ใบแจ้งหนี้คือเอกสารที่แจกแจงรายการและบันทึกธุรกรรมระหว่างธุรกิจกับลูกค้า ใบแจ้งหนี้มักใช้ในการชําระเงินแบบ B2B ที่มีมูลค่าคําสั่งซื้อในปริมาณเฉลี่ยสูงหรือต้องมีสัญญาที่ออกแบบเองกับลูกค้า การออกใบแจ้งหนี้เป็นเรื่องกระบวนการตามปกติในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของฝรั่งเศสเช่นเดียวกับสถานที่อื่นๆ ในยุโรป เนื่องจากการชําระเงินแบบ B2B ส่วนใหญ่ดําเนินการด้วยการโอนเงินผ่านธนาคารที่เกือบจะเริ่มต้นด้วยใบแจ้งหนี้เสมอ

ใบแจ้งหนี้มีวัตถุประสงค์โดยทั่วไป 2 ประการดังนี้

1. ทําหน้าที่เป็นเอกสารเกี่ยวกับธุรกรรมที่บันทึกไว้เพื่อจุดประสงค์ในการรายงานทางธุรกิจ (เช่น ภาษี)
   
2. ดําเนินการเพื่อขอชําระเงิน โดยระบุรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชําระเป็นค่าสินค้าหรือบริการ และระบุเงื่อนไขการชําระเงิน
   

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้ตรงตามข้อกําหนดในการรายงานธุรกิจ

จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้ในสถานการณ์ใดบ้าง

กฎการออกใบแจ้งหนี้ในฝรั่งเศสจะมีผลบังคับใช้หากการขายสินค้าหรือบริการต้องเสียภาษีในฝรั่งเศส [1] โดยทั่วไปแล้วธุรกิจมีภาระหน้าที่ในการออกใบแจ้งหนี้การขายสินค้าหรือบริการให้แก่ธุรกิจอื่น รวมถึงการชําระเงินล่วงหน้าที่เกี่ยวข้องกับการขายดังกล่าวด้วย อย่างไรก็ตาม มีการขายบริการบางอย่างที่ได้รับการยกเว้นจากการออกใบแจ้งหนี้

แม้ว่าธุรกิจในฝรั่งเศสจะไม่มีภาระหน้าที่ทั่วไปในการออกใบกํากับภาษีให้แก่ลูกค้าที่ไม่ใช่ธุรกิจ แต่จะต้องออกใบแจ้งหนี้สําหรับการขายสินค้าให้แก่บุคคลทั่วไปในประเทศสมาชิกสหภาพยุโรปหากไม่มีการใช้ One Stop Shop (เครือข่ายสหภาพ)

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้ในฝรั่งเศสจะต้องมีข้อมูลต่อไปนี้

• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันและเรียงลำดับ (ต่อเนื่อง)
  
• ข้อมูลระบุตัวตนของผู้ขาย:
  
  • ชื่อ และชื่อของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลทั่วไปหรือชื่อบริษัท
    
  • ที่อยู่ของสำนักงานที่จดทะเบียน
    
  • หมายเลข SIREN หรือ SIRET (หมายเลข SIREN คือหมายเลขประจำตัวเฉพาะของแต่ละบริษัท หมายเลข SIRET ใช้เพื่อระบุองค์กรแต่ละแห่งที่รวมตัวกันเป็นบริษัท)
    
  • หมายเลข RCS (หมายเลขที่แสดงถึงการจดทะเบียนกับทะเบียนการค้าและบริษัท)
    
  • หมายเลข RM (หมายเลขที่แสดงถึงการจดทะเบียนกับทะเบียนการค้า) หากมี
    
  • รหัส NAF (ซึ่งแสดงถึงสาขาหลักในการดำเนินกิจการของบริษัทหรือผู้ประกอบอาชีพอิสระ)
    
  • แบบฟอร์มทางกฎหมาย (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) และจำนวนทุนจดทะเบียน (ถ้ามี)
    
