Ogni transazione ha un proprietario legale. Il venditore (SoR) è l'entità che vende i beni o i servizi e che è indicata in una transazione. Agli occhi delle autorità fiscali, dei circuiti delle carte di credito e dei clienti, è la parte che ha effettuato la vendita. Tale designazione stabilisce a chi spetta il pagamento dell'imposta e chi è responsabile in caso di problemi.

Solo negli Stati Uniti esistono oltre 13.000 giurisdizioni fiscali, ciascuna con aliquote, esenzioni e scadenze per le dichiarazioni proprie. Se aggiungiamo il sistema dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) dell'UE, risulta evidente perché la conformità diventa complessa man mano che ci si espande.

Di seguito, analizziamo la differenza tra un SoR e un esercente autorizzato (MoR), le responsabilità del venditore (seller of record) e come decidere se esternalizzare tale figura ha senso per la tua attività.

In evidenza

• Il venditore (seller of record) è la persona giuridica indicata su una vendita. È responsabile del versamento delle imposte e degli obblighi verso i clienti.

• I termini "venditore (seller of record)" ed "esercente autorizzato (merchant of record)" vengono spesso usati in modo intercambiabile. Si equivalgono in molti contesti, ma non in tutti.

• Le attività che vendono prodotti digitali a livello internazionale spesso esternalizzano il ruolo di SoR per evitare di registrarsi ai fini dell'imposta sulle vendite, dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) e dell'imposta GST (Goods and Services Tax) in decine di giurisdizioni.

Che cos'è un Seller of Record?

Il venditore (seller of record) è la persona giuridica indicata su una vendita. Per quanto riguarda le autorità fiscali, i circuiti delle carte di credito e i clienti, è la figura che ha reso possibile la transazione. Tale designazione stabilisce chi deve pagare l'imposta, chi gestisce il rimborso e chi è responsabile in caso di problemi.

In cosa differiscono il "venditore (seller of record)" e l'"esercente autorizzato (merchant of record)"?

I termini "venditore (seller of record)" ed "esercente autorizzato (merchant of record)" vengono spesso usati in modo intercambiabile. Sebbene si tratti della stessa entità in molti contesti, non sono sempre identici.

Il venditore (seller of record) è la persona giuridica indicata sulla vendita e quella responsabile della transazione agli occhi del cliente, dell'autorità fiscale e dei tribunali. Un'azienda può scegliere di assumere un fornitore esterno affinché agisca come esercente autorizzato (merchant of record) e si assuma queste responsabilità; l'azienda rimane il venditore (seller of record), ma è responsabile unicamente della fornitura del prodotto o del servizio. La responsabilità civile e la conformità per la transazione passano al merchant of record. Puoi pensare a un merchant of record come a un venditore terzo (seller of record).

Quando una piccola attività vende direttamente ai clienti sul proprio sito web, in genere funge sia da SoR sia da MoR. Quando le attività di dimensioni maggiori effettuano vendite all'estero, su piattaforme di e-commerce o marketplace, spesso fungono da SoR ma dispongono di un MoR separato per gestire la registrazione fiscale e il calcolo delle imposte nei vari mercati internazionali. Sui marketplace e sulle piattaforme, la piattaforma potrebbe agire come esercente autorizzato (elaborando i pagamenti, riscuotendo le imposte e gestendo le frodi), mentre il singolo venditore rimane il venditore (seller of record) sulla fattura.

Quali sono le responsabilità del venditore (seller of record)?

Gli obblighi del venditore (SoR) si suddividono in tre aree. Ciascuna è importante.

Ecco di cosa deve occuparsi il venditore (seller of record):

• Calcolo, riscossione e versamento delle imposte: il SoR calcola l'imposta corretta per ciascuna transazione, la riscuote dal cliente durante il checkout e la versa all'autorità competente nei tempi previsti.

