Un mandat de facturation est un accord écrit ou verbal qui permet à une entreprise (c’est-à-dire le mandant) de déléguer l’émission de factures à un tiers ou client (c’est-à-dire le mandataire) en pleine conformité avec la réglementation. Un mandat de facturation a souvent lieu entre des entreprises qui ont des relations commerciales régulières ou lorsque le mandant demande l’aide d’un cabinet comptable pour certaines tâches. Les factures mandatées doivent indiquer clairement qu’elles ont été créées par un mandataire. Si les exigences de facturation ou Taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ne sont pas respectées, le mandant reste seul responsable.

Dans cet article, nous expliquons les mandats de facturation, notamment leur fonctionnement, leurs exigences et comment les établir.

Sommaire de cet article

• Définition d’un mandat de facturation
  
• Raisons de l’établissement d’un mandat de facturation
  
• Différents types de mandats de facturation
  
• Fonctionnement des mandats de facturation
  
• Mise en place d’un mandat de facturation
  
• Exigences mandat de facturation pour chaque partie
  

Définition d’un mandat de facturation

Un mandat de facturation est un contrat qu’une entreprise utilise pour autoriser un tiers à émettre des factures en son nom et pour son compte. Cela permet à l’entreprise de se décharger de certaines tâches administratives en attribuant l’émission et la gestion des factures à une autre entité.

Ce contrat est conclu entre deux parties : le mandant, le commerçant qui souhaite déléguer la facturation à un tiers, et le mandataire chargé d’effectuer la tâche. Le mandataire est souvent le client de l’entreprise ou une entreprise de sous-traitance.

Un mandat de facturation est le document formel qui établit, définit et structure la collaboration entre les deux parties. Pour éviter les malentendus et les litiges, le mandat définit les rôles et les responsabilités de chaque partie.

Raisons de l’établir d’un mandat de facturation

Habituellement, le commerçant crée et émet des factures. Cependant, l’article 289 du Code général des impôts ou CGI permet aux entreprises de confier cette tâche à un tiers ou client. Les mandats de facturation sont des alternatives juridiques intéressantes pour les entreprises qui gèrent des volumes importants de transactions mais ne souhaitent pas créer de factures.

Auto-facturation

Les mandats de facturation sont le plus souvent utilisés entre partenaires commerciaux réguliers et de longue date. Le commerçant peut proposer un mandat de facturation qui permet au client d’émettre et de payer des factures, ce qu’on appelle l’autofacturation. Cette pratique est courante dans certains secteurs, notamment l’agriculture et la distribution en gros, afin de simplifier le processus de paiement.

Lorsqu’un client émet une facture au nom et pour le compte du commerçant, la facture doit afficher la mention « autofacturation ».

Sous-traitance de factures

Une entreprise peut également confier l’émission de factures à un fournisseur de services externe, tel qu’un comptable agréé, pour sous-traiter le processus d’émission de facture. Déléguer ce processus administratif à un expert présente plusieurs avantages, comme la réduction du risque d’erreurs et de factures non conformes. L’entreprise bénéficie également d’un gain de temps substantiel, lui permettant de se concentrer davantage sur ses opérations principales.

Le sous-traitant peut débiter des frais pour cette prestation, notamment s’il s’agit d’un cabinet comptable. Avec l’accord préalable du mandant, le mandataire peut également confier le processus facturation à un sous-traitant.

Les différents types de mandats facturation

Les contrats de facturation sont généralement conclus par écrit, ce qui permet d’éviter toute ambiguïté et sert de preuve en cas de contestation. Le contrat précise les modalités du mandat et définit clairement le rôle de chaque partie. S’il s’agit d’un accord commercial ponctuel, un mandat verbal est également envisageable.

Fonctionnement des mandats de facturation

Un mandat de facturation doit être établi avant que le mandataire ne commence l’émission de factures au nom et pour le compte du mandant. Le contrat n’est pas tenu d’être dans un format spécifique et peut être soit verbal, soit écrit. Cependant, si on le demande, les deux parties doivent être en mesure de prouver à l’administration fiscale française que le mandat de facturation existe.

Conformément à la réglementation fiscale française, deux exemplaires de chaque facture doivent être émis dans le cadre de ce mandat. Ces factures doivent également comporter les mêmes informations obligatoires que les factures traditionnelles et indiquer clairement qu’elles ont été émises par un mandataire. Il est recommandé d’ajouter une mention sur toutes les factures émises dans le cadre d’un mandat, telle que : « Facture établie par X au nom et pour le compte de Z ».

Le mandant doit accepter les factures créées dans le cadre d’un mandat avant leur émission. Les factures mandatées sont souvent validées par l’apposition de la signature ou du cachet du mandant.

Mise en place d’un mandat de facturation

Les deux parties déterminent les conditions de l’accord. Minimalement, le mandat doit préciser ce qui suit :

• Sa durée
  
• Date limite de contestation par le mandant d’une facture émise en son nom
  
• Procédure d’acceptation des factures
  
• Portée du mandat (p. ex., comment gérer les factures initiales et correctives, s’il s’agit d’une série de transactions ponctuelles ou continues, etc.)
  

Voici un exemple de mandat de facturation à utiliser comme modèle.

Exigences du mandat de facturation pour chaque partie

Pour un mandat de facturation, le mandant et le mandataire ont des obligations différentes. Le mandant doit procéder comme suit :

• Fournir au mandataire toutes les informations requises pour créer des factures conformes
  
• Indiquer au mandataire toute modification des informations de l’entreprise du mandant (par exemple, un changement d’adresse de facturation ou de numéro SIRET (Système d’identification de répertoire d’établissement))
  
• Requérir d’une copie de la facture, si elle n’est pas reçue
  
• Déclarer, percevoir et verser la TVA à l’administration fiscale française, selon le cas pour les factures émises au nom du mandant
  

L’agent doit effectuer les actions suivantes :

• Effectuer la tâche à lui assignée
  
• distinguer les factures établies pour son propre compte de celles qu’il émet pour le compte du mandant
  
• Créer des factures en double exemplaire et respecter la réglementation fiscale applicable au mandant
  

Même si un mandat de facturation a été délivré, le mandant reste entièrement responsable si le mandataire ne respecte pas les règles en matière de facturation ou de TVA (par exemple, omission d’informations obligatoires, montant de TVA erroné). Le mandant n’est pas dégagé de sa responsabilité si le mandataire ne respecte pas ses obligations en matière de facturation et de TVA.

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