Nel 2023, quasi il 62% delle vendite al dettaglio in Germania è stato effettuato tramite pagamenti con carta, con un aumento di circa 20 punti percentuali rispetto a soli 10 anni prima. Di conseguenza, vengono effettuati sempre meno pagamenti in contanti. Oltre a consentire pagamenti senza contanti, le carte offrono alle attività numerosi altri vantaggi. In questo articolo analizzeremo in che modo le associazioni possono accettare pagamenti con carta, valutandone i costi e i benefici.

Di cosa tratta questo articolo?

• Le associazioni possono accettare pagamenti con carta?
  
• Quali sono i vantaggi dei pagamenti con carta per le associazioni?
  
• In che modo le associazioni possono accettare pagamenti con carta?
  
• Quali sono i relativi costi per le associazioni?
  

Le associazioni possono accettare pagamenti con carta?

In Germania, le associazioni hanno lo stesso diritto delle aziende di accettare pagamenti con carta, sia con Girocard che con carte di credito. I pagamenti con carta possono essere utilizzati per accettare quote di iscrizione, donazioni e altre transazioni.

Inoltre, le associazioni possono utilizzare i pagamenti con carta per varie altre fonti di reddito, come biglietti per eventi, vendite di cibo e bevande, biglietti della lotteria, merchandising, artigianato o articoli sportivi.

In particolare, per le quote associative e per altre transazioni ricorrenti sono disponibili opzioni di pagamento alternative oltre ai pagamenti con carta, tra cui contanti, addebito diretto, bonifici bancari individuali, ordini permanenti o addebiti diretti SEPA.

Quali sono i vantaggi dei pagamenti con carta per le associazioni?

L'accettazione dei pagamenti con carta offre diversi vantaggi alle associazioni. Tali migliorie includono:

• Pagamenti pratici per membri e clienti: Molte persone preferiscono i pagamenti con carta perché sono facili e veloci. Se le associazioni accettano i pagamenti con carta, i membri non devono portare con sé contanti. Lo stesso vale per le persone che acquistano prodotti dell'associazione o per i visitatori in occasione di eventi dell'associazione.
  
• Riduzione del rischio: I pagamenti con carta riducono il rischio di furto o perdita di denaro contante. Questo va a vantaggio sia dell'associazione che dei suoi membri e clienti. Durante festival o eventi, le associazioni che accettano pagamenti con carta non necessitano di ulteriori misure di sicurezza per la gestione e la protezione del denaro contante.
  
• Aumento dei ricavi: Permettere i pagamenti con carta incoraggia i clienti ad acquistare, incrementando le entrate dell'associazione. Ad esempio, i partecipanti agli eventi potrebbero non avere contanti sufficienti o non averne affatto quando pensano di acquistare dai prodotti dell'associazione. I pagamenti con carta agevolano acquisti spontanei e spese consistenti, rendendoli strumenti pratici e versatili. Inoltre, i donatori potrebbero essere più propensi a donare se possono pagare comodamente e facilmente con carta.
  
• Elaborazione dei pagamenti efficiente e flessibile: L'elaborazione dei pagamenti con carta è in genere più rapida ed efficiente rispetto all'elaborazione manuale in contanti. Questo aiuta a ridurre le code e a migliorare il servizio durante gli eventi. I moderni terminali per carte offrono una maggiore flessibilità nei pagamenti: oltre ai tradizionali metodi come Girocard e carte di credito, accettano anche pagamenti con wallet digitali.
  
• Contabilità semplificata: Digitalizzare i pagamenti significa semplificare la contabilità per le associazioni. Documentazione automatica, risparmio di tempo e panoramica finanziaria chiara: i benefici sono tangibili. Anche il rischio di errori contabili diminuisce, poiché i calcoli sono automatizzati e non eseguiti a mano. Anche i pagamenti con carta possono essere tracciati in modo trasparente in qualsiasi momento. Diversi fornitori di servizi di pagamento si integrano con i principali software di contabilità, facilitando l'importazione automatica dei dati di transazione. Questi dati possono essere utilizzati per una rendicontazione dettagliata e per migliorare la pianificazione finanziaria dell'associazione. Inoltre, le transazioni registrate elettronicamente semplificano la preparazione dei report finanziari e delle dichiarazioni dei redditi, poiché sono già strutturate.
  
