De wereldwijde horecasector, die naar verwachting in 2025 een omzet van 5,71 biljoen dollar zal behalen, biedt gasten een ervaring die bestaat uit een reeks kleine momenten: gemakkelijk inchecken, snel iets drinken aan de bar of eenvoudig uitchecken na een lang verblijf. Betalingen maken deel uit van veel van deze momenten, maar gasten merken het betalingsproces meestal pas op als er iets misgaat.

In de horeca moet de betaalervaring goed doordacht zijn, van de eerste tik tot de laatste bon. Hieronder leggen we uit wat het verwerken van betalingen in de horeca inhoudt, hoe je dit goed doet en hoe je een opzet kunt maken die meegroeit met je onderneming.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het verwerken van betalingen in de horeca en hoe werkt het?
  
• Welke soorten betaaltechnologie worden er in de horeca gebruikt?
  
• Hoe kies je de juiste aanbieder van betaaloplossingen voor de horeca?
  
• Hoe zorg je ervoor dat je betalingssystemen voor de horeca klaar zijn voor de toekomst?
  

Wat is betalingsverwerking in de horeca en hoe werkt het?

Betalingen in de horeca betalingsverwerking is wat er achter de schermen gebeurt als iemand een kamer boekt, de rekening in een restaurant betaalt of uitcheckt bij een spa. Het proces bestaat uit verschillende stappen, van het accepteren van de betaling tot het overmaken van het geld naar je ondernemingsrekening, en het moet via meerdere contactpunten verlopen, vaak in realtime.

Wat betalingen in de horeca zo bijzonder maakt, is de mix van kanalen en timing:

• Betalingen kunnen online of persoonlijk worden gedaan.
  
• Gasten kunnen vooraf het volledige bedrag betalen of een kaart autoriseren voor toekomstige kosten.
  
• Kosten kunnen op verschillende plekken ontstaan (bar, conciërge, kiosk of tablet op de kamer), maar moeten in één systeem worden gesynchroniseerd.
  

Zo werkt het voor de gast:

Online boeken

Een gast boekt een kamer of bestelt eten via zijn mobiel. Een betaalgateway verzamelt zijn kaartgegevens, digitale wallet of bankgegevens, bevestigt de betaling en stuurt de boeking door.

Betalingen ter plaatse

Gasten betalen persoonlijk met een kaart of digitale wallet in een restaurant of cadeauwinkel. Medewerkers gebruiken een kaartlezer om de betaling te innen en de betalingsverwerking te starten.

Afrekenen of facturatie na het bezoek

In de horeca zijn er vaak meerdere transacties: een gast kan bij het inchecken een kaart autoriseren en vervolgens maaltijden, spabehandelingen of extra's op zijn kamer laten zetten. Als het tijd is om af te rekenen, rondt het systeem alle openstaande kosten af en verwerkt het de betaling (automatisch als er een kaart is geregistreerd). Bonnen worden digitaal verstuurd of op verzoek afgedrukt.

Gasten willen de flexibiliteit om te betalen met wat ze op zak hebben of op hun telefoon: een fysieke debetkaart, virtuele creditcard of Apple Pay. Je betalingssysteem moet dit allemaal aankunnen – chip en pincode, digitale wallets en meer – zonder dat het proces wordt onderbroken.

Welke soorten betaaltechnologie worden gebruikt in de horeca?

Je betaalinfrastructuur moet snel en veilig meerdere betaalmethoden kunnen verwerken, zonder dat dit ten koste gaat van de ervaring van je gasten. Dit is wat zo'n systeem doorgaans omvat:

POS-systemen

Het POS-systeem is het hart van de meeste transacties in de horeca. Het registreert betalingen van gasten en werkt in een goede opstelling samen met andere systemen, zoals voorraadbeheer, menu's of de kamerrekening van een gast.

Afhankelijk van je omgeving kan dat er als volgt uitzien:

• Een touchscreen-terminal bij de receptie die is geïntegreerd met je property management systeem (PMS)
  
• Een mobiele POS-tablet voor bestellingen en betalingen aan tafel in een restaurant
  
• Een handheld betaalapparaat dat medewerkers naar de cabana of vergadertafel van een gast kunnen brengen
  

Moderne POS-systemen kunnen EMV-chipkaarten, magneetkaarten, contactloze kaarten en digitale wallets aan. Ze worden steeds mobieler, zodat de service niet meer aan een balie of afrekenkassa vastzit.

Betaalgateways voor online transacties

Een betaalgateway zorgt voor de back-end van online transacties: het versleutelen van betalingsgegevens, het verzenden ervan naar de verwerker en het doorgeven van het succes of falen ervan aan je site of boekingssysteem.

