Een facturatiemachtiging is een schriftelijke of mondelinge overeenkomst waarmee een onderneming (d.w.z. de opdrachtgever) de uitgifte van facturen aan een derde partij of client (d.w.z. de opdrachtnemer) kan delegeren in volledige compliance met de regelgeving. Een facturatiemachtiging vindt vaak plaats tussen ondernemingen die regelmatig commercieel met elkaar in zee gaan of wanneer de opdrachtgever voor bepaalde taken hulp inroept van een accountantskantoor. Op de gemandateerde facturen moet duidelijk vermeld staan dat ze door een opdrachtnemer zijn opgesteld. Als er niet wordt voldaan aan de vereisten voor facturatie of aan de belasting toegevoegde waarde (btw), blijft de opdrachtgever als enige verantwoordelijk.

In dit artikel leggen we facturatiemachtigingen uit, waaronder hoe ze werken, wat hun vereisten zijn en hoe je ze kunt instellen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een facturatiemachtiging?
  
• Waarom een facturatiemachtiging?
  
• Verschillende soorten facturatiemachtigingen
  
• Hoe facturatiemachtigingen werken
  
• Een facturatiemachtiging instellen
  
• Facturatiemachtigingvereisten voor elke partij
  

Wat is een facturatiemachtiging?

Een facturatiemachtiging is een overeenkomst die een onderneming gebruikt om een derde partij te autoriseren om in zijn naam en namens hem facturen uit te geven. Hierdoor kan de onderneming bepaalde administratieve taken uit handen geven door het uitgeven en beheren van facturen aan een andere entiteit toe te wijzen.

Deze overeenkomst is gesloten tussen twee partijen: de opdrachtgever (de verkoper die de facturatie aan een derde partij wil delegeren) en de opdrachtnemer die de taak toegewezen gekregen heeft. De opdrachtnemer is vaak de client van de onderneming of een onderaannemer.

Een facturatiemachtiging is het formele document waarin de samenwerking tussen de twee partijen is vastgelegd, gedefinieerd en gestructureerd. Om misverstanden en geschillen te voorkomen, zijn in de machtiging de rollen en verantwoordelijkheden van elke partij vastgelegd.

Waarom een facturatiemachtiging instellen?

Meestal maakt de verkoper facturen aan en factureert ze. Op grond van artikel 289 van het Franse algemene belastingwetboek (Code général des impôts, of CGI) kunnen ondernemingen deze taak echter aan een derde partij of client toewijzen. Facturatiemachtigingen zijn juridische alternatieven die aantrekkelijk zijn voor ondernemingen die te maken hebben met enorm veel transacties, maar geen facturen willen opstellen.

Zelffacturatie

Facturatiemachtigingen worden het meest gebruikt tussen vaste, langdurige zakenpartners. De verkoper kan een facturatiemachtiging voorstellen waarmee de client facturen kan uitgeven en betalen. Dit wordt zelffacturatie genoemd. Deze praktijk is gebruikelijk in bepaalde branches, waaronder in de landbouw en groothandel, om de betaalprocedure te vereenvoudigen.

Wanneer een klant een factuur uitgeeft in naam van en namens de verkoper, moet op de factuur het woord ’Zelffacturatie’ (automatische facturatie) vermeld staan.

Uitbesteding van facturatie

Een onderneming kan het uitgeven van facturen ook toewijzen aan een externe dienstverlener, zoals een gecertificeerde accountant, om de facturatie uit te besteden. Het delegeren van deze administratieve procedure aan een expert heeft verschillende voordelen, zoals het verminderen van het risico op fouten en niet-conforme facturen. De onderneming profiteert ook van aanzienlijke tijdsbesparingen, waardoor het zich meer kan concentreren op zijn kernactiviteiten.

De onderaannemer kan kosten in rekening brengen voor deze dienst, vooral als het een accountantskantoor is. Met voorafgaande goedkeuring van de opdrachtgever kan de opdrachtnemer de facturatie ook aan een onderaannemer toewijzen.