• Immagine professionale: Al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone si aspetta di avere opzioni di pagamento moderne tra cui scegliere. Le associazioni che offrono i pagamenti con carta in aggiunta ai contanti si adeguano alle moderne abitudini di spesa. Questo può avere un effetto positivo sulla loro immagine pubblica: le associazioni con strutture moderne saranno in genere viste come più professionali.
  

In che modo le associazioni possono accettare pagamenti con carta?

Per accettare i pagamenti con carta, le associazioni in Germania devono soddisfare diversi requisiti. Questi riguardano fattori tecnici, organizzativi e legali.

Innanzitutto, devono essere soddisfatti i requisiti tecnici. Stripe permette alle associazioni di elaborare i pagamenti con carta in modo semplice. Un'associazione stipula un contratto con Stripe, che stabilisce i termini e le commissioni per l'utilizzo dei servizi di pagamento. Una volta concordate le formalità, l'associazione riceve un lettore di carte, per esempio un S700 precertificato tramite Stripe Terminal o un lettore mobile come BBPOS WisePad 3 che abilita i pagamenti con carta. In alternativa, l'associazione può utilizzare Tap to Pay su Android. Le associazioni possono integrare i moderni sistemi POS (Point-of-Sale) con le opzioni di pagamento sopra menzionate. In caso contrario, l'acquisto di un nuovo sistema POS potrebbe rivelarsi la soluzione migliore.

Nell'utilizzo di sistemi di pagamento con carta, spesso è necessaria una connessione a internet. Per questo, è fondamentale garantire una connessione affidabile nei luoghi in cui avviene il pagamento. Per una contabilità accurata, è possibile integrare direttamente i pagamenti con carta nel software di contabilità dell‘associazione. Inoltre, i processi contabili automatizzati possono aiutare a ridurre il lavoro manuale.

Il personale dell'associazione responsabile dell'elaborazione dei pagamenti dovrebbe ricevere una formazione. Ciò garantirà un processo regolare e aiuterà a prevenire errori durante l'utilizzo del terminale della carta. Può essere utile, inoltre, informare i membri dell'associazione e i clienti sull'opzione di pagamento con carta. Questa comunicazione può avvenire durante l'assemblea generale, agli eventi associativi o tramite il sito web dell'associazione.

Nell'implementazione dei pagamenti con carta, è fondamentale comprendere il quadro giuridico di riferimento, in particolare le sue implicazioni fiscali, la legge sulla supervisione dei servizi di pagamento (ZAG) e la normativa antiriciclaggio (GwG). In ogni caso, è fondamentale garantire il rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Ciò comporta l'elaborazione e l'archiviazione in modo sicuro dei dati personali, come i dati bancari. Inoltre, i membri e i clienti devono essere informati sul tipo e sullo scopo del trattamento dei dati, ai sensi dell'articolo 13 del GDPR.

Organigramma: implementare pagamenti con carta per le associazioni

Quali sono i relativi costi per le associazioni?

Le associazioni devono sostenere diversi costi quando decidono di offrire pagamenti con carta. Questi costi variano a seconda delle esigenze specifiche dell'associazione, dell'ambito del servizio di pagamento e del modello di lettore di carte scelto.

In primo luogo, l'associazione dovrebbe decidere se un terminale per carte cablato o un lettore di carte mobile si adatta meglio alle sue esigenze. I dispositivi mobili sono generalmente più costosi, ma offrono una maggiore flessibilità. Per consentire i pagamenti anche fuori dalla sede fisica, l'utilizzo di un dispositivo wireless rappresenta una soluzione vantaggiosa per le associazioni.

Ci saranno costi aggiuntivi per eventuali accessori come una docking station, una custodia o un hub. Questi costi non sono previsti con la soluzione Tap to Pay. Oltre ai costi fissi, ci sono costi variabili che dipendono dal numero e dal tipo di transazioni effettuate. Scopri di più sui costi di transazione utilizzando Stripe Terminal, ovvero i costi sostenuti per l'elaborazione di ogni transazione.