供应商入驻流程可能既繁琐又缓慢。但对于任何依赖外部供应商的商家来说，这一流程都极为重要。供应商入驻可防范合规风险，保持支付顺畅，并为健康、长期的供应商关系奠定基础。

下面，我们将详细解释供应商入驻流程，应该包括哪些内容，以及如何让各方都有良好的体验。

本文内容

• 什么是供应商入驻？
  
• 供应商入驻流程包含哪些关键步骤？
  
• 供应商入驻的最佳实践是什么？
  
• 什么是供应商入驻自动化？
  
• 如何选择最佳供应商入驻软件？
  
• Stripe Global Payouts 如何提供帮助
  

什么是供应商入驻？

供应商入驻是指在系统中设置新供应商，以便您开始与其开展业务的流程。这包括收集税号、银行账户详情和合规性文件等信息，审查供应商，并确保各方在进行任何金钱或材料交换之前就预期和准则达成一致。供应商入驻是您确认供应商能够提供您所需要的产品、您能够可靠地支付货款，以及不存在任何可能导致未来出现问题的潜在财务、法律或其他问题的过程。

流程可以快速简便，也可以更加全面，具体取决于供应商的业务范围和风险。完成供应商搜索平均需要三个月的时间，而入驻流程则会耗时更长。一次性供应商可能只需要填写基本表格并设置付款方式，而主要供应商则可能需要更长时间的审查，涵盖法律、财务、采购和信息技术 (IT) 等环节。

供应商入驻流程包含哪些关键步骤？

每家公司处理供应商入驻的方式略有不同，但整体遵循以下核心步骤：

• 提出需要新供应商。采购部或财务部确认是否确有必要，是否在预算范围内，是否值得引入系统。
  
• 审查供应商。这可能包括查看推荐信、财务稳定性或认证。重要或高风险供应商通常要经过更深入的审查，有时包括法律、合规性或安全方面的意见。
  
• 收集必要的数据和文件，包括商家详情、税表（如 W-9 或本地同等表格）、支付用的银行账户信息、许可、证书或保险证明，以及已签署的政策或行为准则（如需要）。
  
• 检查收集的数据。税号是否有效？银行信息格式是否正确？是否有遗漏？风险团队在批准供应商继续推进之前，也可能会进行合规性审查（例如，制裁名单、所有权检查、保险验证）。
  
• 签订一份合同，规定定价、支付条款、交付成果、服务水平协议以及组织所需的任何特定法律语言。
  
• 将供应商添加到企业资源规划 (ERP)、采购和应付账款 (AP) 等内部系统中。配置支付条款，创建供应商 ID，并将数据映射到下游工具，以防止日后出现返工或碎片化。
  
• 对于涉及面更广的合作，您可以向供应商介绍您的工具或流程。例如，其是否知道如何提交账单和确认采购订单？出现问题时应该联系谁？对于接触不多的供应商，这一步可能并不适用。
  