• ชื่อและที่อยู่ลูกค้า (ที่อยู่สำหรับเรียกเก็บเงินและที่อยู่จัดส่ง)
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้ขาย
  
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของลูกค้า (หมายเลขนี้เป็นข้อบังคับสำหรับการจัดหา B2B ภายในสหภาพยุโรปและการจัดหาที่มีการเรียกเก็บเงินปรับคืน)
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• หมายเลขคำสั่งซื้อ
  
• วันที่ชำระเงิน อัตราดอกเบี้ยการชำระล่าช้า และค่าปรับที่เกิดขึ้นในกรณีชำระล่าช้า
  
• ปริมาณและลักษณะของสินค้าที่จัดหา หรือปริมาณและประเภทของบริการที่ให้บริการ
  
• หากวันที่จัดหาสินค้าไม่เหมือนกับวันที่ในใบแจ้งหนี้ (ในกรณีที่ออกใบแจ้งหนี้ก่อนจัดหาสินค้า ใบแจ้งหนี้ต้องระบุวันที่รับชำระเงินเต็มจำนวนหรือบางส่วน โดยต้องทราบวันที่ชำระเงินตรงนี้และจะต้องไม่ตรงกับวันที่ในใบแจ้งหนี้)
  
• จำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีแบ่งตามอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มและการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มที่ใช้บังคับ รวมถึงส่วนลดหรือเงินคืนที่ทำให้จำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีลดลง (เว้นแต่จะมีการคิดรวมไว้ในจำนวนเงินที่ต้องเสียภาษีแล้ว)
  
• อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม หากบรรทัดรายการในใบแจ้งหนี้อยู่ภายใต้อัตราที่แตกต่างกัน อัตราที่เกี่ยวข้องจะต้องแสดงในแต่ละบรรทัด
  
• ยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องชำระ
  
• เหตุผลในการใช้การยกเว้นภาษี อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นศูนย์ หรือการเรียกเก็บเงินปรับคืน ตัวอย่างเช่น การชำระบัญชีอัตโนมัติ ในกรณีของการขายแบบมีการเรียกเก็บเงินปรับคืน
  
• ชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของตัวแทนทางการเงิน (ถ้ามี)
  
• กรณีเรียกเก็บเงินเอง กรุณาระบุหมายเหตุ Autofacturation
  
• ข้อมูลที่แสดงว่ามีการใช้แผนมาร์จิ้นแล้ว
  
• หากผู้ขายเป็นสมาชิกของศูนย์การจัดการหรือสมาคมที่ได้รับอนุมัติ ให้ระบุข้อกำหนด Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est Accepté
  
• หากผู้ขายได้รับประโยชน์จากการยกเว้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ให้ระบุข้อกำหนด TVA non applicable, art. 293 B du CGI
  

อาจมีการร่างใบแจ้งหนี้เป็นภาษาต่างประเทศได้ โดยต้องมีการส่งคำแปลอย่างเป็นทางการไปยังหน่วยงานภาษีของฝรั่งเศสเมื่อมีการร้องขอ

ใบแจ้งหนี้แบบง่าย

อนุญาตให้ใช้ใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มแบบย่อได้ หากมูลค่าของใบกำกับภาษีไม่รวมภาษีไม่เกิน 150 ยูโร โดยใบแจ้งหนี้แบบย่อไม่จำเป็นต้องระบุข้อมูลต่อไปนี้

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้ขาย
  
• ข้อมูลอ้างอิงถึงกฎหมายที่เกี่ยวข้องที่ให้เหตุผลในการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม
  

ไม่สามารถออกใบแจ้งหนี้แบบย่อสำหรับการจัดหาสินค้าหรือบริการให้กับธุรกิจในประเทศในสหภาพยุโรปอื่นๆ ได้

สกุลเงิน

ใบแจ้งหนี้สามารถออกเป็นสกุลเงินใดก็ได้ หากใบแจ้งหนี้ออกเป็นสกุลเงินอื่นที่ไม่ใช่สกุลเงินยูโร จะต้องระบุยอดภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งหมดที่ต้องชำระเป็นสกุลเงินยูโร

