Lange tijd bleef autofacturatie beperkt tot specifieke sectoren, zoals de grootschalige detailhandel, landbouwcoöperaties en verwijzingsnetwerken voor ondernemingen, maar nu vindt het ook zijn weg naar een groeiend aantal systemen voor papierloze facturatie. Het principe is eenvoudig en aantrekkelijk: de klant, en niet de leverancier, stelt de factuur op en reikt deze uit. Voor de klant helpt dit systeem voornamelijk om gegevensverschillen tussen de bestellings-, leverings- en facturatiefase te voorkomen. Voor de leverancier bespaart het kostbare tijd en zorgt het vaak voor een snellere betaling.

De leverancier blijft echter de juridische uitgever van de factuur en is als enige aansprakelijk tegenover de belastingdienst. Als autofacturatie niet goed wordt beheerd, stelt dit de leverancier dus bloot aan belastingaanpassingen en boetes. De belangen zijn des te groter omdat de wijdverspreide invoering van elektronische facturatie het landschap verandert: autofacturatie, die tot nu toe werd beheerst door onderhandse contracten tussen de partijen, moet worden aangepast om te voldoen aan de nieuwe transmissieregels.

Dit artikel legt uit wat autofacturatie is, hoe het juridisch werkt in Frankrijk, wat de voordelen voor ondernemingen zijn en aan welke voorwaarden moet worden voldaan om het in te voeren.

Belangrijkste punten

• Autofacturatie is een mechanisme dat het traditionele facturatiemodel omkeert. De klant stelt de factuur op en reikt deze uit namens de leverancier.
  
• Deze praktijk is legaal in Frankrijk, zolang er een machtiging voor autofacturatie is ondertekend, er een procedure voor het accepteren van facturen is vastgesteld en de vermelding 'autofacturation' (autofacturatie) is opgenomen op elk uitgereikt document.
  
• Autofacturatie is met name geschikt voor bepaalde situaties, in het bijzonder terugkerende bestellingen in grote hoeveelheden, marktplaatsen en transacties met leveranciers die een beperkte technische infrastructuur hebben.
  
• Autofacturatie biedt tal van voordelen voor beide partijen: een kortere facturatiecyclus, minder fouten en geschillen, minder administratief werk voor de leverancier en meer zekerheid over het recht van de klant op btw-aftrek.
  
• De komst van de hervorming van de elektronische facturatie verandert de procedure voor autofacturatie ingrijpend, aangezien zelf-uitgereikte facturen nu in een gestructureerde indeling via een goedgekeurd platform (PA) moeten worden verzonden.
  

Wat autofacturatie is

Autofacturatie is een systeem waarbij een klant door een leverancier is gemachtigd om facturen uit te reiken op naam van en namens de leverancier. Hoewel de klant het document opstelt, blijft de leverancier de juridische uitgever en draagt deze de volledige verantwoordelijkheid voor btw-verplichtingen.

Autofacturatie (d.w.z. 'autofacturation') keert dus de traditionele procedure voor facturatie om, waarbij de leverancier de factuur uitreikt en naar de klant stuurt.

Autofacturatie verschilt van twee gerelateerde concepten:

• Uitbesteding van facturatie: Bij deze aanpak vertrouwt de leverancier het opstellen en uitreiken van facturen toe aan een gespecialiseerde externe partij, zoals een dienstverlener op het gebied van facturatie of een kantoor, in plaats van aan de klant. Hoewel het juridische mechanisme vergelijkbaar is, is de partij die namens de leverancier optreedt anders.
  
• Verleggingsregeling btw: In het geval van het mechanisme voor de verleggingsregeling voor de btw wordt de klant btw-plichtig en moet deze belasting rechtstreeks aan de belastingdienst worden gemeld en betaald.
  

Is self-billing legaal in Frankrijk?

