Die globale Gastgewerbebranche, deren Marktwert im Jahr 2025 voraussichtlich 5,71 Billionen USD erreichen wird, bietet eine Gästeerfahrung mit vielen kleineren Momenten: einem einfachen Check-in, einem schnellen Getränk an der Bar oder einem einfachen Check-out nach einem langen Aufenthalt. Zahlungen sind ein Teil vieler dieser Momente, aber die Gäste bemerken die Zahlungsprozesse meist erst, wenn es ein Problem gibt.

Im Gastgewerbe sollte das Zahlungserlebnis gut durchdacht sein, vom ersten Tippen bis zum letzten Zahlungsbeleg. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was die Zahlungsabwicklung im Gastgewerbe beinhaltet, wie man sie gut gestaltet und wie Sie ein Setup entwickeln, das sich mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren lässt.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Zahlungsabwicklung im Gastgewerbe und wie funktioniert sie?
  
• Welche Arten von Zahlungstechnologien werden im Gastgewerbe verwendet?
  
• Wie wählen Sie den richtigen Zahlungsdienstleister für das Gastgewerbe aus?
  
• Wie machen Sie Ihre Zahlungssysteme für das Gastgewerbe zukunftssicher?
  

Was bedeutet Zahlungsabwicklung im Gastgewerbe und wie funktioniert sie?

Zahlungsabwicklung im Gastgewerbe ist das, was hinter den Kulissen passiert, wenn ein Gast ein Zimmer bucht, eine Rechnung im Restaurant bezahlt oder in einem Spa auscheckt. Der Prozess umfasst mehrere Schritte – vom Akzeptieren der Zahlung bis zur Überweisung der Gelder auf Ihr Geschäftskonto – und er muss über mehrere Touchpoints hinweg funktionieren, oft in Echtzeit.

Was Zahlungen im Gastgewerbe so besonders macht, ist die Mischung aus verschiedenen Kanälen und Zeitpunkten:

• Zahlungen erfolgen online und vor Ort.
  
• Die Gäste können den vollen Betrag im Voraus bezahlen oder eine Karte für zukünftige Zahlungen autorisieren.
  
• Zahlungen können von verschiedenen Standorten abgewickelt werden (Bar, Rezeption, Kiosk oder Tablet auf dem Zimmer), müssen aber in einem System synchronisiert werden.
  

Hier ein Überblick über die einzelnen Abläufe:

Online-Buchungen

Ein Gast reserviert ein Zimmer oder gibt eine mobile Bestellung von Speisen auf. Ein Payment Gateway erfasst seine Karten-, Digital Wallet- oder Bankinformationen, bestätigt die Zahlung und leitet die Buchung weiter.

Zahlungen vor Ort

Gäste zahlen vor Ort mit Karte oder Digital Wallet in einem Restaurant oder Geschenkeladen. Die Mitarbeitenden verwenden ein Kartenlesegerät, um die Zahlung einzuziehen und die Zahlungsabwicklung einzuleiten.

Bezahlvorgang oder Abrechnung nach dem Besuch

Im Gastgewerbe werden oft mehrere Transaktionen durchgeführt: Ein Gast autorisiert vielleicht eine Karte beim Check-in und belastet sie dann für Mahlzeiten, Spa-Behandlungen oder Extras auf dem Zimmer. Zum Zeitpunkt der Abrechnung fasst das System alle ausstehenden Zahlungen zusammen und wickelt sie ab (automatisch, wenn eine Karte hinterlegt ist). Zahlungsbelege werden digital versandt oder auf Anfrage ausgedruckt.

Ihre Gäste möchten flexibel mit dem Zahlungsmittel bezahlen, was sie in der Tasche oder auf ihrem Smartphone haben – das kann z. B. eine physische Debitkarte, eine virtuelle Kreditkarte oder Apple Pay sein. Ihre Zahlungseinrichtung muss all das verarbeiten können – Chip und PIN, Digital Wallets und mehr – ohne dass der Zahlungsfluss unterbrochen wird.

Welche Arten von Zahlungen werden im Gastgewerbe verwendet?

Ihre Zahlungsinfrastruktur muss mehrere Zahlungsmethoden schnell, sicher und ohne Unterbrechung des Gästeerlebnisses verarbeiten können. Hier sehen Sie, was ein solches System typischerweise umfasst:

POS-Systeme (Point of Sale)

Das POS-System ist das Herzstück der meisten Transaktionen im Gastgewerbe. Es erfasst die Zahlungen der Gäste – und wenn es gut eingerichtet ist, wird es mit anderen Systemen wie dem Inventar, den Speisekarten oder dem Zimmerverzeichnis von Gästen synchronisiert.

