L'intégration des fournisseurs peut être fastidieuse et lente. Mais c'est aussi un processus important pour toute entreprise qui dépend de fournisseurs externes. L'intégration des fournisseurs protège contre les risques de non-conformité, garantit le bon déroulement des paiements et jette les bases d'une relation saine et durable avec les fournisseurs.

Ci-dessous, nous expliquons comment fonctionne l'intégration des fournisseurs et des prestataires, ce qu'elle doit inclure et comment en faire une expérience positive pour toutes les parties.

Qu'y a-t-il dans cet article ?

• Qu'est-ce que l'intégration des fournisseurs et des vendeurs ?
  
• Quelles sont les étapes clés du processus d'intégration des fournisseurs ?
  
• Quelles sont les meilleures pratiques pour l'intégration des fournisseurs ?
  
• Qu'est-ce que l'automatisation de l'intégration des fournisseurs ?
  
• Comment choisir le meilleur logiciel d'intégration des fournisseurs ?
  
• Comment Stripe Global Payouts peut vous aider
  

Qu'est-ce que l'intégration des fournisseurs et des vendeurs ?

L'intégration des fournisseurs ou intégration des vendeurs est le processus qui consiste à configurer un nouveau fournisseur dans vos systèmes afin de pouvoir commencer à faire affaire avec lui. Cela implique de collecter des informations telles que les identifiants fiscaux, les coordonnées bancaires et les documents de conformité, de vérifier le fournisseur et de s'assurer que tout le monde est d'accord sur les attentes et les directives avant tout échange d'argent ou de matériel. L'intégration des fournisseurs vous permet de confirmer que le fournisseur est en mesure de vous livrer ce dont vous avez besoin, que vous pouvez le payer de manière fiable et qu'il n'existe aucun problème potentiel (financier, juridique ou autre) susceptible de causer des difficultés à l'avenir.

Le processus peut être rapide et simple ou plus complet, selon la portée et le risque liés au fournisseur. Il faut compter environ trois mois en moyenne pour mener à bien la recherche d'un fournisseur, et le processus d'intégration prend encore plus de temps. Un fournisseur ponctuel peut n'avoir besoin que d'un formulaire de base et d'une configuration de paiement, tandis qu'un fournisseur important peut nécessiter un examen plus long, notamment sur les plans juridique, financier, des achats et des technologies de l'information (TI).

Quelles sont les étapes clés du processus d'intégration des fournisseurs ?

Chaque entreprise gère l'intégration des fournisseurs de manière légèrement différente, mais la plupart suivent les étapes fondamentales suivantes :

• Vous signalez le besoin d'un nouveau fournisseur. Le service des achats ou des finances confirme si le fournisseur est nécessaire, s'il respecte le budget et s'il vaut la peine d'être intégré au système.
  
• Vous vérifiez les antécédents du fournisseur. Cela peut impliquer de vérifier ses références, sa stabilité financière ou ses certifications. Les fournisseurs importants ou à haut risque font souvent l'objet d'examens plus approfondis, qui peuvent parfois inclure des aspects juridiques, de conformité ou de sécurité.
  
• Vous rassemblez les données et documents nécessaires, notamment les informations relatives à l'entreprise, les formulaires fiscaux (par exemple, W-9 ou équivalent local), les informations bancaires pour les paiements, les licences, les certificats ou les preuves d'assurance, ainsi que les politiques ou codes de conduite signés, si nécessaire.
  
• Vous vérifiez les données collectées. Les numéros d'identification fiscale sont-ils valides ? Les informations bancaires sont-elles correctement formatées ? Manque t-il quelque chose ? C'est également à ce stade que les équipes chargées de la gestion des risques peuvent procéder à des contrôles de conformité (par exemple, listes de sanctions, vérification de la propriété, vérification des assurances) avant d'autoriser le fournisseur à poursuivre la procédure.
  
• Vous établissez un contrat qui définit les prix, les conditions de paiement, les prestations, les accords de niveau de service et toute clause juridique spécifique requise par votre organisation.
  
• Vous ajoutez le fournisseur à vos systèmes internes, tels que le progiciel de gestion intégré (ERP), les achats et les comptes fournisseurs (AP). Les conditions de paiement sont configurées, les identifiants fournisseurs sont créés et les données sont mappées vers les outils en aval afin d'éviter toute reprise ou fragmentation ultérieure.
  
