Toda transacción tiene un titular legal. El seller of record (SoR) es la entidad que vende los bienes o servicios y figura en una transacción. Es la parte que ha realizado la venta para las autoridades fiscales, las redes de tarjetas y los clientes. Dicha designación determina quién debe abonar el impuesto y quién es responsable de cualquier problema.

Solo en los EE. UU., hay más de 13.000 jurisdicciones fiscales, y cada una de ellas tiene sus propios tipos impositivos, exenciones y plazos de presentación. Si a esto le sumamos el sistema del impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la UE, queda claro por qué el cumplimiento de la normativa se vuelve complejo al escalar.

A continuación explicamos en qué se diferencia un SoR de un merchant of record (MoR), de qué es responsable el seller of record y cómo decidir si su externalización tiene sentido para tu empresa.

Destacados

• El seller of record es la entidad jurídica que figura en una venta. Es el responsable de liquidar los impuestos y de las obligaciones con los clientes.

• Los términos «seller of record» y «merchant of record» a menudo se utilizan indistintamente. En muchos contextos son lo mismo, pero no en todos.

• Las empresas que venden productos digitales en el ámbito internacional suelen externalizar la función del SoR para evitar tener que registrarse a efectos del impuesto sobre las ventas, del impuesto sobre el valor añadido (IVA) y del Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en docenas de jurisdicciones.

¿Qué es un vendedor registrado?

El seller of record es la entidad jurídica que figura en una venta. A efectos de las autoridades fiscales, de las redes de tarjetas y de los clientes, es la entidad que llevó a cabo la transacción. Dicha designación determina quién debe pagar el impuesto, quién se encarga del reembolso y quién es responsable de cualquier problema.

¿En qué se diferencian el «vendedor registrado» y el «comerciante registrado»?

Los términos «vendedor registrado» y «comerciante registrado» a menudo se usan indistintamente. Aunque son la misma entidad en muchos contextos, no siempre son idénticos.

El vendedor registrado es la entidad jurídica nombrada en la venta y la responsable de la transacción a los ojos del cliente, las autoridades fiscales y los tribunales. Una empresa puede optar por contratar a un proveedor externo para que actúe como comerciante registrado y asuma estas responsabilidades; la empresa sigue siendo el vendedor registrado, pero solo es responsable de entregar el producto o servicio. La responsabilidad civil y el cumplimiento de la normativa de la transacción pasan al comerciante registrado. Puedes pensar en un comerciante registrado como un vendedor registrado de un tercero.

Cuando una pequeña empresa realiza ventas directamente a los clientes en su propio sitio web, la empresa suele actuar tanto de SoR como de MoR. Cuando empresas más grandes realizan ventas en el extranjero o en plataformas de comercio electrónico o marketplaces, a menudo actúan como SoR, pero tienen un MoR independiente para gestionar el registro de impuestos y el cálculo en los mercados internacionales. En los marketplaces y plataformas, la plataforma podría actuar como comerciante registrado (procesando pagos, recaudando impuestos y gestionando el fraude), mientras que el vendedor particular sigue siendo el vendedor registrado en la factura.

¿De qué es responsable el seller of record?

Las obligaciones del SoR se dividen en tres áreas. Todas son importantes.

A continuación te explicamos de qué tiene que ocuparse el seller of record:

• Cálculo, cobro y liquidación de impuestos: el SoR calcula el impuesto correcto de cada transacción, se lo cobra al cliente en el proceso de compra y lo liquida a la autoridad pertinente dentro del plazo.

• Gestión de disputas, contracargos y reembolsos: cuando un cliente disputa un cargo, el SoR se encarga de gestionarla. Responde al proceso del contracargo de la red de tarjetas, aporta pruebas, asume la pérdida económica si la disputa se resuelve en contra de la empresa y, además, paga la comisión del contracargo. Los reembolsos también son obligación del SoR. Si tu política de devoluciones estipula un plazo de 30 días, eres responsable de cumplirlo.