In de horeca moet een goede gateway het volgende ondersteunen:

• Creditcards en debitcards
  
• Digitale wallets (bijv. Apple Pay, Google Pay)
  
• Lokale betaalmethoden (bijv. iDEAL, Pix, Financial Process Exchange [FPX])
  
• Koop nu, betaal later
  
• Flexibele afrekenprocessen (voor upsells, add-ons of gedeeltelijke betalingen)
  

Contactloos en mobiel betalen

In de hele horeca verwachten gasten dat ze contactloos kunnen betalen (met een kaart, telefoon of wearable), of dat nu aan de balie is of aan de bar bij het zwembad. Deze technologieën maken transacties sneller, verminderen de administratie en zorgen voor een moderne, zorgeloze ervaring. Ze zijn nu standaard in zowel fast-casual als luxe omgevingen.

De belangrijkste formaten zijn:

• Terminals met NFC-technologie (Near Field Communication) die contactloze kaart- en digitale wallet-betalingen ondersteunen
  
• QR-code betalingen, vaak gebruikt voor zelfbedieningsbestellingen of aankopen op de kamer
  
• Digitale wallet-integraties waarmee gasten via een mobiele app kunnen betalen
  

Zelfbedieningskiosken en mobiel afrekenen

Zelfbedieningsopties zijn heel gewoon in de horeca. Hotels kunnen bijvoorbeeld kiosken hebben voor het in- en uitchecken. In restaurants kunnen gasten misschien bestellingen plaatsen via touchscreens. De betalingssystemen moeten:

• Betalingen direct goedkeuren (en vaak ook vooraf autoriseren voor toekomstige kosten)
  
• Synchroniseer met kamer- of bestelsystemen
  
• Automatisch bonnen of kamersleutels afgeven
  
• Ondersteuning voor meerdere talen en toegankelijkheidsfuncties
  

Mobiel afrekenen is ook een veelgebruikte optie. Hotels kunnen een link voor het afrekenen via sms of e-mail sturen, waarna gasten de kosten kunnen bekijken en betalen via hun telefoon.

PMS-geïntegreerde betalingssystemen

In hotels is het PMS het hart van reserveringen, kosten en gastgegevens. Betalingen werken het beste als ze in dat systeem zijn ingebouwd. Het hotelplatform SiteMinder gebruikt bijvoorbeeld Stripe voor SiteMinder Pay, waarmee hotels via één systeem betalingen van honderden wereldwijde boekingskanalen kunnen accepteren.

Een volledig geïntegreerde PMS-betalingsopstelling kan:

• Kosten automatisch vanaf elke plek in het pand naar het dossier van een gast sturen
  
• Pre-autorisaties, aanpassingen en definitieve afschrijvingen regelen zonder handmatige stappen
  
• Zorg ervoor dat alle afdelingen (spa, restaurant, minibar) in één facturatiebron terechtkomen
  

Virtuele betaalkaarten accepteren

Veel hotels krijgen boekingen via online reisbureaus (OTA's) en worden betaald met virtuele creditcards. Dit zijn kaarten voor eenmalig gebruik die door de OTA worden uitgegeven en waarop het reserveringsbedrag al staat.

Omdat deze kaarten vaak een vervaldatum hebben of regels voor beperkt gebruik hebben ( ), zijn automatische verwerking en tijdige rapportage super belangrijk.

Ingebouwde betaalopties op alle platforms

Steeds meer aanbieders van hospitality-software voegen betaalopties toe aan hun platforms. Dit zorgt voor minder versnippering en een betere ervaring voor gasten, zonder dat ze bij meerdere leveranciers moeten inloggen of gegevens handmatig moeten overzetten tussen systemen.

Bijvoorbeeld:

• Restaurantplatforms kunnen een ingebouwd afrekenproces of QR-betaling hebben.
  
• Hotelboekingssites kunnen betalingen koppelen aan opgeslagen gastprofielen.
  
• Software voor het boeken van spa's of evenementen kan aanbetalingen, termijnen of extra aankopen ondersteunen.
  

Hoe kies je de juiste betaaldienstverlener voor de horeca?

In de horeca moet je betalingssysteem goed werken tussen verschillende afdelingen, aan allerlei verwachtingen van gasten voldoen en ook tijdens drukke momenten betrouwbaar blijven. Dit moet je checken als je een aanbieder kiest:

Specifieke integraties voor de sector

Zoek een betaaldienstverlener die makkelijk te integreren is met de systemen die je gebruikt, zodat je fouten en handmatige taken kunt verminderen.

