กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์อาจยุ่งยากและเชื่องช้า แต่ก็เป็นกระบวนการสำคัญสำหรับธุรกิจที่พึ่งพาผู้ให้บริการภายนอก กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์ช่วยป้องกันความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ช่วยให้การชำระเงินดำเนินไปอย่างราบรื่น และเป็นรากฐานในการสร้างสายสัมพันธ์อันยาวนานกับซัพพลายเออร์

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการทำงานอย่างไร ควรมีอะไรบ้าง และจะทำให้ทุกฝ่ายได้รับประสบการณ์ที่ดีได้อย่างไร

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการคืออะไร
  
• ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์มีอะไรบ้าง
  
• แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ให้บริการคืออะไร
  
• ระบบอัตโนมัติในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์คืออะไร
  
• คุณจะเลือกซอฟต์แวร์กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ให้บริการที่ดีที่สุดได้อย่างไร
  
• Stripe Global Payouts จะช่วยได้อย่างไร
  

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการคืออะไร

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์ หรือที่เรียกว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ให้บริการ คือการตั้งค่าซัพพลายเออร์ใหม่ในระบบของคุณ เพื่อให้คุณเริ่มทำธุรกิจกับซัพพลายเออร์รายดังกล่าวได้ ซึ่งรวมถึงการเก็บรวบรวมข้อมูล เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี รายละเอียดธนาคาร และเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมทั้งการเลือกสรรผู้ให้บริการและการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายมีความคาดหวังและแนวทางปฏิบัติตรงกันก่อนที่จะมีการแลกเปลี่ยนเงินหรือสิ่งใดๆ กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์คือวิธีการยืนยันว่าซัพพลายเออร์สามารถมอบสิ่งที่คุณต้องการได้ ส่วนคุณก็สามารถชำระเงินได้อย่างน่าเชื่อถือ และจะไม่มีประเด็นใดๆ ที่อาจเป็นปัญหาในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นปัญหาทางการเงิน กฎหมาย หรืออื่นๆ

กระบวนการดำเนินการอาจรวดเร็วและเรียบง่าย หรืออาจเป็นไปในลักษณะที่ครอบคลุม อยู่กับขอบเขตงานและความเสี่ยงของซัพพลายเออร์ โดยเฉลี่ยแล้วจะใช้เวลาประมาณ 3 เดือนโดยเฉลี่ยในการค้นหาซัพพลายเออร์ จากนั้นกระบวนการเริ่มต้นใช้งานก็จะใช้เวลาต่อไปอีก ผู้ให้บริการที่ให้บริการแบบครั้งเดียวใช้เพียงแค่แบบฟอร์มพื้นฐานและการตั้งค่าการชำระเงินก็อาจเพียงพอ ในขณะที่ซัพพลายเออร์รายใหญ่อาจต้องมีการ ตรวจสอบนานขึ้น ซึ่งรวมถึงในเรื่องของกฎหมาย การเงิน การจัดซื้อ และเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT)

ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์มีอะไรบ้าง

ทุกบริษัทมีวิธีจัดกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์แตกต่างกันไป แต่ส่วนใหญ่จะทำตามขั้นตอนหลักต่อไปนี้

• คุณแจ้งความจำเป็นในการหาซัพพลายเออร์รายใหม่ ฝ่ายจัดซื้อหรือฝ่ายการเงินจะยืนยันว่าผู้ให้บริการรายใหม่นั้นจำเป็นต้องมีหรือไม่ มีค่าใช้จ่ายอยู่ในงบประมาณที่กำหนดหรือไม่ และคุ้มค่าที่จะนำเข้ามาในระบบหรือไม่
  
• คุณสรรหาซัพพลายเออร์ ในขั้นตอนนี้อาจต้องตรวจสอบข้อมูลอ้างอิง ความมั่นคงทางการเงิน หรือใบรับรองด้วย ผู้ให้บริการรายสำคัญหรือผู้ให้บริการที่มีความเสี่ยงสูงมักจะต้องผ่านการตรวจสอบที่เข้มงวดยิ่งขึ้นในส่วนนี้ โดยบางครั้งอาจรวมถึงการตรวจสอบในเรื่องของกฎหมาย การปฏิบัติตามข้อกำหนด และข้อมูลด้านความปลอดภัย
  
