Den globala hotell- och restaurangbranschen, som beräknas uppgå till 5,71 biljoner dollar år 2025, erbjuder en gästupplevelse som består av en rad mindre ögonblick: en enkel incheckning, en snabb drink i baren eller att checka ut efter en lång vistelse. Betalningar är en del av många av dessa ögonblick, men gästerna tenderar att inte lägga märke till processen förrän det uppstår ett problem.

Inom hotell- och restaurangbranschen bör betalningen vara väl genomtänkt, från den första kontakten till det slutliga kvittot. Nedan förklarar vi vad betalningsprocesserna inom hotell- och restaurangbranschen innebär, hur man gör det bra och hur man bygger en installation som kan skala upp i takt med att företaget utvecklas.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är betalningsbehandling inom hotell- och restaurangbranschen, och hur fungerar det?
  
• Vilka typer av betalningar används inom hotell- och restaurangbranschen?
  
• Hur väljer du rätt betalleverantör för hotell- och restaurangbranschen?
  
• Hur framtidssäkrar du dina system för betalningar inom hotell- och restaurangbranschen?
  

Vad är betalningsbehandling inom hotell- och restaurangbranschen, och hur fungerar det?

Betalningsbehandling inom hotell- och restaurangbranschen är vad som händer bakom kulisserna när en gäst bokar ett rum, betalar en fakturering på en restaurang eller går till kassan på ett spa. Processen omfattar flera steg, från att acceptera betalningen till att flytta medlen till ditt företagskonto, och den måste fungera för flera kontaktpunkter – ofta i realtid.

Det som gör betalningar inom hotell- och restaurangbranschen unika är blandningen av kanaler och betalningstidpunkter:

• Betalningar sker online och personligen.
  
• Gästerna kan betala hela beloppet på en gång eller godkänna ett kort för framtida debiteringar.
  
• Du kan ta betalt från flera olika platser (bar, concierge, kiosk eller surfplatta på rummet), men de måste synkroniseras i ett system.
  

Så här fungerar det i hela gästupplevelsen:

Onlinebokningar

En gäst bokar ett rum eller gör en mobil beställning av mat. En betalningsgateway samlar in uppgifter om gästens kort, e-plånbok eller bankuppgifter, bekräftar debiteringen och skickar bokningen vidare.

Betalningar på plats

Gästerna betalar personligen med kort eller e-plånbok på en restaurang eller i en presentbutik. Personalen använder en kortterminal för att ta betalt och initiera betalningsbehandling.

Utcheckning eller fakturering efter besöket

Hotell- och restaurangbranschen omfattar ofta flera transaktioner: en gäst kanske godkänner ett kort vid incheckningen och debiterar sedan måltider, spabehandlingar eller tilläggstjänster till sitt rum. När det är dags att avräkna slutför systemet alla pågående debiteringar och behandlar betalningen (automatiskt, om ett kort har sparats). Kvitton skickas digitalt eller skrivs ut på begäran.

Gästerna vill ha flexibiliteten att betala med vad de än har i fickan eller på telefonen – ett fysiskt bankkort, virtuellt kort eller Apple Pay. Din betalningslösning måste kunna hantera allt detta – chip och pinkod, e-plånböcker och mycket mer – utan att bryta flödet.

Vilka typer av betalningar används inom hotell- och restaurangbranschen?

Din betalinfrastruktur måste kunna hantera flera betalningsmetoder snabbt, säkert och utan att störa gästupplevelsen. Här är vad ett sådant system vanligtvis innehåller:

POS-system

POS-system är kärnan i de flesta transaktioner inom hotellbranschen. Det debiterar gästernas betalningar - och i en bra installation synkroniseras det med andra system som lager, menyer eller gästens rumsfolio.

Beroende på din miljö kan det se ut så här:

• En terminal med pekskärm i receptionen som integreras med ditt fastighetshanteringssystem (PMS)
  
• Ett mobilt POS-system för beställning och betalning vid bordet i en restaurang
  
• En handhållen enhet för betalning som personalen kan ta med sig till en gästs stuga eller konferensbord
  

Moderna POS-system hanterar EMV-chipkort, kort med svepfunktion, kontaktlösa kort och e-plånböcker. De är i allt högre grad byggda för att vara mobila, så att servicen inte är bunden till en reception eller kassan.