• Hotels: Het moet op z'n minst kunnen worden geïntegreerd met je PMS, boekingssysteem en channel manager. Het is ook handig als het virtuele betaalkaarten van OTA's ondersteunt.
  
• _Restaurants: _ het moet werken met je kassasysteem en, als het kan, met je online bestel- en loyaliteitsprogramma's.
  

Ondersteuning voor meerdere betaalmethoden

Je gasten moeten nooit hoeven vragen of ze een bepaalde kaart kunnen gebruiken. Controleer of je provider het volgende ondersteunt:

• Grote kaartnetwerken (bijv. Visa, Mastercard, American Express)
  
• Digitale wallets (bijv. Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay)
  
• Internationale/lokale betaalmethoden als je een wereldwijd publiek bedient (bijv. Alipay, iDEAL, Pix)
  
• Opties voor koop nu, betaal later (bijv. Klarna, Afterpay/Clearpay)
  

Gebruiksgemak voor personeel en gasten

Snelheid en duidelijkheid zijn belangrijk. Vraag demo's aan bij leveranciers en laat je frontline-medewerkers meedoen met testen. Als het te lang duurt om het systeem te leren, levert dat meer problemen op dan dat het oplost. Je team moet zonder omwegen kunnen verwerken, terugbetalen en problemen oplossen:

• Fysieke terminals moeten intuïtief en snel zijn en indien nodig mobiel.
  
• Dashboards en rapporten moeten duidelijk en makkelijk te vinden zijn.
  
• Gasten moeten online kunnen afrekenen, betalingen kunnen splitsen en makkelijk een bonnetje kunnen krijgen.
  

Betrouwbaarheid en ondersteuning

Als er iets misgaat, heb je snel en deskundig hulp nodig. Zoek naar:

• 24/7 ondersteuning, het liefst door een team dat de horeca goed kent
  
• Goede uptime en prestaties in het verleden
  
• Duidelijke manier om incidenten te melden en op te lossen
  

Beveiliging en naleving

Je provider moet je helpen om aan de regels te blijven en je risico's te verminderen. Dat omvat:

• Payment Card Industry (PCI) Level 1-certificering
  
• Ingebouwde tokenisatie en encryptie
  
• 3D Secure voor online betalingen
  
• Tools voor fraudepreventie en -detectie die op de achtergrond draaien
  
• Proactieve beveiligings- en nalevingsupdates
  

Tarieftransparantie

De kostenstructuur bij betalingen kan best onduidelijk zijn. Sommige aanbieders, zoals Stripe, hebben een transparant, pay-as-you-go-tariefsysteem, terwijl anderen verborgen kosten hebben. Zorg dat je precies weet waarvoor je betaalt:

• Kosten per transactie (vast tarief versus interchange plus)
  
• Maandelijkse of jaarlijkse accountkosten
  
• Kosten voor het huren van een terminal of hardware
  
• Chargebackkosten
  
• Valuta's omwisselen
  
• Ondersteuning, PCI-compliance of rapportagesoftware, als deze extra kosten met zich meebrengen
  

Flexibiliteit en ruimte om te groeien

Je behoeften kunnen veranderen. Een goede provider moet met je meegroeien zonder dat je je infrastructuur opnieuw moet opbouwen.

Check of ze het volgende ondersteunen:

• Meerdere locaties of ondernemingsonderdelen
  
• Afwikkeling in meerdere valuta's en ondersteuning voor grensoverschrijdende transacties
  
• API's (Application Programming Interfaces) of integraties die je naar behoefte kunt uitbreiden
  

Functies voor gasten

Sommige betalingsproviders hebben functies die de ervaring van gasten verbeteren, zoals:

• Hosted afrekenlpagina's die je kunt aanpassen aan je huisstijl
  
• Betalingslinks voor kosten op afstand of na het verblijf
  
• Opgeslagen betaalmethoden voor terugkerende gasten of trouwe klanten
  
• Automatische ontvangstbewijzen, folio's of boekingsbevestigingen
  

Reputatie en prestaties in de praktijk

Let op signalen die erop wijzen dat de aanbieder met succes horecaondernemingen ondersteunt. Controleer of:

• Ze samenwerken met ondernemingen die vergelijkbaar zijn met het jouwe
  
• Ze delen casestudy's of voorbeelden uit jouw branche
  
• Ze worden vertrouwd door je PMS- of boekingsengine leverancier
  
• Horeca-exploitanten zijn super tevreden over hun dagelijkse ondersteuning.
  

