請求同意書は、企業 (本人) が規制を完全に遵守した上で請求書の発行をサードパーティまたはクライアント (代理人) に委任できるようにする書面または口頭の合意です。請求同意書は、定期的に商業取引を行っている企業間、または本人が特定のタスクについて会計事務所に支援を求める場合によく行われます。委任された請求書には、代理人によって作成されたことを明確に示す必要があります。請求書発行または付加価値税 (VAT) の要件が満たされていない場合、本人のみが責任を負います。

この記事では、請求同意書の仕組み、要件、作成方法などについて説明します。

目次

• 請求同意書とは
  
• 請求同意書を設定する理由
  
• 請求同意書の種類
  
• 請求同意書の仕組み
  
• 請求同意書の設定
  
• 各当事者の請求同意書の要件
  

請求同意書とは

請求同意書とは、第三者が企業の名義で、企業に代わって請求書を発行することを承認するために使用する契約です。これにより、企業は請求書の発行と管理を他の事業者に委任することで、特定の管理業務の負担を軽減できます。

この契約は、本人 (請求書発行をサードパーティに委任したい売り手) とタスクを担当する代理人の 2 者の間で締結されます。代理人は、多くの場合、企業のクライアントまたは下請け会社です。

請求同意書は、2 者間の連携を確立、定義、構造化する正式な文書です。誤解や紛争を避けるために、同意書では各当事者の役割と責任を定義します。

請求同意書を設定する理由

通常、売り手は請求書を作成して発行します。ただし、フランス一般租税法典 (Code général des impôts、または CGI) 第 289 条では、企業はこのタスクを第三者またはクライアントに委任できます。請求同意書は法的な代替手段であり、大量の取引を管理しながらも請求書の作成を希望しない企業にとって魅力的です。

セルフビリング

請求同意書は、通常の長期的なビジネスパートナー間で最もよく使用されます。売り手は、クライアントが請求書を発行して支払うことができる請求同意書を提案する場合があります。これはセルフビリングと呼ばれます。この慣行は、決済プロセスを簡素化するために、農業や卸売業などの特定の業界で一般的です。

顧客が売り手の名義で、かつ売り手に代わって請求書を発行する場合、請求書には「self-billing」 (autofacturation) という文字を表示する必要があります。

請求書の下請け

企業は、請求書の発行を公認会計士などの外部代行業者に割り当てて、請求書プロセスを下請けすることもできます。この管理プロセスを専門家に委任すると、エラーや非準拠の請求書のリスクが軽減されるなど、いくつかのメリットがあります。また、時間を大幅に節約できるため、企業は中核業務により集中できます。

下請け業者は、特に会計事務所の場合、このサービスに対して手数料を請求できます。本人の事前承認を得て、代理人は請求書発行プロセスを下請け業者に割り当てることもできます。

請求同意書の種類

請求契約は通常、書面で締結されるため、あいまいさを避け、紛争が生じた際の証拠として使用できます。この契約では、同意書の手順が規定され、各当事者の役割が明確に定義されています。プロセスが 1 回限りの取引となる場合は、口頭による同意書契約も可能です。

請求同意書の仕組み

請求同意書は、代理人が本人の名義で、本人に代わって請求書の発行を開始する前に作成する必要があります。同意書は、特定の形式である必要はなく、口頭または書面でも構いません。ただし、求められた場合は、両当事者がフランスの税務署に請求同意書の存在を証明できる必要があります。

フランスの税規制によると、同意書に基づいて各請求書を 2 部発行する必要があります。また、これらの請求書には従来の請求書と同じ必須情報を記載し、代理人が発行したことも明確に示す必要があります。すべての委任請求書には、「X が Z の名義で、かつ Z に代わって作成した請求書」(Facture établie par X au nom et pour le compte de Z) などの注記を含めることをお勧めします。

同意書に基づいて作成された請求書は、発行前に本人によって承認される必要があります。委任請求書は、多くの場合、本人の署名またはスタンプを押すことで承認されます。

請求同意書の設定

両当事者が同意書の条件を決定します。少なくとも、同意書には以下を指定する必要があります。

• 期間
  
• 本人に代わって発行された請求書に異議を申し立てる期限
  
• 請求書の受け付け手順
  
• 同意書の範囲 (初回および修正後の請求書の処理方法、1 回限りの取引か継続的な一連の取引かなど)
  

テンプレートとして使用できる請求同意書のサンプルを次に示します。

各当事者の請求同意書の要件

請求同意書の場合、本人と代理人の義務は異なります。本人は以下を実行する必要があります。

• コンプライアンスに準拠した請求書の作成に必要なすべての情報を代理人に提供する
  
• 主たる会社の情報に変更があった場合 ( 請求先住所や Establishment Directory Identification System (SIRET) 番号 の変更など) は、代理人に通知する
  
• 請求書を受け取っていない場合は、コピーをリクエストする
  
• フランスの税務署に VAT を申告、徴収、納付する (本人に代わって発行された請求書に適用される場合)
  

代理人は以下を実行する必要があります。

• 割り当てられたタスクを実行する
  
• 独自の使用を目的として作成された請求書と、本人に代わって発行する請求書を分離する
  
• 請求書を 2 部作成し、本人に適用される税法に従う
  

請求同意書が発行された場合でも、代理人が請求書発行または VAT の規制に従わない場合 (必須情報の記載漏れ、VAT 金額の誤りなど) は、本人が完全に責任を負います。代理人が請求書発行および VAT の義務を果たさなかった場合でも、本人に対する責任は免除されません。

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