L’inscription des fournisseurs peut être fastidieuse et lente. Mais c’est aussi un processus important for toute entreprise qui dépend de fournisseurs externes. L’inscription des fournisseurs protège contre les risques de non-conformité, assure la fluidité des paiements et jette les bases de relations saines et à long terme avec les fournisseurs.

Ci-dessous, nous expliquerons le fonctionnement de l’inscription des fournisseurs, ce qu’elle devrait inclure et comment en faire une expérience positive pour toutes les parties.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce que l’inscription des fournisseurs?
  
• Quelles sont les étapes clés du processus d’inscription des fournisseurs?
  
• Quelles sont les bonnes pratiques en matière d’inscription des fournisseurs?
  
• Qu’est-ce que l’automatisation de l’inscription des fournisseurs?
  
• Comment choisir le meilleur logiciel d’inscription des fournisseurs?
  
• Comment Stripe Global Payouts peut-il vous aider?
  

Qu’est-ce que l’inscription des fournisseurs?

L’inscription des fournisseurs est le processus de configuration d’un nouveau fournisseur dans vos systèmes afin de pouvoir commencer à faire affaire avec lui. Cela implique de recueillir des informations telles que les numéros d’identification fiscale, les coordonnées bancaires et les documents de conformité, de vérifier le fournisseur et de s’assurer que tout le monde s’entend sur les attentes et les lignes directrices avant tout échange d’argent ou de matériel. L’inscription des fournisseurs est la façon de confirmer que le fournisseur peut livrer ce dont vous avez besoin, que vous pouvez le payer de manière fiable et qu’il n’y a aucun problème potentiel, qu’il soit financier, juridique ou autre, qui pourrait causer des problèmes à l’avenir.

Le processus peut être rapide et simple ou plus complet, selon l’envergure et le risque du fournisseur. Il faut en moyenne trois mois pour effectuer une recherche de fournisseur, et le processus d’inscription ajoute encore plus de temps. Un fournisseur ponctuel peut n’avoir besoin que d’un formulaire de base et d’une configuration de paiement, tandis qu’un fournisseur majeur peut nécessiter un examen plus long, incluant les services juridiques, financiers, d’approvisionnement et des technologies de l’information (TI).

Quelles sont les étapes clés du processus d’inscription des fournisseurs?

Chaque entreprise gère l’inscription des fournisseurs un peu différemment, mais la plupart suivent ces étapes fondamentales :

• Vous signalez le besoin d’un nouveau fournisseur. Le service de l’approvisionnement ou des finances confirme si le fournisseur est nécessaire, s’il respecte le budget et s’il vaut la peine de l’intégrer au système.
  
• Vous vérifiez le fournisseur. Cela peut impliquer de vérifier des références, la stabilité financière ou des certifications. Les fournisseurs importants ou à haut risque passent souvent par des examens plus approfondis à ce stade, impliquant parfois les services juridiques, de conformité ou de sécurité.
  
• Vous recueillez les données et les documents nécessaires, y compris les renseignements sur l’entreprise, les formulaires fiscaux (p. ex., le formulaire W-9 ou un équivalent local), les informations de compte bancaire pour les paiements, les licences, les certificats ou les preuves d’assurance, et les politiques ou codes de conduite signés, si nécessaire.
  
• Vous vérifiez les données recueillies. Les numéros d’identification fiscale sont-ils valides? Les informations bancaires sont-elles correctement formatées? Manque-t-il quelque chose? C’est également à ce stade que les équipes de gestion des risques peuvent effectuer des vérifications de conformité (p. ex., listes de sanctions, vérifications de propriété, vérification d’assurance) avant d’approuver le fournisseur.
  
• Vous établissez un contrat qui dicte la tarification, les conditions de paiement, les produits livrables, les ententes de niveau de service et toute mention juridique particulière requise par votre organisation.
  
• Vous ajoutez le fournisseur à vos systèmes internes, tels que le système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), le service de l’approvisionnement et les comptes fournisseurs (AP). Les conditions de paiement sont configurées, les identifiants de fournisseur sont créés et les données sont mappées aux outils en aval pour éviter de devoir recommencer le travail ou de fragmenter l’information plus tard.
  
