Eine Rechnung ist ein Schriftstück, das ein Geschäft zwischen einem Unternehmen und seinen Kund/innen in Einzelelemente aufgeschlüsselt dokumentiert. Rechnungen werden häufig für B2B-Zahlungen verwendet, die hohe durchschnittliche Bestellwerte aufweisen oder individuelle Verträge mit Kunden voraussetzen. Wie im Rest von Europa ist die Rechnungsstellung in Frankreich ein geläufiges Geschäftsverfahren, da die meisten B2B-Zahlungen per Banküberweisung vorgenommen werden, die fast immer durch eine Rechnung initiiert werden.

Rechnungen haben ganz allgemein zwei Aufgaben:

1. Sie dienen als Transaktionsdokument für geschäftliche Meldepflichten (etwa für Steuern).
   
2. Sie dienen als Zahlungsaufforderung und enthalten den geschuldeten Betrag sowie die Zahlungsbedingungen.
   

In diesem Leitfaden gehen wir auf die bewährten Verfahren für die Rechnungsstellung ein, damit Sie Ihren geschäftlichen Meldepflichten nachkommen. [0]

In welchen Fällen eine Rechnung nötig ist

Die französischen Vorschriften zur Rechnungsstellung gelten, wenn der Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen in Frankreich steuerpflichtig sind. [1] Unternehmen sind grundsätzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen, wenn sie Waren an ein anderes Unternehmen verkaufen bzw. Dienstleistungen für ein Unternehmen erbringen. Das gilt auch für Vorauszahlungen in Hinblick auf diese Verkäufe oder Dienste. Beim Erbringen bestimmter ausgenommener Dienste gilt keine Pflicht, eine Rechnung auszustellen.

Bei Nichtgeschäftskund/innen sind französische Unternehmen nicht verpflichtet, eine Rechnung zu schreiben. Für den Verkauf von Waren an Privatpersonen in anderen EU-Ländern müssen sie aber eine Rechnung ausstellen, sofern das „One-Stop-Shop“-Verfahren der EU nicht zum Einsatz kommt.

Was eine Rechnung enthalten muss

Eine Rechnung in Frankreich muss die folgenden Informationen enthalten:

• Eine einmal vergebene sequenzielle Rechnungsnummer (ohne Lücken)
  
• Die Identität des/der Verkäufer(s/in):
  
  • Vor- und Nachnahme von Einzelunternehmer/innen bzw. Unternehmensname
    
  • Die Anschrift des registrierten Standorts
    
  • Die SIREN- oder SIRET-Nummer (die SIREN-Nummer ist die eindeutige Identifikationsnummer eines Unternehmens, Die SIRET-Nummer wird verwendet, um jede Gesellschaftsform zu identifizieren, die ein Unternehmen kennzeichnet.)
    
  • Die RCS-Nummer (die Registrierungsnummer im Handels- und Firmenregister)
    
  • Die RM-Nummer (die Registrierungsnummer im Branchenverzeichnis), falls zutreffend
    
  • Den NAF-Code (der das hauptsächliche Tätigkeitsfeld des Unternehmens oder der/des Selbstständigen angibt)
    
  • Die Rechtsform (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) und den Kapitalanteil (falls zutreffend)
    
• Name und Anschrift des/der Kund/in (Liefer- und Rechnungsanschrift)
  
• Die Umsatzsteuer-ID des/der Verkäufer(s/in)
  
• Die Umsatzsteuer-ID des/der Kund/in (die Angabe ist verpflichtend für B2B-Transaktionen innerhalb der EU und Transaktionen, für die das Reverse-Charge-Verfahren greift)
  
• Rechnungsdatum
  
• Bestellnummer
  
• Zahlungsdatum, Verzugszinsen und Sanktionen bei Zahlungsverzug
  
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Anzahl und Art der erbrachten Dienstleistungen
  
• Datum der Leistungserbringung, sofern es vom Rechnungsdatum abweicht (wenn die Rechnung vor der Leistungserbringung ausgestellt wird, muss sie das Datum enthalten, an dem die Zahlung vollständig oder teilweise eingegangen ist, sofern der Zahlungstermin bekannt ist und nicht dem Rechnungsdatum entspricht)
  