Self-billing is legaal in Frankrijk onder artikel 289 I-2 van het Franse algemene belastingwetboek (CGI), dat leveranciers machtigt om klanten facturen te laten opstellen. De geldigheid van facturen is echter afhankelijk van drie voorwaarden: een facturatiemachtiging, een acceptatieprocedure en een speciale vermelding op de factuur.

Om geldig te zijn, rust self-billing op drie pijlers:

• Een facturatiemachtiging: de leverancier moet de klant een machtiging afgeven die de klant autoriseert om op naam en voor rekening van de leverancier facturen uit te schrijven (artikel 242 nonies, bijlage II van het CGI).
  
• Een acceptatieprocedure: elke factuur die op naam en voor rekening van de leverancier wordt uitgeschreven, moet door de leverancier worden geaccepteerd, in overeenstemming met de vrijelijk overeengekomen voorwaarden tussen de partijen.
  
• Een 'autofacturation' (self-billing)-vermelding: het woord 'autofacturation' (self-billing) moet op elke factuur staan die door de klant wordt uitgeschreven (artikel 242 nonies A, I-14° van bijlage II van het CGI).
  

Als niet aan deze vereisten wordt voldaan, is de factuur ongeldig en loopt deze het risico betwist te worden door het belastingkantoor. Afhankelijk van de ernst van de overtreding kan de belastingdienst een btw-aftrek weigeren. Zelfs als een klant een factuur opstelt en uitschrijft, blijft de leverancier volledig verantwoordelijk voor de facturering en btw-verplichtingen. In geval van een fout, of als een factuur niet-conform is, is het de leverancier die door de belastingdienst ter verantwoording wordt geroepen.

Wanneer autofacturatie gebruiken

Autofacturatie is nuttig wanneer de klant meer inzicht heeft in de transactiegegevens dan de leverancier, zoals bij terugkerende bestellingen in grote hoeveelheden, prijzen die na verzending worden bepaald, verwijzingsnetwerken voor ondernemingen, marktplaatsen of aankopen bij bepaalde kleine dienstverleners.

Hier zijn de meest voorkomende situaties waarin autofacturatie waarde biedt voor zowel de klant als de leverancier:

• Terugkerende bestellingen in grote hoeveelheden
  Wanneer een klant elke maand honderden zendingen van dezelfde leverancier ontvangt, kan autofacturatie helpen om verschillen tussen leveringsbonnen en facturen te voorkomen. Het kan ook de verwerkingstijden van facturen versnellen, wat een van de meest voorkomende redenen is om autofacturatie te gebruiken, vooral in de detailhandel voor de massamarkt.

• Prijzen bepaald door klanten bij ontvangst
  In sommige sectoren (bijv. de agrovoedingssector, metalen, afval en recycling) kan de prijs op de factuur afhangen van wegingen, kalibraties of analyses die door de klant worden uitgevoerd. Omdat de klant over de gegevens beschikt die nodig zijn om de prijs te berekenen, is deze beter in staat om de factuur uit te reiken.

• Verwijzings- en commissienetwerken
  Wanneer een onderneming commissies betaalt aan meerdere partners, zoals verkoopagenten, affiliates of zakelijke verwijzers, kent zij vaak het exacte verschuldigde bedrag beter dan de partners zelf. Daarom kan de onderneming deze commissies namens elke partner autofactureren.

• Marktplaatsen en platformen
  Een platform dat talloze externe verkopers of dienstverleners betaalt, heeft alle reden om de procedure voor de facturatie te stroomlijnen. De integratie van autofacturatie in de systemen zorgt ervoor dat documenten consistent zijn en voldoen aan de regelgeving.

• Aankopen bij leveranciers met een beperkte technische infrastructuur
  Bij zakendoen met individuele dienstverleners of zeer kleine ondernemingen die niet over geschikte software voor facturen beschikken, kan de klant ervoor zorgen dat de procedure soepel verloopt door zelf volledige, nauwkeurige facturen uit te reiken.