Je nach Ihrer Umgebung kann das Folgendes sein:

• Ein Terminal mit Touchscreen an der Rezeption, das in Ihr Property Management System (PMS) integriert ist
  
• Ein mobiles POS-Tablet für die Bestellung und Zahlung am Tisch in einem Restaurant
  
• Ein tragbares Gerät für Zahlungen, das Mitarbeitende in die Kabine oder an den Konferenztisch von Gästen bringen können
  

Moderne POS-Systeme verarbeiten EMV-Chipkarten, Karten zum Durchziehen, kontaktlose Karten und Digital Wallets. Sie sind zunehmend auf Mobilität ausgelegt, sodass der Service nicht an einen Rezeptionstresen oder einen Schalter für den Bezahlvorgang gebunden ist.

Payment Gateways für Online-Transaktionen

Ein Payment Gateway ermöglicht die Abwicklung von Online-Transaktionen. Es verschlüsselt die Zahlungsdaten, sendet sie an den Abwickler und meldet Erfolg oder Misserfolg an Ihre Website oder Buchungsmaschine.

Ein gutes Gateway für das Gastgewerbe sollte Folgendes unterstützen:

• Kredit- und Debitkarten
  
• Digital Wallets (z. B. Apple Pay, Google Pay)
  
• Lokale Zahlungsmethoden (z. B. iDEAL, Pix, Financial Process Exchange [FPX])
  
• Jetzt kaufen, später bezahlen
  
• Flexible Bezahlvorgänge (für Upsells, Add-ons oder Teilzahlungen)
  

Kontaktlose und mobile Zahlungen

Im Gastgewerbe erwarten die Gäste in der Regel, dass sie überall kontaktlos (über Karten, Smartphones oder Wearables) bezahlen können – ob an der Rezeption oder an der Poolbar. Diese Technologien beschleunigen Transaktionen, reduzieren den Aufwand und schaffen moderne, reibungslose Abläufe. Sie sind mittlerweile Standard in Fast-Casual- und Gourmet-Restaurants.

Die wichtigsten Formate sind:

• Terminals mit NFC-Technologie (Near Field Communication), die kontaktlose Zahlungen mit Karte und Digital Wallet unterstützen
  
• Zahlungen per QR-Code, häufig verwendet für Self-Service-Bestellungen oder Einkäufe im Zimmer
  
• „Digital Wallet“-Integrationen, mit denen Gäste über eine mobile App bezahlen können
  

Selbstbedienungskioske und mobiler Bezahlvorgang

Self-Service-Optionen sind im Gastgewerbe weit verbreitet. Hotels bieten unter Umständen Kioske für Check-in und Check-out an. In Restaurants können die Gäste über Touchscreens Bestellungen aufgeben. Die Zahlungssysteme müssen Folgendes bieten:

• Autorisierung von Zahlungen vor Ort (und häufig Vorabautorisierung zukünftiger Zahlungen)
  
• Synchronisierung mit Raum- oder Bestellsystemen
  
• Automatische Ausgabe von Zahlungsbelegen oder Zimmerschlüsseln
  
• Unterstützung von Funktionen für Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit
  

Ein mobiler Bezahlvorgang ist ein weiteres gängiges Angebot. Hotels senden einen Zahlungslink per SMS oder E-Mail, sodass Gäste die Kosten überprüfen und von ihrem Smartphone aus begleichen können.

PMS-integrierte Zahlungssysteme

In Hotels ist das Property Management System (PMS) von zentraler Bedeutung für Reservierungen, die Abwicklung von Zahlungen und Gästedaten. Zahlungen funktionieren am besten, wenn sie in dieses System integriert sind. Die Hotelplattform SiteMinder nutzt beispielsweise Stripe für SiteMinder Pay, mit dem Hotels Zahlungen aus Hunderten von globalen Buchungskanälen über ein System akzeptieren können.