• Den steuerpflichtigen Betrag aufgeteilt nach anwendbaren Mehrwertsteuersätzen und Mehrwertsteuerausnahmen sowie jegliche Ermäßigungen oder Rabatte, die den steuerpflichtigen Betrag verringern (sofern sie im steuerpflichtigen Betrag nicht bereits berücksichtigt wurden)
  
• Die Mehrwertsteuersätze (wenn für verschiedene Rechnungsposten unterschiedliche Sätze gelten, muss der jeweilige Satz für jeden Posten aufgeführt werden)
  
• Den Gesamtbetrag an fälliger Mehrwertsteuer
  
• Gründe für die Anwendung einer Ausnahme, eines Nullsatzes oder des Reverse-Charge-Verfahrens, beispielsweise Autoliquidation im Falle einer Transaktion mit Reverse Charge
  
• Name, Anschrift und Umsatzsteuer-ID des Fiskalvertreters (falls zutreffend)
  
• Im Falle einer Eigenrechnung den Hinweis Autofacturation
  
• Ein Hinweis, dass eine Differenzbesteuerung angewendet wurde
  
• Wenn der/die Verkäufer/in Mitglied eines Verwaltungszentrums oder eines genehmigten Verbands ist, den Hinweis Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté
  
• Wenn der/die Verkäufer/in von der Kleinunternehmerregelung profitiert, den Hinweis TVA non applicable, art. 293 B du CGI
  

Rechnungen dürfen in anderen Sprachen ausgestellt werden, sofern den französischen Steuerbehörden auf Anfrage hin eine offizielle Übersetzung bereitgestellt wird.

Vereinfachte Rechnungen

Eine vereinfachte Mehrwertsteuerrechnung ist zulässig, wenn der Rechnungsbetrag (ohne Steuern) nicht mehr als 150 € beträgt. Bei einer vereinfachten Rechnung kann auf folgende Angaben verzichtet werden:

– Die Umsatzsteuer-ID des/der Verkäufer(s/in)
– Der Verweis auf das Gesetz, das eine Ausnahme von der Mehrwertsteuerpflicht einräumt

Vereinfachte Rechnungen dürfen nicht für Leistungen ausgestellt werden, die Unternehmen in anderen EU-Ländern erbracht wurden.

Währung

Rechnungen dürfen in beliebigen Währungen ausgestellt werden. Wenn eine Rechnung nicht in EUR ausgestellt wird, muss der Gesamtbetrag an fälliger Mehrwertsteuer in EUR ausgewiesen werden.

Ausstellungsdatum

Eine Rechnung muss grundsätzlich dann ausgestellt werden, wenn die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden. Rechnungen können aber monatlich ausgestellt werden, wenn im selben Kalendermonat mehrere Leistungen erbracht wurden. Die Rechnung wird dann spätestens am letzten Tag des Monats ausgestellt.

Wenn Waren oder Dienstleistungen für Unternehmen in einem anderen EU-Land geliefert bzw. bereitgestellt wurden, müssen Rechnungen innerhalb von 15 Tagen nach Ende des Monats, in dem die Leistungen erbracht wurden, ausgestellt werden.

Format von Rechnungen

Rechnungen können mithilfe elektronischer Mittel ausgestellt werden, sofern die Echtheit ihres Ursprungs, die Integrität ihres Inhalts und die Lesbarkeit sichergestellt ist. Die elektronische Rechnungsstellung setzt das Einverständnis des/der Empfänger(s/in) voraus.

Aufbewahrung von Rechnungen

Aus steuerlichen Gründen müssen Rechnungen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Handelsgesetze geben aber unter Umständen längere Aufbewahrungsfristen vor. Die Pflicht zur Aufbewahrung von Rechnungen gilt sowohl für eingehende wie ausgehende Rechnungen.

[0] Dies ist der Stand zum 1. Juli 2022. Konsultieren Sie Ihren Rechtsbeistand für Rat bezüglich Ihres Unternehmens.

[1] Die Rechtsgrundlage dafür befindet sich in Artikel 289-0 bis 289 bis des allgemeinen französischen Steuergesetzes.