Lange Zeit war das Gutschriftsverfahren auf bestimmte Sektoren beschränkt – den Einzelhandel, landwirtschaftliche Genossenschaften und geschäftliche Empfehlungsnetzwerke –, doch mittlerweile findet es in einer wachsenden Anzahl von papierlosen Rechnungssystemen seinen Platz. Das Prinzip ist einfach und reizvoll: Die Endkundin oder der Endkunde und nicht der Anbieter erstellt und stellt die Rechnung aus. Für die Endkundin oder den Endkunden hilft dieses System in erster Linie, Dateninkonsistenzen zwischen den Phasen der Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung zu vermeiden. Dem Anbieter spart es wertvolle Zeit und sorgt oft für eine schnellere Zahlung.

Der Anbieter bleibt jedoch der rechtliche Aussteller der Rechnung und haftet allein gegenüber den Steuerbehörden. Wenn das Gutschriftsverfahren nicht ordnungsgemäß gehandhabt wird, setzt es den Anbieter somit Steuernachforderungen und Geldstrafen aus. Die Bedeutung ist umso größer, als die weite Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung die Situation verändert: Das Gutschriftsverfahren, das bisher durch private Verträge zwischen den Parteien geregelt war, muss angepasst werden, um den neuen Übertragungsregeln zu entsprechen.

In diesem Artikel wird erläutert, was das Gutschriftsverfahren ist, wie es rechtlich in Frankreich funktioniert, welche Vorteile es für Unternehmen bietet und unter welchen Bedingungen es angewendet werden kann.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das Gutschriftsverfahren ist ein Mechanismus, der das herkömmliche Abrechnungsmodell umkehrt. Die Endkundin oder der Endkunde erstellt und stellt die Rechnung im Namen des Anbieters aus.
  
• Diese Praxis ist in Frankreich zulässig, sofern ein Mandat für das Gutschriftsverfahren unterzeichnet wird, ein Verfahren zur Annahme von Rechnungen etabliert wird und der Vermerk „autofacturation“ (Gutschriftsverfahren) in jedes ausgestellte Dokument aufgenommen wird.
  
• Das Gutschriftsverfahren eignet sich besonders für bestimmte Situationen – insbesondere für wiederkehrende Großbestellungen, Marktplätze und Transaktionen mit Anbietern, die über eine begrenzte technische Infrastruktur verfügen.
  
• Das Gutschriftsverfahren bietet beiden Parteien zahlreiche Vorteile: einen kürzeren Abrechnungszyklus, weniger Fehler und Streitigkeiten, weniger Verwaltungsaufwand für den Anbieter und größere Sicherheit in Bezug auf das Recht der Endkundin oder des Endkunden auf Vorsteuerabzug.
  
• Die Einführung der Reform zur elektronischen Rechnungsstellung verändert den Prozess des Gutschriftsverfahrens grundlegend, da selbst ausgestellte Rechnungen nun in einem strukturierten Format über eine zugelassene Plattform (PA) übermittelt werden müssen.
  

Was ist das Gutschriftsverfahren?

Das Gutschriftsverfahren ist ein System, bei dem eine Endkundin oder ein Endkunde von einem Anbieter autorisiert wird, Rechnungen im Namen und im Auftrag des Anbieters auszustellen. Obwohl die Endkundin oder der Endkunde das Dokument erstellt, bleibt der Anbieter der rechtliche Aussteller und trägt die alleinige Verantwortung für die Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer.

Das Gutschriftsverfahren (d. h. „autofacturation“) kehrt somit den herkömmlichen Rechnungsprozess um, bei dem der Anbieter die Rechnung ausstellt und an die Endkundin oder den Endkunden sendet.

Das Gutschriftsverfahren unterscheidet sich von zwei verwandten Konzepten:

• Untervergabe der Abrechnung: Bei diesem Ansatz überträgt der Anbieter die Vorbereitung und Ausstellung von Rechnungen an einen spezialisierten Dritten, z. B. an einen Rechnungsdienstleister oder ein Unternehmen, anstatt an die Endkundin oder den Endkunden. Obwohl der rechtliche Mechanismus ähnlich ist, unterscheidet sich die Partei, die im Namen des Anbieters handelt.
  
• Reverse Charge für Mehrwertsteuer: Im Fall des Reverse Charge-Mechanismus für Mehrwertsteuer wird die Endkundin oder der Endkunde steuerpflichtig und muss diese Steuer direkt an die Steuerbehörden melden und abführen.
  