Eine vollständig integrierte PMS-Zahlungseinrichtung kann:

• Zahlungen von einer beliebigen Stelle des Hotels auf die Gästerechnung setzen
  
• Vorabautorisierungen, Anpassungen und endgültige Erfassungen ohne manuelle Schritte vornehmen
  
• Sicherstellen, dass jede Abteilung (Spa, Restaurant, Minibar) Rechnungen an ein einziges zentrales System sendet
  

Virtuelle Karten akzeptieren

Viele Hotels nehmen Buchungen über Online-Reisebüros entgegen und erhalten Zahlungen über virtuelle Kreditkarten. Das sind Einwegkarten, die vom Online-Reisebüro ausgestellt werden und auf die der Buchungsbetrag vorab geladen wird.

Diese Karten haben oft eine begrenzte Gültigkeit oder sind nur für bestimmte Zwecke nutzbar. Deshalb sind eine automatisierte Abwicklung und rechtzeitige Meldung von großer Bedeutung.

Eingebettete Zahlungen für verschiedene Plattformen

Immer mehr Softwareanbieter für das Gastgewerbe integrieren Zahlungsfunktionen in ihre Plattform. So bleiben alle Daten und Funktionen an einem Ort und die Abläufe für die Gäste sind einfach und bequem. Es sind keine Anmeldungen bei verschiedenen Anbietern oder manuelle Übergaben zwischen Systemen erforderlich.

Beispiele:

• Restaurantplattformen können integrierte Bezahlvorgänge oder QR-Pay enthalten.
  
• Hotelbuchungsmaschinen können die Erfassung von Zahlungen in gespeicherte Gästeprofile integrieren.
  
• Die Buchungssoftware für Spas oder Veranstaltungen kann Einzahlungen, Raten oder Add-on-Käufe unterstützen.
  

Wie wählen Sie im Gastgewerbe den richtigen Zahlungsdienstleister aus?

Im Gastgewerbe muss Ihr Zahlungssystem abteilungsübergreifend synchronisiert werden, viele verschiedene Gästeanforderungen unterstützen und auch in Spitzenzeiten zuverlässig sein. Hier erfahren Sie, worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten:

Branchenspezifische Integrationen

Suchen Sie nach einem Zahlungsdienstleister, der sich problemlos in die von Ihnen verwendeten Systeme integrieren lässt, um Fehler und manuelle Arbeiten zu vermeiden.

• Hotels: Es sollte mindestens in Ihr Property Management System, Ihre Buchungsmaschine und Ihren Channel Manager integriert sein. Es ist auch von Vorteil, wenn es virtuelle Karten von Online-Reisebüros unterstützt.
  
• Restaurants: Es sollte mit Ihrem POS und idealerweise mit Ihren Online-Bestellungen und Treueprogrammen verknüpft sein.
  

Unterstützung mehrerer Zahlungsmethoden

Ihre Gäste sollten nie fragen müssen, ob sie eine bestimmte Karte benutzen können. Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter Folgendes unterstützt:

• Wichtige Kartennetzwerke (z. B. Visa, Mastercard, American Express)
  
• Digitale Wallets (z. B. Apple Pay, Google Pay, Samsung Pay)
  
• Internationale/lokale Methoden, wenn Sie eine globale Zielgruppe haben (z. B. Alipay, iDEAL, Pix)
  
• „Jetzt kaufen, später bezahlen“-Optionen (z. B. Klarna, Afterpay/Clearpay)
  

Nutzerfreundlichkeit für Personal und Gäste

Schnelligkeit und Klarheit sind wichtig. Fordern Sie Demos von Anbietern an und beziehen Sie Ihr Personal in die Tests ein. Wenn die Einarbeitung in das System zu lange dauert, wird es eher Probleme verursachen, als lösen. Ihr Team muss in der Lage sein, Zahlungsabwicklungen, Rückerstattungen und Fehlerbehebungen ohne Umwege durchzuführen:

• Physische Terminals sollten intuitiv zu bedienen, schnell und bei Bedarf mobil sein.
  
• Dashboards und Berichte sollten übersichtlich und leicht zugänglich sein.
  
• Die Gäste sollten einfach Käufe online abschließen, Zahlungen aufteilen und Zahlungsbelege erhalten können.
  

