En 2023, casi el 62 % de las ventas minoristas de Alemania se realizaron con tarjeta, lo que supone un aumento de alrededor de 20 puntos porcentuales respecto a solo 10 años antes. Como resultado, cada vez se realizan menos pagos en efectivo. Sin embargo, los pagos con tarjeta no solo son una buena opción para que las empresas se beneficien de las ventajas de las transacciones sin efectivo. En este artículo, desglosaremos cómo las asociaciones también pueden aceptar pagos con tarjeta y cuáles son los costes y beneficios de hacerlo.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Las asociaciones pueden aceptar pagos con tarjeta?
  
• ¿Qué ventajas ofrecen los pagos con tarjeta para las asociaciones?
  
• ¿Cómo pueden las asociaciones aceptar pagos con tarjeta?
  
• ¿Cuáles son los costes asociados para las asociaciones?
  

¿Las asociaciones pueden aceptar pagos con tarjeta?

Las asociaciones de Alemania tienen el mismo derecho que las empresas a aceptar pagos con tarjeta, tanto con girocards como con tarjetas de crédito. Los pagos con tarjeta se pueden utilizar para aceptar cuotas de afiliación, donaciones y otras transacciones.

Además, las asociaciones pueden utilizar los pagos con tarjeta para otras fuentes de ingresos, como entradas para eventos, ventas de alimentos y bebidas, entradas para sorteos, mercancías, productos de artesanía o artículos deportivos.

Para las cuotas de socio y otras transacciones recurrentes en particular, existen opciones de pago alternativas además de los pagos con tarjeta: por ejemplo, el efectivo, el adeudo directo, las transferencias bancarias individuales, las órdenes permanentes o el adeudo directo SEPA.

¿Qué ventajas ofrecen los pagos con tarjeta para las asociaciones?

Aceptar pagos con tarjeta ofrece varias ventajas a las asociaciones. Esto incluye:

• Pagos cómodos para miembros y clientes. Muchas personas prefieren los pagos con tarjeta porque son rápidos y sencillos. Si las asociaciones aceptan pagos con tarjeta, no es necesario que los miembros lleven dinero en efectivo. Lo mismo se aplica a las personas que compran productos de la asociación o a los visitantes de los eventos de la asociación.
  
• Reducción del riesgo. Los pagos con tarjeta reducen el riesgo de robo o pérdida de efectivo. Esto beneficia tanto a la asociación como a sus miembros y clientes. Durante los festivales o eventos, las asociaciones no necesitan implementar medidas de seguridad adicionales para administrar y proteger el efectivo si aceptan pagos con tarjeta.
  
• Aumento de los ingresos. Aceptar pagos con tarjeta puede aumentar la disposición de los clientes a realizar compras y aumentar así los ingresos de la asociación. Por ejemplo, es posible que los asistentes a los eventos no lleven suficiente dinero en efectivo o nada de efectivo cuando quieran comprar los productos de la asociación. Por lo tanto, los pagos con tarjeta son útiles para permitir compras espontáneas y mayores gastos, entre otras cosas. Además, es más probable que los donantes donen si pueden hacer pagos espontáneos y sencillos con una tarjeta.
  
• Procesamiento de pagos eficiente y flexible. El procesamiento de pagos con tarjeta suele ser más rápido y eficiente en comparación con el procesamiento manual de efectivo. Esto ayuda a reducir las colas y a mejorar el servicio en los eventos. Especialmente con los terminales de tarjetas modernos, los clientes pueden pagar no solo con girocard y tarjetas de crédito, sino también con monederos móviles.
  
• Contabilidad simplificada. Los pagos electrónicos se documentan automáticamente, lo que simplifica la contabilidad de las asociaciones, ahorra tiempo y proporciona una visión financiera más clara. El riesgo de errores contables también disminuye, ya que los cálculos se automatizan, en lugar de hacerse de forma manual. Los pagos con tarjeta también se pueden rastrear de forma transparente en cualquier momento. Muchos proveedores de servicios de pago ofrecen interfaces con software de contabilidad común, lo que permite una integración perfecta y una importación rápida de los datos de las transacciones. Estos datos se pueden utilizar para informes detallados y pueden mejorar la planificación financiera de la asociación. Además, las transacciones registradas electrónicamente agilizan la preparación de informes financieros y declaraciones de impuestos, ya que ya están estructurados.
  
