En 2023, près de 62 % des ventes au détail en Allemagne ont fait l'objet d'un paiement par carte bancaire, soit une hausse d’environ 20 points de pourcentage en 10 ans. Par conséquent, de moins en moins de paiements sont réalisés en espèces. Toutefois, les entreprises ne sont pas les seules à pouvoir bénéficier des avantages des paiements par carte. Dans cet article, nous vous expliquerons comment les associations peuvent également accepter les paiements par carte, quels sont les avantages à le faire et quels sont les coûts associés à cette méthode.

Sommaire de cet article

• Les associations ont-elles le droit d’accepter les paiements par carte ?
  
• Quels sont les avantages du paiement par carte pour les associations ?
  
• Comment les associations peuvent-elles accepter les paiements par carte ?
  
• Quels sont les coûts connexes pour les associations ?
  

Les associations peuvent-elles accepter les paiements par carte bancaire ?

En Allemagne, au même titre que les entreprises, les associations peuvent accepter des paiements à l'aide de cartes girocard ou de cartes de crédit. Les paiements par carte peuvent être utilisés pour accepter les cotisations des membres, les dons et d'autres transactions.

Les associations peuvent également utiliser les paiements par carte pour d'autres sources de revenus, telles que les billets à des événements, la vente de repas et de boissons, les billets de tombola, les marchandises, l'artisanat ou les articles de sport.

Outre les paiements par carte, dans le cadre des cotisations et d'autres transactions récurrentes, des options de paiement alternatives sont proposées : espèces, prélèvements automatiques, virements bancaires individuels, ordres permanents ou prélèvements automatiques SEPA.

Quels sont les avantages du paiement par carte pour les associations ?

Pour les associations, accepter les paiements par carte présente plusieurs avantages, parmi lesquels :

• Paiements pratiques pour les adhérents et les clients : de nombreuses personnes préfèrent payer par carte, car c'est une méthode rapide et pratique. Si les associations acceptent les paiements par carte, les adhérents n’ont pas besoin d’avoir de l’argent liquide sur eux. Il en va de même pour les personnes qui achètent les produits de l’association ou pour les visiteurs lors des événements associatifs.
  
• Réduction des risques : les paiements par carte réduisent le risque de vol ou de perte d’argent, ce qui est bénéfique pour l’association, ses adhérents et ses clients. Les associations qui acceptent les paiements par carte n'ont plus besoin de mettre en œuvre des mesures de sécurité pour protéger l'argent liquide qu'elles gagnent lors des festivals ou des événements.
  
• Augmentation du chiffre d’affaires : si les associations acceptent les paiements par carte, les clients seront plus susceptibles de faire des achats. Elles bénéficieront ainsi d'un revenu supplémentaire. En effet, les personnes qui participent à des événements peuvent ne pas avoir (assez) d'argent liquide sur elles lorsqu'elles envisagent d'acheter les produits proposés par l'association. Grâce au paiement par carte, elles sont également plus susceptibles d'effectuer des achats de manière spontanée et de dépenser plus d'argent, entre autres. De plus, les donateurs pourraient être plus enclins à faire un don s’ils peuvent effectuer des paiements rapidement et facilement grâce à leur carte bancaire.
  
• Traitement efficace et flexible des paiements : il est bien souvent plus facile de traiter les paiements par carte que les paiements en espèces. Ainsi, lors d'événements, les files d'attente seront moins longues et le service sera de meilleur qualité. Grâce aux terminaux de paiement modernes, les clients peuvent payer non seulement par girocard et par carte de crédit, mais aussi avec des portefeuilles mobiles.
  
• Comptabilité simplifiée : les paiements électroniques sont automatiquement documentés, ce qui simplifie la comptabilité des associations, leur fait gagner du temps et leur permet d’avoir une vue d'ensemble plus dégagée sur leur situation financière. Le risque d’erreurs comptables diminue également, puisque les calculs sont automatisés plutôt qu'effectués à la main. De plus, les paiements par carte peuvent être suivis de manière transparente, et ce, à tout moment. De nombreux prestataires de services de paiement proposent des interfaces avec des logiciels de comptabilité courants. Elles peuvent être intégrées facilement aux solutions utilisées par les utilisateurs, qui peuvent importer rapidement leurs données de transaction. Ces données peuvent ensuite servir à élaborer des rapports détaillés et à améliorer la stratégie financière de l’association. De plus, les transactions enregistrées électroniquement sont déjà structurées, ce qui permet de simplifier l'élaboration des rapports financiers et des déclarations fiscales.
  
