Um mandato de faturamento é um acordo verbal ou escrito que permite que uma empresa (ou seja, o principal) delegue a emissão de faturas a um terceiro ou cliente (ou seja, o agente), em total conformidade com a regulamentação. Esse tipo de mandato costuma ocorrer entre empresas que mantêm relações comerciais frequentes ou quando o principal solicita apoio de um escritório de contabilidade para determinadas atividades. As faturas emitidas sob mandato devem indicar claramente que foram criadas por um agente. Caso os requisitos de faturamento ou de imposto sobre valor agregado (IVA) não sejam cumpridos, o principal permanece integralmente responsável.

Neste artigo, explicamos os mandatos de faturamento, incluindo como funcionam, quais são seus requisitos e como estabelecê-los.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é um mandato de faturamento?
  
• Por que estabelecer um mandato de faturamento?
  
• Diferentes tipos de mandatos de faturamento
  
• Como funcionam os mandatos de faturamento
  
• Configuração de um mandato de faturamento
  
• Requisitos do mandato de faturamento para cada parte
  

O que é um mandato de faturamento?

Um mandato de faturamento é um acordo pelo qual uma empresa autoriza um terceiro a emitir faturas em seu nome e por sua conta. Isso permite que a empresa delegue determinadas tarefas administrativas, atribuindo a emissão e a gestão de faturas a outra entidade.

Esse acordo envolve duas partes: o principal — o vendedor que deseja delegar o faturamento — e o agente responsável pela execução. O agente geralmente é o cliente da empresa ou uma empresa subcontratada.

O mandato de faturamento é o documento formal que estabelece, define e organiza a relação entre as partes. Para evitar mal-entendidos e contestações, ele delimita claramente as funções e responsabilidades de cada uma.

Por que estabelecer um mandato de faturamento?

Normalmente, o vendedor cria e emite as faturas. No entanto, o Artigo 289 do Código Geral de Impostos francês (Code général des impôts, ou CGI) permite que as empresas atribuam essa tarefa a um terceiro ou ao cliente. Mandatos de faturamento são alternativas jurídicas atrativas para empresas que gerenciam grandes volumes de transações, mas não desejam emitir faturas.

Autofaturamento

Mandatos de faturamento são mais frequentemente utilizados entre parceiros comerciais regulares e de longo prazo. O vendedor pode propor um mandato de faturamento que permita ao cliente emitir e pagar faturas, prática conhecida como autofaturamento. Essa abordagem é comum em determinados setores — incluindo agricultura e distribuição atacadista — para simplificar o processo de pagamento.

Quando o cliente emite uma fatura em nome e por conta do vendedor, a fatura deve conter a indicação “self-billing” (autofacturation).

Subcontratação de fatura

Uma empresa também pode delegar a emissão de faturas a um provedor de serviços externo — como um contador certificado — para subcontratar o processo de faturamento. Delegar esse processo administrativo a um especialista traz várias vantagens, como reduzir o risco de erros e de faturas em não conformidade. A empresa também ganha economia de tempo significativa, podendo focar mais em suas atividades principais.

O subcontratado pode cobrar uma tarifa por esse serviço, especialmente se for um escritório de contabilidade. Com a aprovação prévia do principal, o agente também pode delegar o processo de faturamento a um subcontratado.

Diferentes tipos de mandatos de faturamento

Contratos de cobrança geralmente são formalizados por escrito, o que ajuda a evitar ambiguidades e pode ser usado como comprovante em caso de contestação. O acordo define os procedimentos do mandato e estabelece claramente a função de cada parte. Se for uma operação pontual, também é possível firmar um mandato verbal.

Como funcionam os mandatos de faturamento

Um mandato de faturamento deve ser estabelecido antes que o agente comece a emitir faturas em nome e por conta do principal. O acordo não precisa seguir um formato específico e pode ser verbal ou escrito. No entanto, se solicitado, ambas as partes devem ser capazes de comprovar ao órgão tributário francês que o mandato de faturamento existe.

De acordo com a legislação fiscal francesa, duas vias de cada fatura devem ser emitidas sob o mandato. Essas faturas também devem incluir as mesmas informações obrigatórias das faturas tradicionais e indicar claramente que foram emitidas por um agente. Recomenda-se incluir uma observação em todas as faturas emitidas sob mandato, como: “Fatura emitida por X em nome e por conta de Z” (Facture établie par X au nom et pour le compte de Z).

O principal deve aprovar as faturas emitidas sob mandato antes de sua emissão. Essas faturas costumam ser validadas com a assinatura ou carimbo do principal.

Configuração de um mandato de faturamento

As duas partes definem os termos do acordo. No mínimo, o mandato deve especificar:

• Sua duração
  
• Prazo para o principal contestar uma fatura emitida em seu nome
  
• Procedimento de aprovação das faturas
  
• Escopo do mandato (por exemplo, como tratar faturas iniciais e corretivas, se é uma operação pontual ou recorrente etc.)
  

Aqui está um modelo de mandato de faturamento que pode ser usado como referência.

Requisitos do mandato de faturamento para cada parte

Em um mandato de faturamento, o principal e o agente têm obrigações diferentes. O principal deve:

• Fornecer ao agente todas as informações necessárias para a emissão de faturas em conformidade
  
• Informar ao agente qualquer alteração nos dados da empresa (por exemplo, mudança de endereço de faturamento ou do número SIRET — sistema de identificação de estabelecimentos)
  
• Solicitar uma cópia da fatura, caso não a receba
  
• Declarar, recolher e repassar o IVA ao órgão tributário francês, conforme aplicável às faturas emitidas em seu nome
  

O agente deve:

• Executar a tarefa designada
  
• Separar as faturas emitidas para uso próprio daquelas emitidas em nome do principal
  
• Emitir faturas em duas vias e cumprir as regras fiscais aplicáveis ao principal
  

Mesmo com um mandato de faturamento, o principal continua totalmente responsável caso o agente não cumpra as regras de faturamento ou de IVA (por exemplo, ausência de informações obrigatórias ou cálculo incorreto do imposto). O principal não é isento de responsabilidade se o agente não cumprir essas obrigações.

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