En 2023, près de 62 % des ventes au détail en Allemagne ont été réalisées par carte bancaire, soit une augmentation d’environ 20 points de pourcentage par rapport à il y a seulement 10 ans. En conséquence, de moins en moins de paiements sont effectués en espèces. Cependant, les paiements par carte bancaire ne sont pas seulement une bonne option pour les entreprises qui souhaitent profiter des avantages des transactions sans espèces. Dans cet article, nous allons expliquer comment les associations peuvent également accepter les paiements par carte et quels sont les coûts et les avantages d’une telle pratique.

Que contient cet article?

• Les associations sont-elles autorisées à accepter les paiements par carte bancaire?
  
• Quels sont les avantages des paiements par carte pour les associations?
  
• Comment les associations peuvent-elles accepter les paiements par carte?
  
• Quels sont les coûts associés pour les associations?
  

Les associations sont-elles autorisées à accepter les paiements par carte bancaire?

En Allemagne, les associations ont le même droit que les entreprises d’accepter les paiements par carte, qu’il s’agisse de cartes de débit ou de cartes de crédit. Les paiements par carte peuvent être utilisés pour accepter les cotisations, les dons et autres transactions.

De plus, les associations peuvent utiliser les paiements par carte pour diverses autres sources de revenus, telles que les billets d’événements, la vente de nourriture et de boissons, les billets de tombola, les marchandises, l’artisanat ou les articles de sport.

Pour les cotisations et autres transactions récurrentes en particulier, il existe d’autres options de paiement en plus des paiements par carte : celles-ci comprennent les espèces, le prélèvement automatique, les virements bancaires individuels, les ordres permanents ou le prélèvement SEPA.

Quels sont les avantages des paiements par carte pour les associations?

Accepter les paiements par carte offre plusieurs avantages aux associations. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• Paiements pratiques pour les membres et les clients : Beaucoup de gens préfèrent les paiements par carte, car ils sont rapides et faciles. Si les associations acceptent les paiements par carte, les membres n’ont pas besoin d’avoir d’argent liquide sur eux. Il en va de même pour les personnes qui achètent des produits de l’association ou les visiteurs lors d’événements organisés par l’association.
  
• Risque réduit : Les paiements par carte réduisent le risque de vol ou de perte d’argent liquide. Cela profite à la fois à l’association, à ses membres et à ses clients. Lors de festivals ou d’événements, les associations n’ont pas besoin de mettre en place des mesures de sécurité supplémentaires pour gérer et sécuriser l’argent liquide si elles acceptent les paiements par carte.
  
• Augmentation des revenus : Accepter les paiements par carte peut inciter les clients à faire des achats, ce qui augmente les revenus de l’association. Par exemple, les participants à des événements peuvent ne pas avoir suffisamment d’argent liquide, voire aucun, lorsqu’ils envisagent d’acheter des produits de l’association. Les paiements par carte sont donc utiles pour permettre des achats spontanés et des dépenses plus importantes, entre autres. De plus, les donateurs peuvent être plus enclins à faire un don s’ils peuvent effectuer des paiements spontanés et faciles à l’aide d’une carte.
  
• Traitement des paiements efficace et flexible : Le traitement des paiements par carte est généralement plus rapide et plus efficace que le traitement manuel des espèces. Cela permet de réduire les files d’attente et d’améliorer le service lors d’événements. Grâce aux terminaux de paiement modernes, les clients peuvent payer non seulement avec leur carte bancaire et leur carte de crédit, mais aussi avec leur portefeuille mobile.
  
• Comptabilité simplifiée : les paiements électroniques sont automatiquement enregistrés, ce qui simplifie la comptabilité des associations, permet de gagner du temps et offre une vue d’ensemble plus claire des finances. Le risque d’erreurs comptables diminue également, car les calculs sont automatisés et ne sont plus effectués à la main. Les paiements par carte peuvent également être suivis de manière transparente à tout moment. De nombreux prestataires de services de paiement proposent des interfaces avec les logiciels de comptabilité courants, ce qui permet une intégration transparente et une importation rapide des données transactionnelles. Ces données peuvent être utilisées pour établir des rapports détaillés et améliorer la planification financière de l’association. De plus, les transactions enregistrées électroniquement rationalisent la préparation des rapports financiers et des déclarations fiscales, car elles sont déjà structurées.
  
