Självfakturering var länge begränsat till specifika sektorer, som storskalig detaljhandel, jordbrukskooperativ och referensnätverk för företag, men har nu hittat sin plats i ett växande antal papperslösa faktureringssystem. Principen är enkel och tilltalande: det är kunden, inte leverantören, som förbereder och utfärdar fakturan. För kunden hjälper det här systemet främst till att undvika dataavvikelser mellan beställnings-, leverans- och faktureringsstadierna. För leverantören sparar det värdefull tid och säkerställer ofta en snabbare betalning.

Dock förblir leverantören den lagliga utfärdaren av fakturan och är ensam ansvarig inför skattemyndigheterna. Om självfakturering inte hanteras på rätt sätt kan det alltså leda till att leverantören utsätts för skattejusteringar och böter. Insatserna är desto högre med tanke på att den utbredda användningen av elektronisk fakturering förändrar landskapet: självfakturering, som fram till nu har reglerats genom privata avtal mellan parterna, måste anpassas för att följa de nya överföringsreglerna.

I denna artikel förklaras vad självfakturering är, hur det fungerar juridiskt i Frankrike, dess fördelar för företag och villkoren för att implementera det.

Viktiga slutsatser

• Självfakturering är en mekanism som vänder på den traditionella faktureringsmodellen. Kunden utarbetar och utfärdar fakturan på leverantörens uppdrag.
  
• Denna praxis är laglig i Frankrike så länge man undertecknar ett medgivande om självfakturering, upprättar en rutin för godkännande av fakturor och anger att det rör sig om självfakturering (autofacturation) i varje utfärdat dokument.
  
• Självfakturering är särskilt lämpat för vissa situationer – framför allt vid återkommande beställningar i stora volymer, marknadsplatser och transaktioner med leverantörer som har en begränsad teknisk infrastruktur.
  
• Självfakturering erbjuder många fördelar för båda parter: en kortare faktureringscykel, färre fel och tvister, mindre administrativt arbete för leverantören samt större säkerhet gällande kundens rätt att dra av mervärdesskatt (moms).
  
• Reformen för elektronisk fakturering innebär en genomgripande förändring av processen för självfakturering, eftersom egenutställda fakturor nu kommer att behöva överföras i ett strukturerat format via en godkänd plattform (PA).
  

Vad är självfakturering?

Självfakturering är ett system där en kund får befogenhet av en leverantör att utfärda fakturor i leverantörens namn och för dess räkning. Även om det är kunden som upprättar dokumentet, är leverantören fortfarande den lagliga utfärdaren och bär ensam ansvaret för mervärdesskatten (moms).

Självfakturering (dvs. ”autofacturation”) vänder därmed på den traditionella faktureringsprocessen, där leverantören utfärdar fakturan och skickar den till kunden.

Självfakturering skiljer sig från två relaterade begrepp:

• Utkontraktering av fakturering: I denna metod överlåter leverantören förberedelse och utfärdande av fakturor till en specialiserad tredje part, till exempel en faktureringsleverantör eller ett företag, i stället för till kunden. Den juridiska mekanismen är liknande, men den part som agerar på leverantörens vägnar är annorlunda.
  
• Omvänd skattskyldighet för moms: I fallet med omvänd skattskyldighet för moms blir kunden skattskyldig för momsen och måste rapportera och betala denna skatt direkt till skattemyndigheterna.
  

Är självfakturering lagligt i Frankrike?

Självfakturering är lagligt i Frankrike enligt artikel 289 I-2 i den allmänna skattelagen (CGI), som ger leverantörer rätt att låta kunder förbereda fakturor. Giltigheten för fakturor beror dock på tre villkor: ett faktureringsmedgivande, en godkännandeprocedur och en särskild anmärkning på fakturor.

För att vara giltig vilar självfakturering på tre pelare:

• Ett faktureringsmedgivande: Leverantören måste utfärda ett medgivande till kunden som ger kunden rätt att utfärda fakturor i leverantörens namn och på dess vägnar (Artikel 242 nonies, bilaga II i CGI).
  
• En godkännandeprocedur: Varje faktura som utfärdas i leverantörens namn och på dess vägnar måste godkännas av leverantören, i enlighet med villkor som parterna fritt har kommit överens om.
  