• Gestione di contestazioni, storni e rimborsi: quando un cliente contesta un addebito, se ne occupa il SoR. Questo deve rispondere alla procedura di storno del circuito della carta di credito, fornire prove, assorbire la perdita finanziaria in caso di esito negativo per l'attività e, in aggiunta, pagare la commissione per lo storno. Anche i rimborsi rientrano negli obblighi del SoR. Se la tua politica dei resi prevede un termine di 30 giorni, tu hai la responsabilità di rispettarlo.

• Conformità e obblighi verso i clienti: il SoR è responsabile dell'emissione di ricevute e fatture conformi, della conservazione dei registri delle transazioni per gli audit fiscali e del rispetto dei requisiti a tutela dei consumatori in ciascun mercato in cui opera.

Quando ha senso per la tua attività avvalersi di un venditore terzo (seller of record)?

Un esercente autorizzato (merchant of record) è essenzialmente un venditore terzo (seller of record). Le attività che esternalizzano il ruolo lo fanno in genere per uno di questi tre motivi: complessità fiscale, espansione più rapida sul mercato o vincoli di risorse.

Ecco alcuni motivi per cui potresti assumere un esercente autorizzato a cui affidare le tue responsabilità di SoR:

• Complessità fiscale: se vendi prodotti digitali a livello internazionale, è probabile che tu debba gestire l'IVA, l'imposta GST e le imposte sui servizi digitali in diverse giurisdizioni, ciascuna con le proprie soglie di registrazione, requisiti di dichiarazione e aliquote. Gestire tutto questo internamente significa assumere un consulente fiscale, registrarsi in ciascuna giurisdizione pertinente, presentare le dichiarazioni secondo scadenze diverse e tenersi aggiornati sulle variazioni normative. Un MoR si occupa di tutto questo.

• Ingresso in nuovi mercati: registrarsi come soggetto fiscale in un nuovo Paese spesso richiede tempo. Un MoR dispone già di tali registrazioni, il che significa che puoi iniziare a vendere ai clienti in un nuovo mercato senza dover attendere mesi per la configurazione della conformità locale.

• Focus dell'attività: le aziende in fase iniziale e le piccole attività devono affrontare un onere in quanto SoR che va in diretto conflitto con altre mansioni. L'esternalizzazione ti consente di concentrare le limitate risorse di ingegneria e di carattere giuridico laddove abbiano il massimo impatto.

• Requisiti della piattaforma: in alcuni casi, l'utilizzo di un MoR non è una scelta. Alcuni app store e marketplace digitali fungono per impostazione predefinita da MoR per gli acquisti effettuati tramite le loro piattaforme. Se vendi tramite questi canali, i termini della piattaforma stabiliscono a chi spetta il ruolo.

Come stabilire se un venditore terzo (seller of record) fa al caso della tua attività?

Non esiste una risposta valida per tutti i casi sull'opportunità di avvalersi di un venditore terzo (seller of record) o di un esercente autorizzato (merchant of record); dipende dalle specifiche esigenze della tua attività.

Considera le seguenti domande:

• Dove si trovano i tuoi clienti? Se svolgi attività prevalentemente in un Paese in cui sei già registrato e in regola, un esercente autorizzato (MoR) può aggiungere complessità senza grandi vantaggi. Se operi in più Paesi con regimi fiscali diversi, la situazione può cambiare.

• Qual è il tuo volume di transazioni? A fronte di volumi bassi, gestire gli obblighi del venditore (SoR) internamente potrebbe essere fattibile anche a livello transfrontaliero. Con l'aumentare dei volumi, aumentano anche gli oneri.

• Com'è composto il tuo mix di prodotti? I beni digitali e gli abbonamenti a software venduti a livello internazionale sono i casi più evidenti per il modello MoR. I beni fisici venduti a livello nazionale sono generalmente più facili da gestire direttamente.

• Disponi delle risorse interne? La conformità fiscale, la gestione delle contestazioni e l'elaborazione degli storni richiedono ciascuna un'attenzione dedicata. Se i tuoi team finanziari e di carattere giuridico sono sovraccarichi, esternalizzare il ruolo è probabilmente più affidabile che creare tale funzione internamente.

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