• Image professionnelle : De nos jours, la plupart des gens s’attendent à pouvoir choisir parmi plusieurs options de paiement modernes. Les associations qui proposent le paiement par carte en plus des espèces s’adaptent aux habitudes de paiement actuelles. Cela peut avoir un effet positif sur leur image publique : les associations disposant d’équipements modernes sont généralement considérées comme plus professionnelles.
  

Comment les associations peuvent-elles accepter les paiements par carte?

Pour accepter les paiements par carte, les associations en Allemagne doivent remplir plusieurs conditions. Celles-ci concernent des aspects techniques, organisationnels et juridiques.

Tout d’abord, les exigences techniques doivent être respectées. Stripe aide les associations à mettre en place le traitement des paiements par carte. Une association conclut un contrat avec Stripe, qui stipule les conditions et les frais d’utilisation des services de paiement. Une fois les formalités convenues, l’association reçoit un lecteur de carte pré-certifié, tel que le S700 via Stripe Terminal, ou un lecteur mobile tel que le BBPOS WisePad 3, permettant les paiements par carte. L’association peut également utiliser Paiement rapide sur Android. Les associations peuvent compléter leurs systèmes de point de vente (PDV) modernes avec les options de paiement mentionnées ci-dessus. Si cela n’est pas possible, l’achat d’un nouveau système PDV peut être une meilleure option.

Étant donné que la plupart des systèmes de paiement par carte nécessitent une connexion Internet, il est important de s’assurer qu’une connexion Internet fiable est disponible aux endroits où les paiements sont acceptés. Pour garantir une comptabilité précise, vous pouvez également intégrer directement les paiements par carte dans le logiciel de comptabilité de votre association. De plus, les processus comptables automatisés peuvent contribuer à réduire le travail manuel.

Le personnel de l’association chargé du traitement des paiements doit être formé. Cela garantira un processus fluide et contribuera à éviter les erreurs lors de l’utilisation du terminal de paiement. Il est également judicieux d’informer les membres de l’association et les clients de la possibilité de payer par carte. Cela peut se faire lors de l’assemblée générale, lors d’événements ou sur le site web de l’association.

Lors de la mise en place de paiements par carte, il est également important de comprendre le cadre juridique, notamment en ce qui concerne le droit fiscal, la loi sur la surveillance des services de paiement (ZAG) et la loi sur le blanchiment d’argent (GwG), ainsi que l’impact de ces lois sur l’association. Dans tous les cas, il est essentiel de garantir le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela implique le traitement et le stockage sécurisés des données personnelles, telles que les coordonnées bancaires. En outre, les membres et les clients doivent être informés du type et de la finalité du traitement des données, conformément à l’article 13 du RGPD.

Organigramme : mise en place des paiements par carte pour les associations

Quels sont les coûts associés pour les associations?

Les associations doivent prendre en charge divers coûts lorsqu’elles décident d’accepter les paiements par carte. Ces coûts varient en fonction des besoins spécifiques de l’association, de l’étendue de la solution de paiement et du modèle de lecteur de carte choisi.

Tout d’abord, l’association doit décider si un terminal de paiement filaire ou un lecteur de carte mobile répond mieux à ses besoins. Les appareils mobiles sont généralement plus coûteux, mais ils offrent une plus grande flexibilité. Pour les associations qui souhaitent proposer le paiement par carte en dehors de leurs locaux, un appareil sans fil est tout indiqué.

Des coûts supplémentaires seront à prévoir pour les accessoires tels que la station d’accueil, l’étui ou le hub. Ces coûts ne s’appliquent pas à la solution de paiement rapide. Outre les coûts fixes, il existe des coûts variables qui dépendent du nombre et du type de transactions effectuées. Découvrez les frais de transaction liés à l’utilisation de Stripe Terminal, qui correspondent aux coûts engagés pour le traitement de chaque transaction.