• คุณเก็บข้อมูลและเอกสารที่จำเป็น ซึ่งรวมถึงรายละเอียดธุรกิจ แบบฟอร์มภาษี (เช่น W-9 หรือแบบฟอร์มที่เทียบเท่าในท้องถิ่น) ข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับการชำระเงิน ใบอนุญาต ใบรับรอง หรือหลักฐานการประกันภัย และนโยบายหรือหลักจรรยาบรรณที่มีการลงนามแล้ว (หากจำเป็น)
  
• คุณตรวจสอบข้อมูลที่เก็บรวบรวมมา เช่น หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีถูกต้องหรือไม่ ข้อมูลธนาคารได้รับการจัดรูปแบบอย่างถูกต้องหรือไม่ มีข้อมูลที่ขาดหายไปหรือไม่ ขั้นตอนนี้ยังเป็นจุดที่ทีมดูแลความเสี่ยงอาจทำการคัดกรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด (เช่น ตรวจสอบรายการคว่ำบาตร พิสูจน์ความเป็นเจ้าของ ยืนยันการประกันภัย) ก่อนจะอนุมัติให้ผู้ให้บริการดำเนินการต่อ
  
• คุณจัดทำสัญญาที่ระบุค่าบริการ ข้อกำหนดการชำระเงิน งานที่ต้องส่ง ข้อตกลงระดับบริการ และถ้อยคำทางกฎหมายที่เฉพาะเจาะจงตามความจำเป็นขององค์กรคุณ
  
• คุณเพิ่มผู้ให้บริการลงในระบบภายใน เช่น ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP), ระบบจัดซื้อ และระบบบัญชีเจ้าหนี้ (AP) โดยจะมีการวางข้อกำหนดการชำระเงิน สร้าง ID ผู้ให้บริการ และแมปข้อมูลกับเครื่องมือในลำดับถัดไปเพื่อป้องกันไม่ให้ต้องมาทำงานซ้ำสองหรือกระจายงานอีกในภายหลัง
  
• หากความร่วมมือเป็นไปอย่างใกล้ชิด คุณอาจแนะนำเครื่องมือหรือกระบวนการทำงานของคุณให้ซัพพลายเออร์ก็ได้ ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์ทราบวิธีส่งใบแจ้งหนี้และรับคำสั่งซื้อหรือไม่ และควรติดต่อใครเมื่อเกิดข้อผิดพลาด ส่วนหากเป็นผู้ให้บริการที่ติดต่อกันไม่มาก อาจไม่ต้องใช้ขั้นตอนนี้ก็ได้
  

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ให้บริการคืออะไร

ขั้นตอนกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ยอดเยี่ยมจะช่วยประหยัดเวลา ลดความเสี่ยง และสร้างบรรยากาศให้เกิดความสัมพันธ์ด้านการทำงานที่ประสบความสำเร็จ

วิธีที่ทีมที่ยอดเยี่ยมใช้กันมีดังนี้

ใช้รายการตรวจสอบที่เป็นมาตรฐาน

เริ่มต้นด้วยการกำหนดรายการข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นต้อง เก็บและตรวจสอบยืนยัน โดยทุกอย่างต้องชัดเจนและสอดคล้องกัน เพื่อให้การดำเนินงานของคุณสามารถตรวจสอบและทำซ้ำได้

กำหนดคุณสมบัติของผู้ให้บริการตั้งแต่เนิ่นๆ

ก่อนที่จะขอให้ซัพพลายเออร์กรอกแบบฟอร์มใดๆ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์มีคุณสมบัติตรงตามข้อกำหนดขั้นต่ำของคุณ ซึ่งอาจหมายถึงเรื่องใบรับรอง ข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ การจำแนกความหลากหลาย หรือการรับรองเฉพาะทางของอุตสาหกรรม

รวมการสื่อสารทั้งหมดไว้ในที่เดียว

ใช้พอร์ทัล โฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกัน หรือจุดติดต่อเพียงแห่งเดียว อย่ากระจายแบบฟอร์มผ่านอีเมล แชท และสเปรดชีตต่างๆ ทุกฝ่ายรวมถึงผู้ให้บริการควรทราบว่ากระบวนการดำเนินไปถึงขั้นตอนใดแล้ว ขั้นตอนใดเสร็จสมบูรณ์แล้วบ้าง และยังเหลือขั้นตอนใดบ้าง