Voordelen van autofacturatie

Autofacturatie biedt tal van voordelen voor zowel de klant als de leverancier. Voor de leverancier versnelt het de procedure voor facturatie, vermindert het fouten en geschillen, verbetert het de betrouwbaarheid van boekhoudkundige gegevens en verlaagt het de administratieve lasten. Voor de klant zorgt het ervoor dat facturen overeenkomen met bestellingen, wat helpt bij het veiligstellen van het recht op btw-aftrek.

De belangrijkste voordelen van autofacturatie zijn:

• Kortere facturatiecyclus
  De klant hoeft niet langer te wachten op een factuur van de leverancier; in plaats daarvan reikt de klant de factuur zelf uit zodra de transactie is voltooid. De vertraging tussen de levering en de facturatie wordt korter, wat de betaling versnelt en de liquiditeit voor beide partijen verbetert.

• Minder fouten en geschillen
  Facturen worden opgesteld op basis van werkelijke gegevens waarover de klant beschikt, zoals de ontvangen hoeveelheden, de in rekening gebrachte prijzen en de onderhandelde voorwaarden. Dit vermindert de verschillen tussen bestellingen, leveringen en facturen aanzienlijk, waardoor het aantal facturen dat vanwege afwijkingen wordt afgewezen, daalt.

• Verbeterde betrouwbaarheid van boekhoudkundige gegevens
  Facturen moeten een gestandaardiseerde indeling en een gestandaardiseerd nummeringssysteem volgen, zoals door de klant is gedefinieerd en in het elektronische systeem is geïntegreerd. Deze standaardisatie vermindert fouten bij de gegevensinvoer en vergemakkelijkt de geautomatiseerde reconciliatie, verificatie en archivering van facturen.

• Minder administratieve lasten voor de leverancier
  Doordat de leverancier geen facturen meer hoeft op te stellen en uit te reiken, bespaart deze tijd die opnieuw kan worden geïnvesteerd in taken met meer toegevoegde waarde, zoals productie, de ontwikkeling van de onderneming of klantrelaties. Dit is vooral gunstig voor kleine ondernemingen die geen speciale afdeling voor facturatie of software voor facturen hebben.

• Veiliger btw-aftrek voor klanten
  Door de inhoud van facturen te controleren, kan de klant er zeker van zijn dat deze alle vereiste informatie bevatten om het recht op btw-aftrek te ondersteunen. Dit helpt het risico te minimaliseren dat de btw-aftrek wordt betwist wegens een fout of weglating in de factuur.

Self-billing configureren

Om te voldoen aan de regelgeving voor self-billing, is het naast de standaard factureringsregels (zoals verplichte informatie en vereisten voor archivering) noodzakelijk om aan bepaalde verplichtingen te voldoen: een voorafgaande schriftelijke overeenkomst in de vorm van een facturatiemachtiging, een acceptatieprocedure voor facturen voor de leverancier en de toevoeging van de term 'autofacturation' (self-billing) op elk document.

De vereisten voor self-billing zijn als volgt:

• Stel vooraf een schriftelijke facturatiemachtiging op
  De machtiging moet worden opgesteld en ondertekend voordat er facturen worden uitgeschreven. De machtiging moet vermelden dat de leverancier als enige verantwoordelijk blijft voor zijn facturatie- en btw-verplichtingen en moet een termijn vaststellen waarbinnen de leverancier de content van de factuur kan betwisten.
  Als de leverancier en de klant slechts incidenteel samenwerken, staat de wet een stilzwijgende machtiging toe, zolang de desbetreffende facturen worden uitgeschreven zodra de factureerbare gebeurtenis zich voordoet en niet op terugkerende basis worden gefactureerd.