• Dans le cas de partenariats plus complexes, vous pourriez présenter vos outils ou processus au fournisseur. Par exemple, sait-il comment soumettre des factures et accuser réception des bons de commande? Qui doit-il contacter en cas de problème? Pour les fournisseurs avec lesquels les interactions sont limitées, cette étape pourrait ne pas s’appliquer.
  

Quelles sont les bonnes pratiques en matière d’inscription des fournisseurs?

Un excellent processus d’inscription permet de gagner du temps, de réduire les risques et de donner le ton à une relation de travail fructueuse.

Voici comment les équipes les mieux gérées s’y prennent.

Utilisez une liste de vérification normalisée

Commencez par une liste claire et cohérente de tout ce que vous devez recueillir et vérifier. Cela rend votre processus vérifiable et reproductible.

Présélectionnez les fournisseurs rapidement

Avant de demander à un fournisseur de remplir des formulaires, assurez-vous qu’il répond à vos exigences minimales. Celles-ci peuvent inclure des certifications, des restrictions géographiques, des classifications de diversité ou des titres de compétences propres à un secteur.

Centralisez toutes les communications

Utilisez un portail unique, un dossier partagé ou un point de contact. Ne dispersez pas les formulaires dans différents courriels, clavardages et feuilles de calcul. Tout le monde, y compris le fournisseur, doit savoir où se trouve le processus, quelles étapes ont été franchies et ce qui reste à faire.

Désignez un responsable du processus

Il devrait toujours y avoir une personne chargée de suivre l’inscription du début à la fin, en s’assurant que chaque étape se déroule au bon moment.

Automatisez les tâches répétitives

Utilisez un logiciel pour valider les numéros d’identification fiscale, acheminer les approbations, suivre les soumissions et signaler les champs manquants. Cela peut aider à réduire les retards, à éviter les erreurs manuelles et à libérer votre équipe pour un travail plus utile.

Ne traitez pas tous les fournisseurs de la même manière

Personnalisez le niveau d’inscription en fonction du risque, de l’envergure et de la complexité du fournisseur sans compromettre vos contrôles. Un photographe indépendant n’a pas besoin du même processus qu’un fournisseur de services logistiques de base.

Soyez transparent quant aux attentes

Clarifiez les détails de la relation : comment le fournisseur doit vous facturer, quand les paiements sont effectués et qui il doit contacter pour différentes questions. Envoyer au fournisseur un document d’une page intitulé « Comment travailler avec nous » peut aider à éliminer la confusion.

Faites une bonne première impression

L’inscription est votre première véritable interaction avec un fournisseur. Si l’expérience est chaotique, lente ou opaque, cela peut nuire à votre future relation de travail. Soyez réactif, ne demandez que ce qui est nécessaire et maintenez le processus en mouvement.

Qu’est-ce que l’automatisation de l’inscription des fournisseurs?

L’automatisation de l’inscription des fournisseurs consiste à utiliser un logiciel pour gérer les tâches manuelles, répétitives et sujettes aux erreurs du processus d’inscription. Au lieu d’échanger des documents PDF par courriel et de courir après les signatures manquantes, vous fournissez un formulaire ou un portail numérique sécurisé où vos fournisseurs peuvent soumettre tous les documents nécessaires. En arrière-plan, le système gère la validation, les vérifications de conformité, les processus internes et l’intégration des systèmes.

Voici ce que l’automatisation peut permettre :

• Collecte de données en libre-service : Les fournisseurs remplissent eux-mêmes des formulaires d’inscription numériques et téléversent des documents.
  
• Validation en temps réel : Le système vérifie les champs manquants, les formats incorrects, les numéros d’identification fiscale invalides ou les informations de paiement non concordantes avant la soumission.
  
• Acheminement des processus : Les approbations sont déclenchées automatiquement en fonction du type de fournisseur, des seuils de dépenses ou du niveau de risque.
  
• Vérifications de conformité intégrées : La vérification des listes de sanctions, de la licence d’exploitation, de la propriété du compte bancaire, et plus encore, est intégrée.
  
• Intégration des systèmes : Une fois qu’un fournisseur est approuvé, ses données sont directement transférées dans vos systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), d’approvisionnement ou de comptes fournisseurs (AP).
  
• Pistes d’audit et visibilité : Chaque approbation, soumission et modification fait l’objet d’un suivi et d’un horodatage.
  

