Onboarding av leverantörer kan vara tråkigt och segt. Men det är även en viktig process för alla företag som förlitar sig på externa leverantörer. Onboarding av leverantörer skyddar mot efterlevnadsrisker, ser till att betalningar genomförs utan förseningar och lägger grunden för sunda, långsiktiga leverantörsrelationer.

Nedan förklarar vi hur onboarding av leverantörer fungerar, vad det bör omfatta och hur man gör det till en positiv upplevelse för alla parter.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är onboarding av leverantörer?
  
• Vilka är de viktigaste stegen i onboarding-processen för leverantörer?
  
• Vad är bästa praxis för onboarding av leverantörer?
  
• Vad är automatisering av onboarding-processen för leverantörer?
  
• Hur väljer du den bästa programvaran för onboarding av leverantörer?
  
• Så kan Stripe Global Payouts hjälpa till
  

Vad är onboarding av leverantörer?

Onboarding av leverantörer är processen där en ny leverantör konfigureras i dina system så att du kan börja göra affärer med dem. Det innebär att samla in information som skatteregistreringsnummer, bankuppgifter och efterlevnadsdokument, granska leverantören och se till att alla är överens om förväntningar och riktlinjer innan några pengar eller material byter händer. Genom onboarding av leverantörer bekräftar du att leverantören kan leverera det du behöver, att du kan betala på ett tillförlitligt sätt och att det inte finns några potentiella problem – finansiella, juridiska eller andra – som kan orsaka problem i framtiden.

Processen kan vara snabb och enkel eller mer omfattande, beroende på leverantörens omfattning och risk. Det tar cirka tre månader i genomsnitt att slutföra en leverantörssökning, och onboarding-processen tar ännu längre tid. En engångsleverantör kanske bara kräver ett grundläggande formulär och konfiguration av betalning medan en större leverantör kan kräva en längre granskning som omfattar juridiska, ekonomiska, upphandlingsrelaterade och IT-relaterade frågor.

Vilka är de viktigaste stegen i onboarding-processen för leverantörer?

Alla företag hanterar onboarding av leverantörer på olika sätt, men de flesta följer dessa grundläggande steg:

• Du flaggar för behovet av en ny leverantör. Inköpsavdelningen eller ekonomiavdelningen bekräftar om leverantören behövs, håller sig inom budget och är värd att ta in i systemet.
  
• Du granskar leverantören. Detta kan omfatta att du kontrollerar referenser, finansiell stabilitet eller certifieringar. Viktiga leverantörer eller högriskleverantörer genomgår ofta mer djupgående granskningar här, vilket kan omfatta bidrag från juridik-, efterlevnads- eller säkerhetsavdelningen.
  
• Du samlar in nödvändiga data och dokument, inklusive företagsinformation, skatteformulär (t.ex. W-9 eller lokal motsvarighet), bankuppgifter för betalningar, licenser, certifikat eller försäkringsbevis och undertecknade policyer eller uppförandekoder, om så krävs.
  
• Du kontrollerar de data som samlats in. Är skatteregistreringsnumren giltiga? Har bankuppgifterna korrekt format? Är det något som saknas? Det är också här som riskteamen kan göra efterlevnadskontroller (t.ex. sanktionslistor, ägarkontroller, verifiering av försäkringar) innan de godkänner att du går vidare med leverantören.
  
• Du upprättar ett avtal som innehåller priser, betalningsvillkor, leveranser, servicenivåavtal och eventuella specifika juridiska formuleringar som krävs av din organisation.
  
• Du lägger till leverantören i dina interna system, t.ex. ERP-system, inköp och leverantörsreskontra (AP). Betalningsvillkor konfigureras, leverantörs-ID:n skapas och data mappas till nedströmsverktyg för att förhindra omarbetning eller fragmentering senare.
  
• För mer komplicerade samarbeten kan du presentera era verktyg eller processer för leverantören. Vet de till exempel hur de ska skicka fakturor och bekräfta beställningar? Vem ska de kontakta när något inte fungerar? För enklare leverantörer kanske det här steget inte är tillämpligt.
  

