El onboarding de proveedores puede ser tedioso y lento, pero también es un proceso importante para cualquier empresa que dependa de vendedores externos. El onboarding protege contra el riesgo de cumplimiento de la normativa, mantiene los pagos sin demoras y sienta las bases para relaciones saludables y a largo plazo con los proveedores.

A continuación, explicaremos cómo funciona el onboarding de proveedores y vendedores, qué debe incluir y cómo hacer que sea una experiencia positiva para todas las partes.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el onboarding de proveedores y vendedores?
  
• ¿Cuáles son los pasos clave del proceso de onboarding de proveedores?
  
• ¿Cuáles son las prácticas recomendadas para el onboarding de vendedores?
  
• ¿Qué es la automatización del onboarding de proveedores?
  
• ¿Cómo eliges el mejor software de onboarding de vendedores?
  
• ¿Cómo Stripe Global Payouts puede ayudarte?
  

¿Qué es el onboarding de proveedores y vendedores?

El onboarding de proveedores, también llamado onboarding de vendedores, es el proceso de configurar un nuevo proveedor en tus sistemas para que puedas empezar a hacer negocios con él. Esto implica recopilar información como identificaciones fiscales, datos bancarios y documentos de cumplimiento de la normativa, verificar al vendedor y asegurarse de que todos estén de acuerdo sobre las expectativas y pautas antes de intercambiar dinero o materiales. El onboarding de proveedores es la forma en que confirmas que el proveedor puede entregar lo que necesitas, que puedes pagarle de manera confiable y que no hay problemas potenciales (financieros, legales o de otro tipo) que puedan causar inconvenientes en el futuro.

El proceso puede ser rápido y sencillo o más completo, según el alcance y el riesgo del proveedor. Lleva aproximadamente tres meses en promedio completar la búsqueda del proveedor, y el onboarding agrega aún más tiempo. Un proveedor único puede necesitar solo una configuración básica de formularios y pagos, mientras que un proveedor importante puede necesitar una revisión más larga, que incluya aspectos legales, financieros, de adquisiciones y de tecnología de la información (IT).

¿Cuáles son los pasos clave del proceso de onboarding de proveedores?

Cada empresa maneja el onboarding de proveedores de manera un poco diferente, pero la mayoría sigue estos pasos centrales:

• Indicas la necesidad de un nuevo proveedor. Las adquisiciones o las finanzas confirman si el vendedor es necesario, está dentro del presupuesto y vale la pena incorporarlo al sistema.
  
• Investigas al proveedor, lo que puede implicar la comprobación de referencias, estabilidad financiera o certificaciones. Los vendedores importantes o de alto riesgo suelen pasar por revisiones más profundas, a veces con aportes legales, cumplimiento de la normativa o seguridad.
  
• Cobras los datos y documentos necesarios, incluidos los datos de la empresa, los formularios fiscales (por ejemplo, el formulario W-9 o su equivalente local), información de cuentas bancarias para pagos, licencias, certificados o comprobantes de seguros, y pólizas o códigos de conducta firmados, de ser necesario.
  
• Verificas los datos recopilados. ¿Son válidas las identificaciones fiscales? ¿La información bancaria tiene el formato correcto? ¿Falta algo? Aquí también es donde los equipos de riesgo pueden realizar revisiones de cumplimiento de la normativa (por ejemplo, listas de sanciones, comprobaciones de propiedad, verificación de seguros) antes de aprobar que el vendedor avance.
  
• Estableces un contrato que dicta precios, condiciones de pago, entregas, acuerdos de nivel de servicio y cualquier lenguaje legal específico requerido por tu organización.
  
• Agregas el vendedor a tus sistemas internos, como la planificación de recursos empresariales (ERP), las adquisiciones y las cuentas por pagar (AP). Las condiciones de pago están configuradas, los ID de vendedores están creados y los datos se asignan a herramientas posteriores para evitar la reelaboración o fragmentación más adelante.
  
