Das Onboarding von Lieferanten kann mühsam und zeitaufwendig sein. Aber es ist auch wichtig für alle Unternehmen, die auf externe Anbieter angewiesen ist. Das Onboarding von Lieferanten schützt vor Compliance-Risiken, sorgt dafür, dass Zahlungen ohne Verzögerungen ablaufen, und legt den Grundstein für gesunde, langfristige Lieferantenbeziehungen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, wie das Onboarding von Lieferanten und Anbietern funktioniert, was es beinhalten sollte und was Sie tun können, damit es für alle Beteiligten zu einer positiven Erfahrung wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Onboarding von Lieferanten und Anbietern?
  
• Was sind die wichtigsten Schritte beim Onboarding von Lieferanten?
  
• Was sind die Best Practices für das Onboarding von Lieferanten?
  
• Was ist automatisiertes Onboarding von Lieferanten?
  
• Wie findet man die beste Onboarding-Software für Anbieter?
  
• Wie Stripe Global Payouts helfen kann
  

Was ist das Onboarding von Lieferanten und Anbietern?

Das Onboarding von Lieferanten, auch Anbieter-Onboarding genannt, ist der Prozess der Einrichtung eines neuen Lieferanten in Ihren Systemen, damit Sie eine Geschäftsbeziehung mit ihm eingehen können. Dazu gehört das Erfassen von Informationen wie Steuer-IDs, Bankdaten undCompliance-Dokumenten, die Überprüfung des Anbieters und die Sicherstellung, dass sich alle Parteien hinsichtlich der Erwartungen und Richtlinien einig sind, bevor Geld oder Materialien ausgetauscht werden. Beim Onboarding von Lieferanten stellen Sie sicher, dass der Lieferant Ihre Anforderungen erfüllen kann, dass Sie ihn zuverlässig bezahlen können und dass keine potenziellen finanziellen, rechtlichen oder sonstigen Probleme bestehen, die in Zukunft Schwierigkeiten verursachen könnten.

Der Prozess kann schnell und einfach oder umfassender sein, je nach Umfang und Risiko des Lieferanten. Die Suche nach einem Lieferanten dauert durchschnittlich ca.drei Monate und der Onboarding-Prozess nimmt noch mehr Zeit in Anspruch. Ein einmaliger Anbieter benötigt möglicherweise nur ein einfaches Formular und eine Zahlungseinrichtung, während bei einem großen Lieferanten möglicherweise eine umfangreichere Prüfung erforderlich ist, einschließlich rechtlicher, finanzieller, beschaffungsbezogener und informationstechnologischer Aspekte.

Was sind die wichtigsten Schritte beim Onboarding von Lieferanten?

Jedes Unternehmen handhabt das Onboarding von Lieferanten ein wenig anders, aber die meisten von ihnen folgen diesen Hauptschritten:

• Sie melden den Bedarf an einem neuen Lieferanten. Die Beschaffungs- oder Finanzabteilung bestätigt, ob der Anbieter notwendig ist, im Budget liegt und es sich lohnt, ihn in das System aufzunehmen.
  
• Sie überprüfen den Lieferanten. Dabei kann es sich um die Überprüfung von Referenzen, der finanziellen Stabilität oder Zertifizierungen handeln. Wichtige oder risikoreiche Anbieter durchlaufen hier oft eingehendere Überprüfungen, die manchmal rechtliche, Compliance- oderSicherheitsaspekte umfassen.
  
• Sie holen die erforderlichen Daten und Dokumente ein, unter anderem Unternehmens- und Steuerformulare (z. B.W-9 oder lokale Entsprechungen), Bankkontodaten für Zahlungen, Lizenzen, Zertifikate oder Versicherungsnachweise sowie unterzeichnete Richtlinien oder Verhaltenskodizes, falls erforderlich.
  
• Sie überprüfen die eingeholten Daten. Sind die Steuer-IDs gültig? Sind die Bankdaten korrekt formatiert? Fehlt etwas? Hier können Risikoteams auch Compliance-Prüfungen durchführen (z. B. Sanktionslisten, Eigentumsprüfungen, Versicherungsüberprüfungen), bevor sie den Anbieter für die weitere Zusammenarbeit freigeben.
  
• Sie erstellen einen Vertrag, der Preise, Zahlungsbedingungen, Leistungen, Service Level Agreements und alle spezifischen rechtlich Formulierungen festlegt, die von Ihrem Unternehmen verlangt werden.
  
• Sie fügen den Anbieter zu Ihren internen Systemen hinzu, z. B. Enterprise Resource Planning (ERP), Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung. Zahlungskonditionen werden konfiguriert, Lieferanten-IDs erstellt und Daten werden nachgelagerten Tools zugeordnet, um spätere Überarbeitungen oder Fragmentierungen zu vermeiden.
  
• Bei intensiveren Partnerschaften können Sie Lieferanten mit Ihren Tools oder Prozessen vertraut machen. Haben sie Kenntnis darüber, sie Rechnungen eingereicht und Bestellungen bestätigt werden können? An wen können sie sich wenden, wenn etwas nicht funktioniert? Für Low-Touch-Anbieter gilt dieser Schritt möglicherweise nicht.
  