กำหนดผู้รับผิดชอบขั้นตอน

ต้องมีผู้ติดตามดูแลกระบวนการเริ่มต้นใช้งานตั้งแต่ต้นจนจบเสมอเพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละขั้นตอนจะเกิดขึ้นในเวลาที่เหมาะสม

เปลี่ยนงานที่ต้องทำซ้ำเป็นงานอัตโนมัติ

ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อตรวจสอบหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ส่งข้อมูลเข้ารับการอนุมัติ ติดตามเอกสารที่ส่ง และระบุข้อมูลที่ยังไม่ได้กรอกในช่อง ซึ่งจะช่วยลดความล่าช้า หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดจากการดำเนินการด้วยตนเอง และช่วยให้ทีมของคุณมีอิสระและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ไม่ปฏิบัติต่อผู้ให้บริการเหมือนกันทุกราย

ปรับแต่งความละเอียดของกระบวนการเริ่มต้นใช้งานให้เหมาะกับความเสี่ยง ขอบเขตงาน และความซับซ้อนของผู้ให้บริการ โดยต้องไม่กระทบต่ออำนาจการควบคุมของคุณ เช่น ช่างภาพฟรีแลนซ์ย่อมไม่จำเป็นต้องใช้กระบวนการเดียวกันกับผู้ให้บริการโลจิสติกส์รายหลัก

ตั้งความคาดหวังอย่างโปร่งใส

อธิบายรายละเอียดของความสัมพันธ์ให้ชัดเจน: ผู้ให้บริการควรส่งใบแจ้งหนี้ให้คุณอย่างไร ควรดำเนินการชำระเงินเมื่อไร และควรติดต่อใครหากมีข้อสงสัยต่างๆ การส่งข้อมูลสรุป "วิธีการทำงานกับเรา" ในหนึ่งหน้าให้ผู้ให้บริการอาจช่วยลดความสับสนในจุดนี้ได้

สร้างความประทับใจแรกที่ดี

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานถือเป็นการโต้ตอบครั้งแรกกับซัพพลายเออร์ของคุณ หากประสบการณ์ที่ได้รับมีความวุ่นวาย เชื่องช้า หรือไม่ชัดเจน อาจส่งผลเสียต่อความสัมพันธ์ด้านการทำงานในอนาคตของคุณ โปรดตอบสนองให้ทันท่วงทีและร้องขอเฉพาะข้อมูลที่จำเป็น และดูแลให้งานดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง

ระบบอัตโนมัติในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์คืออะไร

กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับซัพพลายเออร์คือการใช้ซอฟต์แวร์เพื่อจัดการกับส่วนต่างๆ ของกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง มีความซ้ำซ้อน และมีแนวโน้มเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย แทนที่จะส่งไฟล์ PDF กลับไปกลับมาและคอยตามลายเซ็นที่ขาดหายไป คุณก็เพียงแค่มอบแบบฟอร์มหรือพอร์ทัลแบบดิจิทัลที่ปลอดภัยซึ่งผู้ให้บริการของคุณสามารถใช้เพื่อส่งเอกสารทั้งหมดได้ โดยระบบเบื้องหลังจะจัดการเรื่องการตรวจสอบความถูกต้อง การปฏิบัติตามข้อกำหนด ขั้นตอนการทำงานภายใน และการผสานการทำงานของระบบให้

สิ่งที่ระบบอัตโนมัติสามารถทำให้เกิดขึ้นได้มีดังนี้

• การเรียกเก็บข้อมูลแบบให้ดำเนินการด้วยตนเอง ผู้ให้บริการกรอกแบบฟอร์มเริ่มต้นใช้งานแบบดิจิทัลแล้วอัปโหลดเอกสารด้วยตัวเอง
  
• การตรวจสอบแบบเรียลไทม์: ระบบตรวจสอบหาช่องที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูล รูปแบบที่ใช้ไม่ได้ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีที่ไม่ถูกต้อง หรือข้อมูล การชำระเงินที่ไม่ตรงกันก่อนที่จะส่งแบบฟอร์ม
  
