In 2023 vond bijna 62% van de betalingen in de detailhandel in Duitsland plaats via kaartbetalingen - een stijging van ongeveer 20 procentpunten ten opzichte van slechts 10 jaar eerder. Hierdoor worden steeds minder betalingen contant gedaan. Kaartbetalingen zijn echter niet alleen een goede optie voor bedrijven om te profiteren van de voordelen van contactloze transacties. In dit artikel gaan we na hoe verenigingen ook kaartbetalingen kunnen accepteren en wat de kosten en voordelen zijn.

Wat staat er in dit artikel?

• Mogen verenigingen kaartbetalingen accepteren?
  
• Wat zijn de voordelen van kaartbetalingen voor verenigingen?
  
• Hoe kunnen verenigingen kaartbetalingen accepteren?
  
• Wat zijn de bijhorende kosten voor verenigingen?
  

Mogen verenigingen kaartbetalingen accepteren?

Verenigingen in Duitsland hebben hetzelfde recht als ondernemingen om kaartbetalingen te accepteren, zowel met girokaarten als met creditcards. Kaartbetalingen kunnen worden gebruikt voor het accepteren van lidmaatschapsgeld, donaties en andere transacties.

Daarnaast kunnen verenigingen kaartbetalingen gebruiken voor verschillende andere bronnen van inkomsten, zoals tickets voor evenementen, verkoop van eten en drinken, loten voor tombola-kaartjes, merchandise, handwerk of sportartikelen.

Met name voor lidmaatschapsgelden en andere terugkerende transacties zijn er alternatieve betalingen naast kaartbetalingen: contant geld, automatische incasso, individuele bankoverschrijvingen, doorlopende opdrachten of SEPA-incasso.

Wat zijn de voordelen van kaartbetalingen voor verenigingen?

Het accepteren van kaartbetalingen biedt verschillende voordelen voor verenigingen. Waaronder:

• Handige betalingen voor leden en klanten: Veel mensen geven de voorkeur aan kaartbetalingen omdat ze snel en gemakkelijk zijn. Als verenigingen kaartbetalingen accepteren hoeven leden geen contant geld bij zich te hebben. Hetzelfde geldt voor mensen die verenigingsproducten kopen of bezoekers op evenementen van verenigingen.
  
• Verminderd risico: Kaartbetalingen verkleinen het risico op diefstal of verlies van contant geld. Dit komt zowel de vereniging als haar leden en klanten ten goede. Tijdens festivals of evenementen hoeven verenigingen geen extra beveiligingsmaatregelen te nemen om contant geld te beheren en veilig te stellen als ze kaartbetalingen accepteren.
  
• Verhoogde inkomsten: Het accepteren van kaartbetalingen kan de bereidheid van klanten om aankopen te doen vergroten waardoor de inkomsten van de vereniging toenemen. Bezoekers van evenementen hebben bijvoorbeeld mogelijk niet voldoende contant geld of helemaal geen contant geld bij zich wanneer ze overwegen producten van de vereniging te kopen. Daarom zijn kaartbetalingen onder meer handig om spontane aankopen en grotere uitgaven mogelijk te maken. Bovendien zijn donateurs eerder geneigd om te doneren als ze spontane en gemakkelijke betalingen kunnen doen met een betaalkaart.
  
• Efficiënte, flexibele verwerking van betalingen: Het verwerken van kaartbetalingen gaat doorgaans sneller en efficiënter dan het verwerken van contant geld. Dit helpt om wachtrijen te verminderen en de service bij evenementen te verbeteren. Vooral bij moderne betaalterminals kunnen klanten niet alleen met girokaart en credit card betalen, maar ook met mobiele wallets.
  
• Vereenvoudigde boekhouding: Elektronisch betalingen worden automatisch gedocumenteerd, wat de boekhouding voor verenigingen vereenvoudigt, tijd bespaart, en een duidelijker financieel overzicht biedt. Het risico op boekhoudfouten neemt ook af, omdat berekeningen worden geautomatiseerd in plaats van handmatig te worden uitgevoerd. Kaartbetalingen kunnen ook op elk moment transparant worden gevolgd. Veel betaaldienstenaanbieders bieden interfaces aan met gemeenschappelijke boekhoudsoftware, waardoor naadloze integratie en snelle import van transactie gegevens mogelijk zijn. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor gedetailleerde rapportage en kunnen de financiële planning van de vereniging verbeteren. Bovendien vereenvoudigen elektronisch vastgelegde transacties de voorbereiding van financiële rapporten en belasting aangiften, omdat ze al gestructureerd zijn.
  
