2023 wurden knapp 62 % des Einzelhandelsumsatzes in Deutschland mit Kartenzahlungen erzielt; zehn Jahre zuvor waren es noch 20 Prozentpunkte weniger. Mit Bargeld wird dagegen immer weniger gezahlt. Doch nicht nur für Unternehmen sind Kartenzahlungen eine gute Option, um die Vorzüge von bargeldlosen Transaktionen für sich zu nutzen. In diesem Artikel erfahren Sie, ob und wie Vereine Kartenzahlungen akzeptieren können, welche Vorteile dies bietet und welche Kosten dabei anfallen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Dürfen Vereine Kartenzahlungen akzeptieren?
  
• Welche Vorteile hat die Kartenzahlung für Vereine?
  
• Wie können Vereine Kartenzahlungen akzeptieren?
  
• Welche Kosten fallen für Vereine an?
  

Dürfen Vereine Kartenzahlungen akzeptieren?

Vereine in Deutschland sind ebenso wie Unternehmen berechtigt, Kartenzahlungen zu akzeptieren – sowohl mit der girocard als auch mit einer Kreditkarte. Die Kartenzahlung kann unter anderem für die Annahme von Mitgliedsbeiträgen oder Spenden angeboten werden.

Darüber hinaus können Vereine sie für zahlreiche weitere potenzielle Einnahmequellen nutzen – beispielsweise Eintrittskarten für Veranstaltungen, den Verkauf von Getränken und Speisen, Losen, Merchandising-Artikeln, hergestellten Handarbeiten oder Sportartikeln.

Insbesondere für Mitgliedsbeiträge und andere wiederkehrende Transaktionen bieten sich über die Kartenzahlung hinaus noch weitere Zahlungsoptionen an: Neben der Barzahlung sind dies unter anderem der Bankeinzug, die Einzelüberweisung, ein Dauerauftrag oder die SEPA-Lastschrift.

Welche Vorteile hat die Kartenzahlung für Vereine?

Die Akzeptanz von Kartenzahlungen bietet Vereinen zahlreiche Vorteile. Dies sind unter anderem:

• Bequeme Zahlungen für Mitglieder sowie Kundinnen und Kunden: Viele Menschen bevorzugen Kartenzahlungen, da sie schnell und bequem sind. Bieten Vereine Kartenzahlungen an, müssen Mitglieder kein Bargeld mit sich führen. Gleiches gilt für Käufer/innen von Vereinsprodukten oder Besucher/innen von Vereinsveranstaltungen.
  
• Geringeres Risiko: Kartenzahlungen reduzieren das Risiko von Diebstahl oder Verlust von Bargeld. Dies ist sowohl für den Verein als auch für die Mitglieder sowie Kundinnen und Kunden von Vorteil. Bei Festen oder Veranstaltungen entfallen zudem zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen, die von Vereinsseite getroffen werden müssen, wenn Bargeld verwaltet und gesichert werden muss.
  
• Höhere Einnahmen: Die Akzeptanz von Kartenzahlungen kann die Kaufbereitschaft von Kundinnen und Kunden erhöhen, und damit die Einnahmen des Vereins. Beispielsweise beim Besuch von Veranstaltungen kann es vorkommen, dass potenzielle Käufer/innen von Vereinsprodukten kein oder nicht ausreichend Bargeld mit sich führen. Die Kartenzahlung ist damit unter anderem für Spontankäufe und größere Ausgaben relevant. Darüber hinaus kann die Spendenbereitschaft erhöht werden, wenn Spender/innen spontan und unkompliziert mit Karte zahlen dürfen.
  
• Effiziente und flexible Zahlungsabwicklung: Die Verarbeitung von Kartenzahlungen ist meist schneller und effizienter als eine manuelle Abwicklung von Bargeld. Dies reduziert Warteschlangen und verbessert den Service bei Veranstaltungen. Zumal moderne Kartenterminals den Kundinnen und Kunden nicht nur eine Zahlung mit girocard und Kreditkarte erlauben, sondern darüber hinaus mit Mobile Wallets.
  
• Vereinfachte Buchhaltung: Elektronische Zahlungen werden automatisch dokumentiert, was den Vereinen die Buchhaltung vereinfacht, Zeit spart und für einen besseren finanziellen Überblick sorgt. Der manuelle Aufwand wird reduziert und Fehler werden unwahrscheinlicher. Zudem können Kartenzahlungen jederzeit transparent nachvollzogen werden. Viele Zahlungsdienstleister/innen bieten Schnittstellen zu den gängigen Buchhaltungsprogrammen an, was eine nahtlose Integration sowie das schnelle Importieren von Transaktionsdaten ermöglicht. Diese Daten können für detaillierte Auswertungen genutzt werden und die finanzielle Planung des Vereins verbessern. Darüber hinaus erleichtern elektronisch erfasste Transaktionen die Erstellung von Finanzberichten und Steuererklärungen, da sie bereits strukturiert sind.
  
