Een factuur is een document waarop een transactie tussen een bedrijf en een klant is vastgelegd en gespecificeerd. Facturen worden regelmatig gebruikt in B2B-betalingen die een hoge gemiddelde bestelwaarde hebben of waarvoor aangepaste contracten met klanten nodig zijn. Net zoals in de rest van Europa is facturatie erg gebruikelijk in een zakelijk verband in Frankrijk. De meeste B2B-betalingen vinden plaats via bankoverschrijvingen, die vrijwel altijd starten naar aanleiding van een factuur.

Facturen dienen grofweg twee doeleinden:

1. Als transactiedocument voor de boekhouding (bijv. voor belastingdoeleinden)
   
2. Als verzoek om betaling, met het bedrag dat de klant is verschuldigd en de betaalvoorwaarden
   

In deze gids behandelen we best practices om je facturen op te stellen, zodat ze voldoen aan de rapportagevereisten voor bedrijven. [0]

Onder welke omstandigheden is een factuur vereist

De Franse facturatieregels zijn van toepassing wanneer de verkoop van goederen of diensten belastbaar is in Frankrijk. [1] Bedrijven zijn in het algemeen verplicht om facturen uit te geven voor de verkoop van goederen of diensten aan een ander bedrijf. Dit geldt ook voor voorschotbetalingen die worden gedaan in verband met zulke verkopen. Voor de verkoop van bepaalde vrijgestelde diensten is het niet verplicht om een factuur uit te geven.

Alhoewel er geen algemene verplichting is om facturen uit te geven aan niet-zakelijke klanten, moeten Franse bedrijven facturen uitgeven voor de verkoop van goederen aan privépersonen in andere EU-landen als de One Stop Shop (regeling van de EU) niet wordt gebruikt.

Wat moet een factuur bevatten

Een factuur in Frankrijk moet de volgende informatie bevatten:

• Een uniek en opeenvolgend factuurnummer (zonder onderbrekingen)
  
• De identiteit van de verkoper:
  
  • De voor- en achternaam van een individuele ondernemer of de bedrijfsnaam
    
  • Het adres van het hoofdkantoor
    
  • Het SIREN- of SIRET-nummer (het SIREN-nummer is het unieke identificatienummer van een bedrijf; het SIRET-nummer wordt gebruikt om de afzonderlijke vestigingen van een bedrijf te identificeren)
    
  • Het RCS-nummer (nummer dat registratie bij het Registre du commerce et des sociétés, het Franse handelsregister, aangeeft)
    
  • Het RM-nummer (nummer dat registratie bij het Répertoire des métiers, het Franse register van functies, aangeeft), indien van toepassing
    
  • De NAF-code (die de hoofdactiviteiten van het bedrijf of de zelfstandige identificeert)
    
  • De rechtsvorm (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) en de omvang van het aandelenkapitaal (indien van toepassing)
    
• De naam en het adres van de klant (factuur- en bezorgadres)
  
• Het btw-identificatienummer van de verkoper
  
• Het btw-identificatienummer van de klant (dit is verplicht voor intracommunautaire B2B-leveringen en leveringen die onderhevig zijn aan de verleggingsregeling)
  
• De datum waarop de factuur is uitgegeven
  
• Het inkoopordernummer
  
• De betaaldatum, de rentevoet voor late betalingen en boetes die worden geheven in het geval van te late betaling
  
• Het aantal en de aard van de geleverde goederen of het aantal en het type geleverde diensten
  
• De leveringsdatum indien deze afwijkt van de factuurdatum (als de factuur is uitgegeven voordat de levering wordt gedaan, moet de factuur de datum weergeven waarop de betaling volledig of gedeeltelijk wordt ontvangen, mits deze betaaldatum bekend is en niet identiek is aan de factuurdatum)
  
• Het belastbare bedrag opgedeeld aan de hand van de toepasselijke btw-tarieven en btw-vrijstellingen, evenals de kortingen die het belastbaar bedrag verlagen (tenzij deze al zijn verrekend in het belastbaar bedrag)
  
• De btw-tarieven (als factuurregelitems onderhevig zijn aan verschillende btw-tarieven, moet op iedere regel het bijbehorende tarief worden weergegeven)
  
• De totale verschuldigde btw
  
• De redenen voor de aanvraag van een vrijstelling, nul-btw-tarief of een verleggingsregeling (bijvoorbeeld Autoliquidation in het geval van een verkoop met een verleggingsregeling)
  
• De naam, het adres en het btw-identificatienummer van de fiscale vertegenwoordiger (indien van toepassing)
  
• In het geval van zelffacturatie, de opmerking Autofacturation
  
• Een indicatie van het feit dat een margeregeling is toegepast
  
• Als de verkoper lid is van een managementcentrum of een goedgekeurd bedrijf, een regel met: Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté
  
• Als de verkoper profiteert van een vrijstelling voor kleine bedrijven, een regel met: TVA non applicable, art. 293 B du CGI
  

Facturen mogen worden opgesteld in een andere taal, mits op verzoek een officiële vertaling bij de Franse belastingdienst wordt ingediend.

Vereenvoudigde facturen

Een vereenvoudigde btw-factuur is toegestaan als het bedrag van de factuur exclusief btw niet hoger is dan € 150. Het volgende hoeft niet te worden vermeld op de vereenvoudigde factuur:

• Het btw-nummer van de verkoper
  
• Een verwijzing naar de relevante wetgeving die een vrijstelling van btw rechtvaardigt
  

Vereenvoudigde facturen mogen niet worden uitgegeven voor de levering van goederen of diensten aan bedrijven in andere EU-landen.

Valuta

Facturen kunnen in iedere valuta worden uitgegeven. Als een factuur wordt uitgegeven in een andere valuta dan EUR, moet de totale verschuldigde btw in EUR worden vermeld.

Uitgiftedatum

Een factuur moet in het algemeen worden uitgegeven wanneer de levering van goederen of diensten is gedaan. Facturen kunnen echter periodiek worden uitgegeven op een maandelijkse basis voor meerdere verkopen in dezelfde kalendermaand. De factuur wordt dan op zijn laatst op de laatste dag van de maand uitgegeven.

Wanneer goederen en diensten aan een bedrijf in een ander EU-land worden geleverd, moeten facturen worden uitgegeven binnen 15 dagen na het eind van de maand waarin de levering werd gedaan.

Indeling van facturen

Facturen kunnen worden uitgegeven via elektronische middelen mits de authenticiteit van de afkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur zijn gegarandeerd. Elektronische facturatie moet worden geaccepteerd door de ontvanger.

Bewaring van facturen

Voor belastingdoeleinden moeten facturen zes jaar worden bewaard. Het handelsrecht kan echter een langere bewaarperiode voor documenten verplichten. De verplichting om facturen te bewaren, geldt voor zowel verkoop- als inkoopfacturen.

[0] Informatie is actueel op 1 juli 2022. Raadpleeg je juridisch adviseur voor specifiek advies voor jouw bedrijf.

[1] De juridische grondslag hiervoor is te vinden in artikelen 289-0 tot 289 bis van het Algemeen belastingwetboek van Frankrijk.