• Professioneel imago: Tegenwoordig verwachten de meeste mensen dat ze kunnen kiezen uit moderne betalingsmogelijkheden. Verenigingen die kaartbetalingen als betaalmethode aanbieden naast contant geld, passen zich aan, aan de huidige betaalgewoonten. Dit kan een positief effect hebben op hun publieke imago: verenigingen met moderne faciliteiten zullen doorgaans als professioneler worden beschouwd.
  

Hoe kunnen verenigingen kaartbetalingen accepteren?

Om kaartbetalingen te accepteren moeten verenigingen in Duitsland aan verschillende vereisten voldoen. Deze hebben betrekking op technische, organisatorische en juridische factoren.

Eerst moet aan de technische vereisten worden voldaan. Stripe ondersteunt verenigingen bij het verwerken van kaartbetalingen. Een vereniging sluit een contract met Stripe waarin de voorwaarden en kosten voor het gebruik van de betaaldiensten zijn vastgelegd. Zodra de formaliteiten zijn overeengekomen ontvangt de vereniging een vooraf gecertificeerde kaartlezer, zoals de S700 via Stripe Terminal, of een mobiele kaartlezer zoals de BBPOS WisePad 3, die kaartbetalingen mogelijk maakt. Als alternatief kan de vereniging Tap to Pay on Android gebruiken. Verenigingen kunnen moderne point-of-sale (POS) systemen aanvullen met de hierboven genoemde betalingsopties. Als dit niet kan is de aankoop van een nieuw POS-systeem misschien een betere optie.

Aangezien de meeste betaalsystemen voor kaarten een internetverbinding nodig hebben is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er een betrouwbare internetverbinding beschikbaar is op de locaties waar elektronisch betalen worden geaccepteerd. Om een nauwkeurige boekhouding te garanderen kun je kaartbetalingen ook rechtstreeks integreren in de boekhoudsoftware van je vereniging. Bovendien kunnen geautomatiseerde boekhoudprocessen helpen om handmatig werk te verminderen.

Het personeel van de vereniging dat verantwoordelijk is voor het verwerken van elektronische betalingen moet worden opgeleid. Dit zorgt voor een soepel proces en helpt fouten te voorkomen bij het gebruik van de betaalterminal. Het is ook een goed idee om leden van de vereniging en klanten te informeren over de mogelijkheid om te betalen met de kaart. Dit kan op de algemene vergadering, op evenementen of op de website van de vereniging.

Bij het implementeren van kaartbetalingen is het ook belangrijk om het juridische kader te begrijpen, met name met betrekking tot belasting, de Wet Toezicht Betaaldiensten (ZAG) en de Wet inzake het witwassen van geld (GwG), en hoe deze wetten van invloed zijn op de vereniging. In elk geval is het essentieel om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit omvat het veilig verwerken en opslaan van persoonsgegevens, zoals bankgegevens. Daarnaast moeten leden en klanten worden geïnformeerd over het soort en doel van gegevensverwerking, zoals bepaald in artikel 13 van de AVG.

Stroomdiagram: kaartbetalingen invoeren voor verenigingen

Wat zijn de kosten voor verenigingen?

Verenigingen hebben te maken met verschillende kosten wanneer ze besluiten kaartbetalingen aan te bieden. Deze kosten variëren afhankelijk van de specifieke behoeften van de vereniging, de omvang van de betaaldienst en het gekozen model kaartlezer.

Ten eerste moet de vereniging beslissen of een bekabelde betaalterminal of een mobiele kaartlezer beter bij haar behoeften past. Mobiele apparaten zijn over het algemeen duurder, maar ze bieden meer flexibiliteit. Voor verenigingen die buiten hun gebouwen kaartbetalingen willen aanbieden, is een draadloos apparaat zinvol.

Er worden extra kosten in rekening gebracht voor accessoires zoals een docking station, beschermhoes of hub. Deze kosten worden niet gemaakt met de Tap to Pay oplossing. Naast vaste kosten zijn er variabele kosten die afhankelijk zijn van het aantal en het type transactie dat wordt uitgevoerd. Meer informatie over transactiekosten met Stripe Terminal, de kosten die worden gemaakt voor het verwerken van elke transactie.