サプライヤーオンボーディングは、面倒で時間がかかることもあります。しかし、外部ベンダーに依存するビジネスにとって重要なプロセスでもあります。サプライヤーオンボーディングは、コンプライアンスリスクから守り、支払いの遅延を防ぎ、健全で長期的なサプライヤー関係の基盤を築く役割を果たします。

以下では、サプライヤーおよびベンダーのオンボーディングの仕組み、含めるべき内容、そして関係者全員にとって良い体験にする方法について説明します。

この記事の内容

• サプライヤーとベンダーのオンボーディングとは？
  
• サプライヤーのオンボーディングプロセスにおける主なステップは何ですか？
  
• ベンダーのオンボーディングのベストプラクティスとは？
  
• サプライャーのオンボーディングの自動化とは？
  
• 最適なオンボーディングソフトウェアを選ぶには？
  
• Stripe Global Payouts がお手伝いできること
  

サプライヤーとベンダーのオンボーディングとは？

サプライヤーオンボーディング (ベンダーオンボーディングとも呼ばれます) とは、新しいサプライヤーをシステムに登録し、取引を開始できる状態にするプロセスです。これには、税務 ID、銀行情報、コンプライアンス関連の書類などの情報収集、ベンダーの審査、そしてお金や物品のやり取りを始める前に、関係者全員が期待値やガイドラインに合意していることの確認が含まれます。サプライヤーオンボーディングは、サプライヤーが必要なものを提供できること、確実に支払いができること、将来的に問題を引き起こす可能性のある財務面・法務面・その他のリスクがないことを確認する手段です。

このプロセスは、サプライヤーの規模やリスクに応じて、短く簡単に済む場合もあれば、より包括的になる場合もあります。サプライヤーの選定には平均で約 3 か月かかり、オンボーディングプロセスがさらに時間を追加します。一度きりの取引のベンダーであれば基本的なフォームと支払い設定だけで済むこともありますが、大手サプライヤーの場合は、法務、財務、調達、情報技術 (IT) を含む長めの審査が必要になることがあります。

サプライヤーのオンボーディングプロセスにおける主なステップは何ですか？

サプライヤーのオンボーディングは会社によって多少異なりますが、ほとんどの会社が次のような基本的なステップを踏んでいます。

• 新しいサプライヤーの必要性を確認します。調達部門や財務部門が、そのベンダーが本当に必要か、予算内か、システムに登録する価値があるかを判断します。
  
• サプライヤーを吟味します。この審査では、照会先、財務的安定性、証明書などをチェックします。重要なベンダーやリスクの高いベンダーは、法務、コンプライアンス、セキュリティ、より詳細な確認を行うことがあります。
  
• 必要なデータや書類を収集します。これには、事業情報、税務書類 (例: W-9、または各地域のこれに相当するもの) 、支払い用の銀行口座情報、許認可、証明書や保険証明、必要に応じて署名済みのポリシーや行動規範が含まれます。
  
• 収集したデータを確認します。税務 ID は有効か、銀行情報の形式は正しいか、欠落している項目はないかをチェックします。また、この段階でリスクチームがコンプライアンスのスクリーニング (例: 制裁リスト、所有権の確認、保険の検証など) を行い、ベンダーを次のステップに進めてよいか承認することもあります。
  
• 価格、支払い規約、成果物、利用規約、組織で必要とされる特定の法律用語などを規定した契約書を作成します。
  
• ベンダーを基幹業務システム (ERP)、調達、買掛金 (AP) システムなどの社内システムに追加します。支払い条件を設定し、ベンダー ID を作成し、後続のツールにデータを連携させることで、後からの手戻りや情報の断片化を防ぎます。
  
• より密接なパートナーシップの場合は、サプライヤーに自社のツールやプロセスを紹介することもあります。例えば、請求書の提出や発注書の承認方法を理解しているか、トラブルが発生した場合の連絡先は誰か、といったことです。対応が簡単なベンダーの場合は、このステップは必要ないこともあります。
  

ベンダーのオンボーディングのベストプラクティスとは？

優れたオンボーディングプロセスは、時間を節約し、リスクを軽減し、仕事上の関係を成功に導きます。

ここでは、最も効率的に運営されているチームがどのように行っているかをご紹介します。

標準チェックリストの使用

まず、収集および確認が必要な項目を明確かつ一貫したリストにまとめます。これにより、プロセスの監査可能性と再現性が確保されます。

ベンダーの事前審査

サプライヤーにフォームの記入を依頼する前に、最低限の要件を満たしていることを確認します。これには、認証、地域制限、多様性の分類、業界特有の資格などが含まれる場合があります。

すべてのコミュニケーションの一元化

単一のポータル、共有フォルダ、または窓口を利用します。フォームを複数のメール、チャット、スプレッドシートに分散させないようにしましょう。ベンダーを含め、関係者全員がプロセスの場所、完了したステップ、未完了のステップを把握できる状態にします。

プロセス所有者の割り当て

オンボーディングの開始から終了までを管理し、すべてのステップが適切なタイミングで実行されるよう監督する担当者を必ず置くべきです。

繰り返し作業の自動化

ソフトウェアを使って、税務 ID の確認、承認の経路管理、提出物の追跡、未記入項目のチェックを行いましょう。これにより、遅延の軽減、手作業によるミスの回避、チームがより価値の高い業務に集中できるようになります。

すべてのベンダーを同じように扱わないこと

ベンダーのリスク、範囲、複雑さに応じてオンボーディングの手順を調整しつつ、管理体制は維持しましょう。フリーランスの写真家に対して、主要な物流業者と同じプロセスは必要ありません。