• Para asociaciones más involucradas, podrías presentarle al proveedor tus herramientas o procesos. Por ejemplo, ¿sabe cómo enviar facturas y confirmar recibos de órdenes de compra? ¿Con quién debe ponerse en contacto si algo se rompe? Para los vendedores de poco contacto, este paso podría no aplicarse.
  

¿Cuáles son las prácticas recomendadas para el onboarding de vendedores?

Un buen proceso de onboarding ahorra tiempo, reduce riesgos y marca la pauta para una relación laboral exitosa.

Así es como lo hacen los equipos mejores administrados.

Usa una lista de verificación estandarizada

Comienza con una lista clara y coherente de todo lo que necesitas cobrar y verificar. Esto hace que tu procese sea auditable y repetible.

Califica a los vendedores con anticipación

Antes de pedirle a un proveedor que complete un formulario, asegúrate de que cumpla con tus requisitos mínimos. Estos pueden incluir certificaciones, restricciones geográficas, clasificaciones de diversidad o credenciales específicas del sector.

Centraliza todas las comunicaciones

Utiliza un solo portal, carpeta compartida o punto de contacto. No disperses los formularios en diferentes correos electrónicos, chats y hojas de cálculo. Todas las personas, incluido el vendedor, deben saber dónde vive el proceso, qué pasos se han completado y qué aún está pendiente.

Asigna al titular del proceso

Siempre debe haber alguien a cargo del seguimiento del onboarding de principio a fin, asegurándose de que cada paso se produzca en el momento correcto.

Automatiza las partes repetitivas

Utiliza software para validar las identificaciones fiscales, enrutar aprobaciones, seguir presentaciones y marcar los campos faltantes. Esto puede ayudar a reducir demoras, evitar errores manuales y liberar a tu equipo para una labor más valiosa.

No trates igual a todos los vendedores

Personaliza la profundidad del onboarding según el riesgo, el alcance y la complejidad del vendedor sin comprometer tus controles. Un fotógrafo independiente no necesita procesar lo mismo que un proveedor logístico principal.

Sé transparente sobre las expectativas

Aclara los detalles de la relación: cómo debe facturarte el proveedor, cuándo se efectúan los pagos y con quién deben ponerse en contacto para diferentes preguntas. Enviarle al vendedor una hoja informativa «cómo trabajar con nosotros» puede ayudar a eliminar confusiones.

Causa una buena primera impresión

El onboarding es tu primera interacción real con un proveedor. Si la experiencia es caótica, lenta u opaca, puede reflejarse de mal manera en tu futura relación laboral. Sé receptivo, pide solo lo necesario y sigue procesando.

¿Qué es la automatización del onboarding de proveedores?

La automatización del onboarding de proveedores es el uso de software para manejar las partes manuales, repetitivas y propensas a errores del onboarding. En lugar de enviar correos electrónicos a PDF de un lado a otro y perseguir las firmas faltantes, proporcionas un formulario o portal digital seguro donde tus vendedores pueden enviar todo el material. Detrás de escena, se encarga de la validación, comprobaciones de cumplimiento de la normativa, flujos de trabajo internos e integración del sistema.

Esto es lo que la automatización puede habilitar:

• Cobro de datos de autoservicio: los vendedores completan formularios de onboarding digital y cargan ellos mismos los documentos.
  
• Validación en tiempo real: el sistema verifica si faltan campos, formatos incorrectos, identificaciones de impuesto no válidas o información de pago no coincidente antes de su envío.
  
• Enrutamiento del flujo de trabajo: las aprobaciones se activan de forma automática de acuerdo con el tipo de vendedor, los umbrales de gasto o el nivel de riesgo.
  
• Controles integrados del cumplimiento de la normativa: revisión de listas de sanciones, verificación de licencias de empresas, validación de titularidad de cuentas bancarias, etc.
  
• Integración del sistema: una vez que se aprueba un vendedor, sus datos fluyen directamente a tus sistemas de ERP, adquisiciones o cuentas por pagar.
  
• Registros de auditoría y visibilidad: cada aprobación, envío y cambio se rastrea y marca la hora.
  