Verlässlichkeit und Support

Wenn etwas schief geht, brauchen Sie schnelle und kompetente Hilfe. Achten Sie deshalb auf Folgendes:

• Rund-um-die-Uhr-Support, idealerweise durch ein Team, das die Abläufe im Gastgewerbe kennt
  
• Gute Erreichbarkeit und Leistung
  
• Transparente Verfahren zur Meldung und Lösung von Vorfällen
  

Sicherheit und Compliance Abdeckung

Ihr Anbieter sollte Ihnen helfen, Vorschriften einzuhalten und Ihr Risiko zu verringern. Das beinhaltet:

• PCI-Zertifizierung der Stufe 1 (PCI, Payment Card Industry)
  
• Integrierte Tokenisierung und Verschlüsselung
  
• 3D Secure für Online-Zahlungen
  
• Tools zur Betrugsprävention und -erkennung, die im Hintergrund laufen
  
• Proaktive Updates für Sicherheit und Compliance
  

Transparente Preisgestaltung

Die Kostenstruktur bei Zahlungen kann erstaunlich undurchsichtig sein. Einige Anbieter, wie z. B. Stripe, haben transparente, nutzungsbasierte Preise, während andere versteckte Transaktionsgebühren aufschlagen. Finden Sie heraus, wofür Sie im Detail bezahlen:

• Vorabtransaktionsgebühren (Pauschalgebühr vs. Interchange Plus)
  
• Monatliche oder jährliche Kontogebühren
  
• Mietkosten für Terminals oder Hardware
  
• Rückbuchungsgebühren
  
• Währungsumrechnung
  
• Support, PCI-Konformität oder Berichtssoftware, wenn sie extra kosten
  

Flexibilität und Raum für Wachstum

Ihre Anforderungen können sich ändern. Ein guter Anbieter sollte gemeinsam mit Ihnen skalieren, ohne dass Sie Ihre Infrastruktur neu aufbauen müssen.

Prüfen Sie, ob die Anbieter Folgendes unterstützen:

• Mehrere Standorte oder Geschäftseinheiten
  
• Zahlungsabwicklung in mehreren Währungen und Unterstützung grenzüberschreitender Transaktionen
  
• APIs oder Integrationen, die Sie nach Bedarf erweitern können
  

Funktionen für Gäste

Einige Zahlungsdienstleister bieten Funktionen an, die Gästeerfahrung verbessern, etwa:

• Gehostete Seiten für den Bezahlvorgang, die Sie an Ihr Branding anpassen können
  
• Zahlungslinks für Remote-Zahlungen oder Zahlungen nach dem Aufenthalt
  
• Gespeicherte Zahlungsmethoden für wiederkehrende Gäste oder Mitglieder von Treueprogrammen
  
• Automatische Zahlungsbelege, Gäste-Konten oder Buchungsbestätigungen
  

Ruf und Leistung in der Praxis

Erkundigen Sie sich, ob der Anbieter Unternehmen im Gastgewerbe erfolgreich unterstützt. Prüfen Sie hierzu Folgendes:

• Arbeitet der Anbieter mit Unternehmen zusammen, die mit Ihrem vergleichbar sind?
  
• Veröffentlicht er Fallstudien oder Beispiele aus Ihrer Sparte?
  
• Vertraut der Anbieter Ihres Property Management Systems oder Ihrer Buchungsmaschine dem Zahlungsanbieter?
  
• Sind andere Gastgewerbebetreiber mit dem alltäglichen Support zufrieden?
  

Stripe unterstützt zum Beispiel viele der im Gastgewerbe verwendeten Plattformen, bietet mehr als 125 Zahlungsmethoden an und nutzt die Betrugserkennung in Echtzeit, um potenziell betrügerische Zahlungsabwicklungen zu blockieren. Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmen im Gastgewerbe gründen oder Ihre Systeme umstellen – Stripe kann Zahlungsprozess vereinfachen.

Wie machen Sie Ihre Zahlungssysteme für das Gastgewerbe zukunftssicher?

Zahlungssysteme sollten nicht jedes Mal neu erfunden werden müssen, wenn sich das Gästeverhalten ändert oder eine neue Technologie eingeführt wird. Zukunftssicherheit bedeutet, die richtige Grundlage zu schaffen, damit Sie sich anpassen können, ohne bei Null anfangen zu müssen.

Hier erfahren Sie, wie das funktioniert:

Flexible, erweiterbare Technologie

Vermeiden Sie Systeme, die nicht weiterentwickelt werden können. Anbieter wie Stripe nehmen regelmäßig neue Zahlungsmethoden und aktualisierte Lösungen zur Betrugsbekämpfung in ihr Angebot auf, sodass Unternehmen sich nicht jedes Jahr selbst darum kümmern müssen.