L’automatisation rend le processus plus rapide, plus précis et plus conforme. Elle vous permet également d’intégrer plus de personnes sans épuiser votre équipe. Vous n’avez pas besoin d’un système massif pour commencer : même de petites améliorations, comme le passage de feuilles de calcul envoyées par courriel à un formulaire en ligne structuré, peuvent réduire considérablement le temps d’inscription et de nettoyage.

Comment choisir le meilleur logiciel d’inscription des fournisseurs?

Le bon logiciel rend l’inscription moins pénible pour vous et pour le fournisseur. Vous avez besoin d’un outil qui s’adapte à la façon de travailler de votre équipe et qui résout le problème que vous rencontrez.

Voici ce qu’il faut rechercher.

Il s’intègre aux systèmes que vous utilisez déjà

Un bon logiciel doit envoyer les données approuvées des fournisseurs là où elles doivent aller : votre système de planification des ressources de l’entreprise (ERP), vos comptes fournisseurs (AP) et tout autre système pertinent pour votre entreprise.

Il est en libre-service pour les fournisseurs

La meilleure expérience d’inscription est celle où les fournisseurs n’ont pas à envoyer un document PDF par courriel, à demander où l’envoyer, puis à attendre une semaine pour découvrir qu’il manque un champ. Un bon outil leur offre une interface claire et sécurisée où ils peuvent remplir des formulaires, téléverser des documents et suivre l’avancement du processus.

Vous pouvez intégrer des règles dans le processus

Chaque entreprise a sa propre logique d’approbation, que ce soit par dépense, par risque ou par région. Votre logiciel devrait vous permettre de configurer cela sans avoir à soumettre un billet de soutien au service des TI. Que ce soit pour acheminer un fournisseur à haut risque vers votre équipe juridique ou pour sauter des approbations supplémentaires pour un fournisseur à faible risque, le logiciel doit refléter la façon dont votre équipe prend ses décisions.

Il intègre des vérifications de conformité

Vous ne devriez pas avoir à chercher le nom juridique d’un fournisseur pour voir s’il figure sur une liste de sanctions. Une plateforme d’inscription robuste gère la vérification du numéro d’identification fiscale, le suivi des certificats et l’évaluation automatisée des risques afin que vous n’ayez pas à vous fier à votre mémoire ou à une feuille de calcul pour rester en conformité.

Il centralise tout

Tous les formulaires, politiques, contrats et communications devraient se trouver dans un seul système. Si quelqu’un demande dans six mois : « Avons-nous déjà recueilli la preuve d’assurance de ce fournisseur? », vous ne devriez pas avoir à fouiller dans des fils de courriels pour le savoir.

Il est facile à utiliser

L’interface doit être suffisamment intuitive pour que les gens veuillent l’utiliser, et assez simple pour que les fournisseurs n’aient pas besoin d’être guidés. Évitez tout ce qui a une courbe d’apprentissage abrupte, des processus qui nécessitent 20 clics et des messages d’erreur mystérieux.

Il évolue avec votre entreprise

Le logiciel devrait pouvoir se développer avec vous sans devenir excessivement complexe ou coûteux. Méfiez-vous des outils qui ne sont logiques qu’à un volume d’entreprise ou qui verrouillent des fonctionnalités de base derrière une vente incitative.

Comment Stripe Global Payouts peut-il vous aider?

Stripe Global Payouts vous permet de payer facilement des fournisseurs du monde entier en quelques minutes. Créez des destinataires, envoyez des versements ponctuels ou récurrents et suivez les taux de réussite des versements. Stripe Global Payouts peut vous aider à :

• Envoyer de l’argent en toute sécurité : Vérifiez instantanément des tiers avec Financial Connections et réduisez les pertes dues à la fraude grâce à des vérifications par mot de passe à usage unique (OTP) pour une sécurité accrue.
  
• Réduire les coûts : Envoyez de l’argent dans plus de 50 pays et diminuez les frais de change en finançant les versements en plusieurs devises directement à partir de votre compte bancaire.
  
• Gagner du temps : Remplissez automatiquement les coordonnées bancaires des destinataires avec seulement un nom d’utilisateur et un mot de passe, et donnez accès à l’argent en quelques minutes.
  
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