad och följer reglerna kan en MoR öka komplexiteten utan att tillföra särskilt mycket nytta. Om du är verksam i flera länder med olika skattesystem kan bedömningen se annorlunda ut.

• Hur ser din transaktionsvolym ut? Vid låg volym kan det vara görligt att hantera SoR-åtagandena internt, även när du säljer i flera länder. I takt med att volymen ökar växer också arbetsbördan.

• Hur ser din produktmix ut? Digitala varor och programvaruprenumerationer som säljs internationellt utgör de tydligaste exemplen på MoR-modellen. Fysiska varor som säljs inrikes brukar vara lättare att hantera direkt.

• Har du de nödvändiga interna resurserna? Efterlevnad av skatteregler, tvistlösning och hantering av chargeback kräver var för sig särskild uppmärksamhet. Om dina ekonomi- och juristteam har mycket att göra är det förmodligen tryggare att lägga ut rollen på entreprenad än att bygga upp den funktionen internt.

Stripe Managed Payments åtar sig rollen som merchant of record. Produkten hanterar beräkning och inbetalning av skatt i stödda marknader, hanterar chargeback och bedrägeri och behandlar återbetalningar. Företag som vill frigöra sig från infrastrukturen för efterlevnad och tvister, utan att förlora kontrollen över sin produkt och prissättning, får en konkret lösning på ett specifikt problem.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från växande startupföretag till globala företag – att ta emot betalningar online, fysiskt och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Optimera kassaupplevelsen: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals arbetstimmar med färdiga betalningsgränssnitt, tillgång till över 125 betalningsmetoder och Link, en plånbok skapad av Stripe.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnaderna för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina online- och fysiska betalningar, eller börja i dag.