Elke transactie heeft een juridische eigenaar. De seller of record (SoR) is de entiteit die de goederen of diensten verkoopt en op een transactie wordt vermeld. Zij zijn de partij die de verkoop heeft gedaan in de ogen van belastingautoriteiten, kaartnetwerken en klanten. Die aanduiding bepaalt wie de belasting verschuldigd is en wie aansprakelijk is als er iets misgaat.

Alleen al in de VS zijn er meer dan 13.000 belastingregio's, elk met eigen tarieven, vrijstellingen en aangiftedeadlines. Voeg daar het belasting toegevoegde waarde (btw)-systeem van de EU aan toe en het wordt duidelijk waarom compliance complex wordt naarmate je groeit.

Hieronder bespreken we waarin een SoR verschilt van een merchant of record (MoR), waar de seller of record verantwoordelijk voor is en hoe je beslist of uitbesteding zinvol is voor jouw onderneming.

Hoogtepunten

• De seller of record is de juridische entiteit die op een verkoop wordt vermeld. Ze zijn verantwoordelijk voor belastingafdracht en klantverplichtingen.

• De termen "seller of record" en "merchant of record" worden vaak door elkaar gebruikt. Ze zijn in veel contexten hetzelfde, maar niet in allemaal.

• Ondernemingen die internationaal digitale producten verkopen, besteden de SoR-rol vaak uit om te voorkomen dat ze zich moeten registreren voor omzetbelasting, belasting toegevoegde waarde (btw) en GST in tientallen regio's.

Wat is een geregistreerde verkoper?

De seller of record is de juridische entiteit die op een verkoop wordt vermeld. Zij hebben de transactie tot stand gebracht voor zover het belastingautoriteiten, kaartnetwerken en klanten betreft. Deze aanduiding bepaalt wie de belasting verschuldigd is, wie de terugbetaling afhandelt en wie aansprakelijk is als er iets misgaat.

Waarin verschillen 'seller of record' en 'merchant of record'

De termen "seller of record" en "merchant of record" worden vaak door elkaar gebruikt. Hoewel ze in veel contexten dezelfde entiteit zijn, zijn ze niet altijd identiek.

De seller of record is de juridische entiteit die op de verkoop wordt vermeld en die verantwoordelijk is voor de transactie in de ogen van de klant, de belastingdienst en de rechtbanken. Een bedrijf kan ervoor kiezen om een externe leverancier in te huren om op te treden als merchant of record en deze verplichtingen op zich te nemen; het bedrijf blijft de seller of record, maar is alleen verantwoordelijk voor het leveren van het product of de dienst. De aansprakelijkheid en compliance voor de transactie verschuiven naar de merchant of record. Je kunt een merchant of record zien als een externe seller of record.

Wanneer een kleine onderneming rechtstreeks aan klanten verkoopt op haar eigen website, treedt de onderneming doorgaans op als zowel de SoR als de MoR. Wanneer grotere ondernemingen verkopen in het buitenland of op e-commerceplatforms of marktplaatsen, treden ze vaak op als de SoR, maar hebben ze een afzonderlijke MoR om belastingregistratie en -berekening in internationale markten af te handelen. Op marktplaatsen en platforms kan het platform optreden als de merchant of record (waarbij het betalingen verwerkt, belasting int en fraude beheert), terwijl de individuele verkoper de seller of record op de factuur blijft.

Waar is de seller of record verantwoordelijk voor

De verplichtingen van de SoR vallen uiteen in drie gebieden. Elk gebied is belangrijk.

Dit is wat de seller of record moet afhandelen:

• Belastingberekening, -inning en -afdracht: De SoR berekent de juiste belasting voor elke transactie, int deze bij de klant tijdens het afrekenen en draagt deze op tijd af aan de relevante autoriteit.

• Chargebacks, chargebacks en beheer van terugbetalingen: Wanneer een klant een chargeback aanvraagt voor een betaling, handelt de SoR dit af. Ze reageren op de chargeback-procedure van het kaartnetwerk, leveren bewijs, vangen het financiële verlies op als de chargeback nadelig uitvalt voor de onderneming en betalen daarbovenop de kosten voor de chargeback. Terugbetalingen zijn ook de verplichting van de SoR. Als je retourbeleid 30 dagen vermeldt, ben je er verantwoordelijk voor om je hieraan te houden.

• Compliance en klantverplichtingen: De SoR is verantwoordelijk voor het uitgeven van compliant inkomsten en facturen, het bijhouden van transactiegegevens voor belastingcontroles en het voldoen aan de vereisten voor consumentenbescherming in elke markt waar deze actief is.

Wanneer is een externe verkoper of record zinvol voor jouw onderneming?