• Professioneller Auftritt: Im digitalen Zeitalter wird von den meisten Menschen selbstverständlich vorausgesetzt, zeitgemäße Zahlungsoptionen zur Auswahl zu haben. Vereine, die nicht nur Bargeld-, sondern auch Kartenzahlungen anbieten, passen sich demnach den heutigen Zahlungsgewohnheiten an. Dies kann sich positiv auf die Außendarstellung auswirken: Vereine mit moderner Ausstattung werden als professioneller wahrgenommen.
  

Wie können Vereine Kartenzahlungen akzeptieren?

Um Kartenzahlungen anbieten zu können, müssen Vereine in Deutschland einige Voraussetzungen erfüllen. Diese betreffen technische, organisatorische und rechtliche Aspekte.

Zunächst müssen die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Stripe unterstützt Vereine dabei, die Abwicklung von Kartenzahlungen zu ermöglichen. Sie schließen einen entsprechenden Vertrag mit Stripe, der die Bedingungen und Gebühren für die Nutzung des Zahlungsdienstes regelt. Sind die Formalitäten geklärt, erhält der Verein über Stripe Terminal ein vorzertifiziertes Kartenlesegerät, wie den S 700, oder ein mobiles Gerät, so zum Beispiel das BBPOS WisePad 3, die die Kartenzahlung ermöglichen, oder der Verein nutzt Tap to Pay auf Andoid. Moderne Kassensysteme für Vereine können mit den genannten Zahlungsoptionen ergänzt werden. Ist dies nicht möglich, sollte über die Anschaffung eines neuen Kassensystems nachgedacht werden.

Da die meisten Kartenzahlungssysteme eine Internetverbindung benötigen, muss sichergestellt werden, dass an den Orten, an denen Zahlungen akzeptiert werden sollen, eine zuverlässige Internetverbindung vorhanden ist. Um eine effiziente Buchführung zu gewährleisten, können die Kartenzahlungen direkt in die Buchhaltungssoftware des Vereins integriert werden. Darüber hinaus können Buchführungsvorgänge automatisiert werden, um die manuelle Arbeit zu reduzieren.

Die Personen von Vereinsseite, die für die Zahlungsabwicklung zuständig sind, sollten entsprechend geschult werden. Dies garantiert einen reibungslosen Ablauf und verhindert Fehler im Umgang mit dem Kartenterminal. Es empfiehlt sich zudem, die Mitglieder sowie Kundinnen und Kunden des Vereins über die Möglichkeit der Kartenzahlung zu informieren. Dies kann beispielsweise im Rahmen der Mitgliederversammlung, bei Veranstaltungen oder auf der Website des Vereins geschehen.

Bei der Implementierung von Kartenzahlungen gilt es auch, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen – insbesondere im Hinblick auf das Steuerrecht, das Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) sowie das Geldwäschegesetz (GwG), sofern diese Gesetze den Verein betreffen. In jedem Fall muss die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sichergestellt werden. Hierzu gehören die sichere Verarbeitung und Speicherung von personenbezogenen Daten wie der Bankverbindung. Zudem müssen Mitglieder und Kundinnen beziehungsweise Kunden über die Art und den Zweck der Datenverarbeitung informiert werden (siehe § 13 DSGVO).

Ablaufdiagramm für die Einführung von Kartenzahlungen im Verein

Welche Kosten fallen für Vereine an?

Wenn Vereine Kartenzahlungen anbieten möchten, fallen verschiedene Kosten an. Diese variieren in Abhängigkeit von den spezifischen Anforderungen des Vereins, dem Umfang der Zahlungsdienstleistung sowie dem gewählten Modell und Kartenlesegerät.

Zunächst sollte entschieden werden, ob ein kabelgebundenes Kartenterminal oder ein mobiles Kartenlesegerät besser zu den Bedürfnissen des Vereins passt. Die mobilen Geräte sind im Regelfall ein wenig teurer, bieten dafür jedoch mehr Flexibilität beim Einsatz. Für Vereine, die Kartenzahlungen außerhalb der Vereinsräume anbieten wollen, ist ein Gerät ohne Kabel sinnvoll.

Hinzu kommen Kosten für eventuelles Zubehör wie Docking Station, Etui oder Hub. Bei der Tap to Pay-Lösung fallen diese Kosten nicht an. Zu den Fixkosten kommen variable Kosten, die sich nach der Anzahl und Art der getätigten Transaktionen richten. Erfahren Sie mehr zu den Transaktionspreisen von Stripe Terminal, sprich den Gebühren, die für die Abwicklung pro Transaktion anfallen.