• En anmärkning om självfakturering (autofacturation): Ordet "autofacturation" (självfakturering) måste framgå på varje faktura som utfärdas av kunden (Artikel 242 nonies A, I-14° i bilaga II i CGI).
  

Underlåtenhet att uppfylla dessa krav undergräver fakturans giltighet och riskerar att bestridas av skattekontoret. Beroende på hur allvarlig överträdelsen är kan skattemyndigheterna neka till ett momsavdrag. Även när en kund förbereder och utfärdar en faktura behåller leverantören det fulla ansvaret för faktureringen och momsskyldigheterna. Vid fel, eller om en faktura brister i efterlevnad, är det leverantören som ställs till svars av skattemyndigheterna.

När ska självfakturering användas?

Självfakturering är användbart när kunden har bättre koll på transaktionsinformationen än leverantören, till exempel vid återkommande beställningar med stora volymer, priser som fastställs efter leverans, nätverk för företagsrekommendationer, marknadsplatser eller köp från vissa små tjänsteleverantörer.

Här är de vanligaste situationerna där självfakturering erbjuder ett mervärde för både kunden och leverantören:

• Återkommande beställningar med stora volymer
  När en kund tar emot hundratals leveranser varje månad från samma leverantör kan självfakturering hjälpa till att förhindra avvikelser mellan leveranssedlar och fakturor. Det kan också påskynda behandlingstiderna för fakturor, vilket är en av de vanligaste anledningarna till att använda självfakturering, särskilt för detaljhandlare.

• Priser som fastställs av kunder vid mottagandet
  I vissa branscher (t.ex. livsmedelsindustrin, metallindustrin samt avfalls- och återvinningsindustrin) kan fakturapriset bero på vägningar, kalibreringar eller analyser som utförs av kunden. Eftersom kunden har de uppgifter som behövs för att beräkna priset är de bättre lämpade att utfärda fakturan.

• Referens- och provisionsnätverk
  När ett företag betalar ut provisioner till flera partner, såsom försäljningsagenter, dotterbolag eller affärsreferenter, vet företaget ofta det exakta beloppet bättre än vad partnerna själva gör och kan därför självfakturera dessa provisioner för varje partners räkning.

• Marknadsplatser och plattformar
  En plattform som betalar många tredjepartssäljare eller tjänsteleverantörer har all anledning att effektivisera sin faktureringsprocess. Genom att integrera självfakturering i sina system säkerställer man att dokumenten är konsekventa och följer gällande regler.

• Inköp från leverantörer med begränsad teknisk infrastruktur
  När man har att göra med en enskild firma eller mycket små företag som inte har kompatibel faktureringsprogramvara kan kunden se till att processen löper smidigt genom att utfärda fullständiga och korrekta fakturor själva.

Vilka är fördelarna med självfakturering?

Självfakturering erbjuder många fördelar för både kunden och leverantören. För leverantören påskyndas faktureringsprocessen, det blir färre fel och tvister, tillförlitligheten i bokföringsdata förbättras och den administrativa bördan minskar. För kunden säkerställer det att fakturorna stämmer överens med inköpsordern, vilket bidrar till att säkra rätten till momsavdrag.

De främsta fördelarna med självfakturering är följande:

• Kortare faktureringscykel
  Kunden behöver inte längre vänta på att få en faktura från leverantören, utan de utfärdar fakturan själva så snart transaktionen är genomförd. Tidsförskjutningen mellan leverans och fakturering minskar, vilket påskyndar betalningen och förbättrar likviditeten för båda parter.

• Färre fel och tvister
  Fakturorna utarbetas med hjälp av faktiska uppgifter som kunden har, t.ex. mottagna kvantiteter, debiterade priser och förhandlade villkor. Detta minskar avsevärt avvikelserna mellan beställningar, leveranser och fakturor, och därmed minskar även antalet fakturor som avvisas på grund av att de inte stämmer överens.

• Förbättrad tillförlitlighet av bokföringsdata
  Fakturorna måste följa ett standardiserat format och ett numreringssystem, definierat av kunden och integrerat i deras elektroniska system. Denna standardisering minskar inmatningsfel och underlättar automatiserad avstämning, verifiering och arkivering av fakturor.

• Minskad administrativ börda för leverantören
  Genom att eliminera behovet av att utarbeta och utfärda fakturor sparar leverantören tid som kan återinvesteras i uppgifter med högre mervärde, t.ex. produktion, affärsutveckling eller kundrelationer. Detta är särskilt fördelaktigt för små företag som saknar en särskild faktureringsavdelning eller faktureringsprogramvara.

