O onboarding de fornecedores pode ser tedioso e lento, mas também é um processo importante para qualquer empresa que dependa de fornecedores externos. O onboarding de fornecedores protege contra riscos de conformidade, mantém os pagamentos em andamento sem atrasos e estabelece a base para relacionamentos saudáveis e de longo prazo com os fornecedores.

A seguir, explicaremos como funciona o onboarding de fornecedores e provedores, o que ele deve incluir e como torná-lo uma experiência positiva para todas as partes.

O que será abordado neste artigo?

• O que é fazer onboarding de fornecedores e provedores?
  
• Quais são as principais etapas do processo de fazer onboarding de fornecedores?
  
• Quais são as práticas recomendadas para fazer onboarding de fornecedores?
  
• O que é automação de onboarding de fornecedores?
  
• Como escolher o melhor software de onboarding de fornecedores?
  
• Como o Stripe Global Payouts pode ajudar
  

O que é fazer onboarding de fornecedores e provedores?

O onboarding de fornecedores, também chamado de onboarding de provedores, é o processo de configuração de um novo fornecedor em seus sistemas para que você possa começar a fazer negócios com ele. Isso envolve recolher informações como IDs fiscais, dados bancários e documentos de conformidade, examinar o fornecedor e garantir que todos concordem com as expectativas e diretrizes antes da troca de dinheiro ou materiais. O onboarding de fornecedores é a forma de confirmar que o fornecedor pode entregar o que você precisa, que pode pagá-lo de forma confiável e que não há possíveis questões, sejam elas financeiras, jurídicas ou outras, que possam causar problemas no futuro.

O processo pode ser rápido e simples, ou mais abrangente, dependendo do escopo e do risco do fornecedor. São necessários cerca de três meses em média para concluir uma pesquisa de fornecedores, e o processo de onboarding acrescenta ainda mais tempo. Um fornecedor esporádico pode precisar apenas de um formulário básico e da configuração do pagamento, enquanto um fornecedor regular pode precisar de uma análise mais longa, que inclua os setores jurídico, financeiro, de compras e de tecnologia da informação (TI).

Quais são as principais etapas do processo de onboarding de fornecedores?

Cada empresa lida com o onboarding de fornecedores de forma um pouco diferente, mas a maioria segue estas etapas básicas:

• Você sinaliza a necessidade de um novo fornecedor. O setor de compras ou financeiro confirma se o fornecedor é necessário, se está dentro do orçamento e se vale a pena trazê-lo para o sistema.
  
• Você examina o fornecedor. Isso pode envolver a verificação de referências, estabilidade financeira ou certificações. Os fornecedores importantes ou de alto risco geralmente passam por análises mais profundas, às vezes incluindo informações jurídicas, de conformidade ou de segurança.
  
• Você recolhe os dados e documentos necessários, inclusive dados da conta comercial, informes fiscais (por exemplo, W-9 ou equivalente local), informações de conta bancária para pagamentos, licenças, certificados ou comprovantes de seguro e políticas ou códigos de assinaturas eletrônicas, se necessário.
  
• Você verifica os dados recolhidos. Os IDs fiscais são válidos? As informações bancárias estão formatadas corretamente? Está faltando alguma coisa? Também é aqui que as equipes de risco podem executar triagens de conformidade (por exemplo, listas de sanções, verificações de propriedade, verificação de seguro) antes de aprovar o fornecedor para seguir em frente.
  
• Você estabelece um contrato que determina o preço, os termos de pagamento, as entregas, os contratos de nível de serviço e qualquer linguagem jurídica específica exigida pela sua organização.
  
• Você adiciona o fornecedor a seus sistemas internos, como o ERP (planejamento de recursos empresariais), compras e contas a pagar. Os termos de pagamento são configurados, os IDs de fornecedores são criados e os dados são mapeados para ferramentas futuras para evitar retrabalho ou fragmentação posteriores.
  