• Pour les partenariats plus complexes, vous pouvez présenter vos outils ou processus au fournisseur. Par exemple, sait-il comment soumettre des factures et confirmer les bons de commande ? Qui doit-il contacter en cas de problème ? Pour les fournisseurs peu sollicités, cette étape peut ne pas s'appliquer.
  

Quelles sont les meilleures pratiques pour l'intégration des fournisseurs ?

Un processus d'intégration efficace permet de gagner du temps, de réduire les risques et de poser les bases d'une relation de travail fructueuse.

Voici comment procèdent les équipes les mieux gérées.

Utilisez une liste de contrôle standardisée

Commencez par dresser une liste claire et cohérente de tout ce que vous devez collecter et vérifier. Cela rendra votre processus vérifiable et reproductible.

Présélectionnez les fournisseurs dès le début

Avant de demander à un fournisseur de remplir un formulaire, assurez-vous qu'il répond à vos exigences minimales. Celles-ci peuvent inclure des certifications, des restrictions géographiques, des classifications en matière de diversité ou des références spécifiques à votre secteur d'activité.

Centralisez toutes les communications

Utilisez un portail unique, un dossier partagé ou un point de contact. Ne dispersez pas les formulaires dans différents e-mails, chats et feuilles de calcul. Tout le monde, y compris le fournisseur, doit savoir où se trouve le processus, quelles étapes ont été franchies et ce qui reste à faire.

Désigner un responsable du processus

Il devrait toujours y avoir quelqu'un chargé de suivre l'intégration du début à la fin, afin de s'assurer que chaque étape se déroule au moment opportun.

Automatisez les tâches répétitives

Utilisez un logiciel pour valider les identifiants fiscaux, acheminer les approbations, suivre les soumissions et signaler les champs manquants. Cela peut contribuer à réduire les retards, à éviter les erreurs manuelles et à libérer votre équipe pour des tâches plus importantes.

Ne traitez pas tous les fournisseurs de la même manière

Adaptez le niveau d'intégration au risque, à la portée et à la complexité du fournisseur sans compromettre vos contrôles. Un photographe indépendant n'a pas besoin du même processus qu'un prestataire logistique principal.

Soyez transparent sur vos attentes

Précisez les détails de la relation : comment le fournisseur doit vous facturer, quand les paiements sont effectués et qui il doit contacter pour différentes questions. Envoyer au fournisseur une fiche d'une page « comment travailler avec nous » peut aider à éliminer toute confusion.

Faites bonne impression dès le premier contact

L'intégration est votre première véritable interaction avec un fournisseur. Si l'expérience est chaotique, lente ou opaque, cela peut nuire à votre future relation de travail. Soyez réactif, ne demandez que ce qui est nécessaire et faites avancer le processus.

Qu'est-ce que l'automatisation de l'intégration des fournisseurs ?

L'automatisation de l'intégration des fournisseurs consiste à utiliser un logiciel pour gérer les tâches manuelles, répétitives et sujettes aux erreurs liées à l'intégration. Au lieu d'échanger des fichiers PDF par e-mail et de rechercher les signatures manquantes, vous fournissez un formulaire numérique sécurisé ou un portail où vos fournisseurs peuvent soumettre tous les documents nécessaires. En arrière-plan, le logiciel gère la validation, les contrôles de conformité, les flux de travail internes et l'intégration du système.

Voici ce que l'automatisation peut permettre :

• Collecte de données en libre-service : Les fournisseurs remplissent eux-mêmes les formulaires d'intégration numériques et téléchargent les documents.
  
• Validation en temps réel : Le système vérifie les champs manquants, les formats incorrects, les numéros d'identification fiscale invalides ou les informations de paiement non concordantes avant la soumission.
  
• Acheminement du flux de travail : Les approbations sont déclenchées automatiquement en fonction du type de fournisseur, des seuils de dépenses ou du niveau de risque.
  
• Contrôles de conformité intégrés : Des vérifications par rapport aux listes de sanctions, la vérification de lalicence commerciale, la validation de la propriété des comptes bancaires, etc. sont intégrées.
  
• Intégration système : Une fois qu'un fournisseur est approuvé, ses données sont directement transférées vers vos systèmes ERP, d'approvisionnement ou de comptabilité fournisseurs.
  
• Pistes d'audit et visibilité : Chaque approbation, soumission et modification est suivie et horodatée.
  

