Une facture est un document qui détaille et enregistre une transaction entre une entreprise et son client. Les factures sont souvent utilisées pour les paiements B2B dont le volume moyen de commandes est élevé ou qui nécessitent des contrats personnalisés avec les clients. En France, comme dans le reste de l'Europe, la facturation est très courante dans le monde des affaires : la plupart des paiements B2B s'effectuent via des virements bancaires, qui sont presque toujours précédés d'une facture.

En règle générale, les factures ont deux fonctions :

1. Elles servent de document transactionnel de référence à des fins déclaratives pour l'entreprise (p. ex. pour les impôts).
   
2. Elles constituent une demande de paiement qui indique la somme due par le client et les modalités de son règlement.
   

Dans ce guide, vous découvrirez les bonnes pratiques pour créer des factures conformes aux exigences de reporting des entreprises. [0]

Dans quelles circonstances une facture est-elle nécessaire ?

En France, les règles en matière de facturation s'appliquent si la vente de biens est taxable localement. [1] Les entreprises sont généralement tenues d'émettre des factures pour la vente de biens ou de services à une autre entreprise. Cette logique s'applique également aux avances de paiement effectuées dans le cadre de ces mêmes ventes. L'émission de facture n'est pas obligatoire pour la vente de certains services qui en sont exemptés.

Bien que rien ne les oblige à transmettre des factures aux clients non professionnels, les entreprises françaises doivent en émettre pour la vente de biens aux particuliers basés dans d'autres pays de l'UE si le système de guichet unique (modèle européen) n'est pas utilisé.

Que doit contenir une facture ?

Une facture en France doit contenir les informations suivantes :

• un numéro de facture unique et séquentiel (sans espace) ;
  
• l'identité du vendeur ;
  
  • le nom et le prénom de l'entrepreneur individuel ou le nom de l'entreprise ;
    
  • l'adresse du siège social ;
    
  • le numéro SIREN (le numéro d'identification unique de chaque entreprise) ou SIRET (l'identifiant de chacun des établissements de l'entreprise) ;
    
  • le numéro RCS (le numéro qui indique l'inscription au Registre du commerce et des sociétés) ;
    
  • le numéro RM (le numéro qui indique l'inscription au Répertoire des métiers), le cas échéant ;
    
  • le code NAF (qui identifie la branche d'activité principale de l'entreprise ou du travailleur indépendant) ;
    
  • la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et le montant du capital social (le cas échéant) ;
    
• le nom et l'adresse du client (adresse de facturation et de livraison) ;
  
• le numéro de TVA du vendeur ;
  
• le numéro de TVA du client (obligatoire pour les prestations B2B dans l'UE et pour les prestations soumises à l'autoliquidation de la TVA) ;
  
• la date d'émission de la facture ;
  
• le numéro du bon de commande ;
  
• la date de paiement, le taux d'intérêt lors d'un retard de paiement et les pénalités encourues en cas de retard de paiement ;
  
• la quantité et la nature des biens fournis, ou la quantité et le type des services fournis ;
  
• la date de livraison, si différente de la date de facturation (si la facture est émise avant la livraison, la date de réception totale ou partielle du paiement doit figurer sur la facture, à condition qu'elle soit connue et ne soit pas identique à celle de facturation) ;
  
• le montant taxable réparti en fonction des taux de TVA applicables et des exonérations de TVA, ainsi que des rabais ou remises qui s'appliquent au montant taxable (sauf s'ils sont déjà comptabilisés dans ce dernier) ;
  
• les taux de TVA (si les postes de facture sont soumis à différents taux, le taux applicable doit figurer pour chacun d'entre eux) ;
  
• le montant total de la TVA à payer ;
  
• les raisons de l'application d'une exonération, d'un taux de TVA nul ou d'une autoliquidation de la TVA. Par exemple, la mention « Autoliquidation » en cas de ventes assujetties à l'autoliquidation de la TVA ;
  
• le nom, l'adresse et le numéro de TVA du représentant fiscal (le cas échéant) ;
  
• dans le cas d'une autofacturation, la mention « autofacturation » ;
  
• une indication stipulant qu'un système de marge a été appliqué ;
  
• si le vendeur est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée, la mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté » ;
  
• si le vendeur bénéficie d'une exonération pour les petites entreprises, la clause « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
  

Les factures peuvent être rédigées dans une langue étrangère à condition qu'une traduction officielle soit soumise aux autorités fiscales françaises sur demande.

Factures simplifiées

L'émission d'une facture simplifiée avec TVA est autorisée si le montant de la facture hors TVA ne dépasse pas 150 €. Sur une facture simplifiée, les éléments suivants ne sont pas obligatoires :

– le numéro de TVA du vendeur ;
– la référence de la loi applicable qui justifie une exonération de TVA.

Les factures simplifiées ne peuvent pas être émises pour la fourniture de biens ou de services aux entreprises des autres pays de l'UE.

Devise

Les factures peuvent être émises dans toutes les devises. Si la facture est émise dans une autre devise que l'euro, le montant total de la TVA à payer doit être exprimé en euros.

Date d'émission

Généralement, la facture doit être émise lorsque la fourniture des biens ou des services est effectuée. Toutefois, les factures peuvent être émises mensuellement pour inclure plusieurs ventes effectuées au cours d'un même mois. La facture doit alors être émise le dernier jour du mois au plus tard.

Lorsque les biens ou les services sont fournis à une entreprise d'un autre pays de l'UE, les factures doivent être émises sous 15 jours après la fin du mois au cours duquel la fourniture a été effectuée.

Format des factures

Les factures peuvent être émises sous format électronique à condition que l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture soient assurées. La facturation électronique est soumise à l'acceptation du destinataire.

Conservation des factures

À des fins fiscales, les factures doivent être conservées pendant six ans. Néanmoins, le droit commercial peut exiger une période de conservation des documents plus longue. L'obligation de conserver les factures s'applique tant aux factures de vente que d'achat.

[0] Informations en vigueur au 1er juillet 2022. Consultez votre conseiller juridique pour obtenir des conseils plus spécifiques pour votre entreprise.

[1] La base légale peut être consultée sur les articles 289-0 à 289 bis du Code général des impôts.