Een verkoper of record is in wezen een externe verkoper of record. Ondernemingen die de rol uitbesteden, doen dit meestal om een van deze drie redenen: belastingcomplexiteit, snellere marktuitbreiding of beperkte middelen.

Hier zijn enkele redenen waarom je een verkoper of record kunt inschakelen om je SoR-verantwoordelijkheden uit te besteden:

• Belastingcomplexiteit: Als je internationaal digitale producten verkoopt, heb je waarschijnlijk te maken met btw, GST en belastingen op digitale diensten in verschillende regio's die elk hun eigen registratiedrempels, aangiftevereisten en tarieven hebben. Als je dit intern afhandelt, betekent dit dat je juridisch belastingadvies moet inwinnen, je in elke relevante regio moet registreren, op verschillende tijdstippen aangifte moet doen en op de hoogte moet blijven van regelwijzigingen. Een MoR handelt dit allemaal af.

• Nieuwe markten betreden: Je registreren als belastingentiteit in een nieuw land kost vaak tijd. Een MoR beschikt al over deze registraties, waardoor je aan klanten in een nieuwe markt kunt verkopen zonder maanden te hoeven wachten op de lokale compliance-configuratie.

• Focus van de onderneming: Startende bedrijven en kleine ondernemingen kampen met een SoR-last die direct concurreert met ander werk. Door uit te besteden, kun je de beperkte technische en juridische middelen inzetten daar waar deze de meeste impact hebben.

• Platformvereisten: In sommige gevallen is het gebruik van een MoR geen keuze. Sommige appstores en digitale marktplaatsen treden standaard op als MoR voor aankopen via hun platforms. Als je via deze kanalen verkoopt, bepalen de voorwaarden van het platform wie de rol vervult.

Hoe weet je of een externe seller of record geschikt is voor jouw onderneming

Er is geen universeel antwoord op de vraag of het zinvol is om een externe seller of record of merchant of record in te huren; dit hangt af van de specifieke behoeften van je onderneming.

Overweeg de volgende vragen:

• Waar bevinden je klanten zich? Als je voornamelijk zakendoet in één land waar je al bent geregistreerd en compliant bent, kan een MoR de complexiteit vergroten zonder veel voordeel op te leveren. Als je actief bent in meerdere landen met verschillende belastingregimes, kan de berekening veranderen.

• Wat is je transactievolume? Bij een laag volume is het intern beheren van SoR-verplichtingen mogelijk haalbaar, zelfs over de grens. Naarmate je groeit in volume, neemt ook de belasting toe.

• Hoe ziet je productmix eruit? Digitale goederen en softwareabonnementen die internationaal worden verkocht, zijn de duidelijkste gevallen voor een MoR-model. Fysieke goederen die binnenlands worden verkocht, zijn over het algemeen gemakkelijker rechtstreeks te verwerken.

• Beschik je over de interne middelen? Fiscale compliance, chargebacks en de afhandeling van chargebacks vereisen elk specifieke aandacht. Als je financiële en juridische teams overbelast zijn, is het uitbesteden van de rol waarschijnlijk betrouwbaarder dan het intern opbouwen van die functie.

Stripe Managed Payments neemt de rol van merchant of record op zich. Het verwerkt belastingberekening en -afdracht in ondersteunde markten, beheert chargebacks en fraude, en verwerkt terugbetalingen. Ondernemingen die de infrastructuur voor compliance en chargebacks willen uitbesteden zonder de controle over hun product en prijsbepaling op te geven, krijgen een concrete oplossing voor een specifiek probleem.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments biedt een gebundelde, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van groeiende start-ups tot wereldwijde ondernemingen, helpt om online, persoonlijk en wereldwijd betalingen te ontvangen.

Stripe Payments kan je helpen:

• Je afrekenervaring te optimaliseren: creëer een probleemloze klantervaring en bespaar duizenden engineeringuren met kant-en-klare betaalinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden en Link, een wallet ontwikkeld door Stripe.

• Sneller uit te breiden naar nieuwe markten: bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in 135+ valuta.

• Fysieke en online betalingen samen te voegen: bouw een unified commerce-ervaring op via online en fysieke kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te laten groeien.

• De betaalprestaties te verbeteren: verhoog inkomsten met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code-fraudebescherming en geavanceerde mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.

• Sneller te werken met een flexibel, betrouwbaar platform voor groei: bouw voort op een platform dat is ontworpen om met jou mee te groeien, met een historische uptime van 99,999% en toonaangevende betrouwbaarheid.

Lees meer over hoe Stripe Payments je online en fysieke betalingen kan ondersteunen, of ga vandaag nog aan de slag.