Jede Transaktion hat einen rechtlichen Eigentümer. Der Seller of Record (SoR) ist die Entität, die die Waren oder Dienstleistungen verkauft und bei einer Transaktion genannt wird. In den Augen der Steuerbehörden, der Kartennetzwerke und der Kundinnen und Kunden ist dies die Partei, die den Verkauf getätigt hat. Diese Bezeichnung bestimmt, wer die Steuer schuldet und wer haftet, wenn etwas schiefgeht.

Allein in den USA gibt es über 13.000 steuerliche Zuständigkeitsbereiche, jeder mit eigenen Sätzen, Ausnahmen und Fristen für die Einreichung. Rechnet man das Mehrwertsteuersystem (VAT) der EU hinzu, wird deutlich, warum Compliance im großen Maßstab so komplex ist.

Nachfolgend wird erläutert, wie sich ein SoR von einem Merchant of Record (MoR) unterscheidet, wofür der Seller of Record verantwortlich ist und wie Sie entscheiden, ob es für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, diese Aufgabe auszulagern.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Der Seller of Record ist die bei einem Verkauf genannte juristische Person. Er ist für die Steuerabführung und Kundenverpflichtungen verantwortlich.

• Die Begriffe „Seller of Record“ und „Merchant of Record“ werden häufig synonym verwendet. Sie sind in vielen Kontexten identisch, aber nicht in allen.

• Unternehmen, die digitale Produkte international verkaufen, lagern die Funktion des SoR häufig aus, um zu vermeiden, dass sie sich für Sales Tax, Mehrwertsteuer (VAT) sowie Goods and Services Tax (GST) in Dutzenden von Zuständigkeitsbereichen registrieren müssen.

Was ist ein eingetragener Verkäufer?

Der Seller of Record ist die bei einem Verkauf genannte juristische Person. Für Steuerbehörden, Kartennetzwerke und Kundinnen und Kunden ist sie die Entität, die die Transaktion durchgeführt hat. Diese Bezeichnung bestimmt, wer die Steuer schuldet, wer die Rückerstattung abwickelt und wer haftet, wenn etwas schiefgeht.

Wie unterscheiden sich ‚Seller of Record‘ und ‚Merchant of Record‘?

Die Begriffe „Seller of Record“ und „Merchant of Record“ werden oft synonym verwendet. Obwohl sie in vielen Kontexten dieselbe Einheit sind, sind sie nicht immer identisch.

Der/die Verkäufer/in ist die juristische Person, die beim Verkauf genannt wird und die gegenüber der Kundin/dem Kunden, der Steuerbehörde und den Gerichten für die Transaktion verantwortlich ist. Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, einen externen Anbieter zu beauftragen, als Händler/in zu fungieren und diese Verantwortlichkeiten zu übernehmen; das Unternehmen bleibt der/die Verkäufer/in, ist aber nur für die Bereitstellung des Produkts oder der Dienstleistung verantwortlich. Die Haftung und Compliance für die Transaktion gehen auf den/die Händler/in über. Sie können sich eine/n Händler/in als eine/n externe/n Verkäufer/in vorstellen.

Wenn ein Kleinunternehmen auf seiner eigenen Website direkt an Kundinnen und Kunden verkauft, fungiert das Unternehmen in der Regel sowohl als SoR als auch als MoR. Wenn größere Unternehmen Verkäufe im Ausland oder auf E-Commerce-Plattformen oder Marktplätzen tätigen, fungieren sie oft als SoR, haben aber eine/n separate/n MoR, um die Steuerregistrierung und -berechnung über internationale Märkte hinweg zu handhaben. Auf Marktplätzen und Plattformen kann die Plattform als Händler/in fungieren (die Zahlungen abwickelt, Steuern einzieht und Betrug verwaltet), während der/die einzelne Anbieter/in auf der Rechnung der/die Verkäufer/in bleibt.

Wofür ist der Seller of Record verantwortlich?

Die Verpflichtungen des SoR fallen in drei Bereiche. Jeder davon ist wichtig.

Hier ist, was der Seller of Record handhaben muss:

• Steuerberechnung, -einzug und -abführung: Der SoR berechnet die korrekte Steuer für jede Transaktion, zieht sie beim Bezahlvorgang von der Kundin/dem Kunden ein und führt sie pünktlich an die zuständige Behörde ab.

• Verwaltung von Streitfällen, Rückbuchungen und Rückerstattungen: Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Abbuchung anfechtet, kümmert sich der SoR darum. Er reagiert auf den Rückbuchungsprozess des Kartennetzwerks, legt Beweise vor, trägt den finanziellen Verlust, wenn der Streitfall zuungunsten des Unternehmens ausgeht, und zahlt obendrein die Rückbuchungsgebühr. Rückerstattungen sind ebenfalls Verpflichtung des SoR. Wenn in Ihren Rückgaberichtlinien 30 Tage angegeben sind, sind Sie dafür verantwortlich, diese einzuhalten.