Vad är bästa praxis för onboarding av leverantörer?

En bra onboarding-process sparar tid, minskar riskerna och sätter tonen för en framgångsrik arbetsrelation.

Så här gör de främsta teamen.

Använd en standardiserad checklista

Börja med en tydlig och konsekvent lista över allt du behöver samla in och verifiera. På så sätt blir processen granskningsbar och repeterbar.

Förkvalificera leverantörer tidigt

Innan du ber en leverantör att fylla i några formulär ska du se till att de uppfyller era minimikrav. Det kan handla om certifieringar, geografiska begränsningar, mångfaldsklassificeringar eller branschspecifika meriter.

Centralisera all kommunikation

Använd en enda portal, gemensam mapp eller kontaktperson. Sprid inte ut formulär i olika e-postmeddelanden, chattar och kalkylblad. Alla, inklusive leverantören, ska veta var processen finns, vilka steg som har slutförts och vad som fortfarande återstår.

Utse en processägare

Det bör alltid finnas någon som ansvarar för att spåra onboarding från början till slut och se till att varje steg genomförs vid rätt tidpunkt.

Automatisera de repetitiva delarna

Använd programvara för att validera skatteregistreringsnummer, dirigera godkännanden, spåra inlämningar och flagga fält som inte är ifyllda. Detta kan bidra till att minska förseningar, undvika manuella fel och frigöra ditt team så att de kan ägna sig åt mer värdefullt arbete.

Behandla inte alla leverantörer likadant

Anpassa hur djupgående onboardingen är efter leverantörens risk, omfattning och komplexitet utan att kompromissa med några kontroller. En frilansfotograf behöver inte samma process som en viktig logistikleverantör.

Var öppen med förväntningarna

Förtydliga detaljerna i relationen – hur leverantören ska faktura er, när betalningarna går ut och vem de ska kontakta för olika frågor. Att skicka ett dokument på en sida till leverantören om hur man arbetar med er kan bidra till att eliminera förvirring.

Gör ett gott första intryck

Onboarding är din första riktiga interaktion med en leverantör. Om upplevelsen är kaotisk, seg eller ogenomskinlig kan det ge en dålig bild av er framtida arbetsrelation. Var lyhörd, be bara om det som är nödvändigt och se till att processen går framåt.

Vad är automatisering av onboarding-processen för leverantörer?

Automatisering av onboarding-processen för leverantörer innebär att programvara används för att hantera de manuella, repetitiva och felbenägna delarna av onboarding-processen. Istället för att skicka PDF-filer fram och tillbaka och jaga signaturer som saknas erbjuder du ett säkert digitalt formulär eller en portal där dina leverantörer kan skicka in allt material. Bakom kulisserna hanteras validering, efterlevnadskontroller, interna arbetsflöden och systemintegration.

Detta kan automatisering möjliggöra:

• Datainsamling via självbetjäning: Leverantörer fyller i digitala formulär för onboarding och laddar upp dokument själva.
  
• Validering i realtid: Systemet kontrollerar om det finns fält som inte har fyllts i, felaktiga format, ogiltiga skatteregistreringsnummer eller felaktiga betalningsuppgifter innan allt skickas in.
  
• Dirigering av arbetsflöden: Godkännanden utlöses automatiskt baserat på leverantörstyp, utgiftströsklar eller risknivå.
  
• Inbyggda efterlevnadskontroller: Kontroller mot sanktionslistor, verifiering av företagslicenser, validering av ägarskap för bankkonto med mera är inbyggt.
  
• Systemintegration: När en leverantör godkänns skickas deras data direkt till ditt ERP-, inköps- eller AP-system.
  
• Revisionsspår och synlighet: Varje godkännande, inlämning och ändring spåras och tidsstämplas.
  