期待値については、明確に示しましょう

関係性の詳細を明確にしましょう。ベンダーがどのように請求書を送るべきか、支払いはいつ行われるか、各種の問い合わせは誰に連絡すべきかです。ベンダーに「当社との取引方法」をまとめたワンページ資料を送ることで、混乱を防ぐことができます。

第一印象を良くする

オンボーディングは、サプライヤーとの最初の本格的なやり取りです。経験が混乱していたり遅かったり不透明だと、今後の取引関係に悪影響を与える可能性があります。迅速に対応し、必要なものだけを求め、プロセスをスムーズに進めましょう。

サプライャーのオンボーディングの自動化とは？

サプライヤーのオンボーディング自動化とは、オンボーディングの手作業で繰り返し発生しやすく、ミスが起きやすい作業をソフトウェアで処理することを指します。PDF をメールでやり取りしたり、署名の取り忘れを追いかけたりする代わりに、ベンダーが必要な情報を提出できる安全なデジタルフォームやポータルを提供します。裏側では、入力内容の検証、コンプライアンスチェック、社内ワークフローの管理、システム連携などを自動で処理します。

自動化によって可能になることは以下の通りです。

• セルフサービスによるデータ回収: ベンダー自身がデジタルのオンボーディングフォームに記入し、書類をアップロードします。
  
• リアルタイム検証: システムは提出前に、未入力の項目、形式の誤り、無効な税務 ID、支払い情報の不一致などを自動でチェックします。
  
• ワークフロー経路の選定: 承認は、ベンダーの種類、支出の閾値、リスクレベルに応じて自動的にトリガーされます。
  
• 組み込みの法令遵守チェック:制裁リストとの照合、事業許可証の確認、銀行口座の所有者確認などが組み込まれています。
  
• システム連携:ベンダーが承認されると、そのデータは直接 ERP、調達システム、または買掛金 (AP) システムに反映されます。
  
• 監査記録と可視性:すべての承認、提出、変更が追跡され、タイムスタンプ付きで記録されます。
  

自動化により、プロセスはより迅速で正確になり、コンプライアンスも向上します。また、チームを疲弊させることなく、より多くのベンダーを効率的にオンボードできます。大規模なシステムを導入する必要はなく、例えばメールで送るスプレッドシートを構造化されたオンラインフォームに切り替えるだけでも、オンボーディング時間や手作業の後処理を大幅に削減できます。

最適なオンボーディングソフトウェアを選ぶには？

適切なソフトウェアを使えば、あなたにとってもベンダーにとってもオンボーディングの負担が軽くなります。チームの働き方に合い、あなたが直面している課題を解決できるツールが必要です。

以下に考慮すべき点を示します。

すでに使用しているシステムと連携することができる

優れたソフトウェアは、承認されたベンダーのデータを、ERP、AP、その他ビジネスにとって意味のあるシステムなど、必要な場所に送信します。

ベンダーはセルフサービス

最良のオンボーディング体験とは、ベンダーが PDF をメールで送ったり、どこに送ればいいか確認したり、1 週間待って項目が抜けていたことに気づく、といった手間がない状態です。優れたツールでは、ベンダーはきれいで安全なインターフェース上でフォームに入力し、書類をアップロードし、進捗を確認できます。

ワークフローにルールを組み込む

すべての会社には、支出額、リスク、地域などに応じた独自の承認ルールがあります。あなたのソフトウェアは、IT チケットを提出することなくその設定ができるべきです。高リスクのベンダーを法務チームに回す場合も、低リスクのベンダーでは追加承認を省略する場合も、ソフトウェアはチームの意思決定方法を反映する必要があります。

法令遵守のチェックが組み込まれている

ベンダーの正式名称を調べて制裁リストに載っているか確認する必要はありません。優れたオンボーディングプラットフォームは、税務 ID の確認、証明書の管理、自動リスクスコアリングを行い、記憶やスプレッドシートに頼ることなくコンプライアンスを維持できるようにします。

すべてを一箇所にまとめることが可能

すべてのフォーム、ポリシー、契約書、やり取りは 1 つのシステムにまとめるべきです。半年後に誰かが「このベンダーから保険証明を取得したことはある？」と尋ねても、メールのやり取りを掘り返す必要がない状態にしておくべきです。

使いやすい

インターフェースは、利用者が自然と使いたくなる直感的なものであり、ベンダーが説明なしで操作できるほどシンプルであるべきです。学習コストが高いもの、 20 回もクリックが必要なワークフロー、原因不明のエラーメッセージは避けましょう。

ビジネスに合わせて拡張できる

ソフトウェアは、複雑すぎたり高額になったりすることなく、事業とともにスケールできるべきです。企業規模でしか意味がないツールや、主要機能を追加料金の背後に隠しているツールには注意しましょう。

Stripe Global Payouts がお手伝いできること

Stripe Global Payouts を使えば、世界中のサプライヤーやベンダーに数分で簡単に支払いができます。受取人を作成し、単発または定期の支払いを行い、支払いの成功率を追跡できます。Stripe Global Payouts では、次のことが可能です。

• 安全に送金:Financial Connections で第三者を即座に確認し、ワンタイムパスワードによる認証で不正被害を抑え、さらに安全に送金できます。
  
• コスト削減:50か国以上に送金でき、銀行口座から複数通貨で直接支払いを行うことで、為替コストを抑えられます。
  
• 時間を節約:ユーザー名とパスワードだけで受取人の銀行情報を自動入力し、数分で資金にアクセスできるようにします。
  
• 迅速な統合:ノーコードソリューション、ホスト型フォーム、柔軟な API を活用して支払いフローを自動化し、エラーを減らしながらすぐに運用を開始できます。
  

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