• Imagen profesional. Hoy en día, la mayoría de la gente espera tener opciones de pago modernas entre las que elegir. Las asociaciones que ofrecen pagos con tarjeta como método de pago además del efectivo se están adaptando a los hábitos de pago actuales. Esto puede tener un efecto positivo en su imagen pública: a las asociaciones con opciones modernas normalmente se las considerará más profesionales.
  

¿Cómo pueden las asociaciones aceptar pagos con tarjeta?

Para aceptar pagos con tarjeta, las asociaciones en Alemania deben cumplir varios requisitos. Estos se refieren a factores técnicos, organizativos y legales.

En primer lugar, deben cumplirse los requisitos técnicos. Stripe apoya a las asociaciones para que permitan el procesamiento de pagos con tarjeta. Una asociación celebra un contrato con Stripe, que estipula las condiciones y comisiones por el uso de los servicios de pago. Una vez que se acuerdan los trámites, la asociación recibe un lector de tarjetas precertificado, como el S700, a través de Stripe Terminal o un lector móvil, como el BBPOS WisePad 3, que permite los pagos con tarjeta. Como alternativa, la asociación puede usar Tap to Pay en Android. Las asociaciones pueden complementar los sistemas modernos de puntos de venta (POS) con las opciones de pago mencionadas anteriormente. Si no es posible, comprar un nuevo sistema POS podría ser una mejor opción.

Dado que la mayoría de los sistemas de pago con tarjeta requieren una conexión a Internet, es importante asegurarse de que los lugares donde se aceptan pagos dispongan de una conexión a Internet fiable. Para garantizar una contabilidad precisa, también puedes integrar directamente los pagos con tarjeta en el software de contabilidad de tu asociación. Además, los procesos de contabilidad automatizados pueden ayudar a reducir el trabajo manual.

El personal de la asociación responsable del procesamiento de pagos debe haber recibido formación. Esto garantizará un proceso fluido y ayudará a prevenir errores al utilizar el terminal de tarjetas. También es una buena idea informar a los miembros de la asociación y a los clientes sobre la opción de pago con tarjeta. Esto se puede llevar a cabo en la asamblea general, en eventos o en el sitio web de la asociación.

Al implementar los pagos con tarjeta, también es importante conocer el marco legal, especialmente en lo que respecta a la legislación fiscal, la Ley de supervisión de servicios de pago (ZAG) y la Ley de blanqueo de capitales (GwG), y cómo afectan estas leyes a la asociación. En cualquier caso, es fundamental garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Esto implica procesar y almacenar de forma segura los datos personales, como los datos bancarios. Además, se debe informar a los miembros y clientes sobre el tipo y la finalidad del tratamiento de datos, según el artículo 13 del RGPD.

Diagrama de flujo. Implementación de pagos con tarjeta para asociaciones

¿Cuáles son los costes asociados para las asociaciones?

Las asociaciones incurren en diversos costes cuando deciden ofrecer pagos con tarjeta. Estos costes varían en función de las necesidades específicas de la asociación, el alcance del servicio de pago y el modelo de lector de tarjetas elegido.

En primer lugar, la asociación debe decidir qué se adapta mejor a sus necesidades: un terminal de tarjetas con cable o un lector de tarjetas móvil. Los dispositivos móviles suelen ser más caros, pero ofrecen una mayor flexibilidad. Para las asociaciones que desean ofrecer pagos con tarjeta fuera de sus instalaciones, el dispositivo inalámbrico es lo más adecuado.

Cualquier accesorio supondrá un coste adicional, como una estación de carga, una funda o un conector. Estos costes no se incurren con la solución Tap to Pay. Además de los costes fijos, existen costes variables que dependen del número y tipo de transacciones realizadas. Obtén más información sobre las comisiones por transacciones al usar Stripe Terminal, que son los costes en los que se incurre para procesar cada transacción.