Verschillende soorten facturatiemachtigingen

Facturatieovereenkomsten worden over het algemeen schriftelijk gesloten, wat dubbelzinnigheid kan helpen voorkomen en als bewijs kan worden gebruikt in geval van een geschil. In de overeenkomst zijn duidelijk de machtigingprocedures en de rollen van beide partijen vastgelegd. Als de procedure een eenmalige zakelijke regeling betreft, is een mondelinge machtiging ook mogelijk.

Hoe facturatiemachtigingen werken

Er moet een facturatiemachtiging worden opgesteld, voordat de opdrachtgever in naam en namens de opdrachtgever facturen gaat uitgeven. De overeenkomst hoeft geen specifieke indeling te hebben en kan mondeling of schriftelijk zijn. Op verzoek moeten beide partijen echter aan het Franse belastingkantoor kunnen aantonen dat de facturatiemachtiging bestaat.

Volgens de Franse belastingregelgeving moeten er twee kopieën van elke factuur worden uitgegeven onder de machtiging. Deze facturen moeten ook dezelfde verplichte informatie bevatten als traditionele facturen en moeten ook duidelijk aangeven dat ze door een opdrachtnemer zijn uitgegeven. Het wordt aanbevolen om een opmerking op alle gemachtigde facturen op te nemen, zoals 'Factuur aangemaakt door X in naam van en namens Z' (Facture établie par X au nom et pour le compte de Z).

De opdrachtgever moet facturen accepteren die zijn gemaakt met een machtiging, voordat ze worden uitgegeven. Gemachtigde facturen worden vaak gevalideerd door ze te voorzien van de handtekening of stempel van de opdrachtgever.

Een facturatiemachtiging instellen

De twee partijen bepalen de voorwaarden van de overeenkomst. De machtiging moet minimaal het volgende bevatten:

• De duur ervan
  
• Deadline voor de opdrachtgever om bezwaar te maken tegen een namens hem uitgegeven factuur
  
• Procedure voor het accepteren van facturen
  
• Reikwijdte van de machtiging (bijv. hoe initiële en correctieve facturen moeten worden verwerkt, of het gaat om een eenmalige of doorlopende reeks transacties, enz.)
  

Hier is een voorbeeld van een facturatiemachtiging voor gebruik als sjabloon.

Facturatiemachtigingvereisten voor elke partij

Voor een facturatiemachtiging hebben de opdrachtgever en opdrachtnemer verschillende verplichtingen. De opdrachtgever moet het volgende doen:

• De opdrachtnemer alle informatie geven die nodig is om facturen op te stellen die aan de regels voldoen
  
• Elke wijziging in de gegevens van het bedrijf van de opdrachtgever doorgeven aan de opdrachtnemer (bijv. een wijziging in factuuradres of bedrijfsidentificatienummer (SIRET))
  
• Een kopie van de factuur aanvragen, indien niet ontvangen
  
• Btw aangeven, berekenen en afdragen aan het Franse belastingkantoor, naargelang wat van toepassing is op facturen die namens de opdrachtgever worden uitgegeven
  

De opdrachtnemer moet het volgende doen:

• De toegewezen taak uitvoeren
  
• Facturen scheiden die voor eigen gebruik zijn gemaakt van facturen die namens de opdrachtgever worden uitgegeven
  
• Facturen in tweevoud opstellen en de belastingregelgeving volgen die van toepassing is op de opdrachtgever
  

Ook al is er een facturatiemachtiging ingesteld, toch blijft de opdrachtgever volledig verantwoordelijk indien de opdrachtnemer de regelgeving inzake facturatie en btw niet naleeft (bijv. door het niet opnemen van verplichte informatie, een onjuist btw-bedrag te gebruiken). De opdrachtgever is niet vrijgesteld van aansprakelijkheid als de opdrachtnemer niet voldoet aan de verplichtingen m.b.t. facturatie en btw.

Stripe Invoicing beheert de facturatieprocedure van begin tot eind en helpt je te voldoen aan belasting- en juridische regelgeving. Invoicing vereenvoudigt het beheren van je openstaande vorderingen (AR), van het opstellen van facturen tot het innen van bedragen. Invoicing automatiseert omzetverantwoording en maakt betalingen sneller zonder te hoeven programmeren. Met Invoicing kun je vanaf je Dashboard facturen bijwerken en dupliceren, terugbetalingen doen en betalingen registreren die je buiten Stripe om doet.