Was sind die Best Practices für das Onboarding von Lieferanten?

Ein guter Onboarding-Prozess spart Zeit, reduziert Risiken und legt den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

So läuft es in den am besten geführten Teams ab.

Verwenden einer standardisierten Checkliste

Sie sollten eine klare, konsistente Liste von allen Informationen erstellen, die Sie einholen und überprüfen müssen. So wird Ihr Prozess überprüfbar und wiederholbar.

Vorqualifikation der Anbieter prüfen

Bevor Sie einen Lieferanten bitten, Formulare auszufüllen, sollten Sie prüfen, ob er Ihre Mindestanforderungen erfüllt. Das kann Zertifizierungen, geografische Einschränkungen, Diversitätsklassifizierungen oder branchenspezifische Qualifikationen umfassen.

Zentralisierung der gesamten Kommunikation

Sie sollten ein einzelnes Portal, einen freigegebenen Ordner oder einen Ansprechpartner/eine Ansprechpartnerin einsetzen. Formulare sollten nicht auf verschiedene E-Mails, Chats und Tabellenkalkulationen verteilt werden. Jeder, auch der Anbieter, sollte wissen, wo der Prozess gespeichert ist, welche Schritte abgeschlossen wurden und welche noch offen sind.

Zuweisung eines Prozessinhabers/einer Prozessinhaberin

Es sollte immer eine bestimmte Person geben, die das Onboarding von Anfang bis Ende verfolgt und sicherstellt, dass jeder Schritt zum richtigen Zeitpunkt erfolgt.

Automatisieren der sich wiederholenden Teile

Es ist zu empfehlen, Software zur Validierung der Steuernummern zu verwenden, Genehmigungen weiterzuleiten, Einreichungen nachzuverfolgen und fehlende Felder zu markieren. Dies kann Verzögerungen reduzieren, manuelle Fehler vermeiden und Ihrem Team mehr Zeit für wertvollere Aufgaben geben.

Individuelle Behandlung der Anbieter

Sie sollten die Intensität des Onboardings an das Risiko, den Umfang und die Komplexität des Anbieters anpassen, ohne Abstriche bei Ihren Kontrollen zu machen. Für freiberufliche Fotografen/Fotografinnen ist nicht der gleichen Prozess wie bei einem zentralen Logistikdienstleister erforderlich.

Transparente Kommunikation der Erwartungen

Details der Zusammenarbeit sollten geklärt werden: wie stellt der Anbieter Rechnung an Sie, wann werden Zahlungen getätigt und an wer ist Ansprechpartner/in bei verschiedenen Fragen. Wenn Sie dem Anbieter ein Infoblatt „Informationen zu unserer Zusammenarbeit“ zur Verfügung stellen, vermeiden Sie womöglich Verwirrung.

Ein guter erster Eindruck

Das Onboarding ist Ihre erste echte Interaktion mit einem Lieferanten. Wenn dieser Schritt chaotisch, zeitaufwendig oder nicht nachvollziehbar ist, kann das ein schlechtes Licht auf Ihre zukünftige Arbeitsbeziehung werfen. Sie sollten schnell reagieren, nur nach den nötigsten Informationen fragen und den Prozess in Bewegung halten.

Was ist automatisches Onboarding von Lieferanten?

Unter dem automatisierten Onboarding von Lieferanten versteht man den Einsatz von Software zur Bewältigung der manuellen, sich wiederholenden und fehleranfälligen Aspekte des Onboardings. Anstatt PDFs per E-Mail hin und her zu schicken und fehlenden Unterschriften hinterherzujagen, stellen Sie ein sicheres digitales Formular oder Portal zur Verfügung, in dem Ihre Lieferanten alle Materialien einreichen können. Hinter den Kulissen kümmert es sich um die Validierung, Compliance-Prüfungen, interne Workflows und die Systemintegration.

Die Automatisierung ermöglicht die folgenden Punkte:

• Selbständige Datenerfassung: Anbieter füllen digitale Onboarding-Formulare aus und laden ihre Dokumente selbst hoch.
  
• Echtzeit-Validierung: Das System prüft vor der Übermittlung auf fehlende Felder, falsche Formate, ungültige Steuer-IDs oder nicht übereinstimmende Zahlungsinformationen.
  
• Workflow-Routing: Genehmigungen werden automatisch basierend auf Anbietertyp, Ausgabenschwellenwerten oder Risikostufe ausgelöst.
  
• Integrierte Compliance-Kontrollen: Überprüfung anhand von Sanktionslisten, Verifizierung der Geschäftslizenz, Validierung von Bankkonten und vieles mehr sind integriert.
  
• Systemintegration: Sobald ein Anbieter genehmigt ist, werden seine Daten direkt in Ihre ERP-, Beschaffungs- oder Kreditorenbuchhaltungssysteme übertragen.
  
• Prüfpfade und Sichtbarkeit: Jede Genehmigung, Einreichung und Änderung wird nachverfolgt und mit einem Zeitstempel versehen.
  

