En 2023, casi el 62 % de las ventas minoristas en Alemania se realizaron mediante pagos con tarjeta, lo que representa un aumento de unos 20 puntos porcentuales en comparación con hace apenas 10 años. Como resultado, cada vez se efectúan menos pagos en efectivo. Sin embargo, los pagos con tarjeta no son solo una buena opción para que las empresas se beneficien de las ventajas de las transacciones sin efectivo. En este artículo, te explicamos cómo las asociaciones también pueden aceptar pagos con tarjeta y cuáles son los costos y beneficios de hacerlo.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Pueden las asociaciones aceptar pagos con tarjeta?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de los pagos con tarjeta para las asociaciones?
  
• ¿Cómo pueden las asociaciones aceptar pagos con tarjeta?
  
• ¿Cuáles son los costos relacionados para las asociaciones?
  

¿Pueden las asociaciones aceptar pagos con tarjeta?

Las asociaciones en Alemania tienen el mismo derecho que las empresas a aceptar pagos con tarjeta, tanto con girocards como con tarjetas de crédito. Los pagos con tarjeta pueden utilizarse para aceptar cuotas de membresía, donaciones y otras transacciones.

Además, las asociaciones pueden emplear pagos con tarjeta para diversas fuentes de ingresos, como entradas a eventos, ventas de alimentos y bebidas, boletos de rifas, productos promocionales, artesanías o artículos deportivos.

En particular, para las cuotas de membresía y otras transacciones recurrentes, existen opciones de pago alternativas además de los pagos con tarjeta. Entre ellas se incluyen el efectivo, el débito directo, las transferencias individuales, las órdenes permanentes o el débito directo SEPA.

¿Cuáles son las ventajas de los pagos con tarjeta para las asociaciones?

Aceptar pagos con tarjeta ofrece varias ventajas a las asociaciones, entre ellas:

• Pagos cómodos para socios y clientes: Muchas personas prefieren pagar con tarjeta porque resulta rápido y sencillo. Si las asociaciones aceptan pagos con tarjeta, los socios no necesitan llevar efectivo. Lo mismo aplica a las personas que compran productos de la asociación o a los visitantes de eventos organizados por esta.
  
• Menor riesgo: Los pagos con tarjeta reducen el riesgo de robo o pérdida de efectivo. Esto beneficia tanto a la asociación como a sus socios y clientes. Durante festivales o eventos, las asociaciones no necesitan implementar medidas de seguridad adicionales para manejar y resguardar efectivo si aceptan pagos con tarjeta.
  
• Aumento de los ingresos: Aceptar pagos con tarjeta puede incrementar la disposición de los clientes a realizar compras, con lo cual se impulsa el ingreso de la asociación. Por ejemplo, los asistentes a eventos pueden no llevar suficiente efectivo, o incluso nada de efectivo, cuando piensan en comprar productos de la asociación. Por ello, los pagos con tarjeta son útiles para facilitar compras espontáneas y gastos mayores, entre otras cosas. Además, los donantes pueden mostrarse más dispuestos a donar si pueden realizar pagos espontáneos y fáciles con tarjeta.
  
• Procesamiento de pagos eficiente y flexible: Procesar pagos con tarjeta suele ser más rápido y eficiente que manejar efectivo de forma manual. Esto ayuda a reducir las filas y a mejorar el servicio en los eventos. En especial con los terminales modernos, los clientes pueden pagar no solo con tarjetas girocard y tarjetas de crédito, sino también con billeteras móviles.
  
• Contabilidad simplificada: Los pagos electrónicos se documentan automáticamente, lo cual simplifica la contabilidad de las asociaciones, ahorra tiempo y proporciona un resumen financiero más claro. El riesgo de errores contables también disminuye, ya que los cálculos se realizan de manera automatizada en lugar de manual. Los pagos con tarjeta también pueden rastrearse de forma transparente en todo momento. Muchos proveedores de servicios de pago ofrecen interfaces con los programas contables más utilizados, lo que permite una integración fluida y una importación rápida de los datos de transacciones. Estos datos pueden usarse para elaborar informes detallados y mejorar la planificación financiera de la asociación. Además, las transacciones registradas electrónicamente agilizan la preparación de los informes financieros y las declaraciones de impuestos, ya que se encuentran estructuradas desde el inicio.
  