Stripe bijvoorbeeld, ondersteunt veel platforms die in de horeca worden gebruikt, biedt ondersteuning voor meer dan 125 betaalmethoden en maakt gebruik van realtime fraudedetectie om mogelijk frauduleuze transacties te blokkeren. Of je nu een horecaonderneming start of je systemen wilt upgraden, Stripe kan het betalingsproces vereenvoudigen.

Hoe maak je je betalingssystemen in de horeca klaar voor de toekomst?

Betaalsystemen moeten niet helemaal opnieuw worden opgezet als het gedrag van gasten verandert of als er nieuwe technologie wordt geïntroduceerd. Toekomstbestendigheid betekent dat je de juiste basis legt, zodat je je kunt aanpassen zonder helemaal opnieuw te beginnen.

Hier lees je hoe je dat doet:

Kies voor flexibele, uitbreidbare technologie

Vermijd systemen die niet kunnen meegroeien. Aanbieders zoals Stripe voegen steeds nieuwe betaalmethoden en geüpdatete oplossingen tegen fraude toe, zodat ondernemingen niet elk jaar alles moeten vervangen.

Zoek naar oplossingen die:

• In de cloud staan of regelmatig worden bijgewerkt
  
• Ondersteuning voor software-integraties en open banking API's
  
• Voeg betaalmethoden en compliance-functies toe zonder dat je iets op maat hoeft te laten maken
  

Ga nu voor omnichannel

Door online, mobiele en fysieke betalingen te combineren, kun je makkelijker groeien. Een centraal systeem helpt je om:

• Gastgegevens en betalingsgeschiedenis gesynchroniseerd te houden
  
• Zorg voor een consistente ervaring op alle kanalen
  
• Voeg makkelijk verkooppunten of boekingspunten toe
  

Veiligheid staat voorop in het ontwerp

Beveiligingsstandaarden veranderen altijd, maar het doel is om voor te blijven op inbreuken en veranderingen in regelgeving zonder dat je later noodreparaties of grote vervangingen nodig hebt. Investeer in:

• PCI-compliant providers die tokenisatie en encryptie verzorgen
  
• EMV- en NFC-compatibele hardware
  
• Aanbieders die op de hoogte blijven van de nieuwste wetten over fraude en privacy
  

Wees klaar voor nieuwe betaalmethoden

Je hoeft niet meteen alle betaalmethoden te gebruiken, maar je moet wel kunnen zeggen ja als het er echt op aankomt. Dat betekent dat je trends zoals betalen via bank, biometrisch afrekenen of crypto in de gaten moet houden en providers moet kiezen die betaalmethoden toevoegen zonder dat je helemaal moet overstappen.

Bouw voor schaalbaarheid

Naarmate je onderneming groeit, nemen ook je betalingsvolume en je dagelijkse werkzaamheden toe. Toekomstbestendige systemen moeten:

• Omgaan met meerdere locaties of meerdere eigendommen
  
• Ondersteuning voor internationale betalingen en vereffening in meerdere valuta's
  
• Schaalbaarheid tijdens pieken of evenementen
  
• Geef centrale dashboards voor een goed overzicht van de hele operatie
  

Train je team

Geen enkel systeem is klaar voor de toekomst als je personeel het niet kan gebruiken. Investeer in programma's die makkelijk te leren zijn en zorg dat je training up-to-date blijft naarmate systemen veranderen.

Gebruik je betalingsgegevens

Betaalsystemen geven je waardevolle info. Laat die gegevens niet verloren gaan. Hoe beter je zicht hebt, hoe makkelijker je ziet waar je achterloopt of waar je meer aandacht moet geven. Zorg ervoor dat je:

• Trends in het gebruik van betaalmethoden volgen
  
• Houd fraudepogingen en chargebackpercentage in de gaten
  
• Zoek knelpunten in het afrekenproces
  
• Voer betalingsgegevens in bredere gastanalyses in
  

Plan voor onverwachte dingen

Zoals horecaondernemingen tijdens de COVID-19-pandemie hebben geleerd, is veerkracht belangrijk. Toekomstbestendigheid betekent dat je kiest voor infrastructuur die is gebouwd om zich aan te passen. Deze moet modulair, updatebaar, veilig en flexibel zijn. Op die manier ben je klaar voor de toekomst, ook als de verwachtingen van gasten veranderen of er een nieuw kanaal opduikt.

Zoek naar systemen die:

• Je de mogelijkheid bieden om indien nodig betalingen op afstand of contactloos te accepteren
  
• Op afstand of via mobiele dashboards kunnen worden beheerd
  
• Redundantie bieden als een terminal of integratie niet werkt
  
• Ervoor zorgen dat je onderneming gewoon door kan blijven werken, zelfs als de normale workflow niet werkt