Het onboarden van leveranciers kan vervelend en traag zijn. Maar het is ook een belangrijk proces voor elk bedrijf dat afhankelijk is van externe leveranciers. Het onboarden van leveranciers beschermt tegen compliance-risico's, zorgt ervoor dat betalingen zonder vertragingen verlopen en legt de basis voor gezonde, langdurige relaties met leveranciers.

Hieronder leggen we uit hoe het onboarden van leveranciers en verkopers werkt, wat het moet omvatten en hoe je er voor alle partijen een positieve ervaring van kunt maken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het onboarden van leveranciers en verkopers?
  
• Wat zijn de belangrijkste stappen in het onboardingproces van leveranciers?
  
• Wat zijn de beste manieren om leveranciers aan boord te krijgen?
  
• Wat is automatisering van het onboarden van leveranciers?
  
• Hoe kies je de beste software voor het onboarden van leveranciers?
  
• Hoe Stripe Global Payouts kan helpen
  

Wat is onboarding van leveranciers en verkopers?

Onboarding van leveranciers, ook wel onboarding van verkopers genoemd, is het proces waarbij je een nieuwe leverancier in je systemen opneemt, zodat je zaken met hem kunt gaan doen. Dat houdt in dat je informatie verzamelt, zoals belastingnummers, bankgegevens en compliance-documenten, de verkoper controleert en ervoor zorgt dat iedereen het eens is over de verwachtingen en richtlijnen voordat er geld of materialen worden uitgewisseld. Met het onboarden van leveranciers controleer je of de leverancier kan leveren wat je nodig hebt, of je hem betrouwbaar kunt betalen en of er geen potentiële problemen zijn – financieel, juridisch of anderszins – die in de toekomst voor problemen kunnen zorgen.

Het proces kan snel en simpel zijn of juist heel uitgebreid, afhankelijk van de omvang en het risico van de leverancier. Het duurt gemiddeld ongeveer drie maanden om een leverancier te vinden, en het onboardingproces kost nog meer tijd. Voor een eenmalige leverancier is misschien alleen een standaardformulier en een betalingsregeling nodig, terwijl een grote leverancier misschien een langere beoordeling nodig heeft, inclusief juridische, financiële, inkoop- en informatietechnologie (IT).

Wat zijn de belangrijkste stappen in het onboardingproces van leveranciers?

Elk bedrijf pakt het onboarden van leveranciers net iets anders aan, maar de meeste volgen deze basisstappen:

• Je geeft aan dat er een nieuwe leverancier nodig is. De afdeling inkoop of financiën checkt of de leverancier nodig is, binnen het budget past en de moeite waard is om in het systeem op te nemen.
  
• Je controleert de leverancier. Dit kan het controleren van referenties, financiële stabiliteit of certificeringen inhouden. Belangrijke of risicovolle leveranciers worden hier vaak grondiger gecontroleerd, soms met inbreng van juridische, compliance- of beveiligingsafdelingen.
  
• Je verzamelt de nodige gegevens en documenten, zoals bedrijfsgegevens, belastingformulieren (bijvoorbeeld W-9 of een lokaal equivalent), bankgegevens voor betalingen, licenties, certificaten of bewijzen van verzekering, en ondertekende beleidsregels of gedragscodes, indien nodig.
  
• Je controleert de verzamelde gegevens. Zijn de belastingnummers geldig? Is de bankinformatie correct opgegeven? Ontbreekt er iets? Dit is ook het moment waarop risicoteams compliancecontroles kunnen uitvoeren (bijvoorbeeld sanctielijsten, eigendomscontroles, verzekeringsverificatie) voordat ze de leverancier goedkeuren om verder te gaan.
  
• Je stelt een contract op waarin de prijzen, betalingsvoorwaarden, te leveren prestaties, service level agreements en alle specifieke juridische bepalingen die je organisatie vereist, worden vastgelegd.
  
• Je voegt de leverancier toe aan je interne systemen, zoals enterprise resource planning (ERP), inkoop en crediteurenadministratie (AP). Je stelt de betalingsvoorwaarden in, maakt leveranciers-ID's aan en koppelt gegevens aan downstreamtools om later extra werk of versnippering te voorkomen.
  
