A lungo confinata in determinati settori, la grande distribuzione, le cooperative di agricoltori, le reti di referral di attività, l'autofatturazione si fa ora largo in un numero crescente di sistemi di fatturazione digitale. Il principio è semplice e interessante: il cliente, non il fornitore, prepara ed emette la fattura. Per il cliente, questo sistema contribuisce per prima cosa a evitare le discrepanze dei dati tra gli stadi di ordine, consegna e fatturazione. Per il fornitore, si traduce in un grande risparmio di tempo e spesso assicura un pagamento più rapido.

Tuttavia, il fornitore rimane l'emittente legale della fattura ed è ritenuto il solo responsabile per le autorità fiscali. Se l'autofatturazione non è gestita bene, espone il fornitore ad adeguamenti e multe. La posta in gioco è sempre più alta anche perché l'adozione su larga scala della fatturazione elettronica cambia il panorama: l'autofatturazione che fino a questo momento è stata regolamentata da contratti privati tra le parti, deve adeguarsi alla conformità con le nuove regole di trasmissione.

In questo articolo illustriamo cos'è l'autofatturazione, come funziona dal punto di vista legale in Francia, i vantaggi per le attività e le condizioni per la sua implementazione.

In sintesi:

• L'autofatturazione è un meccanismo che inverte il tradizionale modello di fatturazione. Il cliente prepara ed emette la fattura per conto del fornitore.
  
• Questa pratica è legale in Francia purché venga firmato un mandato di autofatturazione, sia definita una procedura per l'accettazione delle fatture e in ogni documento emesso vi sia la notazione “autofacturation” (autofatturazione).
  
• L'autofatturazione è particolarmente adatta in alcune situazioni, in particolare per ordini ricorrenti con volumi elevati, marketplace e transazioni con fornitori con un'infrastruttura tecnica limitata.
  
• L'autofatturazione offre numerosi vantaggi per entrambe le parti: un ciclo di fatturazione più breve, meno errori e contestazioni, una quantità ridotta di lavoro amministrativo per il fornitore, e una maggiore certezza riguardo al diritto del cliente di detrarre l'imposta sul valore aggiunto (IVA).
  
• L'avvento della riforma di fatturazione elettronica trasforma la procedura di autofatturazione dal profondo, dal momento che le autofatture adesso devono essere trasmesse in un formato strutturato tramite una piattaforma approvata (PA).
  

Cos'è l'autofatturazione?

L'autofatturazione è un sistema in cui un cliente è autorizzato dal fornitore a emettere le fatture a suo nome e per suo conto. Anche se il cliente prepara il documento, il fornitore resta l'emittente legale e ha la responsabilità esclusiva per gli obblighi relativi all'imposta sul valore aggiunto (IVA).

L'autofatturazione (ovvero, “autofacturation”) inverte così la procedura di fatturazione tradizionale in cui il fornitore emette la fattura e la invia al cliente.

L'autofatturazione si differenzia da due concetti a essa correlati:

• Subappalto della fatturazione: in questo approccio, il fornitore affida la preparazione e l'emissione delle fatture a una terza parte specializzata, per esempio un fornitore di servizi di fatturazione o un'azienda, e non al cliente. Se il meccanismo legale è lo stesso, la parte che agisce per conto del fornitore è diversa.
  
• Inversione contabile dell'IVA: nel caso del meccanismo di inversione contabile dell'IVA, il cliente diviene responsabile dell'IVA e deve segnalare e pagare questa imposta direttamente alle autorità fiscali.
  

L'autofatturazione è legale in Francia?

L'autofatturazione è legale in Francia ai sensi dell'Articolo 289 I-2 del Codice generale delle imposte (CGI), che autorizza i fornitori a far redigere le fatture ai clienti. Tuttavia, la validità delle fatture è subordinata a tre condizioni: un mandato di fatturazione, una procedura di accettazione e una notazione speciale sulle fatture.

Per essere valida, l'autofatturazione si basa su tre pilastri:

• Un mandato di fatturazione: il fornitore deve rilasciare al cliente un mandato che lo autorizza a emettere fatture a nome e per conto del fornitore (Articolo 242 nonies, Appendice II del CGI).
  
• Una procedura di accettazione: qualsiasi fattura emessa a nome e per conto del fornitore deve essere accettata dal fornitore, in conformità ai termini liberamente concordati dalle parti.
  