Betalningsgateways för transaktioner på nätet

En betalningsgateway sköter back-end-delen av onlinebetalningarna – krypterar betalningsdata, skickar dem till betalleverantören och kommunicerar framgång eller misslyckande till din webbplats eller bokningsmotor.

Inom besöksnäringen bör en bra gateway stödja:

• Kredit- och bankkort
  
• E-plånböcker (t.ex. Apple Pay, Google Pay)
  
• Lokala betalningsmetoder (t.ex. iDEAL, Pix, Financial Process Exchange [FPX])
  
• Köp nu, betala senare (BNPL)
  
• Flexibla kassaflöden (för merförsäljning, tillägg eller delbetalningar)
  

Kontaktlösa och mobila betalningar:

Inom hela hotell- och restaurangbranschen förväntar sig gästerna att kunna betala med kontaktlösa betalningar (via kort, telefoner eller bärbara enheter), oavsett om det är i receptionen eller i poolbaren. Den här tekniken snabbar upp transaktionerna, minskar hanteringen och skapar moderna, problemfria upplevelser. De är nu standard i såväl snabba vardagsmiljöer som lyxmiljöer.

Huvudformaten inkluderar:

• Terminaler med NFC-teknik (Near Field Communication) som stöder kontaktlösa kortbetalningar och betalningar med e-plånbok
  
• Betalningar med QR-kod, används ofta för självbetjäning vid beställning eller köp i rummet
  
• Integration av e-plånböcker som låter gästerna betala i en mobilapp
  

Självbetjäningskiosker och kassahantering i mobilen

Självbetjäningsalternativ är vanliga inom hotellbranschen. Hotell kan erbjuda kiosker för in- och utcheckning. På restauranger kan gästerna använda pekskärmar för att beställa. Betalningssystemen måste:

• Godkänna betalningar på plats (och ofta förhandsgodkänna framtida betalningar)
  
• Synkroniseras med rums- eller beställningssystem
  
• Utfärda kvitton eller rumsnycklar automatiskt
  
• Stödja funktioner för flerspråkighet och tillgänglighet
  

Mobil kassahantering är ett annat vanligt erbjudande. Hotellen kan skicka en länk till kassan via sms eller e-post, och sedan kan gästerna granska betalningarna och betala från sin telefon.

PMS-integrerade betalningssystem

På hotell utgör PMS kärnan för reservationer, debiteringar och gästdata. Betalningar fungerar bäst när de är inbyggda i det systemet. Till exempel använder hotellplattformen SiteMinder Stripe för att driva SiteMinder Pay, som låter hotell ta emot betalningar från hundratals globala bokningskanaler via ett system.

Ett helt integrerat PMS-betalningssystem kan:

• Automatiskt publicera debiteringar från var som helst på fastigheten till en gästs räkning
  
• Hantera förhandsgodkännanden, justeringar och slutliga debiteringar utan manuella steg
  
• Se till att alla avdelningar (spa, restaurang, minibar) har en enda faktureringskälla
  

Acceptans av virtuella kort

Många hotell tar emot bokningar via onlineresebyråer (OTA:er) och får betalning via virtuella kreditkort. Detta är kort för engångsbruk som utfärdas av onlieresebyråerna och som är förladdade med beloppet för reservationen.

Eftersom dessa kort ofta löper ut eller har begränsad användning är det viktigt med automatiserade processer och snabb rapportering.

Inbyggda betalningsalternativ på alla plattformar

Fler programvaruleverantörer för hotell och restaurang bygger in betalningsfunktioner i sina plattformar. Det minskar fragmenteringen och skapar en bättre gästupplevelse – utan att kräva inloggning hos flera leverantörer eller manuella byten mellan system.

Till exempel:

• Restaurangplattformar kan innehålla inbyggda kassaflöden eller QR-betalning.
  
• Hotellbokningsmotorer kan integrera debitering av betalningar med sparade gästprofiler.
  
• Programvara för bokning av spa eller evenemang kan stödja insättningar, delbetalningar eller merförsäljning.
  

Hur väljer du rätt betalleverantör för hotell och restaurang?

Inom besöksnäringen måste ditt betalningssystem kunna synkroniseras mellan olika avdelningar, stödja ett brett spektrum av gästförväntningar och vara tillförlitligt under rusningstid. Här är vad du ska utvärdera när du väljer leverantör:

Branschspecifika integrationer

Leta efter en betalleverantör som enkelt kan integreras med de system du använder för att minska antalet fel och manuella uppgifter.