• Imagen profesional: Hoy en día, la mayoría de las personas espera contar con opciones de pago modernas. Las asociaciones que ofrecen los pagos con tarjeta como método de pago adicional al efectivo se adaptan a los hábitos de pago actuales. Esto puede tener un efecto positivo en su imagen pública: las asociaciones con instalaciones modernas suelen ser percibidas como más profesionales.
  

¿Cómo pueden las asociaciones aceptar pagos con tarjeta?

Para aceptar pagos con tarjeta, las asociaciones en Alemania deben cumplir varios requisitos. Estos abarcan factores técnicos, organizativos y legales.

En primer lugar, deben cumplirse los requisitos técnicos. Stripe ayuda a las asociaciones a habilitar el procesamiento de pagos con tarjeta. Una asociación celebra un contrato con Stripe, en el que se estipulan las condiciones y las tarifas por el uso de los servicios de pago. Una vez acordadas las formalidades, la asociación recibe un lector de tarjetas precertificado, como el S700 a través de Stripe Terminal, o un lector móvil como el BBPOS WisePad 3, que permiten aceptar pagos con tarjeta. Como alternativa, la asociación puede usar Tap to Pay en Android. Las asociaciones pueden complementar los sistemas modernos de punto de venta (POS) con las opciones de pago mencionadas. Si esto no fuera posible, quizás convenga adquirir un sistema de POS nuevo.

Dado que la mayoría de los sistemas de pago con tarjeta requieren conexión a Internet, es importante garantizar que haya una conexión confiable en los lugares donde se aceptan pagos. Para garantizar una contabilidad precisa, también puedes integrar directamente los pagos con tarjeta en el software contable de tu asociación. Asimismo, los procesos contables automatizados pueden ayudarte a reducir el trabajo manual.

El personal de la asociación responsable de procesar pagos debe recibir capacitación. Esto garantiza un proceso fluido y ayuda a evitar errores al usar el terminal de tarjetas. También es recomendable informar a los socios y clientes de la asociación sobre la opción de pago con tarjeta. Esto puede hacerse en la asamblea general, en los eventos o en el sitio web de la asociación.

Al implementar pagos con tarjeta, también es importante conocer el marco legal, en particular lo relativo a la legislación tributaria, la Ley de Supervisión de Servicios de Pago (ZAG) y la Ley de Lucha contra el Blanqueo de Capitales (GwG), así como el modo en que estas leyes afectan a la asociación. En cualquier caso, resulta clave garantizar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Esto implica procesar y almacenar de manera segura los datos personales, como la información bancaria. Además, los socios y clientes deben recibir información sobre el tipo y la finalidad del procesamiento de datos, conforme al artículo 13 del GDPR.

Diagrama de flujo: Implementación de pagos con tarjeta en asociaciones

¿Cuáles son los costos relacionados para las asociaciones?

Las asociaciones generan diversos costos cuando deciden ofrecer pagos con tarjeta. Estos costos varían según las necesidades específicas de la asociación, el alcance del servicio de pago y el modelo de lector de tarjetas elegido.

En primer lugar, la asociación debe decidir si un terminal de tarjetas con cable o un lector de tarjetas móvil se adapta mejor a sus necesidades. Los dispositivos móviles suelen ser más costosos, pero ofrecen mayor flexibilidad. Para las asociaciones que desean ofrecer pagos con tarjeta fuera de sus instalaciones, un dispositivo inalámbrico resulta más conveniente.

También habrá costos adicionales por accesorios, como una base de carga, una funda o un concentrador. Estos costos no se generan con la solución Tap to Pay. Además de los costos fijos, existen costos variables que dependen de la cantidad y el tipo de transacciones realizadas. Obtén más información sobre las tarifas por transacción con Stripe Terminal, que son los costos en los que se incurre por procesar cada transacción.