• การกำหนดเส้นทางขั้นตอนการทำงาน: ระบบจะทริกเกอร์การอนุมัติโดยอัตโนมัติตามประเภทของผู้ให้บริการ เกณฑ์การใช้จ่าย หรือระดับความเสี่ยง
  
• การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดในตัว: ในระบบมีคุณสมบัติการตรวจสอบรายการคว่ำบาตร การยืนยันใบอนุญาตธุรกิจ การตรวจสอบสิทธิ์การเป็นเจ้าของบัญชีธนาคาร และอื่นๆ อีกมากมาย
  
• การผสานการทำงานของระบบ เมื่อผู้ให้บริการได้รับการอนุมัติแล้ว ข้อมูลจะส่งเข้าสู่ระบบ ERP, ระบบจัดซื้อ หรือ AP ของคุณโดยตรง
  
• เส้นทางการตรวจสอบและการแสดงข้อมูล: การอนุมัติ การส่ง และการเปลี่ยนแปลงทุกรายการจะได้รับการติดตามและประทับเวลากำกับ
  

ระบบอัตโนมัติช่วยให้ขั้นตอนการทำงานรวดเร็วแม่นยำและเป็นไปตามข้อกำหนดมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณรับคนทำงานเพิ่มขึ้นได้โดยไม่ต้องให้ทีมของคุณต้องเหน็ดเหนื่อย ไม่จำเป็นต้องใช้ระบบขนาดใหญ่ในการเริ่มต้นใช้งาน เพราะเพียงแค่การอัปเกรดเล็กๆ น้อยๆ เช่น การเปลี่ยนจากการส่งสเปรดชีตผ่านอีเมลเป็นการส่งแบบฟอร์มออนไลน์ที่เป็นระเบียบ ก็จะช่วยลดเวลาในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานและจัดการข้อมูลได้อย่างมาก

คุณจะเลือกซอฟต์แวร์กระบวนการเริ่มต้นใช้งานสำหรับผู้ให้บริการได้อย่างไร

ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมจะทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานง่ายขึ้นทั้งสำหรับคุณและผู้ให้บริการ คุณต้องใช้เครื่องมือที่เหมาะกับวิธีการทำงานของทีมและช่วยแก้ปัญหาที่คุณประสบอยู่ได้

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรมองหา

ซอฟต์แวร์สามารถผสานการทำงานกับระบบที่คุณใช้อยู่

ซอฟต์แวร์ที่ดีควรส่งข้อมูลผู้ให้บริการที่ได้รับการอนุมัติไปยังทุกที่ที่จำเป็น เช่น ERP, AP และระบบอื่นๆ ที่สมเหตุสมผลสำหรับธุรกิจของคุณ

ซอฟต์แวร์เปิดให้ผู้ให้บริการดำเนินการด้วยตนเอง

ประสบการณ์การกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ดีที่สุดคือการที่ผู้ให้บริการที่ไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลเป็นไฟล์ PDF จากนั้นถามว่าจะให้ส่งไฟล์ไปให้ที่ไหน จากนั้นก็รอหนึ่งสัปดาห์เพื่อพบว่ายังมีช่องข้อมูลที่ไม่ได้กรอก เครื่องมือที่ดีจะมอบอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและปลอดภัย ซึ่งช่วยให้ผู้ให้บริการกรอกแบบฟอร์ม อัปโหลดเอกสาร และติดตามความคืบหน้าได้

คุณเพิ่มกฎลงในขั้นตอนการทำงานได้

บริษัทแต่ละแห่งมีตรรกะการอนุมัติที่แตกต่างกันไป โดยอาจแบ่งตามการใช้จ่าย ความเสี่ยง หรือภูมิภาค ซอฟต์แวร์ของคุณควรเปิดโอกาสให้คุณตั้งค่าได้โดยไม่ต้องขอให้ฝ่ายไอทีช่วย ไม่ว่าจะเป็นการส่งผู้ให้บริการที่มีความเสี่ยงสูงไปยังทีมกฎหมาย หรือข้ามขั้นตอนการอนุมัติเพิ่มเติมสำหรับผู้ให้บริการที่มีความเสี่ยงต่ำ ซอฟต์แวร์ที่ใช้ควรสอดคล้องกับการตัดสินใจของทีม