• Compliance- und Kundenverpflichtungen: Der SoR ist für die Ausstellung konformer Belege und Rechnungen, die Führung von Transaktionsaufzeichnungen für Steuerprüfungen und die Erfüllung der Verbraucherschutzanforderungen in jedem Markt, in dem er tätig ist, verantwortlich.

Wann ist der Einsatz eines/einer externen Verkäufers/Verkäuferin (Seller of Record) für Ihr Unternehmen sinnvoll?

Ein/e Händler/in (Merchant of Record) ist im Wesentlichen ein/e externe/r Verkäufer/in (Seller of Record). Unternehmen, die diese Funktion auslagern, tun dies in der Regel aus einem von drei Gründen: steuerliche Komplexität, schnellere Marktexpansion oder Ressourcenbeschränkungen.

Hier sind einige Gründe, warum Sie eine/n Händler/in beauftragen könnten, um Ihre SoR-Verpflichtungen auszulagern:

• Steuerliche Komplexität: Wenn Sie digitale Produkte international verkaufen, haben Sie wahrscheinlich mit Mehrwertsteuer, GST und Steuern auf digitale Dienstleistungen in verschiedenen rechtlichen Zuständigkeitsbereichen zu tun, die jeweils eigene Registrierungsschwellen, Einreichungsanforderungen und Steuersätze haben. Dies intern zu handhaben, bedeutet, Steuerberater/innen einzustellen, sich in jedem relevanten Zuständigkeitsbereich zu registrieren, Erklärungen nach unterschiedlichen Zeitplänen einzureichen und bei Regeländerungen auf dem Laufenden zu bleiben. Ein/e MoR kümmert sich um all das.

• Erschließung neuer Märkte: Die Registrierung als steuerpflichtige Einheit in einem neuen Land nimmt oft Zeit in Anspruch. Ein/e MoR verfügt bereits über diese Registrierungen, was bedeutet, dass Sie mit dem Verkauf an Kundinnen und Kunden in einem neuen Markt beginnen können, ohne monatelang auf die Einrichtung der lokalen Compliance warten zu müssen.

• Unternehmensfokus: Unternehmen in der Frühphase und Kleinunternehmen stehen vor einer SoR-Belastung, die in direktem Wettbewerb mit anderen Aufgaben steht. Die Auslagerung ermöglicht es Ihnen, begrenzte technische und rechtliche Ressourcen dort zu konzentrieren, wo sie die größte Wirkung erzielen.

• Plattformanforderungen: In einigen Fällen ist die Nutzung eines/einer MoR keine Wahl. Einige App-Stores und digitale Marktplätze fungieren standardmäßig als MoR für Käufe, die über ihre Plattformen getätigt werden. Wenn Sie über diese Kanäle verkaufen, bestimmen die Konditionen der Plattform, wer diese Rolle übernimmt.

Woher wissen Sie, ob ein externer Seller of Record für Ihr Unternehmen das Richtige ist?

Es gibt keine allgemeingültige Antwort darauf, ob es sinnvoll ist, einen externen Seller of Record oder Merchant of Record zu beauftragen. Dies hängt von Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ab.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen:

• Wo befinden sich Ihre Kundinnen und Kunden? Wenn Sie hauptsächlich in einem Land geschäftlich tätig sind, in dem Sie bereits registriert sind und die Vorschriften einhalten, kann ein MoR die Komplexität ohne großen Nutzen erhöhen. Wenn Sie in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Steuersystemen tätig sind, kann sich das ändern.

• Wie hoch ist Ihr Transaktionsvolumen? Bei geringem Volumen ist die interne Verwaltung von SoR-Verpflichtungen möglicherweise selbst grenzüberschreitend machbar. Wenn das Volumen skaliert, skaliert auch die Belastung.

• Wie sieht Ihr Produktmix aus? Digitale Güter und Software-Abonnements, die international verkauft werden, sind die klarsten Fälle für ein MoR-Modell. Physische Güter, die im Inland verkauft werden, sind im Allgemeinen einfacher direkt zu handhaben.

• Verfügen Sie über die internen Ressourcen? Steuerkonformität, die Verwaltung von Streitfällen und der Umgang mit Rückbuchungen erfordern jeweils besondere Aufmerksamkeit. Wenn Ihre Finanz- und Rechtsteams ausgelastet sind, ist die Auslagerung der Funktion wahrscheinlich zuverlässiger als der interne Aufbau dieser Funktion.

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