Un mandat de facturation est un accord écrit ou verbal qui permet à une entreprise (c’est-à-dire le mandant) de déléguer l’émission de factures à un tiers ou client (c’est-à-dire l’agent) en pleine conformité avec la réglementation. Un mandat de facturation a souvent lieu entre des entreprises qui ont des relations commerciales régulières entre elles ou lorsque le mandant demande l’aide d’un cabinet comptable pour certaines tâches. Les factures mandatées doivent indiquer clairement qu’elles ont été créées par un agent. Si les exigences relatives à la facturation ou à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) ne sont pas respectées, le mandant reste seul responsable.

Dans cet article, nous vous expliquons les mandats de facturation, notamment leur fonctionnement, leurs exigences et comment les établir.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’un mandat de facturation?
  
• Pourquoi établir un mandat de facturation?
  
• Différents types de mandats de facturation
  
• Fonctionnement des mandats de facturation
  
• Mise en place d’un mandat de facturation
  
• Exigences du mandat de facturation pour chaque partie
  

Qu’est-ce qu’un mandat de facturation?

Un mandat de facturation est un accord qu’une entreprise utilise pour autoriser un tiers à émettre des factures en son nom et pour son compte. Cela permet à l’entreprise de se décharger de certaines tâches administratives en attribuant l’émission et la gestion des factures à une autre entité.

Cet accord est conclu entre deux parties : le mandant (le marchand qui souhaite déléguer la facturation à un tiers) et l’agent chargé de la tâche. L’agent est souvent le client de l’entreprise ou une entreprise de sous-traitance.

Un mandat de facturation est le document officiel qui établit, définit et structure la collaboration entre les deux parties. Pour éviter les malentendus et les contestations, le mandat définit les rôles et les responsabilités de chaque partie.

Pourquoi établir un mandat de facturation?

Habituellement, le marchand crée et émet des factures. Cependant, l’article 289 du Code général des impôts permet aux entreprises de confier cette tâche à un tiers ou client. Les mandats de facturation sont des alternatives juridiques intéressantes pour les entreprises qui gèrent de gros volumes de transactions, mais qui ne souhaitent pas créer de factures.

Autofacturation

Les mandats de facturation sont le plus souvent utilisés entre partenaires commerciaux réguliers et de longue date. Le vendeur peut proposer un mandat de facturation permettant au client d’émettre et de régler les factures, ce que l’on appelle l’autofacturation. Cette pratique est courante dans certains secteurs, notamment l’agriculture et la distribution en gros, pour simplifier le processus de paiement.

Lorsqu’un client émet une facture au nom et pour le compte du marchand, la facture doit afficher la mention « self-billing » (autofacturation).

Sous-traitance de factures

Une entreprise peut également confier l’émission de factures à un fournisseur externe, tel qu’un comptable agréé, pour sous-traiter la facturation. La délégation de ce processus administratif à un expert présente plusieurs avantages, tels que la réduction du risque d’erreurs et de factures non conformes. L’entreprise bénéficie également d’un gain de temps conséquent, lui permettant de se concentrer davantage sur ses activités principales.

Le sous-traitant peut facturer des frais pour ce service, notamment s’il s’agit d’un cabinet comptable. Avec l’accord préalable du mandant, l’agent peut également céder le processus de facturation à un sous-traitant.

Différents types de mandats de facturation

Les contrats de facturation sont généralement conclus par écrit, ce qui peut permettre d’éviter toute ambiguïté et d’être utilisé comme preuve en cas de contestation. L’accord précise les procédures de mandat et définit clairement le rôle de chaque partie. Si l’opération doit prendre la forme d’un accord commercial ponctuel, un mandat verbal est également envisageable.

Fonctionnement des mandats de facturation

Un mandat de facturation doit être établi avant que l’agent ne commence à émettre des factures au nom et pour le compte du mandant. Cet accord n’est pas soumis à un format particulier et peut être conclu oralement ou par écrit. Toutefois, sur demande, les deux parties doivent être en mesure de prouver au bureau des services fiscaux français l’existence de ce mandat de facturation.

Selon la réglementation fiscale française, deux copies de chaque facture doivent être émises dans le cadre du mandat. Ces factures doivent également comporter les mêmes informations obligatoires que les factures traditionnelles et doivent également indiquer clairement qu’un agent les a émises. Il est recommandé d’inclure une note sur toutes les factures mandatées, telles que « Facture créée par X au nom et pour le compte de Z ».

Le mandant doit accepter les factures créées dans le cadre d’un mandat avant leur émission. Les factures mandatées sont souvent validées par l’apposition de la signature ou du cachet du mandant.

Mise en place d’un mandat de facturation

Les deux parties fixent les conditions de l’accord. Le mandat doit au minimum préciser les éléments suivants :

• Sa durée
  
• Date limite de contestation par le mandant d’une facture émise en son nom
  
• Procédure d’acceptation des factures
  
• Portée du mandat (par exemple, comment traiter les factures initiales et correctives, s’il s’agit d’une série de transactions ponctuelles ou continues, etc.)
  

Voici un exemple de mandat de facturation à utiliser comme modèle.

Exigences du mandat facturation pour chaque partie

Pour un mandat de facturation, le mandant et l’agent ont des obligations différentes. Le mandant doit procéder comme suit :

• Fournir à l’agent toutes les informations requises pour créer des factures conformes
  
• Indiquer à l’agent tout changement apporté aux informations de l’entreprise mandante (par exemple, un changement d’adresse de facturation ou de numéro SIRET (Système d’identification d’annuaire d’établissement))
  
• Demander une copie de la facture, si elle n’est pas reçue
  
• Déclarer, collecter et verser la TVA au bureau des services fiscaux français, le cas échéant pour les factures émises au nom du mandant
  

L’agent doit réaliser les actions suivantes :

• Effectuer la tâche assignée
  
• Séparer les factures créées pour son propre usage des factures qu’il émet au nom du mandant
  
• Créer des factures en double et respecter la réglementation fiscale applicable au mandant
  

Même si un mandat de facturation a été émis, le mandant reste entièrement responsable si l’agent ne respecte pas les réglementations concernant la facturation ou la TVA (par exemple, non-inclusion des informations obligatoires, montant TVA incorrect). Le mandant n’est pas exonéré de responsabilité si l’agent ne respecte pas les obligations concernant la facturation ou la TVA.

Stripe Invoicing gère le processus de facturation de A à Z et vous aide à respecter les réglementations fiscales et juridiques. La fonctionnalité de facturation simplifie votre processus de gestion des comptes clients, de la création des factures au recouvrement des paiements. Elle automatise la comptabilisation des revenus et accélère les paiements sans nécessiter de codage. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez mettre à jour, dupliquer et rembourser des factures, ainsi qu’enregistrer les paiements effectués en dehors de Stripe depuis votre Dashboard.