• Una notazione di autofatturazione (autofacturation): la parola "autofacturation" (autofatturazione) deve apparire su ogni fattura emessa dal cliente (Articolo 242 nonies A, I-14° dell'Appendice II del CGI).
  

Il mancato rispetto di questi requisiti mina la validità di una fattura e la espone al rischio di essere contestata dall'ufficio tributario. A seconda della gravità della violazione, le autorità fiscali potrebbero rifiutare una detrazione IVA. Anche quando un cliente prepara ed emette una fattura, il fornitore mantiene la piena responsabilità per la fatturazione e gli obblighi IVA. In caso di errore o se una fattura non è conforme, è il fornitore a essere ritenuto responsabile dalle autorità fiscali.

Quando andrebbe usata l'autofatturazione?

L'autofatturazione è utile quando il cliente ha un controllo migliore dei dettagli della transazione rispetto al fornitore, ad esempio con ordini ricorrenti e con volumi elevati, con prezzi stabiliti dopo la spedizione, reti di referral di attività, marketplace o acquisti da determinati fornitori di servizi di piccole dimensioni.

Ecco le situazioni più comuni in cui l'autofatturazione offre valore sia per il cliente che per il fornitore:

• Ordini ricorrenti e con volumi elevati
  Quando un cliente riceve centinaia di spedizioni ogni mese dallo stesso fornitore, l'autofatturazione può aiutare a prevenire discrepanze tra documenti di trasporto e fatture. Inoltre può velocizzare i tempi di elaborazione delle fatture, che è uno dei motivi più comuni per usare l'autofatturazione, in particolare per coloro che operano nel settore della grande distribuzione.

• Prezzi determinati dai clienti al ricevimento
  In alcuni settori (ad es. agroalimentare, metalli, rifiuti e riciclaggio), il prezzo in fattura può dipendere dalla pesatura, dalle calibrazioni o dalle analisi eseguite dal cliente. Poiché il cliente dispone dei dati necessari per calcolare il prezzo, è nella posizione ideale per emettere la fattura.

• Reti di referral e per le commissioni
  Quando un'attività paga commissioni a più partner, come agenti di vendita, affiliati o business referrer, spesso conosce l'importo esatto dovuto in modo migliore dei partner stessi e può quindi autofatturare tali commissioni per conto di ciascun partner.

• Marketplace e piattaforme
  Una piattaforma che paga numerosi venditori o fornitori di servizi di terze parti ha tutti i motivi per semplificare la propria procedura di fatturazione. L'integrazione dell'autofatturazione nei propri sistemi garantisce che i documenti siano coerenti e conformi.

• Acquisti da fornitori con infrastruttura tecnica limitata
  Se si ha a che fare con singoli fornitori di servizi o attività molto piccole che non dispongono di un software di fatturazione conforme, il cliente può assicurarsi che la procedura avvenga in modo fluido ed emettere in autonomia fatture complete e accurate.

Quali sono i vantaggi dell'autofatturazione?

L'autofatturazione offre numerosi vantaggi sia per il cliente che per il fornitore. Per il fornitore, velocizza la procedura di fatturazione, riduce gli errori e le contestazioni, migliora l'affidabilità dei dati contabili e riduce l'onere amministrativo. Per il cliente, assicura che le fatture corrispondano agli ordini d'acquisto, aiutando così a garantire il diritto a una detrazione IVA.

I vantaggi principali dell'autofatturazione sono i seguenti:

• Ciclo di fatturazione più breve
  Il cliente non deve più aspettare per ricevere una fattura dal fornitore; ma emette la fattura in autonomia non appena la transazione è completata. Il ritardo temporale tra consegna e fatturazione si riduce, e ciò accelera il pagamento e migliora la liquidità per entrambe le parti.

• Meno errori e contestazioni
  Le fatture sono preparate usando i dati effettivi in possesso del cliente, come quantità ricevute, prezzi addebitati e termini e condizioni negoziate. In questo modo si riducono molto le discrepanze tra ordini, consegne e fatture, riducendo perciò il numero di fatture rifiutate a causa di mancate corrispondenze.

• Migliore affidabilità dei dati contabili
  Le fatture devono seguire un formato standard e un sistema di numerazione, come definiti dal cliente e integrati nel proprio sistema elettronico. Questa standardizzazione riduce gli errori di inserimento dati e facilita l'automazione della riconciliazione, della verifica e dell'archiviazione delle fatture.