Suchen Sie nach Lösungen, die:

• Cloud-basiert sind oder regelmäßig aktualisiert werden
  
• Software-Integrationen und Open Banking APIs unterstützen
  
• Zahlungsmethoden und Compliance-Funktionen ohne benutzerdefinierte Entwicklung hinzufügen
  

Jetzt alle Kanäle vereinheitlichen

Wenn Sie Online-, Mobil- und Zahlungen vor Ort zusammenführen, können Sie besser skalieren. Ein zentrales System hat die folgenden Vorteile:

• Gästedaten und Zahlungsverlauf lassen sich synchronisieren.
  
• Sie bieten über alle Kanäle hinweg eine konsistente Nutzererfahrung.
  
• Verkaufs- oder Buchungs-Touchpoints können einfach hinzugefügt werden.
  

Sicherheit durch Design priorisieren

Die Sicherheitsstandards entwickeln sich ständig weiter, aber Ziel ist es, bei Sicherheitsverletzungen und Änderungen der Vorschriften immer einen Schritt voraus zu sein, damit Sie später keine Notfallkorrekturen oder größere Erneuerungen vornehmen müssen. Investieren Sie in:

• PCI-konforme Anbieter, die Tokenisierung und Verschlüsselung übernehmen
  
• EMV- und NFC-fähige Hardware
  
• Anbieter, die mit den sich entwickelnden Gesetzen zu Betrug und Datenschutz Schritt halten
  

Auf neue Zahlungsmethoden vorbereitet sein

Sie müssen nicht jede Zahlungsmethode sofort übernehmen, aber Sie sollten bereit sein, wenn es darauf ankommt. Sie sollten also stets Trends wie Bankzahlungen, biometrische Bezahlvorgänge oder Kryptowährungen im Blick behalten und sich für Anbieter entscheiden, die Zahlungsarten ohne eine vollständige Migration hinzufügen.

Skalierbarkeit berücksichtigen

Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens erhöhen sich auch Ihr Zahlungsvolumen und Ihre detaillierten tägliche Arbeitsabläufe. Zukunftssichere Systeme sollten:

• In der Lage sein, Setups mit mehreren Standorten oder Objekten zu verwalten
  
• Internationale Zahlungen und die Zahlungsabwicklung in mehreren Währungen unterstützen
  
• Die Leistung bei saisonalen Spitzen oder Ereignissen skalieren
  
• Zentrale Dashboards für Transparenz über den gesamten Betrieb bieten
  

Ihr Team schulen

Kein System ist zukunftssicher, wenn Ihre Mitarbeitenden es nicht bedienen können. Investieren Sie in Programme, die leicht zu erlernen sind, und führen Sie regelmäßig Schulungen durch, wenn sich die Systeme weiterentwickeln.

Ihre Zahlungsdaten nutzen

Zahlungssysteme liefern wertvolle Erkenntnisse. Nutzen Sie diese Informationen. Je mehr Transparenz Sie haben, desto leichter können Sie erkennen, wo Sie nicht auf dem aktuellen Stand sind oder nachbessern müssen. Sie sollten Folgendes können:

• Trends bei der Nutzung von Zahlungsmethoden verfolgen
  
• Betrugsversuche und Rückbuchungsquoten im Blick behalten
  
• Engpässe im Bezahlvorgang erkennen
  
• Zahlungsdaten für umfassendere Gästeanalysen nutzen
  

Auf Unerwartetes vorbereitet sein

Unternehmen im Gastgewerbe haben während der COVID-19-Pandemie gemerkt, wie wichtig Widerstandsfähigkeit ist. Zukunftssicherheit bedeutet, dass Sie sich für eine Infrastruktur entscheiden, die angepasst werden kann. Sie sollte modular, aktualisierbar, sicher und flexibel sein. So sind Sie in Bezug auf Zahlungen bereit, wenn sich die Erwartungen der Gäste ändern oder ein neuer Kanal auftaucht.

Suchen Sie nach Systemen, die:

• Sie bei Bedarf Remote- oder kontaktlose Zahlungen akzeptieren lassen
  
• Unterwegs oder über mobile Dashboards verwaltet werden können
  
• Ersatzsysteme bei Ausfall eines Terminals oder einer Integration haben
  
• Ihr Unternehmen am Laufen halten, auch wenn es Störungen im normalen Arbeitsablauf gibt