Durch die Automatisierung wird der Prozess schneller, genauer und konformer. Außerdem können Sie mehr Mitarbeitende einarbeiten, ohne Ihr Team zu überlasten. Für den Start benötigen Sie kein umfangreiches System: Selbst kleine Verbesserungen, wie z. B. der Wechsel von E-Mail-Tabellenkalkulationen zu einem strukturierten Online-Formular, können die Onboarding-Zeit und die Bereinigung erheblich reduzieren.

Wie findet man die beste Onboarding-Software für Anbieter?

Die richtige Software macht das Onboarding für Sie und die Anbieter wesentlich angenehmer. Sie benötigen ein Tool, das zur Arbeitsweise Ihres Teams passt und das Problem löst, mit dem Sie konfrontiert sind.

Hier erfahren Sie, worauf Sie achten sollten.

Integration in Ihre bestehenden Systeme

Eine gute Software sollte genehmigte Anbieterdaten dorthin senden, wo sie benötigt werden: in Ihr ERP, Ihre Kreditorenbuchhaltung und alle anderen Systeme, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind.

Selbständige Nutzung durch Anbieter

Das beste Onboarding-Erlebnis ist eines, bei dem Anbieter keine PDF-Dateien per E-Mail senden, nach der Empfängeradresse fragen und dann eine Woche warten müssen, um herauszufinden, dass ein Feld nicht ausgefüllt wurde. Ein gutes Tool bietet ihnen eine saubere, sichere Schnittstelle, über die sie Formulare ausfüllen, Dokumentationen hochladen und den Fortschritt überwachen können.

Regeln in den Workflow einbauen

Jedes Unternehmen hat seine eigene Genehmigungslogik – nach Ausgaben, Risiko oder Region. In Ihrer Software sollten Sie diese Funktion einrichten können, ohne ein IT-Ticket erstellen zu müssen. Unabhängig davon, ob es sich um das Routing eines risikoreichen Anbieters an Ihr rechtliches Team handelt oder um das Überspringen zusätzlicher Genehmigungen für einen Anbieter mit geringem Risiko handelt – die Software sollte widerspiegeln, wie Ihr Team Entscheidungen trifft.

Compliance-Prüfungen enthalten

Sie sollten nicht den rechtsgültigen Namen eines Anbieters nachschlagen müssen, um zu sehen, ob er sich auf einer Sanktionsliste befindet. Eine starke Onboarding-Plattform kümmert sich um die Überprüfung der Steueridentifikationsnummer, die Verifizierung von Zertifikaten und die automatisierte Risikobewertung, sodass Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis oder eine Tabelle verlassen müssen, um die Vorschriften einzuhalten.

Alles an einem Ort

Alle Formulare, Richtlinien, Verträge und Mitteilungen sollten in einem System gespeichert sein. Wenn jemand in sechs Monaten fragt: „Haben wir jemals einen Versicherungsnachweis von diesem Anbieter erhalten?“, sollten Sie sich nicht durch E-Mail-Verläufe wühlen müssen, um das herauszufinden.

Einfach zu bedienen

Die Benutzeroberfläche sollte so intuitiv sein, dass die Nutzer/innen sie gerne verwenden, und so einfach, dass die Anbieter keine Anleitung benötigen. Vermeiden Sie alles, was eine steile Lernkurve, Workflows, die 20 Klicks erfordern, und mysteriöse Fehlermeldungen hat.

Anpassung an das Wachstum Ihres Unternehmens

Die Software sollte mit Ihnen skalieren, ohne übermäßig komplex oder teuer zu werden. Passen Sie auf bei Tools, die nur für große Unternehmen sinnvoll sind oder deren Kernfunktionen nur durch Upselling verfügbar sind.

Wie Stripe Global Payouts helfen kann

Mit Stripe Global Payouts können Sie Lieferanten und Anbieter auf der ganzen Welt in wenigen Minuten bezahlen. Sie können Empfänger/innen erstellen, ihnen einmalige oder wiederkehrende Zahlungen senden und die Erfolgsquote der Auszahlungen verfolgen. Stripe Global Payouts kann Ihnen bei Folgendem helfen:

• Geld sicher senden: Sie können Dritte sofort über Financial Connections verifizieren und Betrugsverluste mit einmaligen Passwortverifizierungen für zusätzliche Sicherheit reduzieren.
  
• Kosten reduzieren: Sie können Geld in mehr als 50 Länder senden und die Umtauschkosten reduzieren, indem Sie Auszahlungen in mehreren Währungen direkt von Ihrem Bankkonto aus vornehmen.
  
• Zeit spare: Sie können Bankdaten von Empfängern/Empfängerinnen automatisch nur mit einem Benutzernamen und einem Passwort ausfüllen und in wenigen Minuten den Zugriff auf das Geld ermöglichen.
  
• Schnelle Integration: Sie können mit codefreien Lösungen, gehosteten Formularen oder flexiblen Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) live gehen, die Auszahlungsabläufe automatisieren und Fehler reduzieren.
  

Hier erhalten Sie weitere Informationen über Stripe Global Payouts – Sie können sich auch noch heute registrieren.