• Cumplimiento de la normativa y obligaciones del cliente: el SoR es responsable de emitir recibos y facturas que cumplan la normativa, de mantener un registro de las transacciones para las auditorías fiscales y de satisfacer los requisitos de protección del consumidor en cada mercado en el que opera.

¿Cuándo tiene sentido que tu empresa utilice un seller of record externo?

Un merchant of record es fundamentalmente un seller of record externo. Las empresas que externalizan la función suelen hacerlo por uno de estos tres motivos: por la complejidad de los impuestos, para expandirse de una forma más rápida por el mercado o por tener recursos limitados.

A continuación te indicamos algunos de los motivos por los que podrías contratar a un merchant of record para externalizar tus responsabilidades como SoR:

• Complejidad de los impuestos: si vendes productos digitales a escala internacional, es probable que tengas que lidiar con el IVA, con el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) y con los impuestos sobre servicios digitales de las distintas jurisdicciones y, a su vez, cada una de ellas tiene sus propios umbrales de registro, requisitos de presentación y tipos impositivos. Gestionar esto internamente implica tener que contratar a asesores fiscales, darse de alta en cada jurisdicción correspondiente, presentar las declaraciones en distintos plazos y estar al día de los cambios normativos. En cambio, un MoR se encarga de todo esto.

• Entrada en nuevos mercados: registrarse como entidad fiscal en un país nuevo suele requerir tiempo. Un MoR ya dispone de esos registros, lo que significa que puedes empezar a vender a clientes de un mercado nuevo sin tener que esperar meses a que se configure el cumplimiento de la normativa local.

• Enfoque empresarial: las compañías en fase inicial y las pequeñas empresas se enfrentan a una carga de trabajo en el rol de SoR que compite directamente con otras tareas. La externalización te permite concentrar los recursos jurídicos y de ingeniería, que son limitados, en los aspectos en los que tienen mayor impacto.

• Requisitos de la plataforma: a veces, utilizar un MoR no es una elección. Algunas tiendas de aplicaciones y marketplaces digitales actúan como MoR por defecto para las compras que se realizan a través de sus plataformas. Si vendes a través de esos canales, las condiciones de la plataforma son las que determinan a quién le pertenece la función.

¿Cómo sabes si un seller of record externo es adecuado para tu empresa?

No hay una respuesta universal sobre si tiene sentido contratar a un seller of record o a un merchant of record externo; depende de las necesidades específicas de tu empresa.

Ten en cuenta las siguientes preguntas:

• ¿Dónde están tus clientes? Si tu empresa opera principalmente en un país donde ya tienes registro y cumples con la normativa, un MoR puede añadir complejidad sin aportar muchos beneficios. Si operas en varios países con diferentes regímenes fiscales, el cálculo puede cambiar.

• ¿Cuál es tu volumen de transacciones? Si tienes un volumen bajo, la gestión interna de las obligaciones del SoR podría ser viable incluso a nivel internacional. A medida que el volumen escala, también lo hace la carga.

• ¿Cómo es tu combinación de productos? Los productos digitales y las suscripciones de software que se venden internacionalmente son los casos más claros para aplicar un modelo de MoR. Los productos físicos que se venden en el ámbito nacional suelen ser más fáciles de gestionar de forma directa.

• ¿Dispones de recursos internos? El cumplimiento de la normativa fiscal, la gestión de disputas y la tramitación de contracargos requieren una atención exclusiva. Si tus equipos financieros y jurídicos están saturados, es probable que externalizar la función sea más fiable que crearla internamente.

Stripe Managed Payments asume la función del merchant of record. Gestiona el cálculo y la liquidación de impuestos en los mercados admitidos, se encarga de los contracargos y del fraude, y procesa los reembolsos. Las empresas que quieren delegar la infraestructura de cumplimiento de la normativa y de disputas sin perder el control sobre su producto y sus precios obtienen una solución concreta a un problema específico.

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