Ist Self-Billing in Frankreich legal?

Das Self-Billing ist in Frankreich gemäß Artikel 289 I-2 des Allgemeinen Steuergesetzbuchs (CGI) legal, der es liefernden Unternehmen gestattet, Rechnungen von Kundinnen und Kunden erstellen zu lassen. Die Gültigkeit von Rechnungen hängt jedoch von drei Bedingungen ab: einem Abrechnungsmandat, einem Annahmeverfahren und einem speziellen Vermerk auf den Rechnungen.

Um gültig zu sein, stützt sich das Self-Billing auf drei Säulen:

• Ein Abrechnungsmandat: Das liefernde Unternehmen muss der Kundin oder dem Kunden ein Mandat erteilen, das sie berechtigt, Rechnungen im Namen und für Rechnung des liefernden Unternehmens auszustellen (Artikel 242 nonies, Anhang II des CGI).
  
• Ein Annahmeverfahren: Jede im Namen und für Rechnung des liefernden Unternehmens ausgestellte Rechnung muss vom liefernden Unternehmen akzeptiert werden, und zwar gemäß den von den Parteien frei vereinbarten Bedingungen.
  
• Ein Vermerk zum Self-Billing (autofacturation): Das Wort „autofacturation“ (Gutschrift) muss auf jeder von der Kundin oder dem Kunden ausgestellten Rechnung erscheinen (Artikel 242 nonies A, I-14° des Anhangs II des CGI).
  

Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen beeinträchtigt die Gültigkeit einer Rechnung und birgt die Gefahr, dass sie vom Finanzamt angefochten wird. Je nach Schwere des Verstoßes könnten die Steuerbehörden einen Vorsteuerabzug verweigern. Auch wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Rechnung vorbereitet und ausstellt, behält das liefernde Unternehmen die volle Verantwortung für die Rechnungsstellung und die Mehrwertsteuerpflichten. Im Falle eines Fehlers oder bei Nichtkonformität einer Rechnung ist das liefernde Unternehmen gegenüber den Steuerbehörden verantwortlich.

Wann sollte das Gutschriftsverfahren verwendet werden?

Das Gutschriftsverfahren ist nützlich, wenn die Endkundin oder der Endkunde einen besseren Überblick über die Details der Transaktion hat als der Anbieter, wie beispielsweise bei wiederkehrenden Großbestellungen, bei der Preisermittlung nach Versand, bei geschäftlichen Empfehlungsnetzwerken, bei Marktplätzen oder bei Einkäufen bei bestimmten kleinen Dienstleistern.

Hier sind die häufigsten Situationen, in denen das Gutschriftsverfahren sowohl für Endkunden als auch für Anbieter einen Mehrwert bietet:

• Wiederkehrende Großbestellungen
  Wenn eine Endkundin oder ein Endkunde jeden Monat Hunderte von Lieferungen von demselben Anbieter erhält, kann das Gutschriftsverfahren helfen, Unstimmigkeiten zwischen Lieferscheinen und Rechnungen zu vermeiden. Es kann auch die Rechnungsbearbeitungszeiten verkürzen, was einer der häufigsten Gründe für die Verwendung des Gutschriftsverfahrens ist, insbesondere im Lebensmitteleinzelhandel.

• Preisermittlung durch Kundinnen und Kunden bei Erhalt
  In einigen Branchen (z. B. Agrar- und Ernährungssektor, Metallindustrie, Abfallwirtschaft und Recycling) kann der Preis der Rechnung von der Wiegung, Kalibrierung oder Analyse abhängen, die von der Endkundin oder dem Endkunden durchgeführt wird. Da die Endkundin oder der Endkunde über die zur Preisermittlung erforderlichen Daten verfügt, ist sie oder er besser in der Lage, die Rechnung auszustellen.

• Empfehlungs- und Provisionsnetzwerke
  Wenn ein Unternehmen Provisionen an mehrere Partner wie Handelsvertreter/innen, verbundene Unternehmen oder Empfehlungsgeber/innen zahlt, kennt es oft den genauen fälligen Betrag besser als die Partner selbst und kann diese Provisionen daher im Namen jedes Partners über das Gutschriftsverfahren abrechnen.

• Marktplätze und Plattformen
  Eine Plattform, die zahlreiche Drittanbieter/innen oder Dienstleister/innen bezahlt, hat allen Grund, ihren Rechnungsprozess zu optimieren. Die Integration des Gutschriftsverfahrens in ihre Systeme stellt sicher, dass Dokumente konsistent und gesetzeskonform sind.