L'automatisation rend le processus plus rapide, plus précis et plus conforme. Elle vous permet également d'intégrer davantage de personnes sans épuiser votre équipe. Vous n'avez pas besoin d'un système gigantesque pour commencer : même de petites améliorations, telles que le passage de feuilles de calcul envoyées par e-mail à un formulaire en ligne structuré, peuvent réduire considérablement le temps d'intégration et de nettoyage.

Comment choisir le meilleur logiciel d'intégration des fournisseurs ?

Le bon logiciel facilite l'intégration pour vous et le fournisseur. Vous avez besoin d'un outil qui s'adapte au mode de fonctionnement de votre équipe et qui résout le problème que vous rencontrez.

Voici les aspects à privilégier.

Il s'intègre aux systèmes que vous utilisez déjà

Un bon logiciel doit envoyer les données approuvées des fournisseurs là où elles doivent aller : votre ERP, votre AP et tout autre système pertinent pour votre entreprise.

Il est en libre-service pour les vendeurs

La meilleure expérience d'intégration est celle où les fournisseurs n'ont pas à envoyer un PDF par e-mail, à demander où l'envoyer, puis à attendre une semaine pour découvrir qu'il manque un champ. Un bon outil leur offre une interface claire et sécurisée où ils peuvent remplir des formulaires, télécharger des documents et suivre l'avance.

Vous pouvez intégrer des règles dans le flux de travail

Chaque entreprise a sa propre logique d'approbation, qu'elle soit basée sur les dépenses, les risques ou la région. Votre logiciel doit vous permettre de la configurer sans avoir à remplir un ticket informatique. Qu'il s'agisse de transmettre un fournisseur à haut risque à votre équipe juridique ou de supprimer les approbations supplémentaires pour un fournisseur à faible risque, le logiciel doit refléter la manière dont votre équipe prend ses décisions.

Il intègre des contrôles de conformité

Vous ne devriez pas avoir à rechercher le nom légal d'un fournisseur pour vérifier s'il figure sur une liste de sanctions. Une plateforme d'intégration performante prend en charge la vérification des identifiants fiscaux, le suivi des certificats et l'évaluation automatisée des risques afin que vous n'ayez pas à vous fier à votre mémoire ni à une feuille de calcul pour rester en conformité.

Il regroupe tout au même endroit

Tous les formulaires, politiques, contrats et communications doivent être regroupés dans un seul système. Si, dans six mois, quelqu'un demande : « Avons-nous déjà recueilli une preuve d'assurance auprès de ce fournisseur ? », vous ne devriez pas avoir à fouiller dans les fils de discussion par e-mail pour trouver la réponse.

Il est facile d'utilisation

L'interface doit être suffisamment intuitive pour que les utilisateurs aient envie de l'utiliser, et suffisamment simple pour que les fournisseurs n'aient pas besoin d'aide. Évitez tout ce qui nécessite un apprentissage fastidieux, des flux de travail nécessitant 20 clics et des messages d'erreur mystérieux.

Une solution évolutive

Le logiciel doit évoluer avec vous sans devenir trop complexe ou trop coûteux. Méfiez-vous des outils qui ne sont pertinents qu'à l'échelle d'une entreprise ou qui verrouillent les fonctionnalités essentielles derrière une vente incitative.

Comment Stripe Global Payouts peut vous aider

Stripe Global Payouts vous permet de payer facilement vos fournisseurs et prestataires partout dans le monde en quelques minutes. Créez des destinataires, envoyez des paiements ponctuels ou récurrents et suivez les taux de réussite des paiements. Stripe Global Payouts peut vous aider à :

• Envoyer de l'argent en toute sécurité : Vérifiez instantanément les tiers grâce à Financial Connections et réduisez également les pertes liées à la fraude grâce à la sécurité supplémentaire qu'offrent les mots de passe à usage unique.
  
• Réduire vos coûts :Envoyez de l’agent dans plus de 50 pays et diminuez les frais de change en effectuant des virements dans différentes devises, directement depuis votre compte bancaire.
  
• Gagner du temps : Remplissez automatiquement les coordonnées bancaires des destinataires à l'aide d'un simple nom d'utilisateur et mot de passe, et donnez accès à l'argent en quelques minutes.
  
• Intégrer rapidement : Mettez en service des solutions sans code, des formulaires hébergés ou des interfaces de programmation d'applications (API) flexibles qui automatisent les flux de paiement et réduisent les erreurs.
  

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