• Säkrare momsavdrag för kunder
  Genom att kontrollera fakturornas innehåll kan kunden säkerställa att de innehåller all nödvändig information för att stödja sin rätt att dra av moms. Detta hjälper till att minimera risken för att deras momsavdrag ifrågasätts på grund av ett fakturafel eller utelämnande.

Så gör man för att använda självfakturering

För att säkerställa efterlevnad vid självfakturering, utöver standardregler för fakturering – som obligatorisk information och krav på registerföring – är det nödvändigt att uppfylla vissa skyldigheter: ett skriftligt förhandsavtal i form av ett faktureringsmedgivande, en procedur för godkännande av fakturor för leverantören och att termen "autofacturation" (självfakturering) inkluderas på varje dokument.

Kraven för självfakturering är följande:

• Upprätta ett skriftligt faktureringsmedgivande i förväg
  Medgivandet måste förberedas och undertecknas innan några fakturor utfärdas. Medgivandet måste ange att leverantören förblir ensam ansvarig för sina fakturerings- och momsskyldigheter, och det måste fastställa en tidsperiod för leverantören att bestrida fakturans innehåll.
  Om leverantören och kunden endast samarbetar vid enstaka tillfällen tillåter lagen ett underförstått medgivande, förutsatt att de aktuella fakturorna utfärdas så snart den fakturerbara händelsen inträffar och inte faktureras på återkommande basis.

• Upprätta en godkännandeprocedur
  Med skriftliga medgivanden är parterna fria att definiera villkoren för godkännande av fakturor (t.ex. underförstått godkännande efter utgången av tidsfristen för tvist). Med underförstådda medgivanden, särskilt i samband med tillfälliga affärstransaktioner, måste fakturor godkännas uttryckligen och formellt. Ett meddelande som bekräftar mottagandet är tillräckligt för elektroniska fakturor.

• Inkludera anmärkningen "autofacturation" (självfakturering)
  Varje faktura som utfärdas av kunden på leverantörens vägnar måste tydligt bära anmärkningen "autofacturation".

• Inkludera alla obligatoriska standarduppgifter
  Fakturan måste innehålla kundens och leverantörens information, inklusive företagsnamn, adress, momsregistreringsnummer för handel inom EU och SIRET-nummer (ett identifieringssystem för företag och arbetsställen). Den måste också specificera de tillhandahållna varorna eller tjänsterna, deras kvantitet, enhetspriset exklusive skatt, tillämplig momssats och momsbelopp samt totalbeloppet (exklusive och inklusive skatt). Slutligen måste den innehålla betalningsvillkor och tidsfrister.

• Spara fakturor i 10 år
  Precis som med alla bokföringsdokument måste självfakturerade fakturor sparas i 10 år, under förhållanden som säkerställer deras läsbarhet, integritet och spårbarhet.

Vilken inverkan har reformen av elektronisk fakturering på självfakturering?

Enligt reformen om elektronisk fakturering är självfakturerade fakturor inte längre dokument som utbyts direkt mellan parter, utan är i stället strukturerade filer som överförs via en godkänd plattform, med statusar som synkroniseras mellan kunden och leverantören.

Således förändrar reformen av elektronisk fakturering sättet på vilket fakturor skapas och överförs. Från och med den 1 september 2026 måste stora och medelstora företag utfärda sina fakturor elektroniskt (till exempel i Factur-X-format) via en godkänd plattform (plateforme agréée, PA). Från och med den 1 september 2027 gäller denna reform för mycket små företag, små och medelstora företag (SMF) och mikroföretag.

Detta innebär att kunder måste utfärda fakturor i elektroniskt format och använda en PA för att konfigurera routingen av självfakturerade transaktioner. Leverantörer måste kunna ta emot elektroniska fakturor som utfärdats på deras vägnar via en PA.

För att förbereda sig för reformens krav bör båda parter uppdatera sina medgivanden om självfakturering för att inkludera vald PA, fakturaformat, godkännandeprocedurer och metoder för status hantering. De bör också testa nya faktureringsprocesser innan reformen träder i kraft.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.

• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.

• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.

• *Minska arbetsbelastningen på kontoret:- * Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.

• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.