• No caso de parcerias mais complexas, você pode apresentar ao fornecedor suas ferramentas ou processos. Por exemplo, ele sabe como enviar faturas e confirmar pedidos? Quem ele deve contatar quando algo quebrar? Para fornecedores com baixo contato pessoal, essa etapa pode não se aplicar.
  

Quais são as práticas recomendadas para fazer onboarding de fornecedores?

Um excelente processo de onboardingeconomiza tempo, reduz riscos e define o tom para uma relação de trabalho bem-sucedida.

Veja como as equipes mais bem administradas fazem isso.

Use uma lista de verificação padronizada

Comece com uma lista clara e consistente de tudo o que precisa recolher e verificar. Isso torna seu processo auditável e repetível.

Pré-qualifique os fornecedores com antecedência

Antes de pedir a um fornecedor que preencha qualquer formulário, certifique-se de que ele atenda aos seus requisitos mínimos. Esses requisitos podem incluir certificações, restrições geográficas, classificações de diversidade ou credenciais específicas do setor.

Centralize todas as comunicações

Use um único portal, pasta compartilhada ou ponto de contato. Não espalhe formulários em diferentes e-mails, chats e planilhas. Todos, inclusive o fornecedor, devem saber onde está o processo, quais etapas foram concluídas e o que ainda está pendente.

Atribua um responsável pelo processo

Deve haver sempre alguém a cargo do controle do onboarding do início ao fim, garantindo que cada etapa ocorra no momento correto.

Automatize as partes repetitivas

Use o software para validar IDs fiscais, direcionar as aprovações, rastrear os envios e sinalizar os campos ausentes. Isso pode ajudar a reduzir atrasos, evitar erros manuais e liberar sua equipe para trabalhos mais valiosos.

Não trate todos os fornecedores da mesma forma

Personalize a profundidade do onboarding de acordo com o risco, o escopo e a complexidade do cliente, sem comprometer seus controles. Um fotógrafo freelancer não precisa do mesmo processo que um fornecedor de logística principal.

Seja transparente em relação às expectativas

Esclareça os detalhes do relacionamento: como o fornecedor deve faturar você, quando os pagamentos são feitos e com quem ele deve entrar em contato para esclarecer diferentes dúvidas. Enviar ao fornecedor um folheto sobre “como trabalhar conosco” pode ajudar a eliminar a confusão.

Cause uma boa primeira impressão

O onboarding é sua primeira interação real com um fornecedor. Se a experiência for caótica, lenta ou opaca, isso pode refletir negativamente em seu futuro relacionamento de trabalho. Seja ágil, peça apenas o que for necessário e mantenha o processo em andamento.

O que é automação de onboarding de fornecedores?

A automação do onboarding de fornecedores é o uso de software para lidar com as partes manuais, repetitivas e propensas a erros do onboarding. Em vez de enviar PDFs por e-mail e procurar assinaturas ausentes, você fornece um formulário ou portal digital seguro em que os fornecedores podem enviar todo o material. Nos bastidores, você lida com a validação, as verificações de conformidade, os fluxos de trabalho internos e a integração do sistema.

Veja o que a automação pode possibilitar:

• Cobrança de dados por autoatendimento: os fornecedores preenchem formulários digitais de onboarding e fazem eles mesmos o carregamento de documentos.
  
• Validação em tempo real: o sistema verifica se há campos ausentes, formatos incorretos, IDs fiscais inválidos ou informações de pagamento incompatíveis antes do envio.
  
• Direcionamento do fluxo de trabalho: as aprovações são acionadas automaticamente com base no tipo de fornecedor, nos limites de despesas ou no nível de risco.
  
• Verificações de conformidade incorporadas: triagens contra listas de sanções, verificação da licença da empresa, validação da propriedade de contas bancárias e muito mais estão incorporadas.
  
• Integração de sistemas: uma vez que o fornecedor é aprovado, seus dados fluem diretamente para seus sistemas ERP, de compras ou de contas a pagar.
  
• Trilhas de auditoria e visibilidade:todas as aprovações, envios e alterações são rastreadas e têm registro de data e hora.
  