• Voor meer intensieve samenwerkingsverbanden kun je de leverancier kennis laten maken met je tools of processen. Weet hij bijvoorbeeld hoe hij facturen moet indienen en inkooporders moet bevestigen? Met wie moet hij contact opnemen als er iets kapot gaat? Voor leveranciers met weinig contact is deze stap misschien niet van toepassing.
  

Wat zijn de beste manieren om leveranciers aan boord te krijgen?

Een goed onboardingproces bespaart tijd, vermindert risico's en zet de toon voor een succesvolle werkrelatie.

Dit is hoe de best presterende teams het doen.

Gebruik een standaard checklist

Begin met een duidelijke, consistente lijst van alles wat je moet verzamelen en controleren. Zo wordt je proces controleerbaar en herhaalbaar.

Kwalificeer leveranciers vroeg

Voordat je een leverancier vraagt om formulieren in te vullen, moet je checken of hij aan je minimale eisen voldoet. Dat kunnen certificeringen, geografische beperkingen, diversiteitsclassificaties of branchespecifieke referenties zijn.

Centraliseer alle communicatie

Gebruik één portaal, gedeelde map of contactpunt. Verspreid formulieren niet over verschillende e-mails, chats en spreadsheets. Iedereen, ook de leverancier, moet weten waar het proces zich bevindt, welke stappen zijn voltooid en wat er nog moet gebeuren.

Wijs een proceseigenaar aan

Er moet altijd iemand zijn die de onboarding van begin tot eind volgt, zodat elke stap op het juiste moment gebeurt.

Automatiseer de herhalende delen

Gebruik software om belastingnummers te controleren, goedkeuringen door te sturen, inzendingen bij te houden en ontbrekende velden te markeren. Dit kan helpen om vertragingen te verminderen, handmatige fouten te voorkomen en je team vrij te maken voor waardevoller werk.

Behandel niet elke leverancier hetzelfde

Pas de intensiteit van de onboarding aan het risico, de omvang en de complexiteit van de leverancier aan, zonder afbreuk te doen aan je controles. Een freelancefotograaf heeft niet hetzelfde proces nodig als een belangrijke logistieke dienstverlener.

Wees duidelijk over wat je verwacht

Maak de details van de relatie duidelijk: hoe de leverancier je moet factureren, wanneer betalingen worden gedaan en met wie ze contact moeten opnemen voor verschillende vragen. Door de leverancier een document van één pagina te sturen met informatie over hoe ze met ons kunnen samenwerken, kun je verwarring voorkomen.

Maak een goede eerste indruk

Onboarding is je eerste echte interactie met een leverancier. Als de ervaring chaotisch, traag of onduidelijk is, kan dit een negatieve invloed hebben op je toekomstige werkrelatie. Wees responsief, vraag alleen om wat nodig is en houd het proces in beweging.

Wat is automatisering van leveranciersregistratie?

Automatisering van het onboardingproces van leveranciers is het gebruik van software om de handmatige, repetitieve en foutgevoelige onderdelen van het onboardingproces af te handelen. In plaats van pdf's heen en weer te mailen en achter ontbrekende handtekeningen aan te jagen, bied je een beveiligd digitaal formulier of portaal aan waar je leveranciers al het materiaal kunnen indienen. Achter de schermen worden validatie, nalevingscontroles, interne workflows en systeemintegratie afgehandeld.

Dit is wat automatisering mogelijk maakt:

• Zelf gegevens verzamelen: Leveranciers vullen zelf digitale onboardingformulieren in en uploaden zelf documenten.
  
• Realtime validatie: Het systeem checkt voor het versturen of er velden ontbreken, of er fouten in de indeling zitten, of belastingnummers kloppen en of de betaalgegevens overeenkomen.
  
• Workflow-routing: Goedkeuringen worden automatisch geactiveerd op basis van het type leverancier, uitgavendrempels of risiconiveau.
  
• Ingebouwde nalevingscontroles: Controles aan de hand van sanctielijsten, verificatie van bedrijfsvergunningen, validatie van bankrekeninghouders en meer zijn ingebouwd.
  
• Systeemintegratie: Zodra een leverancier is goedgekeurd, worden zijn gegevens direct in je ERP-, inkoop- of AP-systemen gezet.
  
• Audittrails en zichtbaarheid: Elke goedkeuring, indiening en wijziging wordt bijgehouden en voorzien van een tijdstempel.
  

