Il mandato di addebito è un accordo scritto o verbale che consente a un'attività (ossia il committente) di delegare l'emissione delle fatture a una terza parte o al cliente (ossia il soggetto incaricato), nel pieno rispetto delle normative. Il mandato di addebito si verifica spesso tra attività che intrattengono rapporti commerciali continuativi oppure quando il committente richiede l'assistenza di uno studio contabile per determinate attività. Le fatture emesse su mandato devono indicare chiaramente che sono state create da un soggetto incaricato. Se i requisiti in materia di fatturazione o di imposta sul valore aggiunto (IVA) non sono rispettati, il committente resta l'unico responsabile.

In questo articolo spieghiamo i mandati di addebito, incluso come funzionano, quali sono i requisiti e come configurarli.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un mandato di addebito
  
• Perché istituire un mandato di addebito
  
• Diversi tipi di mandati di addebito
  
• Come funzionano i mandati di addebito
  
• Stipula di un mandato di addebito
  
• Requisiti del mandato addebito per ciascuna parte
  

Che cos'è un mandato di addebito

Il mandato di addebito è un accordo con cui un'attività autorizza una terza parte a emettere fatture a suo nome e per suo conto. Questo consente all'attività di alleggerire alcune attività amministrative, affidando a un altro soggetto l'emissione e la gestione delle fatture.

L'accordo coinvolge due parti: il committente, il venditore che intende delegare la fatturazione a una terza parte, e il soggetto incaricato. Il soggetto incaricato è spesso il cliente dell'attività o una società in subappalto.

Il mandato di addebito è il documento formale che istituisce, definisce e disciplina la collaborazione tra le due parti. Per evitare incomprensioni e controversie, il mandato stabilisce i ruoli e le responsabilità di ciascuna parte.

Ragioni per istituire un mandato di addebito

Di norma, è il venditore a redigere ed emettere le fatture. Tuttavia, l'articolo 289 del Codice generale delle imposte (Code général des impôts, o CGI) consente alle attività di affidare tale compito a una parte terza o a un cliente. I mandati di addebito rappresentano un'alternativa legale interessante per le attività che gestiscono grandi volumi di transazioni ma non desiderano occuparsi direttamente della fatturazione.

Autofatturazione

I mandati di addebito sono utilizzati più spesso tra partner commerciali abituali e di lungo periodo. Il venditore può proporre un mandato che consente al cliente di emettere e di pagare le fatture, pratica nota come autofatturazione. Questa modalità è diffusa in alcuni settori, tra cui l'agricoltura e la distribuzione all'ingrosso, perché semplifica il processo di pagamento.

Quando un cliente emette una fattura a nome e per conto del venditore, la fattura deve riportare la dicitura "autofatturazione" (autofacturation).

Esternalizzazione delle fatture

Un'attività può anche affidare l'emissione delle fatture a un fornitore di servizi terzo, come un commercialista, esternalizzando il processo di fatturazione. Delegare questa attività amministrativa a un esperto offre diversi vantaggi, tra cui la riduzione del rischio di errori e di fatture non conformi. Inoltre, consente un notevole risparmio di tempo, permettendo all'attività di concentrarsi maggiormente sulle proprie operazioni principali.

Il fornitore incaricato può applicare una commissione per questo servizio, soprattutto se si tratta di uno studio di contabilità. Con l'approvazione preventiva del committente, il soggetto incaricato può a sua volta affidare il processo di fatturazione a un subappaltatore.

Diverse tipologie di mandati di addebito

I contratti di addebito sono generalmente formalizzati per iscritto, così da evitare ambiguità e poter essere utilizzati come prova in caso di controversia. Il contratto definisce le modalità operative del mandato e chiarisce i ruoli di ciascuna parte. Se l'attività riguarda un'operazione occasionale, è possibile anche un accordo di mandato verbale.

Come funzionano i mandati di addebito

Un mandato di addebito deve essere stabilito prima che il soggetto incaricato inizi a emettere fatture a nome e per conto del committente. L'accordo non deve necessariamente avere una forma specifica e può essere sia verbale sia scritto. Tuttavia, su richiesta, entrambe le parti devono poter dimostrare all'ufficio tributario francese l'esistenza del mandato di addebito.

Secondo la normativa fiscale francese, si devono emettere due copie di ciascuna fattura nell'ambito del mandato. Tali fatture devono includere le stesse informazioni obbligatorie delle fatture tradizionali e indicare chiaramente che sono state emesse da un soggetto incaricato. Si consiglia di inserire una dicitura su tutte le fatture emesse su mandato, ad esempio: "Fattura emessa da X a nome e per conto di Z" (Facture établie par X au nom et pour le compte de Z).

Il committente deve accettare le fatture create nell'ambito del mandato prima della loro emissione. Le fatture su mandato sono spesso validate mediante apposizione della firma o del timbro del committente.

Stipula di un mandato di addebito

Le due parti definiscono i termini dell'accordo. Quanto meno, il mandato deve specificare quanto segue:

• la durata;
  
• il termine entro cui il committente può contestare una fattura emessa per suo conto;
  
• la procedura di accettazione delle fatture;
  
• l'ambito del mandato (ad esempio, come gestire le fatture iniziali e quelle di rettifica, se si tratta di un'operazione occasionale o di una serie continuativa di transazioni, ecc.).
  

Ecco un esempio di mandato di addebito da utilizzare come modello.

Requisiti del mandato di addebito per ciascuna parte

In un mandato di addebito, il committente e il soggetto incaricato hanno obblighi distinti. Il committente deve:

• fornire al soggetto incaricato tutte le informazioni necessarie per emettere fatture conformi;
  
• comunicare al soggetto incaricato eventuali modifiche alle informazioni dell'azienda (ad esempio, cambiamenti dell'indirizzo di addebito o del numero del sistema di identificazione del repertorio delle imprese (SIRET));
  
• richiedere una copia della fattura, se non viene ricevuta;
  
• dichiarare, riscuotere e versare l'IVA all'ufficio tributario francese, se applicabile, per le fatture emesse per conto del committente.
  

Il soggetto incaricato deve:

• svolgere l'attività assegnata;
  
• tenere separate le fatture emesse per conto proprio da quelle emesse per conto del committente;
  
• emettere le fatture in duplice copia e rispettare la normativa fiscale applicabile al committente.
  

Anche in presenza di un mandato di addebito, il committente resta pienamente responsabile se il soggetto incaricato non rispetta le normative in materia di fatturazione o di IVA (ad esempio, mancata inclusione delle informazioni obbligatorie o indicazione errata dell'importo dell'IVA). Il committente non è esonerato da responsabilità in caso di mancato rispetto degli obblighi di fatturazione e IVA da parte del soggetto incaricato.

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