ซอฟต์แวร์มีการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด

คุณไม่ควรจะต้องค้นหาชื่อทางกฎหมายของผู้ให้บริการเพื่อดูว่าผู้ให้บริการรายนั้นอยู่ในรายชื่อการคว่ำบาตรหรือไม่ แพลตฟอร์มกระบวนการเริ่มต้นใช้งานที่ดีจะจัดการเรื่องการยืนยันหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี การติดตามใบรับรอง และการให้คะแนนความเสี่ยงอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องเพียรจำหรือใช้สเปรดชีตเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนด

ซอฟต์แวร์เก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว

แบบฟอร์ม นโยบาย สัญญา และการสื่อสารทั้งหมดควรอยู่รวมกันในระบบเดียว หากในอีก 6 เดือนข้างหน้ามีใครถามว่า "เราเคย เก็บหลักฐานการประกันภัยจากผู้ให้บริการรายนี้ไหมนะ" คุณก็ไม่จำเป็นต้องกลับไปขุดกองอีเมลเพื่อหาคำตอบ

ซอฟต์แวร์ใช้งานง่าย

อินเทอร์เฟซควรใช้งานง่ายพอที่จะดึงดูดให้ผู้คนอยากใช้งาน และเรียบง่ายพอที่จะช่วยให้ผู้ให้บริการไม่ต้องขอคำแนะนำ หลีกเลี่ยงซอฟต์แวร์ที่เรียนรู้วิธีการใช้ได้ยาก มีขั้นตอนการทำงานที่ต้องคลิกถึง 20 ครั้ง และมีข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ไม่รู้ที่มา

ซอฟต์แวร์ขยับขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

ซอฟต์แวร์ควรจะขยับขยายไปพร้อมกับคุณ โดยต้องไม่ซับซ้อนจนเกินไปหรือมีค่าใช้จ่ายสูง คอยระวังให้ดีกับเครื่องมือที่เหมาะกับการใช้งานแค่ในระดับองค์กร หรือเครื่องมือที่ล็อกฟีเจอร์หลักไว้เพื่อรอให้คุณซื้อ

Stripe Global Payouts จะช่วยได้อย่างไร

Stripe Global Payouts ช่วยให้คุณชำระเงินให้ซัพพลายเออร์และผู้ให้บริการทั่วโลกได้อย่างง่ายดายภายในไม่กี่นาที เพียงสร้างผู้รับเงิน ส่งการเบิกจ่ายแบบครั้งเดียวหรือตามแบบแผนล่วงหน้า แล้วติดตามอัตราการชำระเงินสำเร็จได้เลย โดย Stripe Global Payouts สามารถช่วยคุณในเรื่องต่อไปนี้

• ส่งเงินอย่างปลอดภัย: ใช้ Financial Connections เพื่อยืนยันตัวตนบุคคลที่สามได้ในทันที และลดความสูญเสียจากการฉ้อโกงด้วยการยืนยันด้วยรหัสผ่านแบบใช้ครั้งเดียวเพื่อการรักษาความปลอดภัยอีกขั้น
  
• ลดค่าใช้จ่าย: ส่งเงินไปยังกว่า 50 ประเทศและลดค่าใช้จ่ายการแลกเปลี่ยนเงินตราระหว่างประเทศด้วยการเบิกจ่ายเงินในหลายสกุลเงินจากบัญชีธนาคารของคุณโดยตรง
  
• ประหยัดเวลา: กรอกรายละเอียดธนาคารของผู้รับเงินโดยอัตโนมัติโดยใช้เพียงชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน และให้สิทธิ์เข้าถึงเงินได้ในไม่กี่นาที
  
• ผสานการทำงานอย่างรวดเร็ว: เปิดตัวด้วยโซลูชันที่ไม่ต้องเขียนโค้ด แบบฟอร์มที่โฮสต์ในระบบ หรืออินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมแอปพลิเคชัน (API) ที่ยืดหยุ่น ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการเบิกจ่ายเป็นไปโดยอัตโนมัติและลดการเกิดข้อผิดพลาดได้
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Stripe Global Payouts หรือลงทะเบียนวันนี้