• Einkäufe bei Anbietern mit begrenzter technischer Infrastruktur
  Bei der Zusammenarbeit mit einzelnen Dienstleistern oder Kleinstunternehmen, die nicht über eine konforme Rechnungssoftware verfügen, kann die Endkundin oder der Endkunde sicherstellen, dass der Prozess reibungslos abläuft, indem sie oder er selbst vollständige und korrekte Rechnungen ausstellt.

Was sind die Vorteile des Gutschriftsverfahrens?

Das Gutschriftsverfahren bietet zahlreiche Vorteile für Endkunden und Anbieter. Für den Anbieter beschleunigt es den Abrechnungsprozess, reduziert Fehler und Streitigkeiten, verbessert die Zuverlässigkeit der Buchhaltungsdaten und verringert den Verwaltungsaufwand. Für die Endkundin oder den Endkunden stellt es sicher, dass Rechnungen mit Bestellungen übereinstimmen, und hilft so, das Recht auf Vorsteuerabzug zu sichern.

Die Hauptvorteile des Gutschriftsverfahrens sind die folgenden:

• Kürzerer Abrechnungszyklus
  Die Endkundin oder der Endkunde muss nicht mehr auf den Erhalt einer Rechnung vom Anbieter warten; stattdessen stellt sie oder er die Rechnung aus, sobald die Transaktion abgeschlossen ist. Die zeitliche Verzögerung zwischen Lieferung und Abrechnung wird verringert, was die Zahlung beschleunigt und die Liquidität für beide Parteien verbessert.

• Weniger Fehler und Streitigkeiten
  Rechnungen werden auf der Grundlage der tatsächlichen Daten der Endkundin oder des Endkunden erstellt, z. B. auf Basis der erhaltenen Mengen, der berechneten Preise und der ausgehandelten Konditionen. Dies reduziert Unstimmigkeiten zwischen Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen erheblich und senkt somit die Anzahl der Rechnungen, die aufgrund von Abweichungen abgelehnt werden.

• Verbesserte Zuverlässigkeit von Buchhaltungsdaten
  Rechnungen müssen einem standardisierten Format und Nummerierungssystem folgen, wie von der Endkundin oder dem Endkunden festgelegt und in deren oder dessen elektronisches System integriert. Diese Standardisierung reduziert Fehler bei der Dateneingabe und erleichtert den automatisierten Abgleich, die Überprüfung und die Archivierung von Rechnungen.

• Geringerer Verwaltungsaufwand für den Anbieter
  Durch den Wegfall der Notwendigkeit, Rechnungen zu entwerfen und auszustellen, spart der Anbieter Zeit, die in Aufgaben mit höherem Mehrwert wie Produktion, Geschäftsentwicklung oder Kundenbeziehungen reinvestiert werden kann. Dies ist insbesondere für Kleinunternehmen vorteilhaft, die nicht über eine spezielle Abrechnungsabteilung oder Rechnungssoftware verfügen.

• Sichererer Vorsteuerabzug für Kundinnen und Kunden
  Durch die Kontrolle des Inhalts von Rechnungen kann die Endkundin oder der Endkunde sicherstellen, dass sie alle erforderlichen Informationen enthalten, um ihr oder sein Recht auf Vorsteuerabzug zu untermauern. Dies trägt dazu bei, das Risiko zu minimieren, dass ihr oder sein Vorsteuerabzug aufgrund eines Fehlers oder einer Auslassung in der Rechnung infrage gestellt wird.

So funktioniert Self-Billing

Um die Compliance beim Self-Billing sicherzustellen, müssen zusätzlich zu den Standardregeln für die Rechnungsstellung – wie den obligatorischen Angaben und den Aufbewahrungspflichten – bestimmte Verpflichtungen erfüllt werden: eine vorherige schriftliche Vereinbarung in Form eines Abrechnungsmandats, ein Rechnungsannahmeverfahren für das liefernde Unternehmen und die Aufnahme des Begriffs „autofacturation“ (Gutschrift) auf jedem Dokument.