• Riduzione dell'onere amministrativo per il fornitore
  Eliminando la necessità di preparare ed emettere fatture, il fornitore risparmia tempo che può reinvestire in attività a più alto valore aggiunto, come produzione, sviluppo di attività o relazioni con la clientela. Si tratta di un aspetto particolarmente vantaggioso per le piccole attività senza un reparto fatturazione o software di fatturazione dedicati.

• Detrazione IVA più sicura per i clienti
  Controllando il contenuto delle fatture, il cliente si assicura che contengano tutte le informazioni obbligatorie a sostegno del proprio diritto di detrarre l'IVA. Così aiuta a ridurre il rischio che la detrazione IVA venga contestata a causa di un errore od omissione sulla fattura.

Come emettere autofatture

Per garantire la conformità delle autofatture, oltre alle regole standard di fatturazione, come le informazioni obbligatorie e i requisiti di conservazione dei registri, è necessario soddisfare determinati obblighi: un accordo scritto preventivo sotto forma di mandato di fatturazione, una procedura di accettazione delle fatture per il fornitore e l'inclusione del termine "autofacturation" (autofatturazione) su ogni documento.

I requisiti per l'autofatturazione sono i seguenti:

• Stabilire un mandato di fatturazione scritto in anticipo
  Il mandato deve essere preparato e firmato prima che vengano emesse le fatture. Il mandato deve stabilire che il fornitore rimane l'unico responsabile dei propri obblighi di fatturazione e IVA e deve stabilire un periodo di tempo entro il quale il fornitore può contestare i contenuti della fattura.
  Se il fornitore e il cliente collaborano solo occasionalmente, la legge consente un mandato tacito, a condizione che le fatture in questione vengano emesse non appena si verifica l'evento fatturabile e non vengano fatturate su base ricorrente.

• Stabilire una procedura di accettazione
  Con i mandati scritti, le parti sono libere di definire i termini di accettazione della fattura (ad es. accettazione tacita alla scadenza del periodo di contestazione). Con i mandati taciti, in particolare nel contesto di rapporti commerciali occasionali, le fatture devono essere accettate in modo espresso e formale. Un messaggio di conferma di ricezione è sufficiente per le fatture elettroniche.

• Includere la notazione "autofacturation" (autofatturazione)
  Ogni fattura emessa dal cliente per conto del fornitore deve recare chiaramente la notazione "autofacturation".

• Includere tutti i dettagli obbligatori standard
  La fattura deve includere le informazioni del cliente e le informazioni del fornitore, inclusi il nome dell'azienda, l'indirizzo, la partita IVA intracomunitaria e il numero SIRET (sistema di identificazione della directory delle sedi). Deve inoltre specificare i beni o i servizi forniti, la loro quantità, il prezzo unitario al netto dell'imposta, l'aliquota IVA e l'importo applicabili e l'importo totale (al netto e al lordo dell'imposta). Infine, deve includere i termini e le scadenze di pagamento.

• Conservare le fatture per 10 anni
  Come tutti i documenti contabili, le fatture emesse in proprio devono essere conservate per 10 anni, in condizioni che ne garantiscano la leggibilità, l'integrità e la tracciabilità.

Qual è l'impatto della riforma della fatturazione elettronica sull'autofatturazione?

Ai sensi della riforma della fatturazione elettronica, le autofatture non sono più documenti scambiati direttamente tra le parti, ma file strutturati trasmessi tramite una piattaforma approvata, con gli stati sincronizzati tra il cliente e il fornitore.

Pertanto, la riforma della fatturazione elettronica trasforma il modo in cui le fatture vengono generate e trasmesse. A partire dal 1° settembre 2026, le grandi aziende e le imprese di medie dimensioni dovranno emettere le proprie fatture elettronicamente (ad esempio, nel formato Factur-X) tramite una piattaforma approvata (plateforme agréée, PA). A partire dal 1° settembre 2027, questa riforma si applicherà alle piccolissime imprese, alle piccole e medie imprese (PMI) e alle microimprese.

Ciò significa che i clienti devono emettere fatture in formato elettronico e utilizzare una PA per configurare l'instradamento delle transazioni autofatturate. I fornitori devono essere in grado di ricevere, tramite una PA, le fatture elettroniche emesse a loro nome.

Per prepararsi ai requisiti della riforma, entrambe le parti dovrebbero aggiornare i propri mandati di autofatturazione per includere la PA selezionata, i formati delle fatture, le procedure di accettazione e i metodi di gestione dello stato. Dovrebbero inoltre testare i nuovi processi di fatturazione prima che la riforma entri in vigore.

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