เวลาที่ออก

โดยทั่วไปแล้ว ใบแจ้งหนี้จะต้องออกเมื่อมีการจัดหาสินค้าหรือบริการ แต่ทั้งนี้ ใบแจ้งหนี้สามารถออกเป็นงวดๆ รายเดือนได้ สำหรับยอดขายหลายรายการในเดือนปฏิทินเดียวกัน โดยใบแจ้งหนี้จะออกอย่างช้าที่สุดในวันสุดท้ายของเดือน

เมื่อมีการจัดหาสินค้าหรือบริการให้กับธุรกิจในประเทศในสหภาพยุโรปอื่น จะต้องออกใบแจ้งหนี้ภายใน 15 วันหลังจากสิ้นสุดเดือนที่มีการจัดหาสินค้าหรือบริการ

รูปแบบใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้สามารถออกโดยใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ หากมีการรับประกันความถูกต้องของต้นทาง ความสมบูรณ์ถูกต้องของเนื้อหา และความชัดเจนของใบแจ้งหนี้ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะขึ้นอยู่กับว่าผู้รับยอมรับใบแจ้งหนี้รูปแบบดังกล่าวหรือไม่

การจัดเก็บใบแจ้งหนี้

ธุรกิจจะต้องจัดเก็บใบแจ้งหนี้เป็นเวลา 6 ปีเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี อย่างไรก็ตาม กฎหมายการค้าอาจกําหนดระยะเวลาจัดเก็บข้อมูลของเอกสารไว้นานกว่านั้น โดยภาระผูกพันในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้จะมีผลกับทั้งใบแจ้งหนี้การขายและใบแจ้งหนี้การซื้อ

การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์

ฝรั่งเศสกําลังเตรียมประกาศใช้ข้อบังคับในการออกใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ โดยเริ่มตั้งแต่ปี 2026 เป็นต้นไป ภายใต้ลำดับเวลาที่แก้ไขนี้ ธุรกิจทั้งหมดจะต้องสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ได้ภายในวันที่ 1 กันยายน 2026 และนับจากวันดังกล่าว องค์กรขนาดใหญ่และบริษัทขนาดกลาง (เรียกว่า Entreprises de Taille Intermédiaire หรือ ETIs) จะต้องออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ด้วย จากนั้นภาระผูกพันในการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์จะมีผลบังคับใช้กับองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางในวันที่ 1 กันยายน 2027

ก่อนหน้านี้ รัฐบาลฝรั่งเศสตั้งใจที่จะจัดให้มีพอร์ทัลการออกใบแจ้งหนี้สาธารณะ Portail Public de Facturation (PPF) เพื่อจัดการการแลกเปลี่ยนใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ในเดือนตุลาคม 2024 ก็มีการประกาศว่า PPF จะไม่ทำหน้าที่เป็นเครื่องมือฟรีในการออกหรือรับใบแจ้งหนี้ แต่จะจำกัดบทบาทให้เป็นการรักษาไดเร็กทอรีของผู้รับและทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางข้อมูลภาษี ธุรกิจจึงจำเป็นต้องใช้แพลตฟอร์มการลดปริมาณวัสดุของพาร์ทเนอร์ (PDP) ส่วนตัวที่ผ่านการรับรองเพื่อจัดการกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Invoicing ได้ในเอกสารของเรา หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ให้บริการบุคคลที่สามในแอปสโตร์ Stripe ของเราที่รองรับการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ โปรดดูคู่มือนี้ หากต้องการเริ่มส่งใบแจ้งหนี้และรับการชําระเงินทันที โปรดติดต่อฝ่ายขายของเรา

[1] ดูหลักเกณฑ์ทางกฎหมายสำหรับประเด็นนี้ได้ในมาตรา 289-0 ถึง 289 bis ของกฎหมายภาษีทั่วไปของฝรั่งเศส