År 2023 skedde nästan 62 % av försäljningen i detaljhandeln i Tyskland med kortbetalningar – en ökning med cirka 20 procentenheter jämfört med bara 10 år tidigare. Till följd av detta görs allt färre betalningar kontant. Kortbetalningar är dock inte bara ett bra alternativ för företag som vill dra nytta av fördelarna med kontantfria transaktioner. I den här artikeln går vi igenom hur föreningar också kan ta emot kortbetalningar och vilka kostnader och fördelar det innebär.

Vad innehåller den här artikeln?

• Får föreningar ta emot kortbetalningar?
  
• Vilka är fördelarna med kortbetalningar för föreningar?
  
• Hur kan föreningar ta emot kortbetalningar?
  
• Vilka är de relaterade kostnaderna för föreningar?
  

Får föreningar ta emot kortbetalningar?

Föreningar i Tyskland har samma rätt som företag att ta emot kortbetalningar, både med girocard och med kreditkort. Kortbetalningar kan användas för att ta emot medlemsavgifter, donationer och andra transaktioner.

Dessutom kan föreningar använda kortbetalningar för olika andra inkomster, t.ex. evenemangsbiljetter, mat- och dryckesförsäljning, lotteribiljetter, varor, hantverk eller sportartiklar.

Särskilt för medlemsavgifter och andra återkommande transaktioner finns det alternativa betalningsalternativ utöver kortbetalningar: dessa inkluderar kontanter, autogiro, enskilda banköverföringar, stående beställningar eller SEPA-autogiro.

Vilka är fördelarna med kortbetalningar för föreningar?

Att ta emot kortbetalningar innebär flera fördelar för föreningar, bland annat:

• Bekväma betalningar för medlemmar och kunder: Många föredrar kortbetalningar eftersom de är snabba och enkla. Om föreningar tar emot kortbetalningar behöver medlemmarna inte ha med sig kontanter. Detsamma gäller för personer som köper föreningsprodukter eller besökare på föreningsevenemang.
  
• Minskad risk: Kortbetalningar minskar risken för stöld eller förlust av kontanter. Detta gynnar både föreningen och dess medlemmar och kunder. Under festivaler eller evenemang behöver föreningar inte införa ytterligare säkerhetsåtgärder för att hantera och skydda kontanter om de tar emot kortbetalningar.
  
• Ökade intäkter: Genom att ta emot kortbetalningar kan kundernas köpvilja öka, vilket ökar föreningens inkomster. Till exempel kanske deltagare på evenemang inte har med sig tillräckligt med kontanter eller inga kontanter alls när de funderar på att köpa föreningens produkter. Därför är kortbetalningar användbara för att bland annat möjliggöra spontana köp och större utgifter. Dessutom kan givare vara mer benägna att donera om de kan göra spontana och enkla kortbetalningar.
  
• Effektiv och flexibel betalningsprocess: Att behandla kortbetalningar är vanligtvis snabbare och effektivare jämfört med manuell kontanthantering. Detta bidrar till att minska köerna och förbättra servicen vid evenemang. Särskilt med moderna kort kan kunderna betala med girocard och kreditkort, och även mobilplånböcker.
  
• Förenklad bokföring: Elektroniska betalningar dokumenteras automatiskt, vilket förenklar bokföringen för föreningar, sparar tid och ger en tydligare ekonomisk översikt. Risken för bokföringsfel minskar också, eftersom beräkningarna är automatiserade istället för manuella. Kortbetalningar kan också spåras transparent när som helst. Många betaltjänsteleverantörer erbjuder gränssnitt till vanliga bokföringsprogram, vilket möjliggör sömlös integration och snabb import av transaktionsdata. Dessa data kan användas för detaljerad rapportering och kan förbättra föreningens ekonomiska planering. Dessutom effektiviserar elektroniskt registrerade transaktioner utarbetandet av finansiella rapporter och skattedeklarationer eftersom de redan är strukturerade.
  
• Professionell image: Idag förväntar sig de flesta att kunna välja moderna betalningsalternativ. Föreningar som erbjuder kortbetalningar som betalningsmetod utöver kontanter anpassar sig till rådande betalningsvanor. Detta kan ha en positiv effekt på deras allmänna image: föreningar med moderna inrättningar kommer vanligtvis att ses som mer professionella.
  

Hur kan föreningar ta emot kortbetalningar?

För att kunna ta emot kortbetalningar måste föreningar i Tyskland uppfylla flera krav: tekniska, organisatoriska och juridiska faktorer.

Först måste de tekniska kraven vara uppfyllda. Stripe stöttar föreningar när det gäller att möjliggöra kortbetalningar. En förening ingår ett avtal med Stripe, där villkoren och avgifterna för att använda betalningstjänster fastställs. När formaliteterna har avtalats får föreningen en förcertifierad kortterminal – som S700 via Stripe Terminal eller en mobil kortterminal som BBPOS WisePad 3 – som möjliggör kortbetalningar. Alternativt kan föreningen använda Tap to Pay on Android. Föreningar kan komplettera moderna POS-system med de betalningsalternativ som nämns ovan. Om detta inte är möjligt det vara ett bättre alternativ att köpa ett nytt POS-system.

Eftersom de flesta system för kortbetalningar kräver en internetanslutning är det viktigt att se till att det finns en pålitlig internetanslutning på de platser där betalningar tas emot. För att säkerställa korrekt redovisning kan du också integrera kortbetalningar direkt i föreningens bokföringsprogram. Dessutom kan automatiserade bokföringsprocesser bidra till att minska det manuella arbetet.

Föreningspersonal som ansvarar för betalningsbehandling bör utbildas. På så sätt kan man se till att allt behandlas smidigt och förebygga fel när kortterminalen används. Det är också en bra idé att informera föreningsmedlemmar och kunder om möjligheten att betala med kort. Detta kan göras på bolagsstämman, vid evenemang eller på föreningens webbplats.

När man implementerar kortbetalningar är det också viktigt att förstå det juridiska ramverket, särskilt när det gäller skattelagar, tillsynslagen för betaltjänster (ZAG) och lagen om penningtvätt (GwG), och hur dessa lagar påverkar föreningen. Under alla omständigheter är det viktigt att säkerställa efterlevnad av den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Detta innebär säker behandling och lagring av personuppgifter, t.ex. bankuppgifter. Dessutom måste medlemmar och kunder informeras om typen av databehandling och syftet med den, i enlighet med artikel 13 i GDPR.

Flödesschema: Implementera kortbetalningar för föreningar

Vilka är de relaterade kostnaderna för föreningar?

Föreningar ådrar sig olika kostnader när de bestämmer sig för att erbjuda kortbetalningar. Dessa kostnader varierar beroende på föreningens specifika behov, betaltjänstens omfattning och den valda kortterminalen.

Först bör föreningen besluta om en fast kortterminal eller en mobil kortterminal är bäst för deras behov. Mobila enheter är i allmänhet dyrare, men de ger mer flexibilitet. För föreningar som vill erbjuda kortbetalningar utanför sina lokaler är en trådlös enhet klokt.

Det tillkommer extra kostnader för tillbehör som dockningsstation, fodral eller hubb. Dessa kostnader uppstår inte med Tap to Pay-lösningen. Utöver fasta kostnader tillkommer rörliga kostnader som beror på antalet transaktioner och transaktionstyper som genomförs. Läs mer om transaktionsavgifter med Stripe Terminal, som är de kostnader som uppstår för att behandla varje transaktion.