• Stel een acceptatieprocedure in
  Bij schriftelijke machtigingen staat het de partijen vrij om de voorwaarden voor factuuracceptatie te bepalen (bijv. stilzwijgende acceptatie na het verstrijken van de betwistingstermijn). Bij stilzwijgende machtigingen, met name in de context van incidentele zakelijke transacties, moeten facturen uitdrukkelijk en formeel worden geaccepteerd. Voor elektronische facturen is een bericht van ontvangst voldoende.

• Voeg de vermelding 'autofacturation' (self-billing) toe
  Elke factuur die de klant namens de leverancier uitschrijft, moet duidelijk de vermelding 'autofacturation' dragen.

• Neem alle standaard verplichte gegevens op
  De factuur moet de gegevens van de klant en de gegevens van de leverancier bevatten, waaronder de bedrijfsnaam, het adres, het intracommunautaire btw-nummer en het SIRET-nummer (identificatiesysteem van de bedrijvengids). Ook moeten de geleverde goederen of diensten, de hoeveelheid, de eenheidsprijs exclusief belasting, het toepasselijke btw-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag (exclusief en inclusief belasting) worden vermeld. Tot slot moeten de betalingsvoorwaarden en -termijnen worden opgenomen.

• Bewaar facturen 10 jaar
  Net als alle andere boekhoudkundige documenten moeten self-billing-facturen 10 jaar worden bewaard, onder omstandigheden die de leesbaarheid, integriteit en traceerbaarheid garanderen.

Wat is de impact van de hervorming van elektronische facturatie op self-billing?

Onder de hervorming van elektronische facturatie zijn self-billing-facturen niet langer documenten die rechtstreeks tussen partijen worden uitgewisseld, maar gestructureerde bestanden die via een goedgekeurd platform worden verzonden, waarbij statussen tussen de klant en de leverancier worden gesynchroniseerd.

Zo transformeert de hervorming van elektronische facturatie de manier waarop facturen worden gegenereerd en verzonden. Vanaf 1 september 2026 moeten grote bedrijven en middelgrote ondernemingen hun facturen elektronisch (bijvoorbeeld in Factur-X-indeling) via een goedgekeurd platform (plateforme agréée, PA) uitschrijven. Vanaf 1 september 2027 is deze hervorming van toepassing op zeer kleine ondernemingen, kleine en middelgrote ondernemingen (mkb) en micro-ondernemingen.

Dit betekent dat klanten facturen in elektronische indeling moeten uitschrijven en een PA moeten gebruiken om de routing van self-billing-transacties te configureren. Leveranciers moeten in staat zijn om via een PA elektronische facturen te ontvangen die namens hen zijn uitgeschreven.

Ter voorbereiding op de vereisten van de hervorming moeten beide partijen hun machtigingen voor self-billing bijwerken om het geselecteerde PA, factuurindelingen, acceptatieprocedures en methoden voor statusbeheer op te nemen. Ook moeten ze nieuwe facturatieprocessen testen voordat de hervorming van kracht wordt.

Hoe Stripe Invoicing kan helpen

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt ondernemingen sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: maak, pas aan en verstuur eenvoudig professionele facturen, zonder dat je hoeft te programmeren. Stripe houdt automatisch de status van facturen bij, verstuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow goed in de gaten kunt houden.

• Versnel je cashflow: verminder het aantal dagen dat je op betalingen moet wachten (DSO) en word sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-aangedreven aanmaningstools die je helpen meer inkomsten te genereren.

• Verbeter de klantervaring: bied een moderne betaalervaring met ondersteuning voor meer dan 25 talen, meer dan 135 valuta's en meer dan 100 betaalmethoden. Facturen zijn makkelijk toegankelijk en te betalen via een zelfbedieningsportaal voor klanten.

• Verminder de werkdruk van je backoffice: genereer facturen in enkele minuten en besteed minder tijd aan incasso's dankzij automatische herinneringen en een door Stripe gehoste factuurbetalingspagina.

• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing kan worden geïntegreerd met populaire boekhoud- en ERP-software (Enterprise Resource Planning), zodat je systemen gesynchroniseerd blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.