• Image professionnelle : de nos jours, la plupart des personnes s’attendent à pouvoir utiliser des méthodes de paiement modernes à leur guise. En proposant le paiement par carte en plus du paiement en espèces, les associations peuvent s'adapter aux modes de paiement actuels. Cela peut avoir un impact positif sur leur image publique : les associations disposant d’installations modernes seront généralement perçues comme étant plus professionnelles.
  

Comment les associations peuvent-elles accepter les paiements par carte ?

Pour accepter les paiements par carte, les associations allemandes doivent satisfaire plusieurs exigences. Elles sont d'ordre technique, organisationnel et juridique.

Tout d’abord, les exigences techniques doivent être respectées. Stripe aide les associations à faciliter le traitement des paiements par carte. Une association conclut un contrat avec Stripe, qui définit les conditions et les frais d’utilisation des services de paiement. Une fois les formalités signées, l’association reçoit un lecteur de carte pré-certifié, comme le S700 grâce à Stripe Terminal, ou encore un lecteur mobile, comme le BBPOS WisePad 3. Ces outils permettent de recevoir des paiements par carte. L’association peut aussi utiliser Tap to Pay sur Android. Les associations peuvent compléter leurs systèmes de point de vente (PDV) modernes avec les options de paiement mentionnées ci-dessus. Si cela n’est pas possible, il serait plus judicieux d'acheter un nouveau système de PDV.

Étant donné que la plupart des systèmes de paiement par carte nécessitent une connexion Internet, il est important de vérifier qu’une connexion Internet fiable est disponible aux endroits où les paiements sont acceptés. Par ailleurs, pour que les calculs comptables soient exacts, les paiements par carte peuvent être intégrés au logiciel comptable de votre association. L'automatisation des processus comptable permet en outre de réduire la quantité de travail manuel.

Il est important que le personnel de l'association responsable de traiter les paiements soit correctement formé. Cela permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs d'utilisation du terminal. Il peut également être judicieux d'informer les adhérents et clients de l'association qu'ils peuvent effectuer leurs paiements par carte (par exemple, à l'occasion d'une assemblée générale ou d'événements, ou encore sur le site Web de l'association).

Lors de la mise en œuvre des paiements par carte, il est également important de comprendre le cadre juridique, notamment en ce qui concerne le droit fiscal, la loi sur la surveillance des services de paiement (ZAG) et celle sur le blanchiment d’argent (GwG), ainsi que leur impact sur l’association. Dans tous les cas, il est essentiel de respecter du règlement général sur la protection des données (RGPD). Pour ce faire, assurez-vous que vous traitez et stocker les données à caractères personnelles, comme les coordonnées bancaires, de manière sécurisée. En outre, les adhérents et les clients doivent être informés du type et de la finalité du traitement des données, conformément à l’article 13 du RGPD.

Organigramme : mettre en place le paiement par carte pour les associations

Quels sont les coûts connexes pour les associations ?

Pour une association, proposer le paiement par carte n'est pas sans générer des coûts. Ces coûts varient en fonction des besoins spécifiques de l’association, de l’étendue du service de paiement et du modèle de lecteur de carte choisi.

C'est à l'association de décider quel type lui convient le mieux (terminal filaire ou lecteur mobile). Les appareils mobiles sont généralement plus chers, mais offrent une plus grande flexibilité. C'est un choix judicieux pour les associations qui souhaitent proposer des paiements par carte en dehors de leurs locaux.

Toutefois, il leur faudra prévoir d'acheter des accessoires, comme une station de recharge, un étui ou un socle. La solution Tap to Pay permet d'éviter ces coûts. En plus des coûts fixes, il existe des coûts variables qui dépendent du nombre et du type de transactions effectuées. En savoir plus sur les frais de transaction avec Stripe Terminal. Il s'agit des frais encourus pour le traitement de chaque transaction.