La automatización hace que el proceso sea más rápido, preciso y cumpla con la normativa. También te permite incorporar a más personas sin agotar a tu equipo. No necesitas un sistema masivo para empezar: incluso pequeñas actualizaciones, como el cambio de hojas de cálculo enviadas por correo electrónico a un formulario en línea estructurado, pueden minimizar el tiempo de onboarding y la limpieza de forma drástica.

¿Cómo eliges el mejor software de onboarding de vendedores?

El software adecuado hace que el onboarding sea menos doloroso para ti y para el vendedor. Necesitas una herramienta que se adapte a la forma en que funciona tu equipo y resuelva el problema que estás experimentando.

Esto es lo que debes buscar.

Se integra en los sistemas que ya usas

Un buen software debe enviar datos de vendedores aprobados a donde sea necesario: tu ERP, AP y cualquier otro sistema que tenga sentido para tu empresa.

Es de autoservicio para los vendedores

La mejor experiencia de onboarding es aquella en la que los vendedores no tienen que enviar un PDF por correo electrónico, preguntar a dónde enviarlo y esperar una semana para averiguar que falta un campo. Una buena herramienta les brinda una interfaz limpia y segura donde pueden completar formularios, cargar documentación y seguir el progreso.

Puedes incorporar reglas al flujo de trabajo

Cada empresa tiene su propia lógica de aprobación, por gasto, riesgo o región. Tu software debe permitirte configurarlo sin declaración fiscal de un ticket de IT. Ya sea que eso signifique enrutamiento de un vendedor de alto riesgo a tu equipo legal u omisión de aprobaciones adicionales para un vendedor de bajo riesgo, el software debe reflejar cómo tu equipo toma decisiones.

Incorpora comprobaciones de cumplimiento de la normativa

No deberías buscar el nombre legal de un vendedor para ver si está en una lista de sanciones. Una plataforma de onboarding sólida se encarga de verificar la identificación fiscal, el seguimiento de certificados y la puntuación de riesgo automatizada, por lo que no dependes de la memoria ni de una hoja de cálculo para cumplir con la normativa.

Mantiene todo en un solo lugar

Todos los formularios, pólizas, contratos y comunicaciones deben estar activos en un solo sistema. Si alguien pregunta dentro de seis meses: «¿Alguna vez cobramos comprobantes de seguro de este vendedor?», no deberías tener que buscar en hilos de correo electrónico para averiguarlo.

Es fácil de usar

La interfaz debe ser lo suficientemente intuitiva como para que las personas quieran usarla y simple como para que los vendedores no necesiten orientación. Evita cualquier cosa con curvas de aprendizaje pronunciadas, flujos de trabajo que requieran 20 clics y mensajes de error misteriosos.

Se adapta a tu empresa

El software debe crecer contigo sin volverse demasiado complejo o costoso. Presta atención a las herramientas que solo tienen sentido a nivel empresarial o que bloquean las funcionalidades principales detrás de una venta adicional.

Cómo Stripe Global Payouts puede ayudarte

Stripe Global Payouts te permite pagar fácilmente a proveedores y vendedores de todo el mundo en cuestión de minutos. Crea destinatarios, envía pagos únicos o recurrentes y sigue las tasas de éxito de transferencias (a cuenta bancaria). Stripe Global Payouts puede ayudarte con lo siguiente:

• Enviar dinero de forma segura: verifica de forma instantánea a terceros con Financial Connections y reduce las pérdidas por fraude con verificaciones de contraseñas únicas para un nivel más de seguridad.
  
• Reducir costos: envía dinero a más de 50 países y reduce los costos de cambio de divisas al proporcionar fondos para transferencias (a cuenta bancaria) en múltiples monedas directamente de tu cuenta bancaria.
  
• Ahorrar tiempo: completa de manera automática los datos bancarios de los destinatarios con solo un nombre de usuario y una contraseña, y proporciona acceso al dinero en cuestión de minutos.
  
• Integrar rápidamente: pasa a modo activo con soluciones sin código, formularios presentados o interfaces flexibles de programación de solicitudes (API) que automatizan los flujos de transferencias (a cuenta bancaria) y reducen los errores.
  

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