Automatisering maakt het proces sneller, nauwkeuriger en meer compliant. Het stelt je ook in staat om meer mensen aan boord te halen zonder je team uit te putten. Je hebt geen enorm systeem nodig om te beginnen: zelfs kleine upgrades, zoals overschakelen van spreadsheets per e-mail naar een gestructureerd online formulier, kunnen de onboarding-tijd en opruimwerkzaamheden drastisch verminderen.

Hoe kies je de beste onboardingsoftware voor leveranciers?

De juiste software maakt onboarding makkelijker voor jou en de leverancier. Je hebt een tool nodig die past bij hoe je team werkt en die het probleem oplost waar je mee zit.

Hier is waar je op moet letten.

Het werkt samen met de systemen die je al gebruikt

Goede software moet goedgekeurde leveranciersgegevens naar de juiste plek sturen: je ERP, AP en andere systemen die voor je bedrijf belangrijk zijn.

Het is zelfbediening voor leveranciers

De beste onboarding-ervaring is er een waarbij leveranciers geen pdf hoeven te e-mailen, te vragen waar ze die naartoe moeten sturen en vervolgens een week moeten wachten om erachter te komen dat er een veld ontbreekt. Een goede tool biedt hen een overzichtelijke, veilige interface waar ze formulieren kunnen invullen, documenten kunnen uploaden en de voortgang kunnen volgen.

Je kunt regels in de workflow inbouwen

Elk bedrijf heeft zijn eigen goedkeuringslogica, bijvoorbeeld op basis van uitgaven, risico's of regio. Je software moet je in staat stellen om dat in te stellen zonder een IT-ticket in te dienen. Of dat nu betekent dat een leverancier met een hoog risico wordt doorverwezen naar je juridische team of dat extra goedkeuringen voor een leverancier met een laag risico worden overgeslagen, de software moet weerspiegelen hoe je team beslissingen neemt.

Het bevat compliancecontroles

Je hoeft niet de wettelijke naam van een leverancier op te zoeken om te zien of deze op een sanctielijst staat. Een goed onboardingplatform regelt belastingnummerverificatie, certificaattracking en automatische risicobeoordeling, zodat je niet op je geheugen of een spreadsheet hoeft te vertrouwen om aan de regels te blijven voldoen.

Alles op één plek

Alle formulieren, beleidsregels, contracten en communicatie moeten in één systeem zitten. Als iemand over zes maanden vraagt: "Hebben we ooit een bewijs van verzekering van deze leverancier gekregen?", hoef je niet door e-mailberichten te spitten om daar achter te komen.

Het is makkelijk te gebruiken

De interface moet zo intuïtief zijn dat mensen het willen gebruiken en zo simpel dat verkopers geen hulp nodig hebben. Vermijd dingen die moeilijk te leren zijn, workflows waar je 20 keer op moet klikken en mysterieuze foutmeldingen.

De software groeit mee met je onderneming

De software moet met je meegroeien zonder dat het te ingewikkeld of duur wordt. Pas op voor tools die alleen zin hebben bij grote bedrijven of die belangrijke functies alleen bieden als je meer betaalt.

Hoe Stripe Global Payouts kan helpen

Met Stripe Global Payouts kun je binnen een paar minuten makkelijk leveranciers en verkopers over de hele wereld betalen. Maak ontvangers aan, verstuur eenmalige of terugkerende betalingen en houd bij hoeveel betalingen zijn gelukt. Stripe Global Payouts kan je helpen met:

• Geld veilig versturen: Check direct derde partijen met Financial Connections en verminder fraudeverliezen met eenmalige wachtwoordverificaties voor extra veiligheid.
  
• Kosten besparen: Stuur geld naar meer dan 50 landen en bespaar op wisselkosten door betalingen in meerdere valuta's rechtstreeks vanaf je bankrekening te doen.
  
• Bespaar tijd: Vul automatisch de bankgegevens van ontvangers in met alleen een gebruikersnaam en wachtwoord, en geef binnen enkele minuten toegang tot geld.
  
• Snel integreren: Ga live met oplossingen zonder code, gehoste formulieren of flexibele applicatieprogrammeerinterfaces (API's) die uitbetalingen automatiseren en fouten verminderen.
  

Lees meer over Stripe Global Payouts, of meld je vandaag nog aan.