Die Anforderungen an das Self-Billing lauten wie folgt:

• Vorab ein schriftliches Abrechnungsmandat erstellen
  Das Mandat muss erstellt und unterzeichnet werden, bevor Rechnungen ausgestellt werden. Im Mandat muss festgelegt sein, dass das liefernde Unternehmen allein für seine Rechnungsstellungs- und Mehrwertsteuerpflichten verantwortlich bleibt, und es muss eine Frist festgelegt werden, innerhalb derer das liefernde Unternehmen den Rechnungsinhalt anfechten kann.
  Wenn das liefernde Unternehmen und die Kundin oder der Kunde nur gelegentlich zusammenarbeiten, lässt das Gesetz ein stillschweigendes Mandat zu, sofern die betreffenden Rechnungen ausgestellt werden, sobald das abrechenbare Ereignis eintritt, und nicht regelmäßig in Rechnung gestellt werden.

• Ein Annahmeverfahren einrichten
  Bei schriftlichen Mandaten steht es den Parteien frei, die Bedingungen der Rechnungsannahme festzulegen (z. B. stillschweigende Annahme nach Ablauf der Anfechtungsfrist). Bei stillschweigenden Mandaten, insbesondere im Rahmen gelegentlicher Geschäftsbeziehungen, müssen Rechnungen ausdrücklich und formell angenommen werden. Bei elektronischen Rechnungen reicht eine Nachricht zur Bestätigung des Eingangs aus.

• Den Vermerk „autofacturation“ (Gutschrift) hinzufügen
  Jede Rechnung, die die Kundin oder der Kunde im Namen des liefernden Unternehmens ausstellt, muss deutlich den Vermerk „autofacturation“ tragen.

• Alle standardmäßigen Pflichtangaben hinzufügen
  Die Rechnung muss die Daten der Kundin oder des Kunden und die Daten des liefernden Unternehmens enthalten, einschließlich Firmenname, Adresse, innergemeinschaftlicher Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und SIRET-Nummer (Identifikationssystem für das Einrichtungsverzeichnis). Außerdem müssen die gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, ihre Menge, der Einzelpreis ohne Steuern, der geltende Mehrwertsteuersatz und -betrag sowie der Gesamtbetrag (ohne und mit Steuern) angegeben werden. Schließlich müssen die Zahlungskonditionen und -fristen angegeben werden.

• Rechnungen 10 Jahre aufbewahren
  Wie alle Buchhaltungsunterlagen müssen Rechnungen im Rahmen des Self-Billings 10 Jahre lang unter Bedingungen aufbewahrt werden, die ihre Lesbarkeit, Integrität und Rückverfolgbarkeit gewährleisten.

Welche Auswirkungen hat die Reform der elektronischen Rechnungsstellung auf das Self-Billing?

Im Rahmen der Reform der elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen aus dem Self-Billing keine Dokumente mehr, die direkt zwischen den Parteien ausgetauscht werden, sondern strukturierte Dateien, die über eine zugelassene Plattform übermittelt werden, wobei die Status zwischen der Kundin oder dem Kunden und dem liefernden Unternehmen synchronisiert werden.

Somit verändert die Reform der elektronischen Rechnungsstellung die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt und übermittelt werden. Ab dem 1. September 2026 müssen Großunternehmen und mittelgroße Unternehmen ihre Rechnungen elektronisch (z. B. im Factur-X-Format) über eine zugelassene Plattform (plateforme agréée, PA) ausstellen. Ab dem 1. September 2027 gilt diese Reform auch für Kleinstunternehmen, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Einzelunternehmen.

Das bedeutet, dass Kundinnen und Kunden Rechnungen in elektronischem Format ausstellen und eine PA verwenden müssen, um das Routing von Self-Billing-Transaktionen zu konfigurieren. Liefernde Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen, die in ihrem Namen ausgestellt wurden, über eine PA zu empfangen.

Um sich auf die Anforderungen der Reform vorzubereiten, sollten beide Parteien ihre Self-Billing-Mandate aktualisieren, um die ausgewählte PA, die Rechnungsformate, die Annahmeverfahren und die Methoden zur Statusverwaltung aufzunehmen. Sie sollten auch neue Abrechnungsprozesse testen, bevor die Reform in Kraft tritt.

So kann Stripe Invoicing Sie unterstützen

Mit Stripe Invoicing lässt sich die Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Zahlungseinzug. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.

• Cashflow beschleunigen: Verringern Sie die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Mahntools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.

• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Self-Service-Kundenportal ganz leicht aufrufen und bezahlen.

• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen innerhalb weniger Minuten und verringern Sie den Zeitaufwand für den Einzug von Zahlungen durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.

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