A automação torna o processo mais rápido, mais preciso e mais compatível. Ela também permite que você traga mais pessoas a bordo sem esgotar a sua equipe. Você não precisa de um sistema enorme para começar: até mesmo pequenas atualizações, como a mudança de planilhas enviadas por e-mail para um formulário online estruturado, podem minimizar drasticamente o tempo de onboarding e a limpeza.

Como escolher o melhor software de onboarding de fornecedores?

O software certo torna o onboarding menos doloroso para você e para o fornecedor. Você precisa de uma ferramenta que se adapte à maneira como sua equipe trabalha e resolva o problema que está enfrentando.

Veja o que você deve procurar.

Ele se integra aos sistemas que você já usa

Um bom software deve enviar dados de fornecedores aprovados para onde for necessário: seu ERP, AP e quaisquer outros sistemas que façam sentido para sua empresa.

É de autoatendimento para os fornecedores

A melhor experiência de onboarding é aquela em que os fornecedores não precisam enviar um PDF por e-mail, perguntar para onde enviá-lo e esperar uma semana para descobrir que está faltando um campo. Uma boa ferramenta oferece uma interface limpa e segura, na qual é possível preencher formulários, fazer carregamento de documentação e acompanhar o andamento.

Você pode criar regras no fluxo de trabalho

Cada empresa tem sua própria lógica de aprovação, seja ela por despesa, risco ou região. Seu software deve permitir que configurar isso sem precisar fazer um tíquete de TI. Quer isso signifique direcionar um fornecedor de alto risco para a equipe jurídica ou ignorar aprovações extras para um fornecedor de baixo risco, o software deve refletir como a sua equipe toma decisões.

Ele incorpora verificações de conformidade

Você não deveria ter que procurar o nome jurídico de um fornecedor para ver se ele está em uma lista de sanções. Uma plataforma sólida de onboarding lida com a verificação do ID fiscal, o rastreamento de certificados e a pontuação de risco automatizada para que você não dependa da memória ou de uma planilha para manter a conformidade.

Ele mantém tudo em um só lugar

Todos os formulários, políticas, contratos e comunicações devem ser produzidos em um único sistema. Caso, em seis meses, alguém pergunte: “Chegamos a recolher o comprovante de seguro deste fornecedor?”, você não precisará vasculhar os tópicos de e-mail para descobrir.

Ele é fácil de usar

A interface deve ser intuitiva o suficiente para que as pessoas queiram usá-la e simples o suficiente para que os fornecedores não precisem de orientação. Evite qualquer coisa com curvas de aprendizado acentuadas, fluxos de trabalho que exijam 20 cliques e mensagens de erro imprecisas.

Ele cresce com a empresa

O software deve crescer com você sem se tornar excessivamente complexo ou caro. Atente-se às ferramentas que só fazem sentido para o volume da empresa ou que bloqueiam os principais recursos por trás de um upsell.

Como o Stripe Global Payouts pode ajudar

O Stripe Global Payouts permite repassar facilmente pagamentos a fornecedores e provedores de todo o mundo em minutos. Você pode criar destinatários, enviar pagamentos únicos ou recorrentes e acompanhar as taxas de sucesso dos repasses. O Stripe Global Payouts pode ajudar a:

• Enviar dinheiro com segurança: verifique instantaneamente terceiros com o Financial Connections e reduza as perdas por fraude com verificações de senha de uso único para maior segurança.
  
• Reduzir os custos: envie dinheiro para mais de 50 países e reduza os custos de troca de moeda estrangeira financiando os repasses em várias moedas diretamente de sua conta bancária.
  
• Economizar tempo: preencha automaticamente os dados bancários dos destinatários com apenas um nome de usuário e uma senha e forneça acesso ao dinheiro em minutos.
  
• Integrar-se rapidamente: faça o lançamento de soluções no-code, formulários hospedados ou interfaces de programação de aplicativos (APIs) flexíveis que automatizam os fluxos de repasse e reduzem os erros.
  

Saiba mais sobre o Stripe Global Payouts ou registre-se hoje mesmo.