供应商入驻的最佳实践是什么？

顺畅的入驻流程可以节省时间、降低风险，并为成功的工作关系奠定基调。

以下是最佳运营团队的做法。

使用标准检查表

首先，列出一份清晰一致的清单，列出所有需要收集和验证的信息。这样，您的流程将具有可审计性和可重复性。

尽早对供应商进行资格预审

在要求供应商填写任何表格之前，请确保其符合您的最低要求。这些要求可能包括认证、地域限制、多样性分类或特定行业证书。

集中管理所有通信

使用单一门户、共享文件夹或联络点。请勿将表格分散在不同的邮箱、聊天工具和电子表格中。包括供应商在内的各方均应了解流程的进展，哪些步骤已完成，哪些步骤尚未完成。

指定流程负责人

应安排专人负责从头到尾跟踪入驻流程，确保每一步的时间正确无误。

实现重复性工作自动化

使用软件验证税号、引向审批、跟踪提交情况并标记缺失字段。这有助于减少延误、避免人工错误，并让您的团队腾出时间从事更有价值的工作。

不要对每个供应商一视同仁

根据供应商的风险、业务范围和复杂程度自定义入驻深度，同时不影响您的控制。自由摄影师不需要与核心物流供应商同样的流程。

期望要透明

明确合作关系的细节：供应商应如何向您开具账单，何时支付款项，以及遇到不同问题时应联系谁。向供应商发送一份“与我们合作的方式”的单页有助于消除困惑。

留下良好的第一印象

入驻是您与供应商的第一次真正互动。如果入驻体验混乱、缓慢或不透明，就会对你们后续的工作关系产生不良影响。要积极响应，仅提出必要的要求，并保持流程顺畅。

什么是供应商入驻自动化？

供应商入驻自动化是指使用软件来处理入驻过程中需要手动处理、重复且容易出错的部分。您无需来回发送 PDF 邮件并催促补上缺失的签名，而是提供一个安全的数字表单或门户网站，以便您的供应商提交所有材料。在后台，软件会处理验证、合规性检查、内部工作流程和系统集成。

自动化能实现以下功能：

• 自助式数据收集： 供应商自行填写数字入驻表并上传文件。
  
• 实时验证： 系统会在提交前检查是否存在缺失的字段、不正确的格式、无效的税号或不匹配的支付信息。
  
• 工作流路由： 基于供应商类型、支出阈值或风险等级自动触发批准。
  
• 内置合规性检查： 内置制裁名单筛选、营业执照验证、银行账户所有权验证等功能。
  
• 系统集成： 供应商一经批准，其数据就会直接进入企业资源规划 (ERP)、采购或 AP 系统。
  
• 审计跟踪和可见性： 每一项批准、提交和更改均可追踪并带有时间戳。
  

自动化使流程更快、更准确、更合规。它还能让您吸纳更多人才，而不会让团队精疲力竭。您无需构建庞大的系统即可开始：即使是小规模的升级，例如从通过电子邮件发送电子表格转换为结构化的在线表格，也能最大限度地减少入驻时间和清理工作。

如何选择最佳供应商入驻软件？

合适的软件可以减轻您和供应商的入驻流程负担。您需要一款适合您团队工作方式并能解决您遇到的问题的工具。

以下是需要关注的要点。

其能与您已在使用的系统集成

好的软件应将已批准的供应商数据发送到任何需要的地方：ERP、AP 以及其他任何对您的业务有意义的系统。

供应商可自助处理

最佳的入驻体验是，供应商无需通过电子邮件发送 PDF 文件，询问发送地址，然后等待一周才发现缺少某个字段。一个好的工具应该为他们提供一个简洁、安全的界面，方便他们填写表单、上传文档并跟踪进度。

您可在工作流程中建立规则

每家公司都有自己的审批逻辑——视支出、风险或区域而定。您的软件应该允许您无需填报 IT 工单即可设置逻辑。无论是将高风险供应商转交给法务团队，还是跳过对低风险供应商的额外审批，软件都应反映出您团队的决策方式。

其包含合规性检查

您无需查找供应商的法定名称即可确定其是否在制裁名单上。强大的入驻平台可以处理税号验证、证书追踪和自动风险评分，因此您无需依赖记忆或电子表格来保持合规性。

其将所有内容集中于一处

所有表格、保单、合同和通讯均应集中管理。如果六个月后有人询问：“我们是否曾收取过该供应商的保险证明？”，您就不必费力翻遍电子邮件来查找答案。

易于使用

界面应足够直观，方便用户使用；同时也应该足够简洁，让供应商无需指导即可使用。避免任何学习难度高、需要点击 20 次的工作流程以及莫名其妙的错误信息。

其随您的业务发展而扩展

软件应能够随着您规模的扩大而扩展，而不会变得过于复杂或昂贵。请注意那些仅适用于企业级规模的工具，或者在追加销售后才可使用核心功能的工具。

Stripe Global Payouts 如何提供帮助

Stripe Global Payouts 可让您在几分钟内轻松向世界各地的供应商付款。创建收款人、发送一次性或定期提现，并跟踪提现成功率。Stripe Global Payouts 可以帮助您：

• 安全发送汇款： 使用 Financial Connections 即时验证第三方并通过一次性密码验证增强安全防护，从而减少欺诈损失。
  
• 降低成本： 全球跨境打款，直连您的银行账户，覆盖 50+ 国家/地区，多币种支持，更低外汇费用。
  
• 节省时间： 只需输入用户名和密码，即可自动填充收款人的银行账户详情，并在几分钟内提供资金使用服务。
  
• 快速集成： 使用无代码解决方案、托管表单或灵活的应用程序编程接口 (API)，实现提现流程自动化并减少错误。
  

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