Automatisering gör processen snabbare, mer exakt och säkerställer efterlevnad. Det gör det även möjligt att onboarda fler utan att ditt team blir utbränt. Det krävs inget enormt system för att komma igång – även små uppgraderingar, som att gå från kalkylblad som skickas via e-post till ett strukturerat onlineformulär, kan minimera tiden för onboarding och effektivisera processen markant.

Hur väljer du den bästa programvaran för onboarding av leverantörer?

Rätt programvara gör onboarding mindre smärtsamt för både dig och leverantören. Du behöver ett verktyg som passar hur ditt team arbetar och löser problemet du upplever.

Detta du ska titta efter.

Den kan integreras med systemen du redan använder

Bra programvara ska skicka uppgifter om godkända leverantörer dit de ska: till ditt ERP- och AP-system samt eventuella andra system som är lämpliga för ditt företag.

Det är självbetjäning för leverantörer

Den bästa onboarding-upplevelsen är den där leverantörerna inte behöver skicka en PDF via e-post, fråga var de ska skicka den och sedan vänta en vecka för att få reda på att ett fält inte var ifyllt. Ett bra verktyg ger dem ett enkelt och säkert gränssnitt där de kan fylla i formulär, ladda upp dokumentation och spåra processen.

Du kan integrera regler i arbetsflödet

Varje företag har en egen logik för godkännande – utifrån utgift, risk eller region. Din programvara bör låta dig konfigurera detta utan att du behöver skapa ett IT-ärende. Oavsett om det innebär att skicka en högriskleverantör till det juridiska teamet eller hoppa över extra godkännanden för en lågriskleverantör ska programvaran återspegla hur ditt team fattar beslut.

Den omfattar efterlevnadskontroller

Du ska inte behöva leta upp en leverantörs registrerade namn för att se om de finns med på en sanktionslista. En stark onboarding-plattform hanterar verifiering av skatteregistreringsnummer, spårning av certifikat och automatiserade riskpoäng så att du inte behöver förlita dig på minnet eller ett kalkylblad för att säkerställa efterlevnad.

Den håller allt på ett ställe

Alla formulär, policyer, kontrakt och all kommunikation ska finnas live i ett enda system. Om någon om sex månader frågar ”Inhämtade vi någonsin ett försäkringsbevis från den här leverantören?” ska du inte behöva gräva igenom e-postkonversationer för att ta reda på det.

Den är lätt att använda

Gränssnittet ska vara så intuitivt att man vill använda det och så enkelt att leverantörerna inte behöver någon vägledning. Undvik allt med branta inlärningskurvor, arbetsflöden som kräver 20 klick och mystiska felmeddelanden.

Den kan skalas upp i takt med ditt företag

Programvaran ska skalas upp med dig utan att bli alltför komplex eller dyr. Se upp för verktyg som bara är rimliga vid stora volymer eller blockera viktiga funktioner bakom merförsäljning.

Så kan Stripe Global Payouts hjälpa till

Med Stripe Global Payouts kan du enkelt betala leverantörer runt om i världen på några minuter. Skapa mottagare, skicka engångsutbetalningar eller återkommande utbetalningar och spåra hur utbetalningarna går. Stripe Global Payouts kan hjälpa dig med följande:

• Skicka pengar säkert: Verifiera omedelbart tredje part med Financial Connections och minska bedrägerier med engångslösenord som ger extra säkerhet.
  
• Sänka kostnaderna: Skicka pengar till över 50 länder och sänk valutakostnaderna genom att finansiera utbetalningar i flera valutor direkt från ditt bankkonto.
  
• Spara tid: Fyll automatiskt i mottagarnas bankuppgifter med bara ett användarnamn och lösenord, och ge tillgång till pengar på några minuter.
  
• Integrera snabbt: Lansera kodfria lösningar, webbaserade formulär eller flexibla API:er (applikationsprogrammeringsgränssnitt) som automatiserar utbetalningsflöden och minskar antalet fel.
  

Lär dig mer om Stripe Global Payouts eller registrera dig idag.