• Hotell:_ Det bör åtminstone integreras med din PMS, bokningsmotor och kanalhanterare. Det är också fördelaktigt om det stödjer virtuella kort från OTA:er.
  
• Restauranger: Det ska fungera med ditt POS-system och helst även med dina beställnings- och lojalitetsprogram online.
  

Stöd för flera betalningsmetoder

Dina gäster ska aldrig behöva fråga om de kan använda ett visst kort. Kontrollera att din leverantör har stöd för:

• De största kortbetalningsnätverken (t.ex. Visa, Mastercard, American Express)
  
• E-plånböcker (t.ex. Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay)
  
• Internationella/lokala metoder om du vänder dig till en global publik (t.ex. Alipay, iDEAL, Pix)
  
• BNPL-alternativ (t.ex. Klarna, Afterpay/Clearpay)
  

Användarvänlighet för personal och gäster

Snabbhet och tydlighet är viktigt. Be om demonstrationer från leverantörerna och involvera din personal i frontlinjen i testningen. Om det tar för lång tid att lära sig systemet kommer det att skapa fler problem än det löser. Ditt team måste kunna behandla, återbetala och felsöka utan omvägar:

• Fysiska terminaler ska vara intuitiva, snabba och mobila när det behövs.
  
• Dashboards och rapporter ska vara enkla och lättillgängliga.
  
• Gästerna ska kunna gå till kassan online, dela upp betalningar och få kvitto på ett enkelt sätt.
  

Tillförlitlighet och stöd

När något går fel behöver du snabb och kompetent hjälp. Leta efter..:

• Stöd dygnet runt, helst från ett team som förstår arbetsflödena inom hotell- och restaurangbranschen
  
• Stark historik för upptid och prestanda
  
• Transparenta rutiner för rapportering och lösning av incidenter
  

Säkerhet och efterlevnad

Din leverantör ska hjälpa dig att följa reglerna och minska din riskexponering. Det inkluderar:

• PCI-certifiering (Payment Card Industry) nivå 1
  
• Inbyggd tokenisering och kryptering
  
• 3D Secure för onlinebetalningar
  
• Verktyg för bedrägeribekämpning och upptäckt av bedrägerier som körs i bakgrunden
  
• Proaktiva uppdateringar av säkerhet och efterlevnad
  

Transparent prissättning

Kostnadsstrukturen kan vara förvånansvärt ogenomskinlig när det gäller betalningar. Vissa leverantörer, till exempel Stripe, har transparent prissättning, pay-as-you-go, medan andra har dolda avgifter. Se till att du vet exakt vad du kommer att betala för:

• Avgifter per transaktion (schablonbelopp eller Interchange Plus)
  
• Månadsavgifter eller årliga avgifter för kontot
  
• Hyreskostnader för terminaler eller hårdvara
  
• Avgifter för återkrediteringar
  
• Valutaväxling
  
• Programvara för stöd, PCI-efterlevnad eller rapportering, om det kostar extra
  

Flexibilitet och utrymme att växa

Dina behov kan förändras. En bra leverantör bör skala upp med dig utan att du behöver bygga om din infrastruktur.

Kontrollera om de har stöd för:

• Flera platser eller affärsenheter
  
• Avräkning i flera valutor och stöd för gränsöverskridande verksamhet
  
• API:er (Application programming interfaces) eller integrationer som du kan bygga vidare på efter behov
  

Funktioner som vänder sig till gäster

Vissa betalleverantörer erbjuder funktioner som förbättrar gästupplevelsen, inklusive:

• Hostade kassasidor som du kan anpassa efter din profilering
  
• Betalningslänkar för avgifter på distans eller efter vistelsen
  
• Sparade betalningsmetoder för återkommande gäster eller lojalitetsmedlemmar
  
• Automatiska kvitton, räkningar eller bokningsbekräftelser
  

Anseende och prestanda i verkliga livet

Leta efter tecken på att leverantören framgångsrikt stöder företag inom besöksnäringen. Kontrollera om:

• De arbetar med företag som liknar ditt
  
• De delar med sig av fallstudier eller exempel inom ditt segment
  
• De är betrodda av din PMS- eller bokningsmotorleverantör
  
• Hotell- och restaurangbranschen ger gott omdöme om deras dagliga stöd
  

Stripe, till exempel, driver många av de plattformar som används inom hotell- och restaurangbranschen, stödjer 125 betalningsmetoder och använder bedrägeridetektering i realtid för att blockera potentiellt bedrägliga avgifter. Oavsett om du startar ett företag inom hotell- och restaurangbranschen eller uppgraderar dina system kan Stripe förenkla betalningsprocessen.

