ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่แจกแจงรายการและบันทึกธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ใบแจ้งหนี้มักใช้ในการชําระเงินแบบ B2B ที่มีมูลค่าคําสั่งซื้อในปริมาณเฉลี่ยสูงหรือต้องมีสัญญาที่ออกแบบเองกับลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องกระบวนการตามปกติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของฝรั่งเศสเช่นเดียวกับสถานที่อื่นๆ ในยุโรป เนื่องจากการชําระเงินแบบ B2B ส่วนใหญ่ดําเนินการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารที่เกือบจะเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้เสมอ

ใบแจ้งหนี้มีวัตถุประสงค์โดยทั่วไป 2 ประการดังนี้

1. ทําหน้าที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมที่บันทึกไว้เพื่อจุดประสงค์ในการรายงานทางธุรกิจ (เช่น ภาษี)
   
2. ดําเนินการเพื่อขอชําระเงิน โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชําระเป็นค่าสินค้าหรือบริการ และระบุเงื่อนไขการชําระเงิน
   

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงตามข้อกําหนดในการรายงานธุรกิจ

จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ในสถานการณ์ใดบ้าง

กฎการออกใบแจ้งหนี้ในฝรั่งเศสจะมีผลบังคับใช้หากการขายสินค้าหรือบริการต้องเสียภาษีในฝรั่งเศส [1] โดยทั่วไปแล้วธุรกิจมีภาระหน้าที่ในการออกใบแจ้งหนี้การขายสินค้าหรือบริการให้แก่ธุรกิจอื่น รวมถึงการชําระเงินล่วงหน้าที่เกี่ยวข้องกับการขายดังกล่าวด้วย อย่างไรก็ตาม มีการขายบริการบางอย่างที่ได้รับการยกเว้นจากการออกใบแจ้งหนี้

แม้ว่าธุรกิจในฝรั่งเศสจะไม่มีภาระหน้าที่ทั่วไปในการออกใบกํากับภาษีให้แก่ลูกค้าที่ไม่ใช่ธุรกิจ แต่จะต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับการขายสินค้าให้แก่บุคคลทั่วไปในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปหากไม่มีการใช้ One Stop Shop (เครือข่ายสหภาพ)

What an invoice needs to contain

An invoice in France must contain the following information:

• Unique and sequential invoice number (without gaps)
  
• Identity of the seller:
  
  • Name and first name of an individual entrepreneur or company name
    
  • Address of the registered office
    
  • SIREN or SIRET number (SIREN number is the unique identification number of each company. SIRET number is used to identify each establishment that makes up a company.)
    
  • RCS number (number indicating registration with the Trade and Companies Register)
    
  • RM number (number indicating registration with the Directory of Trades), if applicable
    
  • NAF code (which identifies the main branch of activity of the company or self-employed person)
    
  • Legal form (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) and the amount of the share capital (if applicable)
    
• Name and address of the customer (billing and delivery address)
  
• VAT identification number of the seller
  
• VAT identification number of the customer (this is mandatory for intra-EU B2B supplies and supplies subject to reverse charge)
  
• Date on which the invoice is issued
  
• Purchase order number
  
• Payment date, interest rate for late payment and penalties incurred in the event of late payment
  
• Quantity and nature of the supplied goods or the quantity and type of the services provided
  
• Date of supply if it is different from the invoice date (if the invoice is issued before the supply is performed, the invoice must show the date when the payment is fully or partially received provided that this payment date is known and not identical to the invoice date)
  
• Taxable amount split according to the applicable VAT rates and VAT exemptions, as well as any discounts or rebates that lower the taxable amount (unless they are already accounted for in the taxable amount)
  
• VAT rates (if invoice line items are subject to different rates, the corresponding rate must be shown on each line)
  
• Total VAT amount payable
  
• Reasons for the application of an exemption, zero VAT rate, or reverse charge. For example, Autoliquidation in the case of reverse-charged sales.
  
• Name, address, and VAT identification number of the fiscal representative (if applicable)
  
• In the case of self-billing, a remark Autofacturation
  
• An indication of the fact that a margin scheme has been applied
  
• If the seller is a member of a management center or an approved association, a clause Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté
  
• If the seller benefits from the exemption for small businesses, a clause TVA non applicable, art. 293 B du CGI
  

Invoices may be drafted in a foreign language provided that an official translation is submitted to the French tax authorities upon request.

Simplified invoices

A simplified VAT invoice is permitted if the amount of the invoice excluding the tax is not higher than €150. The simplified invoice does not need to mention:

• the seller’s VAT number
  
• reference to the relevant legislation justifying an exemption from VAT
  

Simplified invoices cannot be issued for supplies of goods or services to businesses in other EU countries.

Currency

Invoices can be issued in any currency. If an invoice is issued in a currency other than EUR, the total VAT payable must be mentioned in EUR.

Time of issue

An invoice must generally be issued when the supply of goods or services is made. However, invoices can be issued periodically on a monthly basis for several sales in the same calendar month. The invoice is then issued on the last day of the month at the latest.

When goods or services are supplied to a business in another EU country, invoices must be issued within 15 days after the end of the month in which the supply was made.

Format of invoices

Invoices can be issued by electronic means provided that the authenticity of the origin, the integrity of the content, and the legibility of the invoice is ensured. Electronic invoicing is subject to acceptance by the recipient.

การจัดเก็บใบแจ้งหนี้

ธุรกิจจะต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้เป็นเวลา 6 ปีเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี อย่างไรก็ตาม กฎหมายการค้าอาจกําหนดระยะเวลาจัดเก็บข้อมูลของเอกสารไว้นานกว่านั้น โดยภาระผูกพันในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้จะมีผลกับทั้งใบแจ้งหนี้การขายและใบแจ้งหนี้การซื้อ

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

ฝรั่งเศสกําลังเตรียมประกาศใช้ข้อบังคับในการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยเริ่มตั้งแต่ปี 2026 เป็นต้นไป ภายใต้ลำดับเวลาที่แก้ไขนี้ ธุรกิจทั้งหมดจะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ภายในวันที่ 1 กันยายน 2026 และนับจากวันดังกล่าว องค์กรขนาดใหญ่และบริษัทขนาดกลาง (เรียกว่า Entreprises de Taille Intermédiaire หรือ ETIs) จะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วย จากนั้นภาระผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะมีผลบังคับใช้กับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางในวันที่ 1 กันยายน 2027

ก่อนหน้านี้ รัฐบาลฝรั่งเศสตั้งใจที่จะจัดให้มีพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้สาธารณะ Portail Public de Facturation (PPF) เพื่อจัดการการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ในเดือนตุลาคม 2024 ก็มีการประกาศว่า PPF จะไม่ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือฟรีในการออกหรือรับใบแจ้งหนี้ แต่จะจำกัดบทบาทให้เป็นการรักษาไดเร็กทอรีของผู้รับและทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลภาษี ธุรกิจจึงจำเป็นต้องใช้แพลตฟอร์มการลดปริมาณวัสดุของพาร์ทเนอร์ (PDP) ส่วนตัวที่ผ่านการรับรองเพื่อจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Invoicing ได้ในเอกสารของเรา หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามในแอปสโตร์ Stripe ของเราที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โปรดดูคู่มือนี้ หากต้องการเริ่มส่งใบแจ้งหนี้และรับการชําระเงินทันที โปรดติดต่อฝ่ายขายของเรา

[1] ดูหลักเกณฑ์ทางกฎหมายสำหรับประเด็นนี้ได้ในมาตรา 289-0 ถึง 289 bis ของกฎหมายภาษีทั่วไปของฝรั่งเศส