Hur framtidssäkrar du dina system för betalningar inom hotellbranschen?

Betalningssystem ska inte behöva byggas om varje gång gästernas beteende ändras eller en ny teknik införs. Framtidssäkring innebär att lägga rätt grund så att du kan anpassa dig utan att behöva börja om från början.

Så här gör du:

Välj flexibel, uppgraderingsbar teknik

Undvik system som inte kan utvecklas. Leverantörer som Stripe inför kontinuerligt stöd för nya betalningsmetoder och uppdaterade bedrägeribekämpningslösningar så att företag inte behöver uppdatera i efterhand varje år.

Leta efter lösningar som:

• Är molnbaserade eller uppdateras regelbundet
  
• Stödjer integration av programvara och Open Banking-API:er
  
• Lägg till betalningsmetoder och funktioner för efterlevnad utan anpassad utveckling
  

Satsa på omnikanal nu

Enhetliga onlinebetalningar, mobila betalningar och betalningar i fysisk miljö ger dig förutsättningar för skala upp. Ett centraliserat system hjälper dig att:

• Hålla gästdata och betalningshistorik synkroniserade
  
• Erbjuda konsekventa upplevelser i alla kanaler
  
• Enkelt lägga till kontaktpunkter för försäljning eller bokning
  

Prioritera säkerhet genom design

Säkerhetsstandarderna utvecklas ständigt, men målet är att ligga steget före överträdelser och förändringar i lagstiftningen utan att behöva göra akuta reparationer eller större utbyten senare. Investera i:

• PCI-kompatibla leverantörer som hanterar tokenisering och kryptering
  
• EMV- och NFC-funktionell hårdvara
  
• Leverantörer som håller sig uppdaterade om nya lagar om bedrägeri och integritet
  

Vara redo för nya betalningsmetoder

Du behöver inte använda alla betalningsmetoder direkt, men du bör ha möjlighet att säga ja när det är viktigt. Det innebär att övervaka trender som betala via bank, biometrisk kassahantering eller kryptovaluta och att välja betalleverantörer som lägger till betalningstyper utan en fullständig migrering.

Bygg för skalbarhet

I takt med att ditt företag växer ökar också antalet betalningar och det dagliga arbetet. Framtidssäkrade system bör:

• Hantera konfiguration för flera platser eller flera anläggningar
  
• Stödja internationella betalningar och avräkning i flera valutor
  
• Skala upp prestanda under säsongstoppar eller händelser
  
• Tillhandahålla centraliserade dashboards för insyn i hela verksamheten
  

Utbilda ditt team

Inget system är framtidssäkrat om personalen inte kan använda det. Investera i program som är lätta att lära sig och håll utbildningen uppdaterad i takt med att systemen utvecklas.

Använd dina betalningsuppgifter

Betalningssystem genererar värdefulla insikter. Låt inte dessa data försvinna. Ju bättre insyn du har, desto lättare är det att upptäcka var du halkar efter eller var du ska sätta in stöten. Se till att du kan:

• Kategorisera trender i användningen av betalningsmetoder
  
• Övervaka försök till bedrägerier och andel återkrediteringar (chargebacks)
  
• Hitta flaskhalsar i kassaflödet
  
• Mata in betalningsuppgifter i bredare gästanalyser
  

Planera för det oväntade

Som företag inom hotell- och restaurangbranschen fick erfara under covid-19-pandemin är motståndskraft viktigt. Framtidssäkring innebär att välja infrastruktur som är byggd för att kunna anpassas. Den ska vara modulär, uppdateringsbar, säker och flexibel. På så sätt är dina betalningar redo när gästernas förväntningar förändras eller en ny kanal dyker upp.

Leta efter system som:

• Låter dig ta emot betalningar på distans eller kontaktlösa betalningar om det behövs
  
• Kan hanteras från annan plats eller via mobila dashboards
  
• Har redundans om en terminal eller integration slutar fungera
  
• Håll igång ditt företag även när det normala arbetsflödet bryts